FOTC
  • Oferta
    • Google Workspace
    • Google Cloud
  • Usługi
    • Audyt bezpieczeństwa
    • Cloud Consulting
    • Landing Zone
    • Program Partnerski
    • Szkolenia
    • Wsparcie Techniczne
  • O nas
  • Startupy
  • Materiały
    • Wiedza
    • Klienci
    • Blog
  • Kariera
Kontakt
ua ro pl hu en
  • Polityka Prywatności

Automatyczna odpowiedź w Gmailu – jak ją utworzyć i co powinna zawierać?

Kamil Lasek

12 kwietnia 2019
Automatyczna odpowiedź w Gmailu – jak ją utworzyć i co powinna zawierać?

Spis treści

  • Ustawianie automatycznej odpowiedzi w Gmailu – krok po kroku
  • Co powinna zawierać automatyczna odpowiedź?

Współcześnie kontakt mailowy z klientami odgrywa bardzo ważną rolę – bez względu na to, czym zajmuje się nasza firma. Bieżące odpowiadanie na wiadomości w godzinach pracy to nie problem, gorzej jednak, gdy e-maile przychodzą podczas urlopu lub w święta.
W takich przypadkach doskonałym rozwiązaniem może okazać się jedna z funkcji Gmaila – automatyczne odpowiedzi. Pozwala ona na ustawienie wiadomości, którą klienci lub współpracownicy otrzymają po przesłaniu nam e-maila. Może ona zawierać na przykład informację o nieobecności z przybliżoną datą kontaktu oraz mail lub telefon do osób odpowiedzialnych za nasze zadania w tym czasie.
W jaki sposób ustawić automatyczną odpowiedź w Gmailu?

ebook gmail

Ustawianie automatycznej odpowiedzi w Gmailu – krok po kroku

Wybór daty dla automatycznej odpowiedzi w Gmailu

Aby ustawić opcję automatycznej odpowiedzi, należy zalogować się na swoje konto użytkownika w Gmailu. Następnie wystarczy postępować zgodnie z instrukcją:

  • Na pasku zadań w górnym prawym rogu odszukujemy i klikamy symbol koła zębatego, następnie przechodzimy do sekcji „Ustawienia”.
    W zakładce „Ogólne” znajdujemy sekcję „Wiadomości nieobecne”.
  • Wybieramy „Wiadomość o nieobecności włączona”.
    Następnie należy zdefiniować, od kiedy ma działać automatyczna odpowiedź. Opcjonalnie można również wybrać dzień zakończenia („Ostatni dzień”).
  • Pozostaje nam określić temat automatycznej wiadomości i jej treść – tutaj warto zadbać o uniwersalny tekst, który będzie pasował do całego grona potencjalnych odbiorców.
  • Dodatkową opcją jest ograniczenie adresatów wyłącznie do osób znajdujących się na liście kontaktów. W tym celu należy zaznaczyć „Wyślij odpowiedź tylko do osób z mojej listy kontaktów”
  • Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie zmian poprzez „Zapisz zmiany”

Po zapisaniu zmian w określonym w ustawieniach terminie wszyscy odbiorcy (lub wyłącznie ci z listy kontaktów) otrzymają automatyczną odpowiedź. Automatyczną odpowiedź można w dowolnym momencie dezaktywować, wybierając w sekcji „Wiadomości nieobecne” opcję „Wiadomość o nieobecności wyłączona”

Co powinna zawierać automatyczna odpowiedź?

Treść w automatycznej odpowiedzi w Gmailu

Jak już zostało wspomniane, treść automatycznej odpowiedzi powinna być uniwersalna. Co zatem powinna zawierać?

  • Zwrot grzecznościowy na początku, np. „Szanowni Państwo” oraz na końcu, np. „Z poważaniem…”.
  • Konkretne określenie okoliczności, np. „Uprzejmie informuję, że w dniach od (data) do (data) przebywam na urlopie. Odpowiedzi na wiadomości udzielę w ciągu (liczba) dni po powrocie do biura”.
  • Informacja o sprawach pilnych. Warto dodać, że w przypadku spraw pilnych można zgłosić się do innej osoby – należy podać jej imię, nazwisko oraz e-mail lub numer telefonu.

Gmail posiada jeszcze więcej ciekawych i praktycznych funkcji, które mogą usprawnić naszą codzienną pracę. Jeśli chcesz poznać wszystkie z nich oraz dowiedzieć się jak wykorzystać w pełni pakiet Google Workspace zapisz się na szkolenie online lub stacjonarne, które jest prowadzone przez nasz certyfikowany zespół.

Kamil Lasek

Entuzjasta muzyki i marketingu. Pierwszą z tych pasji realizuje jako DJ, drugą jako Chief Marketing Officer. Kieruje się zasadą „Nie możesz ulepszyć tego, czego nie mierzysz”.

FOTC logo
FOTC badge FOTC badge
FOTC badge FOTC badge
Produkty
  • Google Workspace
  • Google Cloud
  • Google Workspace for Education
Branża
  • Administracja publiczna
  • Edukacja
  • Gaming
  • Małe i średnie przedsiębiorstwa
  • Ochrona zdrowia
  • Retail
Wiedza
  • Blog
  • Ebooki
  • Case Studies
  • Wydarzenia
  • Społeczność
Firma
  • O nas
  • Kariera
  • Kontakt
  • Program Partnerski
  • Audyt bezpieczeństwa
  • Google Workspace Support
  • Polityka Prywatności
  • Regulamin
Copyright © 2014 – 2022 Fly On The Cloud sp. z o.o. KRS: 0000500884, NIP: 8971797086, REGON: 022370270