Automatyczna odpowiedź w Gmailu – jak ją utworzyć i co powinna zawierać?

Współcześnie kontakt mailowy z klientami odgrywa bardzo ważną rolę – bez względu na to, czym zajmuje się nasza firma. Bieżące odpowiadanie na wiadomości w godzinach pracy to nie problem, gorzej jednak, gdy e-maile przychodzą podczas urlopu lub w święta.
W takich przypadkach doskonałym rozwiązaniem może okazać się jedna z funkcji Gmaila – automatyczne odpowiedzi. Pozwala ona na ustawienie wiadomości, którą klienci lub współpracownicy otrzymają po przesłaniu nam e-maila. Może ona zawierać na przykład informację o nieobecności z przybliżoną datą kontaktu oraz mail lub telefon do osób odpowiedzialnych za nasze zadania w tym czasie.
W jaki sposób ustawić automatyczną odpowiedź w Gmailu?

Ustawianie automatycznej odpowiedzi w Gmailu – krok po kroku

Aby ustawić opcję automatycznej odpowiedzi, należy zalogować się na swoje konto użytkownika w Gmailu. Następnie wystarczy postępować zgodnie z instrukcją:

• Na pasku zadań w górnym prawym rogu odszukujemy i klikamy symbol koła zębatego, następnie przechodzimy do sekcji „Ustawienia”.
  W zakładce „Ogólne” znajdujemy sekcję „Wiadomości nieobecne”.
• Wybieramy „Wiadomość o nieobecności włączona”.
  Następnie należy zdefiniować, od kiedy ma działać automatyczna odpowiedź. Opcjonalnie można również wybrać dzień zakończenia („Ostatni dzień”).
• Pozostaje nam określić temat automatycznej wiadomości i jej treść – tutaj warto zadbać o uniwersalny tekst, który będzie pasował do całego grona potencjalnych odbiorców.
• Dodatkową opcją jest ograniczenie adresatów wyłącznie do osób znajdujących się na liście kontaktów. W tym celu należy zaznaczyć „Wyślij odpowiedź tylko do osób z mojej listy kontaktów”
• Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie zmian poprzez „Zapisz zmiany”

Po zapisaniu zmian w określonym w ustawieniach terminie wszyscy odbiorcy (lub wyłącznie ci z listy kontaktów) otrzymają automatyczną odpowiedź. Automatyczną odpowiedź można w dowolnym momencie dezaktywować, wybierając w sekcji „Wiadomości nieobecne” opcję „Wiadomość o nieobecności wyłączona”

Co powinna zawierać automatyczna odpowiedź?

Jak już zostało wspomniane, treść automatycznej odpowiedzi powinna być uniwersalna. Co zatem powinna zawierać?

• Zwrot grzecznościowy na początku, np. „Szanowni Państwo” oraz na końcu, np. „Z poważaniem…”.
• Konkretne określenie okoliczności, np. „Uprzejmie informuję, że w dniach od (data) do (data) przebywam na urlopie. Odpowiedzi na wiadomości udzielę w ciągu (liczba) dni po powrocie do biura”.
• Informacja o sprawach pilnych. Warto dodać, że w przypadku spraw pilnych można zgłosić się do innej osoby – należy podać jej imię, nazwisko oraz e-mail lub numer telefonu.

Gmail posiada jeszcze więcej ciekawych i praktycznych funkcji, które mogą usprawnić naszą codzienną pracę. Jeśli chcesz poznać wszystkie z nich oraz dowiedzieć się jak wykorzystać w pełni pakiet Google Workspace zapisz się na szkolenie online lub stacjonarne, które jest prowadzone przez nasz certyfikowany zespół.