Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Gmail dla firm to bezpieczna skrzynka pocztowa, której cechami rozpoznawczymi są wygoda użytkowania, brak spamuu oraz zastosowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa. Usługa dostępna jest w ramach pakietu Google Workspace (znanego wcześniej jako G Suite), czyli zestawu narzędzi zwiększających produktywność i ułatwiających współpracę, takich jak Kalendarz, Dysk, programy biurowe (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje), Chat czy Meet.

Czym Gmail dla firm różni się od darmowego Gmaila?

Choć poczty od Google nie trzeba chyba nikomu przedstawiać – to najpopularniejsza skrzynka e-mailowa na świecie, z której korzystają już prawie 2 miliardy użytkowników –  to wiele osób wciąż nie wie, czym bezpłatny Gmail różni się od swojej rozszerzonej, płatnej wersji, dostępnej w ramach Google Workspace.

Otóż płatna wersja Gmaila rozszerzona jest o dodatkowe funkcje, takie jak:

• Adresy we własnej domenie (np. biuro@nazwafirmy.pl, support@fotc.com).
• Nieograniczona liczba adresów w grupie mailowej.
• Gwarantowana dostępność na poziomie 99,9% czasu.
• Więcej miejsca na dysku w chmurze. W zależności od pakietu, użytkownicy Google Workspace mają do dyspozycji 30 GB, 2 TB, 5 TB lub nielimitowaną ilość miejsca na Dysku Google. Darmowy Gmail udostępnia tylko 15 GB przestrzeni.
• Całodobowa pomoc techniczna.
• Brak reklam.
• Systemy uczące, które blokują ponad 99,9% spamu.
• Narzędzie Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.

Jak już wspomnieliśmy we wstępie, firmowy Gmail jest częścią większego pakietu aplikacji. Google Workspace łączy w sobie wszystkie narzędzia, jakie członkowie zespołów potrzebują do tworzenia treści, wygodnej współpracy i komunikacji. Co ważne, Gmail dla firm jest ściśle zintegrowany z pozostałymi programami wchodzącymi w skład pakietu. 

Dzięki wprowadzonemu niedawno, odświeżonemu wyglądowi Gmaila, użytkownicy mogą kontaktować się ze sobą na Chacie, w Pokojach czy przez Meet bez konieczności otwierania nowej karty przeglądarki. Takie podejście podnosi produktywność użytkowników i pozwala im skupić się na tym, co naprawdę ważne, czyli na realizowaniu projektów i powierzonych im zadań. Dlatego też osoby, które chcą wykorzystywać konto Google do pracy lub celów biznesowych, w ogóle nie powinny zastanawiać się, czy w przypadku Gmaila lepsze będzie dla nich konto firmowe czy osobiste.

Możliwości pakietów Google Workspace

Google Workspace został zaprojektowany z myślą o nowoczesnych firmach. Usługa sprawdzi się zarówno w jednoosobowej działalności, małym startupie, jak również w dużych korporacjach. Oferowane narzędzia pozwalają na efektywną komunikację, organizację pracy oraz współpracę. Podstawową zaletą pakietu Google Workspace są konta Gmail dla firm – czyli możliwość podpięcia własnej domeny do Gmaila, by pracownicy mogli używać profesjonalnych adresów.

Komunikacja

Korzystanie z pakietu pozwala na sprawną współpracę między wszystkimi pracownikami naszej firmy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Aplikacje pozwalają na ułatwienie komunikacji, przeprowadzanie rozmów na chacie oraz wideo z klientami z całego świata. Dodatkowo nasi pracownicy będą mogli bez problemu umawiać się na spotkania w dogodnych dla siebie godzinach i rezerwować firmowe zasoby.

Sprawną komunikację umożliwiają m.in.:

• Gmail – bezpieczna poczta firmowa we własnej domenie, bez spamu i reklam. Wyróżnia się wyjątkowo sprawną wyszukiwarką korespondencji z archiwum poczty i czatu. Oprócz podstawowego adresu jan.kowalski@fima.pl w ramach aliasów możesz również mieć skrócona formę jk@firma.pl a wiadomość bez względu na który z nich zostanie wysłana, dotrze do odbiorcy.
• Kalendarz – aplikacja umożliwiająca sprawne zarządzanie czasem poprzez tworzenie spotkań, dodawanie współpracowników oraz zasobów firmy, dowiedz się więcej o aplikacji Kalendarz Google.
• Google Chat – aplikacja umożliwiająca szybkie komunikowanie się ze współpracownikami i klientami przy pomocy wiadomości tekstowych (indywidualnych oraz grupowych), dowiedz się więcej o aplikacji Google Chat.
• Google Meet – aplikacja umożliwiająca tworzenie wideokonferencji.

Tworzenie

Pakiet biurowy Google pozwala na współpracę w czasie rzeczywistym na między innymi dokumentach, prezentacjach i arkuszach. Dlatego też możemy realizować projekty bez pobierania niezliczonych wersji pliku.

Pomagają w tym aplikacje takie jak:

• Google Docs (Dokumenty) – aplikacja do tworzenia dokumentów online
• Google Sheets (Arkusze) – aplikacja do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych online
• Google Slides (Prezenteacje) – aplikacja umożliwiająca tworzenie prezentacji online
• Google Forms (Formularze) – aplikacja do tworzenia ankiet online
• Google Keep – aplikacja umożliwiająca tworzenie notatek

Dostęp do plików

Dzięki temu, że użytkownicy pakietu Google Workspace przechowują swoje pliki w chmurze, mogą przeszukiwać je oraz uzyskiwać dostęp do nich z każdego urządzenia mobilnego, po zalogowaniu się na swoim koncie.

Ułatwią nam to:

• Dysk Google – usługa do przechowywania i synchronizacji plików, dowiedz się więcej o Dysku Google
• Google Cloud Search – wyszukiwarka umożliwiająca przeszukiwanie firmowych treści

Kontrola bezpieczeństwa

Korzystając z narzędzi Google, możemy mieć pewność, że wszystkie nasze pliki są bezpieczne. Aplikacje takie jak Vault umożliwiają archiwizację danych oraz zabezpieczenie ich na przykład na potrzeby postępowań sądowych. Panel administratora pozwala na tworzenie kont, konfigurowanie urządzeń i zarządzanie wszystkimi usługami.

Przeczytaj doświadczenia firm, które już korzystają z Google Workspace:

• Jak 2000 specjalistów w Docplanner z branży healthtech wykorzystuje do współpracy narzędzia Google Workspace?
• Jak agencja marketingowa Verseo przeszła do chmury?
• Bonnier Business Polska: Łączenie tradycji z innowacją dzięki Google Workspace

Zawsze aktualna wersja wszystkich aplikacji

Dzięki temu, że aplikacje Google Workspace dostępne są w przeglądarce za pośrednictwem Internetu, wszystkie nowe usprawnienia pojawiają się na kontach użytkowników od razu po ich wprowadzeniu. Nie ma potrzeby aktualizowania narzędzi, tak jak w przypadku programów zainstalowanych lokalnie na komputerach użytkowników.

Jeśli chcesz być na bieżąco z najważniejszymi zmianami w Google Workspace, to wraz z początkiem każdego miesiąca na blogu FOTC publikujemy podsumowanie nowości z ostatnich tygodni. Wraz z innymi entuzjastami pakietu od Google wiedzą na ten temat dzielimy się też na naszej grupie na Facebooku – Google Workspace (G Suite) Polska.

Gmail dla firm – cena

Jak wspomnieliśmy już wcześniej, konto firmowe Google jest płatne. Dla małych i średnich firm polecamy następujące warianty usługi Google Workspace:

• podstawowy pakiet Google Workspace Business Starter to koszt 24,30 PLN za użytkownika miesięcznie,
• najpopularniejszy pakiet Google Workspace Business Standard to koszt 48,60 PLN za użytkownika miesięcznie,
• rozbudowany pakiet Google Workspace Business Plus to koszt 72,9 PLN użytkownika miesięcznie.

Podane ceny uwzględniają promocję dla nowych klientów, o której więcej dowiesz się tutaj.

Duże firmy, czyli te zatrudniające więcej niż 300 pracowników, mogą wybierać spośród trzech pakietów Google Workspace Enterprise.

Gmail – konto firmowe za darmo – czy to możliwe?

Google Workspace dla organizacji non-profit

Choć odpowiedź na pytanie „Czy Gmail dla firm jest darmowy?” brzmi „Nie”, to nie dla każdego poczta firmowa Gmail jest płatna. Producent stworzył darmowy pakiet Google Workspace dla organizacji pozarządowych. Jest on przydatny, ponieważ pozwala na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie coraz większej ilości wolontariuszy.

Aby skorzystać z darmowej wersji Google Workspace (dawniej Google Workspace), organizacja powinna:

• mieć status jednostki charytatywnej;
• być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup;
• być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.

Google Workspace dla szkół i uczelni

Z darmowej wersji pakietu mogą korzystać również Szkoły i Uczelnie Wyższe. Aby zostać odbiorcą Google Workspace Enterprise dla Edukacji, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

• instytucja musi mieć zweryfikowany status organizacji non-profit;
• instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa;
• instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.

Darmowej wersji Google Workspace for Education oraz dla Organizacji Non-Profit poświęciliśmy osobny wpis na naszym blogu.

G Suite Legacy

G Suite Legacy to darmowa wersja pakietu Google Workspace (dawniej G Suite), do której można było zarejestrować się do końca 2012 roku. Osoby zarejestrowane nadal mogą z niego korzystać, jednak wersja ta nie posiada wszystkich funkcji i możliwości, jakie daje płatny pakiet Google Workspace.

Więcej informacji na temat darmowej wersji G Suite Legacy znajdziesz w artykule G Suite Legacy pozostaje darmowe! Ale tylko dla wybranych.

Darmowy okres próbny

Każda firma, bez względu na branżę, ma możliwość przetestowania pakietu Google Workspace za darmo przez 30 dni. Aby rozpocząć bezpłatny okres próbny, wystarczy skontaktować się z nami przez formularz na naszej stronie.

Opinie użytkowników pakietu Google Workspace

Wdrożenie profesjonalnej poczty Gmail rozwiązało różnorodne problemy wielu firm. Usprawniło ich komunikację oraz pozwoliło na szybsze i bardziej sprawne wykonywanie codziennej pracy. Dlaczego akurat Google Workspace? Jak przebiegła współpraca? Jakie problemy zostały rozwiązane? Odpowiedzi na te pytania oraz opinie takich firm jak np. Docplanner, Leroy Merlin, JustJoinIT, Brand24 można znaleźć w zakładce Case Studies na naszej stronie.

Jeśli Twoja firma rozważa przeniesienie poczty Gmaila, skontaktuj się z nami w celu uzyskania darmowego konsultingu, wsparcia technicznego oraz pomocy przy wdrożeniu usługi. Jako Partner Premium Google od 2014 roku wdrażamy Google Workspace w firmach w Polsce i Europie.