Spis treści
Choć nie wszyscy o tym wiedzą, to biznesowa odsłona Gmaila (stanowiąca część pakietu Google Workspace) daje większe możliwości, niż poczta od Google dla osób prywatnych. Jedną z dodatkowych funkcji, dostępnych jedynie dla profesjonalnych użytkowników Gmaila, jest możliwość tworzenia aliasów adresu mailowego w domenie własnej firmy. I to aż 30 dla każdej skrzynki.
Korzystanie z aliasów jest wygodne, ułatwia komunikację, pomaga uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, a także oszczędza czas i pieniądze. Ale zacznijmy od początku, czyli od odpowiedzi na pytania, czym jest alias pocztowy i kiedy najbardziej przydaje się on w firmie.
Co to jest alias pocztowy?
Alias to inna nazwa adresu mailowego, która została przypisana do tej samej skrzynki odbiorczej. Albo – inaczej mówiąc – to dodatkowy adres e-mail, który można dodać do konta użytkownika w Google Workspace. Po odpowiednim skonfigurowaniu ustawień w konsoli administracyjnej wiadomości e-mail wysłane na adres aliasu będą trafiały na główną skrzynkę odbiorczą danego użytkownika.
W Google Workspace dla każdego konta można ustawić aż 30 dodatkowych adresów e-mail. Przykładowo osoba korzystająca z maila karol.kowalski@firma.pl może odbierać też wiadomości wysłane na k.kowalski@firma.pl, kk@firma.pl, a nawet sprzedaz@firma.pl czy biuro@firma.pl.
Dodatkowy adres e-mail – wszystko, co warto o nim wiedzieć
Zanim przejdziemy do wyjaśnienia, jak ustawić alias w Gmailu i do czego można go wykorzystać, przyjrzyjmy się kilku najważniejszym cechom, które charakteryzują tę funkcję usługi pocztowej:
- Alias przypisany jest tylko do jednego użytkownika – pamiętaj, że jeśli utworzysz adres e-mail aliasu, który brzmi bardzo ogólnie, np. kariera@firma.pl czy kontakt@firma.pl, to i tak będzie on przypisany do jednego konkretnego konta Google Workspace. Oznacza to, że wszystkie maile, które zostaną wysłane na taki alias, trafią na skrzynkę pocztową tylko jednej osoby, do której należy adres podstawowy. Jeśli chcesz, aby korespondencja wysłana na adresy ogólne trafiała do kilku osób (np. do wszystkich członków działu), skorzystaj z grup dyskusyjnych, o których szerzej pisaliśmy w artykule Czym są Grupy dyskusyjne Google i jak je utworzyć?
- Nie można stworzyć aliasu, który będzie taki sam jak już istniejące konto użytkownika w firmie – jeśli więc w Twojej organizacji została wykupiona licencja dla konta biuro@firma.pl, to do żadnego innego użytkownika nie możesz przypisać aliasu e-mail o tej samej nazwie.
- Do każdego konta można przypisać maksymalnie 30 dodatkowych adresów e-mail.
- Aliasy nie są kontami Google Workspace, więc nie możesz za ich pomocą korzystać z usług innych niż Gmail, takich jak na przykład przestrzeń dyskowa w chmurze.
- Alias nic nie kosztuje – wszystkie dodatkowe adresy, które mieszą się w limicie 30 aliasów dla jednej wykupionej licencji, są bezpłatne.
Rozszerzone możliwości firmowej poczty Gmail – alias i sposoby na jego wykorzystanie
Obsługa kilku adresów w małej firmie
Aliasy e-mail przydają się szczególnie w niewielkich przedsiębiorstwach, gdzie każdy z pracowników jest przypisany do kilku ról. Jeśli na przykład Anna Kowalska odpowiada za obsługę sekretariatu oraz reklamacji, do jej adresu ogólnego annakowalska@firma.pl można przypisać dwa aliasy: sekretariat@firma.pl oraz reklamacje@firma.pl. Dzięki temu taka osoba nie będzie musiała co chwilę przełączać się pomiędzy trzema różnymi skrzynkami pocztowymi, a jednocześnie ma ona pewność, że niczego nie przegapi.
Eliminacja błędów w adresie
Aliasy pocztowe świetnie sprawdzą się również wtedy, gdy Twój oryginalny adres jest trudny do zapamiętania, albo kiedy zapisując go, łatwo popełnić błąd.
Za przykład niech posłuży nam mail januszzielinski@firma.pl. Na styku imienia i nazwiska pojawia się tu zbitka „szz”, która może być problematyczna przy szybkim wpisywaniu adresu przez nadawcę. Wówczas do kontaktu z klientami lepiej będzie stosować uproszczoną wersję adresu, np. jzielinski@firma.pl czy jz@firma.pl
W takim wypadku można też iść o krok dalej i utworzyć alias z tą konkretną literówką, czyli – w przypadku notorycznego opuszczania jednego „z” – januszielinski@firma.pl. W ten sposób na główną skrzynkę pana Janusza trafią wszystkie wiadomości, które nadawcy wysłali na błędny adres.
Technicy FOTC zrobią to za Ciebie!
Przekierowanie poczty innego członka zespołu
Alias pocztowy może się też przydać, gdy jeden z pracowników opuści Twój zespół. Wówczas rozwiązanie to można wykorzystać do tego, aby przekazywać maile wysłane na adres takiej osoby. Wystarczy usunąć jej konto Google Workspace w organizacji, a następnie ustawić skasowaną nazwę użytkownika, jako alias do innego konta.
Filtrowanie poczty
Nieoczywistym sposobem użycia aliasów jest wykorzystanie ich do filtrowania wiadomości. Alias pocztowy można utworzyć na potrzeby konkretnego zadania, jakim jest na przykład rekrutacja pracowników. Wystarczy że stworzysz adres pomocniczy (np. rekrutacja.copywriter@firma.pl), który podasz w ogłoszeniu o pracę, a następnie przefiltrujesz po nim wypełnioną po brzegi skrzynkę pocztową. Tym sposobem w kilka chwil będziesz mieć pod ręką wszystkie nadesłane zgłoszenia.
Skracanie długich adresów
Jeśli w Twojej firmie nazwy skrzynek pocztowych są tworzone na podstawie imienia i nazwiska pracowników, to w rzadkich przypadkach może dojść do sytuacji, kiedy nazwa adresu e-mail użytkownika będzie naprawdę długa. Wyobraź sobie na przykład, że do Twojego zespołu dołącza Katarzyna Padlewska-Janikowska. Alias sprawi, że będzie ona mogła podawać kontrahentom wygodny e-mail, np. kpj@firma.pl.
Czytaj też: Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć
Jak dodać alias do konta Gmail w Google Workspace?
Użytkownicy Google Workspace mogą ustawić alias w Gmailu z poziomu konta administratora. W tym celu powinni zalogować się do konsoli administracyjnej (na stronie https://admin.google.com) i odpowiednio skonfigurować konto wybranego użytkownika.
Oto instrukcja krok po kroku, prezentująca jak utworzyć alias pocztowy w Gmailu:
1. Zaloguj się do konsoli administracyjnej na stronie https://admin.google.com
2. Kliknij panel Użytkownicy na stronie głównej konsoli administracyjnej.
3. Wybierz konto, do którego chcesz utworzyć alias i otwórz je, klikając jego nazwę.
5. Z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Podaj dodatkowe adresy e-mail.
6. W wyskakującym oknie wpisz wszystkie adresy, które chcesz stosować jako alias.
8. Jeśli w Twojej organizacji dostępnych jest wiele domen, w polu Domena wybierz tę, która ma pojawiać się w aliasie.
10. Zapisz swój wybór – alias będzie teraz widoczny w konsoli w sekcji z informacjami o użytkowniku.
11. Jeśli chcesz powrócić na stronę konta użytkownika, naciśnij strzałkę w górę, widoczną w prawym górnym rogu ekranu.
12. Odbieranie korespondencji na nowy adres będzie możliwe najpóźniej w ciągu 24 godzin po dodaniu aliasu e-mail.
Aliasy a darmowe konto pocztowe Gmail
W przypadku darmowych użytkowników poczty Gmail, utworzenie aliasu pocztowego nie jest możliwe. Osoby te mogą jednak połączyć kilka swoich osobnych kont pocztowych w taki sposób, aby wiadomości wysyłane na różne adresy były automatycznie przekazywane na tę skrzynkę pocztową, z której dana osoba korzysta najczęściej.
Jeśli chcesz skonfigurować w ten sposób swoją prywatną pocztę:
1. Zaloguj się na swoje konto Gmail.
2. Wybierz symbol koła zębatego w prawym górnym rogu i wybierz opcję Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przejdź do zakładki Konta i importowanie, a następnie w sekcji Wyślij jako wybierz Dodaj inny adres e-mail.
4. W wyskakującym oknie wpisz nazwę oraz adres e-mail konta, które ma być połączone z Twoim kontem głównym. Następnie kliknij Dalej.
5. Po przejściu do kolejnego okna uzupełnij następujące dane: Serwer SMTP, Nazwę użytkownika (pełny adres e-mail) oraz Hasło. Z listy rozwijanej wybierz Port. Zalecamy też zaznaczyć opcję Połączenie zabezpieczone protokołem TLS. Kliknij Dodaj konto.
6. Jeżeli podane informacje były prawidłowe i Gmail mógł połączyć się z serwerem pocztowym aliasu, na konfigurowany adres e-mail powinna przyjść o tym informacja.
7. Zawiera ona link uwierzytelniający i hasło. Aby potwierdzić podpięcie adresu e-mail, kliknij link w wiadomości lub wpisz otrzymany kod w odpowiednim polu ustawień Gmaila i wybierz Sprawdź.
8. Teraz pozostaje Ci skonfigurować skrzynkę odbiorczą. W ustawieniach znów wybierz zakładkę Konta i importowanie, a w sekcji Sprawdź pocztę na innych kontach odszukaj opcję Dodaj konto pocztowe.
9. Pojawi się kolejne okno – wpisz w nim adres e-mail aliasu i kliknij Dalej.
10. W kolejnym kroku zaznacz opcję Importuj e-maile z mojego drugiego konta (POP3) i kliknij przycisk Dalej.
11. W kolejnym oknie wypełnij takie dane jak: Nazwa użytkownika (pełny e-mail), Hasło Serwer POP. Następnie z rozwijanej listy wybierz odpowiedni port. Jeśli zaznaczysz pozycję Pozostaw kopię pobranej wiadomości na serwerze na koncie hostingowym będzie archiwizowana korespondencja. Opcja Podczas pobierania poczty zawsze korzystaj z bezpiecznego połączenia (SSL) powinna zostać zaznaczona, jeśli wskazują na to dane konfiguracyjne. Wiadomości przychodzące możesz też oznaczyć etykietą – dostępną z listy rozwijanej lub stworzoną samodzielnie.
12. Kliknij Dodaj konto i gotowe.
13. Jeżeli informacje zostały podane poprawnie, Gmail nawiąże połączenie i pobierze wiadomości ze wskazanego adresu (aliasu).
Wsparcie techniczne w FOTC
Teraz już wiesz, czym jest alias do konta, w jaki sposób możesz wykorzystać to rozwiązanie w swojej firmie i jak skonfigurować e-maile użytkowników w taki sposób, aby wiadomości wysyłane na różne aliasy trafiały do jednej skrzynki mailowej. Jednak jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie usług Google Workspace, w każdej chwili możesz się z nami skontaktować. Zespół FOTC składa się z doświadczonych specjalistów, którzy chętnie podzielą się z Tobą swoją wiedzą.
W 2021 roku uruchomiliśmy dla naszych klientów wsparcie techniczne w języku polskim, które działa w trybie 24/7.
Pomożemy Ci z migracją danych ze starego rozwiązania oraz z odpowiednim skonfigurowaniem nowej instancji.
