Spis treści
Stopka w mailu to podpis, który automatycznie podstawia się na końcu każdej wysyłanej wiadomości. Stanowi ona bardzo wygodne rozwiązanie, które w natłoku codziennych zajęć pozwala zaoszczędzić nieco czasu. Ale nie jest to jego jedyna zaleta. Estetycznie zaprojektowany podpis w mailu zastępuje też wizytówkę nadawcy.
Za pośrednictwem stopki możesz poinformować innych, gdzie pracujesz, jaką rolę pełnisz w organizacji i jakie są Twoje dane do kontaktu. Zastanawiasz się, jak zrobić stopkę w Gmailu? Czym różni się stopka graficzna od stopki HTML? Jak sprawić, aby w Gmailu pojawiała się stopka ze zdjęciem? Na te i inne pytania odpowiedź znajdziesz poniżej.
Czytaj też: Google Workspace vs darmowy Gmail – co lepiej sprawdzi się w firmie?
Stopka Gmailu – jak ją stworzyć w Google Workspace
Zacznijmy od rzeczy podstawowej, czyli tego, jak ustawić stopkę w poczcie Gmail. Aby to zrobić:
- Zaloguj się do Gmaila.
- W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia, a następnie wybierz opcję Zobacz wszystkie ustawienia.
- W zakładce Ogólne, przejdź do sekcji Podpis.
- Kliknij przycisk Utwórz nową, nadaj nazwę swojej stopce i kliknij Utwórz.
- Pole, które wyświetli się po prawej stronie uzupełnij informacjami, które chcesz zawrzeć w swojej stopce.
- Na dole strony kliknij przycisk Zapisz zmiany.
Gotowe! Od teraz za każdym razem, kiedy będziesz tworzyć nową wiadomość mailową, na dole będzie pojawiać się przygotowana przez Ciebie stopka.
Rodzaje stopek w Gmailu – stopki tekstowe i graficzne
Tworząc podpis swojego maila pamiętaj, że w komunikacji elektronicznej pełni on rolę Twojej wizytówki. Zadbaj więc o to, aby stopka prezentowała się estetycznie i zawierała wszystkie potrzebne informacje. Pamiętaj, że w polu tworzenia stopki możesz umieścić nie tylko tekst, ale też linki czy zdjęcia (np. logo swojej firmy). Jak najłatwiej przygotować taki podpis?
Tekst podpisu wpisany bezpośrednio w ustawieniach Gmaila
W polu tekstowym w ustawieniach Gmaila możesz wpisać treść ręcznie. Google zadbało tu o funkcje edycji tekstu (np. wielkość liter, pogrubienie, pochylenie czy podkreślenie) i dodawania obrazów, ale są one mocno ograniczone.
Przygotowanie stopki w Dokumentach Google
Możesz przygotować swój podpis w pliku Dokumentów Google, skopiować go, a następnie wkleić do Gmaila. Aby mieć pewność, że uzyskana w ten sposób stopka graficzna w Gmailu będzie wyglądać tak, jak sobie tego życzysz. Do ułożenia względem siebie poszczególnych elementów użyj tabeli, a następnie zmień kolor jej obramowania na biały.
Technicy FOTC zrobią to za Ciebie!
Stopka zaprojektowana w programie graficznym
Choć coraz rzadziej, to wciąż zdarzają się sytuacje, w których ktoś projektuje stopkę w programie graficznym, a następnie umieszcza ją w swojej poczcie w formie zdjęcia (jpg lub png). Taki podpis nazywamy stopką graficzną. Zaletą tego rozwiązania są nieograniczone możliwości jeśli chodzi o wygląd podpisu. Wady przewyższają jednak zalety – mianowicie programy pocztowe często interpretują stopki graficzne jako zwykłe obrazki i ich nie wyświetlają lub do ich wyświetlenia wymagają od odbiorcy dodatkowej zgody. Oznacza to, że choć zaprojektowaną wcześniej stopkę graficzną można umieścić w odpowiednim polu w Gmailu, to zwyczajnie nie warto tego robić.
Podpis przygotowany w HTML
Alternatywą dla tego rozwiązania jest stopka HTML – zaprojektowana przy użyciu kodu, z zawartymi w nim elementami graficznymi. Stopka tekstowa w Gmailu tak naprawdę jest stopką HTML, przy czym nie wymaga od użytkownika znajomości programowania. Gmail sam konwertuje stworzony przez użytkownika widok na odpowiedni kod.
Zarządzanie wieloma podpisami
A co, jeśli obsługujesz klientów w kilku językach? Albo różnym odbiorcom chcesz udostępniać różne informacje lub korzystasz z kilku adresów pocztowych? W takiej sytuacji możesz – oprócz podstawowego – stworzyć też inny podpis (albo nawet kilka) i nie tracić czasu na ciągłe edytowanie stopki!
Jak utworzyć kilka stopek w Gmailu? Dodawanie kolejnych wersji podpisu jest tu bardzo łatwe. Wystarczy, że powtórzysz wszystkie kroki, które wymieniliśmy w poprzedniej części tekstu. Pamiętaj przy tym, aby w podsekcji Domyślne ustawienia podpisu, określić, która ze stworzonych przez Ciebie stopek ma domyślnie pojawiać się podczas pisania nowych e-maili.
W tym samym miejscu Gmail daje możliwość określenia, która stopka ma pojawiać się w odpowiedzi na wiadomości oraz przy przekazywaniu ich do innej osoby.
Aby przełączyć się między podpisami w czasie pisania maila, w prawym dolnym rogu okienka kliknij ikonę długopisu (Wstaw podpis) i wybierz wariant stopki, którego chcesz użyć.
Edycja stopki w Gmailu
Jeśli kiedyś będziesz chciał zmienić treść swojego podpisu, to edycja stopki w Gmailu jest równie prosta, jak jej utworzenie.
Po zalogowaniu się na pocztę Gmail, wykonaj następujące czynności:
- W prawym górnym rogu kliknij Ustawienia i Zobacz wszystkie ustawienia.
- Wybierz zakładkę Ogólne, przejdź do sekcji Podpis.
- Kliknij w nazwę ustawionego wcześniej podpisu, który chcesz edytować.
- W polu tekstowym dokonaj wszelkich potrzebnych zmian.
- Jeśli chcesz zmienić również nazwę podpisu, kliknij w znajdującą się obok niej ikonę ołówka (Edytuj nazwę podpisu)
- Zapisz zmiany przyciskiem na dole strony.
Jeszcze więcej darmowej wiedzy
Teraz już wiesz jak dodać stopkę do swojej poczty Gmail. Powyższa instrukcja pokazuje też, jak ustawić wiele różnych podpisów, z których możesz korzystać na przykład obsługując klientów na kilku rynkach. Korzystanie z gotowych szablonów stopek w Gmailu jest bardzo wygodne, pomaga zaoszczędzić sporo czasu, a jednocześnie zachować spójność korespondencji wysyłanej pocztą elektroniczną.
Pamiętaj, że na naszym blogu znajdziesz też wiele innych artykułów na temat programów wchodzących w skład Google Workspace. Po sporą dawkę darmowej wiedzy zapraszamy również na nasz kanał na YouTube.
A jeśli jeszcze nie korzystasz z Gmaila dla firm, ale rozważasz to rozwiązanie, to koniecznie się z nami skontaktuj. Z chęcią odpowiemy na każde Twoje pytanie dotyczące Gmaila, Google Workspace jako całości czy migracji poczty do nowego narzędzia. Sprawdź, jak możemy Ci pomóc.
