Корпоративна електронна пошта – 12 причин обрати Google Workspace

Вибір інструментів для роботи та спілкування – одне з найважливіших завдань, яке постає перед кожною компанією, незалежно від сфери діяльності. Щоб заощадити час на виборі, впровадженні та оплаті окремих послуг від кількох постачальників, пропонуємо зробити ставку на хмарні інструменти, які задовольнять всі потреби вашої команди в рамках однієї гнучкої підписки.

Що ж таке Google Workspace?

Google Workspace – це пакет офісних програм, створених на основі надійного поштового сервісу Gmail. Він включає облікові записи електронної пошти, текстовий месенджер, сервіс для відеоконференцзв’язку, календар, текстовий редактор Google Документи, електронні таблиці, презентації, форми для опитувань та майстер веб-сайтів, а також містке хмарне сховище даних для бізнесу. Все, що потрібно для бездоганної роботи та обслуговування клієнтів!

Якщо ви фрілансер, то вам знадобиться лише один обліковий запис у базовому плані для професійного обслуговування ваших клієнтів. Малий та середній бізнес виграють від динамічної адаптації сервісу в залежності від кількості співробітників, гнуко масштабуючи кількість облікових записів та хмарний простір за потребою. Для великих компаній є можливість створення власних спеціалізованих надбудов та динамічний контроль даних, що зберігаються у облікових записах сотні співробітників.

Тобто, масштабованість, низька ціна та універсальність – це лише верхівка айсбергу у списку переваг використання Google Workspace для бізнесу. Узагальнити їх всі в одній статті неможливо, тому що кожна компанія знайде щось своє у застосуванні хмарних програм.

Тому в нашій статті ми підготували 12 універсальних причин, які допоможуть вам прийняти рішення стосовно інвестицій в цей набір інструментів.

1. Корпоративна пошта – як створити професійні адреси

Адреса корпоративної електронної пошти у віртуальному просторі еквівалентна візитівці – підприємець, який використовує адресу imya.prizvyshe@vashakompaniіa.ua, викличе більшу довіру, ніж той, хто надішле вам листа з адреси vashakompaniі[email protected].

Для того, щоб створити адреси корпоративної пошти для своєї команди, необхідно замінити @gmail.com на доменне ім’я своєї компанії та прикріпити його до адрес корпоративної пошти своїх співробітників. 

Також кожен обліковий запис – це одна скринька корпоративної пошти, але не обов’язково одна адреса. Ця послуга дає підприємцям багато можливостей зіставити корпоративну пошту з індивідуальними потребами співробітника чи проекту.

Корпоративна пошта – альтернативні адреси

Кожен користувач може мати до 30 псевдонімів або альтернативних адрес, які ведуть до однієї поштової скриньки. Наприклад, менеджер з продажу з основною адресою imya.prizvishe@vashakompaniіa.ua може також використовувати такі адреси: prodazhi@vashakompaniіa.ua чи sales@vashakompaniіa.ua

Підтримка декількох доменів

Якщо ви керуєте кількома компаніями або брендами, ви можете налаштувати псевдоніми доменів або додаткові домени. Завдяки першому, кожен співробітник може взаємозамінно використовувати такі адреси: imya.prizvishe@vashakompaniіa.ua та [email protected]. З іншого боку, додаткові домени дозволять вам розділити співробітників на проектні групи.

Групове листування

Група корпоративної електронної пошти – це спільна адреса багатьох користувачів, яка переадресовує повідомлення у всі пов’язані поштові скриньки. Наприклад, електронний лист, надісланий на адресу marketing@kompaniіa.ua, надсилається всім співробітникам відділу маркетингу одночасно.

2. Найкраща корпоративна пошта

Gmail – найпопулярніша у світі поштова скринька з більш ніж 1,8 мільярдами користувачів. Більшість ваших колег, ймовірно, вже використовують цей поштовий сервіс приватно, тому для них буде природним зберегти свої робочі облікові записи після впровадження Google Workspace. Давайте розберемося, чому ж ця корпоративна пошта настільки популярна, незважаючи на те, що на ринку зараз величезна кількість альтернатив:

• Зручне листування на смартфонах завдяки мобільному додатку.
• Відсутність реклами та спаму – електронна пошта у бізнес-версії пропонує сучасні, супер-надійні спам-фільтри.
• Захист від фішингу – корпоративна пошта у Google Workspace підтримує розширену перевірку відправника через записи DMARC та SPF та ключів DKIM. Кожне підозріле повідомлення у поштовій скриньці чітко маркується, завдяки чому значно знижується ризик фішингу від співробітників.
• Інтеграція з іншими програмами Google. У вікні електронної пошти є легкий доступ чату, зустрічей Meet, ведення нотаток, календаря та списків справ. Це робить електронну пошту центром внутрішньої та зовнішньої комунікації для кожного співробітника компанії, які використовують Google Workspace.
• Величезною перевагою цієї корпоративної пошти є те, що користувачі з будь-яким рівнем підготовки знайдуть для себе інструменти для організації листування. Це поштова скринька, як для звичайного користувача Інтернету, так і для спеціаліста з обслуговування клієнтів, який отримує та надсилає сотні електронних листів на день.

3. Достатньо місця для файлів

Google Диск (Google Drive) – зберігає всі дані у хмарі і завдяки цьому ви можете отримати доступ до своїх робочих файлів з будь-якого пристрою, на якому ви входите в систему, лише використовуючи обліковий запис Google. Ця властивість Google Диску спрощує віддалену або гібридну роботу підприємств та забезпечує безпеку всіх корпоративних файлів – ніхто не зможе їх прочитати, поки ви ними не поділитесь. Залежно від обраного плану кожен співробітник має у своєму розпорядженні від 30 ГБ до 5 ТБ, а в плані Enterprise – безлімітний хмарний простір.

Контроль доступу

Спільне використання файлів на Диску забезпечує зручну співпрацю всередині команди, а також з підрядниками та клієнтами за межами вашої організації. Час для надсилання важких вкладень електронної пошти давно минув – тепер вам просто потрібно вставити посилання на файл у повідомлення або поділитися ним прямо з Диску. Ви можете надати іншим користувачам права на редагування, коментування або лише перегляд – і якщо ви хочете припинити спільну роботу з певною людиною над файлом чи папкою, ви завжди можете відкликати дозволи.

Простір для співпраці

Ви хочете, щоб усі файли, що стосуються певного проекту або відділу компанії, були в одному місці – створіть Загальний Диск та додайте до нього членів вашої команди. Вся інформація, що знаходиться на такому Диску є також власністю всіх доданих до нього людей. І навіть коли один із учасників залишає команду, всі створені ним файли залишаються у хмарному сховищі.

Підтримка всіх форматів

Google Диск дозволяє зберігати медіафайли та документи у всіх форматах і дозволяє редагувати файли, створені в інших програмах, наприклад, файли з Microsoft Word або Excel. 

4. Онлайн-зустрічі в Google Meet

Сервіси відеоконференцзв’язку в сучасному світі – один із найкращих способів залишатися на зв’язку зі своєю командою, де б ви не були. Купуючи облікові записи Google Workspace, ви надаєте своїм співробітникам доступ до сервісу відеоконференцій Google Meet. Це одна з найбільш швидко зростаючих програм у портфелі Google. Плюси сервісу:

• Повна інтеграція з Gmail, чатом і календарем – кожна зустріч, запланована в Календарі Google, включає посилання на автоматичну кімнату відеоконференцій. Ви можете створювати зустрічі прямо у електронній пошті або просто у вікні розмови Google Chat.
• Доступ для всіх – до відеоконференції може приєднатися будь-яка людина, яку ви запрошуєте, і не має значення, чи використовує Google Workspace, безкоштовний Gmail або сторонній обліковий запис електронної пошти.
• Приєднання до конференцій в автономному режимі – для кожної конференції генерується унікальний номер телефону, завдяки якому ви можете залишатися на зв’язку навіть без доступу до Інтернету.
• До 250 одночасних учасників конференції – до 250 осіб можуть брати активну участь у розмові.
• Пряма трансляція в домені за участю до 100 000 осіб – пряма трансляція – це спосіб поділитися знаннями з широкою аудиторією. Ця функція Meet є особливо корисною для вертикального спілкування у великих організаціях.
• Шумопридушення – інтелектуальний алгоритм знижує непотрібний фоновий шум, щоб інші учасники завжди могли чути вас голосно і чітко.
• Підніміть руку – кнопка запиту виступу дозволяє легко організовувати зустрічі.
• Чат, опитування та запитання та відповіді – під час відеоконференції ви все одно можете зв’язатися з учасниками в письмовій формі, щоб надіслати їм посилання або висловити свою думку, не перериваючи того, хто говорить. Організатор зустрічі може створювати опитування та сеанси запитань та відповідей у ​​вікні Meet.
• Дошки колективних нотаток – запустіть Jamboard у конференц-залі, щоб дати всім учасникам віртуальний простір для запису ідей.
• Приховування фону – ви дбаєте про конфіденційність і не хочете показувати інтер’єр, у якому ви перебуваєте на зустрічі, можливо використовувати опцію розмиття фону, замінюючи його іншим зображенням або анімованим відеокліпом.
• Запис зборів – кожну конференцію Meet можливо записати та автоматично зберегти на Google Диску організатора зборів у вигляді відеофайлу.

5. Розклад команди у Календарі

Google Календар – це ще одна програма, яка значно полегшує щоденну операційну діяльність. Цей сервіс дає можливість переглядати окремі календарі інших співробітників (після надання вам власником до нього доступу) і навіть цілі відділи або ресурси, такі як конференц-зали або службові автомобілі. У календарі колег дуже просто знайти інформацію про:

• Робочі години
• Відпустку або відгул
• Дні народження
• Місце роботи в даний день (офіс, вдома або інше місце)
• Заплановані зустрічі.

Разом з запрошенням на зустріч, в Календарі автоматично створюється кімната відеоконференції в Google Meet і надсилається учасникам повідомлення електронною поштою, в якому легко заявити про свою участь одним клацанням миші.

Завдяки Google Календар легко заощаджувати час на пошуці відповідної дати зустрічі та резервуванні ресурсів компанії, а повсякденна співпраця стає більш прозорою та гнучкою.

6. Веб- та мобільні програми редагування файлів

Облікові записи Google Workspace постачаються з усіма редакторами файлів, що потрібні вашим колегам:

• Google Документи
• Google Таблиці
• Google Презентації
• Google Форми
• Google Сайти.

Кожна з цих програм однаково добре працює у браузері на комп’ютерах та мобільних додатках на смартфонах. Вам не потрібно встановлювати їх на свій пристрій – всі операції, що ви робите з файлами, обробляються у хмарі. Коли ви бажаєте працювати без доступу до Інтернету – просто увімкніть автономну синхронізацію на своєму робочому комп’ютері.

7. Розширені можливості роботи в команді

Хоча кожен додаток Google для редагування файлів має власне спеціалізоване застосування, всі вони мають одну спільну рису – вони дозволяють кільком людям співпрацювати в режимі реального часу і мають безліч функцій, що спрощують спілкування. Ось деякі з них:

• Перегляд курсора Collaborator – у файлі, відкритому одночасно кількома людьми, можна побачити не тільки список відвідувачів, але й певне місце у тексті або полі на аркуші, який вони редагують. 
• Коментарі – клацання правою кнопкою миші на обраному фрагменті тексту або комірці таблиці дозволяє залишити свій коментар, на який інші співавтори можуть посилатися пізніше.
• Режим пропозиції змін – це режим додавання коментарів, якій дозволяє змінити фрагмент тексту, не видаляючи вихідний вміст, а власник файлу може вирішити, чи залишити вашу пропозицію чи відхилити.
• Повідомлення про коментарі та пропозиції – ви отримуватимете повідомлення електронною поштою про кожен коментар, залишений у файлі, яким ви володієте. У разі створення файлів кимось іншим, вам буде надіслано повідомлення, що хтось відзначив вас у коментарі.
• Призначення завдань колегам – якщо ви помітите когось у коментарі, то можна перетворити цей маркер на завдання колеги.
• Панель активності – ця функція дозволяє відстежувати активність файлів навіть після того, як вони будуть закриті. На панелі дій ви побачите перелік відвідувачів, тенденції перегляду та коментарів і історію обміну.
• Позначення людей та файлів у тексті. Під час введення символу @ в Документах Google відкривається діалогове вікно, в якому можливо обрати файл або людину, яку ви бажаєте позначити. Ця функція є особливо корисною при створенні командних планів, дій та перелік справ.
• Подання файлу на зустрічах – кожен редактор файлів має кнопку, яка використовується для негайного надання загального доступу до них під час відеоконференції Google Meet.
• Файловий чат – коли багато людей одночасно відвідують файл, замість обговорення у ланцюжках коментарів, відкривається вікно чату всередині документа для обговорення поточних проблем.
• Файли в чаті – якщо хтось поділився файлом у Google чаті, можна почати перегляд з редагуванням прямо у вікні чату, не перемикаючи вікна браузера.
• Історія змін – вам не потрібно турбуватися про те, що хтось випадково видалить важливий фрагмент документа, тому що налаштування програми Google зберігають повну історію змін. Крім того, ви завжди можете відновити стару версію.

8. Персоналізація сервісу з допомогою доповнень

У зв’язку з тим, що всі програми Google Workspace працюють онлайн, сторонні розробники інтеграції мають широкий спектр для створення можливостей – вони можуть створювати розширення, що додають спеціалізовані функції до налаштування інструментів Google. Всі доповнення збираються на платформі Google Workspace Marketplace, звідки користувач може завантажити їх одним клацанням миші. Більшість із них абсолютно безкоштовні. Кожен із ваших колег може обрати зовнішні додатки, що якісно вплине на продуктивності у виконанні повсякденних задач.

9. Створюйте власні програми

AppSheet – створення програм без коду

Компанії, які хочуть скористатися власними інструментами розробки програм Google Workspace – це можна зробити через користувальницький інтерфейс AppSheet. Він включає в себе можливості технології NLP на базі машинного навчання, тобто складний код перекладається в прості для розуміння формули, що схожі на формули в Таблицях Google.

Таким чином, програми, вбудовані в AppSheet, дозволяють використовувати широкий спектр джерел даних та функцій – починаючи з даних із зовнішніх додатків та баз даних SQL, завершуючи іншими джерелами, включаючи додатки Google Карт та Google Workspace, такі як Таблиці, Диск, Документи, Календар та Meet.

App Script – створення програми з невеликим кодом

Apps Script – це платформа розробки, що включена до Google Workspace, яка потребує базових навичок програмування. Apps Script використовує мову JavaScript та спочатку інтегрується з API Google Workspace. Він використовується для швидкого створення індивідуальних рішень, які інтегруються з офісними програмами, такими як Gmail, Документи, Диск та Таблиці. Це також допомагає автоматизувати процеси прискорення повсякденної діяльності.

10. Контроль даних компанії 

Використовуючи Google Workspace, власникам компаній легко займатися вирішенням безлічі аспектів, пов’язаних з обробкою усіх даних ваших колег.

Вибір регіону зберігання даних

Якщо хочете бути впевнені, що дані компанії обробляються в певній країні, можна обрати розташування серверів, які підтримують ваш екземпляр Google Workspace, в консолі адміністрування.

Зберігання даних у Google Vault

Google Workspace надає компаніям інструмент для збирання доказів. Налаштування Google Сейф (Vault) використовується для архівування, зберігання, пошуку та експорту даних вашої компанії з інших програм Google.

За допомогою Google Vault адміністратор Google Workspace може визначати правила архівування повідомлень з облікових записів співробітників вашої компанії – повідомлення, що підпадають під дію правил, зберігатимуться, навіть якщо хтось видалить їх із поштової скриньки. Сейф також дозволяє виконувати пошук на Диску та Gmail по всьому домену і експортувати такі докази, як електронна пошта, чат і файли.

Обмеження на спільне використання

Адміністратор може заборонити користувачам обмінюватися файлами за межами домену компанії. Але щоб правила безпеки не заважали спілкуванню з підрядниками, легко увімкнути «білий перелік» довірених доменів, з якими часто працює ваша компанія.

11. Управління аккаунтом та безпека

В облікових записах співробітників часто зберігається інформація, яка має вирішальне значення для належного функціонування компанії та потребує особливого захисту. На щастя, Google Workspace надає адміністраторам безліч практичних інструментів для запобігання атакам та витокам даних.

• Захист процесу авторизації доступу до облікових записів: найслабшою ланкою в системі безпеки завжди є користувач, тому в Google Workspace можна застосувати додаткові рівні захисту для входу в облікові записи співробітників.
• Контроль надійності паролів – перевірте надійність паролів ваших співробітників у консолі адміністратора та встановіть правила для застосування більш складних паролів.
• Двоетапна перевірка – додатковий елемент при вході в систему, що захищає обліковий запис від перехоплення.
• Ключі безпеки – пристрої U2F є розширеним варіантом двоетапної аутентифікації, при якій у користувача повинен бути фізичний USB-ключ для входу в систему.
• SAML 2.0 на основі єдиного входу – Single Sign-On це послуга, яка дозволяє отримати доступ до кількох програм за допомогою облікового запису Google.

Управління мобільним пристроєм

Будь-який мобільний пристрій, з якого користувач увійшов до облікового запису Google на домен вашої компанії, відображається в консолі адміністратора. Завдяки цьому адміністратор може швидко відреагувати на підозрілу активність, вийшовши із системи співробітника, а в особливих випадках – повністю обнуливши пристрій до заводських налаштувань.

Шифрування даних

Дані користувача Google Workspace шифруються як під час зберігання, так і при передачі. Файли, повідомлення електронної пошти, історія розмов у чаті та інші дані, що стосуються активності у програмах Google, захищені інноваційними криптографічними технологіями.

12. Знижки та повна підтримка партнера Google

FOTC, як партнер Google Cloud, допоможе впровадити пакет хмарних рішень Google Workspace для бізнесу будь-якого розміру та сфери діяльності.

Вирішивши розвивати свою компанію в Google Workspace за допомогою FOTC, ви отримуєте:

• Швидке використання послуги
• Повну міграцію даних зі старих облікових записів у Google Workspace
• Можливість проводити навчання адміністраторів та користувачів
• Технічна підтримка 24/7
• Консультації щодо корисного розширення екосистеми Google
• 30 днів безкоштовного тестування Google Workspace.

Зв’яжіться з нами для отримання детальної інформації щодо актуальних пропозицій та діючих знижок.