Gmail – jak ustawić potwierdzenie odbioru, czyli otrzymywanie informacji o przeczytanym e-mailu

Wysyłasz czasem ważną pocztę i chcesz sprawdzić, czy Twój mail dotarł do adresata? A może wydaje Ci się, że ktoś Cię ignoruje? W Gmailu istnieje funkcja, za pomocą której możesz poprosić innych użytkowników, aby poinformowali Cię o otrzymaniu wskazanej korespondencji. Nie wiesz jak ją ustawić? Nic straconego! Poniżej znajdziesz odpowiedź na pytanie, jak włączyć potwierdzenie odbioru w Gmailu.

Potwierdzenie odbioru w Gmailu – jak je ustawić?

Jeśli korzystasz z prywatnej skrzynki pocztowej Gmail, funkcja potwierdzenia odbioru nie będzie u Ciebie działać. Ta opcja jest niedostępna dla tego rodzaju kont – znajdziesz ją jedynie w płatnych wersjach usługi Google Workspace (przeznaczonych dla firm lub instytucji edukacyjnych). Jeśli więc nie posiadasz płatnej wersji Gmaila, a jednocześnie nie masz pewności, czy jest ona dla Ciebie, to w FOTC możesz testować tę usługę przez 30 dni zupełnie za darmo. To dwa razy dłużej niż bezpośrednio w Google!

Zaś jeśli Twój plan Google Workspace zawiera potwierdzenie odbioru w Gmailu, to pamiętaj, że aby funkcja ta mogła poprawnie działać, konieczne jest jej prawidłowe skonfigurowanie przez administratora zarządzającego instancją. 

Jako administrator możesz ustawić potwierdzenie odbioru w konsoli, przechodząc następującą ścieżkę: Menu > Aplikacje > Google Workspace > Gmail > Ustawienia użytkownika. Więcej informacji na ten temat znajdziesz na oficjalnej stronie wsparcia Google. 

A jeśli chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej, na temat Gmaila, zacząć szybciej realizować projekty i odzyskać czas marnowany w pracy na zadania, które może wykonać za Ciebie komputer, to zapraszamy na nasz kurs online Produktywność w Google Workspace, realizowany w ramach FOTC Academy.

Potwierdzenie odbioru wiadomości w Gmailu – jak działa?

Przejdźmy teraz do wyjaśnienia, jak w ogóle działa potwierdzenie odbioru maila. Proces ten przebiega następująco:

1. Podczas wysyłania maila nadawca musi zaznaczyć w menu odpowiednią opcję.
2. Kiedy odbiorca otrzyma i otworzy wiadomość, będzie mógł zwyczajnie zapoznać się z jej treścią.
3. W momencie opuszczania okna, w którym wyświetla się wiadomość, na ekranie odbiorcy pojawi się prośba o potwierdzenie odczytania wiadomości.
4. Jeśli odbiorca kliknie przycisk Wyślij potwierdzenia, nadawca otrzyma mail, który go o tym poinformuje (wiadomość pojawi się w Odebranych).
5. Kiedy nadawca otworzy wiadomość, zobaczy w niej informację o zatwierdzeniu odbioru przez danego użytkownika, wraz z datą i godziną otwarcia wiadomości.

Prośba o potwierdzenie odczytu w Gmailu

Jeśli chcesz zweryfikować, czy odbiorca otworzył wysłanego przez Ciebie maila, możesz poprosić go o potwierdzenie przeczytania wiadomości. W tym celu:

1. Zaloguj się w Gmailu na komputerze.
2. Kliknij przycisk Utwórz.
3. Napisz e-maila, tak jak zwykle.
4. W prawym dolnym rogu okna wiadomości kliknij ikonę trzech kropek, a następnie wybierz opcję Chcę otrzymać potwierdzenie odbioru. 
5. Wyślij wiadomość.

Informacja o odczytaniu wiadomości pojawi się w Twojej skrzynce, kiedy odbiorca potwierdzi zapoznanie się z treścią maila.

Czytaj też:

• Gmail templates, czyli tworzenie szablonów e-maili krok po kroku
• Gmail czy Outlook – którą pocztę firmową wybrać?

Wysyłanie potwierdzenia odczytu

Sprawdźmy teraz, jak proces ten wygląda z punktu widzenia odbiorcy wiadomości z prośbą o potwierdzenie odczytu. Kiedy w Twojej skrzynce pojawi się taki e-mail:

1. Otwórz wiadomość w zwykły sposób.
2. Gdy na ekranie pojawi się komunikat, że nadawca prosi o potwierdzenie odczytu, wybierz jedną z dostępnych opcji:

• Aby potwierdzić odbiór, kliknij przycisk Wyślij potwierdzenia.
• Aby odłożyć potwierdzenie w czasie, kliknij przycisk Nie teraz. W tym przypadku prośba o wysłanie potwierdzenia ponownie pojawi się na ekranie, kiedy otworzysz tę wiadomość w przyszłości.

Co ważne, potwierdzenia odbioru działają tylko w wersji Gmaila na przeglądarki, więc okno z prośbą o potwierdzenie odbioru nie wyświetli się w aplikacji mobilnej.

Czy potwierdzenie odbioru jest gwarancją odczytania wiadomości?

Niestety to, że otrzymałeś potwierdzenie odczytu, nie daje Ci gwarancji prawidłowego dostarczenia wiadomości. Dlaczego? Otóż działanie tej funkcji może się różnić w zależności od tego, jakiej poczty uzywa odbiorca.

Jeśli na przykład korzysta z klienta poczty opartego na protokole IMAP, to może się zdarzyć tak, że otrzymasz potwierdzenie odczytu, nawet kiedy adresat wiadomości jedynie oznaczy ją jako przeczytaną, bez jej uprzedniego otworzenia.

Czytaj też:

• Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć
• Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Kiedy potwierdzenia odczytu w Gmailu nie są wysyłane

W większości systemów poczty potwierdzenia odczytu działają normalnie. Czasem możesz ich jednak nie otrzymać. Zdarzy się tak, gdy:

• Wyślesz wiadomość na adres grupowy lub alias.
• Administrator Twojej instancji Google Workspace ograniczył wysyłanie potwierdzeń.
• Adresat wiadomości korzysta z poczty, która nie synchronizuje się w czasie rzeczywistym (np. z klienta POP wykonującego synchronizację jedynie na żądanie).
• Poczta odbiorcy używa protokołu IMAP, w którym potwierdzenia odczytu nie wysyłają się automatycznie.

Teraz już wiesz, jak uzyskać potwierdzenie odbioru maila w Gmailu. Mamy nadzieję, że takie powiadomienie pomoże Ci utrzymać w ryzach ważną korespondencję. Na naszym blogu znajdziesz też wiele innych artykułów na temat przydatnych funkcji programów wchodzących w skład Google Workspace. Jeśli zaś chcesz zacząć korzystać z pakietu narzędzi od Google w swojej firmie lub szukasz sposobu na obniżenie kosztów już wykupionej licencji, skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.