20 powodów, dla których warto założyć pocztę firmową w Google

Wiarygodność firmy klienci i kontrahenci oceniają na wiele sposobów. Jednym z nich jest adres email jej pracowników. Wysłanie wiadomości na adres biuro@stalowedrzwi.com wzbudza większe zaufanie klienta niż email do marex2043@gmail.com. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, Google obok swojej podstawowej wersji Gmaila dla użytkowników prywatnych, oferuje także pakiet Google Workspace (dawniej G Suite) dla firm. To rozwiązanie, to nie tylko profesjonalna poczta firmowa, ale też zestaw przydatnych aplikacji i zaawansowane funkcje zabezpieczeń.

Poczta firmowa w Google Workspace

Google Workspace to pakiet internetowych usług działających w chmurze, które mogą zapewnić Twojej działalności nowy sposób współpracy online. Najpopularniejsze narzędzia znajdujące się w ofercie to m.in. poczta firmowa w domenie firmy, dysk, kalendarz, dokumenty, arkusze kalkulacyjne czy też wideokonferencje w Google Meet.

Pobierz ebook: Gmail w profesjonalnej odsłonie. Najważniejsze cechy poczty dla firm od Google

Praca grupowa, wspólne planowanie spotkań w elektronicznych kalendarzach oraz dostęp do dokumentów z urządzeń mobilnych to tylko niektóre zalety wdrożenia tej usługi. Pakiet Google Workspace to elastyczne rozwiązanie, które idealnie sprawdza się w organizacjach każdej wielkości – od lokalnych przedsiębiorstw, przez kilkudziesięcioosobowe firmy, aż po międzynarodowe korporacje.

Sprawdź jakich korzyści możesz spodziewać się, wybierając firmową pocztę od Google.

1. Profesjonalny adres email

Gmail w usłudze Google Workspace to nie jest zwykła poczta firmowa. Dzięki ustawieniom panelu adminstracyjnego, oferuje dużo więcej funkcji niż Gmali dla użytkowników prywatnych. Przykładowo, jeśli na adres jan@cukiernia.com chciałbyś otrzymywać wiadomości przesyłane na sprzedaz@cukiernia.com, to wystarczy że utworzysz alias. Poczta, która zostanie wysłana na którykolwiek z tych adresów trafi do skrzynki odbiorczej tego samego użytkownika. Różnorodność adresów nie będzie wtedy stanowiła żadnego problemu ani dla ciebie ani dla Twoich klientów.

Zobacz też: Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć

Obejrzyj film Kacpra na naszym kanale YouTube, aby dowiedzieć się, co odróżnia aliasy od grup dyskusyjnych:

Zobacz również, czym różni się Google Workspace od darmowej poczty Gmail?

2. Wygodne terminy spotkań – wspólny kalendarz

Gmail dla firm, to również wspólny kalendarz ułatwiający pracę zespołu. Możliwość tworzenia wydarzeń i spotkań w obrębie tej aplikacji pozwala na lepsze zarządzanie swoim czasem. Praktycznym rozwiązaniem jest również ustawianie przypomnień o nadchodzących wydarzeniach oraz informowanie współpracowników o urlopach i regularnych spotkaniach.

Zobacz też: Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

3. Kontrola nad danymi firmy – backup danych

Administrator Google Workspace może przywrócić służbową korespondencję nawet do 25 dni po usunięciu przez użytkownika poczty. Wybierając wersję Google Workspace Business Plus masz dostęp do narzędzia Google Vault, które pozwala archiwizować najważniejsze dane firmy według określonych zasad i przechowywać je bezpiecznie przez nieograniczony czas.

4. Więcej przestrzeni na firmowe dane

Darmowy Gmail daje użytkownikom 15 GB przestrzeni w chmurze, ale w warunkach służbowych taka pojemność na może okazać się niewystarczająca. Usługa Google Workspace proponuje 30 GB miejsca na dane dla każdego pracownika w wersji Business Starter, 2 TB w Business Standard, 5 TB w Business Plus, a niemal nielimitowaną przestrzeń w przypadku wersji Enterprise. Choć konta Enterprise domyślnie mieszczą po 5 TB danych, to FOTC może w dowolnym momencie zgłosić się do Google w imieniu klienta z prośbą o rozszerzenie przestrzeni. W efekcie firmy korzystające z najwyższych pakietów mogą wykorzystać w chmurze tyle miejsca, ile potrzebują.

Zobacz też:

• Dysk Google – jak przechowywać firmowe dokumenty i pliki
• Jak zwiększyć miejsce na Dysku Google

5. Gwarancja dostępności usługi przez 99,9% czasu

Czasy powszechnej cyfryzacji sprawiają, że coraz więcej firm zaczyna przenosić się do chmury. To rozwiązanie niesie ze sobą wiele zalet, ale zawsze warto pamiętać o drugiej stronie medalu. Opierając swoje procesy na zewnętrznych aplikacjach, przedsiębiorstwo traci pełną kontrolę nad firmową infrastrukturą, a co za tym idzie – również niezależność.

To z kolei budzi wśród przedsiębiorców uzasadnione obawy o to, czy zdarzenia losowe nie odetną ich pracowników od narzędzi wykonywania obowiązków służbowych i cyfrowych zasobów. W odpowiedzi Google oferuje swoim klientom umowę o gwarantowanym poziomie usługi. W jej ramach zobowiązuje się do tego, że zostając klientem Google Workspace, zyskujesz gwarancję, iż usługi wchodzące w skład pakietu będą dostępne przez minimum 99,9% czasu w każdym miesiącu kalendarzowym. 

Czytaj też: SLA 99,9% – co umowa o gwarantowanym poziomie usług Google oznacza dla Twojej firmy?

6. Współpraca w czasie rzeczywistym

Niezależnie od tego czy w danej chwili masz dostęp do Internetu, będąc w pracy możesz swobodnie korzystać z dokumentów, arkuszy oraz prezentacji na różnych urządzeniach. Wspólnie z członkami zespołu będziecie mogli pracować nad jednym dokumentem jednocześnie. Masz też możliwość obserwowania w czasie rzeczywistym zmian wprowadzanych przez innych użytkowników. Zmiany zapisują się automatycznie, ale w każdej chwili można sprawdzić historię edycji i przywrócić starszą wersję pliku.

Co ważne, Google cały czas rozwija swoje aplikacje, kładąc przy tym ogromny nacisk na ułatwianie komunikacji w zespole i podnoszenie produktywności pracy. Co miesiąc, na naszym blogu publikujemy artykuł z informacjami o najważniejszych nowościach w Google Workspace. Comiesięczne zestawienie przesyłamy też osobom zapisanym do naszego newslettera. Przykładem funkcji, która ostatnio pojawiła się w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach jest możliwość utworzenia wideospotkania w obrębie omawianego pliku.

Czytaj też: Gmail czy Outlook – którą pocztę firmową wybrać?

7. Podwójne bezpieczeństwo danych

Kwestie zachowania zabezpieczeń i prywatności są priorytetem dla każdego. Dzięki weryfikacji dwuetapowej zmniejsza się ryzyko nieuprawnionego dostępu do służbowego konta. Dodatkowym krokiem, potwierdzającym tożsamość użytkownika, może być na przykład wpisanie kodu, przesłanego danej osobie SMS-em. Ale to nie jedyna możliwość.

Alternatywą jest tu stosowanie kluczy bezpieczeństwa, która wymaga użycia klucza USB. To niewielkie urządzenia, które przesyłają na urządzenie szyfrowany podpis, co skutecznie chroni przed włamaniem. Jeśli wszystko dane zostaną potrwierdzone, to następuje poprawne logowanie.

Czytaj też: Klucze bezpieczeństwa U2F – co to właściwie jest?

8. Wsparcie techniczne dla Twojego biznesu

Jest to zapewne jedna z najbardziej cenionych zalet pakietu Google Workspace – usługa obejmuje wsparcie techniczne od 8:00-18:00 w dni robocze. Takiego rozwiązania nie zaoferuje nam z pewnością darmowa wersja Gmaila. W razie problemów wsparcie możemy uzyskać przez telefon, czat oraz e-mail.

Sieć lokalnych partnerów Google świadczy profesjonalny support techniczny jeszcze szybciej i skuteczniej niż oficjalna infolinia Google. Polskim partnerem Google jest FOTC. Wsparcie techniczne świadczone przez naszą firmę dostępne jest przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Co więcej, nasi specjaliści rozmawiają w języku polskim. Skontaktuj się z nami, aby sprawdzić, co jeszcze możemy zrobić dla Twojej firmy.

9. Brak reklam oraz spamu

Pękająca w szwach od nadmiaru reklam oraz spamu skrzynka zapewne nie raz przyprawiła Cię o zawrót głowy. Jeśli większość poranka musisz poświęcić na porządkowanie poczty i usuwanie zbędnych wiadomości, to znak, że czas przenieść się na pocztę dla firm. Użytkownicy Google Workspace nie muszę martwić się o tak prozaiczne rzeczy. Usługa Gmail dla firm posiada jeden z najlepszych filtrów antyspamowych na rynku, który po odpowiedniej konfiguracji blokuje wszystkie niechciane treści w naszej skrzynce odbiorczej.

Zobacz też: Ranking poczty email – gdzie najlepiej założyć konto pocztowe?

10. Redukcja kosztów

Platforma skutecznie pomaga osiągnąć redukcję kosztów zarówno operacyjnych, jak i kapitałowych. Ponadto pozwala je w pełni kontrolować i planować znacznie efektywniej. Czas poświęcony na kwestie związane z usługami i infrastrukturą zostaje skrócony, dzięki czemu możesz skupić się na zaspokajaniu potrzeb swoich klientów.

11. Poczta firmowa – adresy email pod kontrolą

Poczta firmowa posiada kolejną bardzo ważną zaletę, jaką jest kontrola adresów firmowych. Rotacja pracowników jest nieunikniona i z tym powinien liczyć się każdy przedsiębiorca, dlatego pełna ochrona wszystkich maili pozwala na zablokowanie dostępu do poczty Gmail osobie, która już nie pracuje na danym stanowisku. Ta sama licencja Google Workspace może być później wykorzystana do utworzenia konta dla nowego pracownika.

Zobacz też: Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

12. Proste tworzenie ankiet i formularzy

Dzięki aplikacji Formularze możesz bez dodatkowych opłat tworzyć niestandardowe formularze ankiet i kwestionariuszy. Estetyczny i uporządkowany wygląd ankiety z pewnością ułatwi kontakt z klientem oraz pozwoli uzyskać cenne informacje. Dodanie grafiki, filmu lub ułożenie pytań w ciekawy sposób bez wątpienia może uatrakcyjnić odpowiedzi respondentów.

13. Spotkania wideo czyli Google Meet

Prowadzenie rozmów wideo, spotkania biznesowe czy też organizowanie konferencji – takie nieograniczone możliwości daje usługa Google Meet. Do prowadzenia takich konwersacji można dołączać przy użyciu komputera, urządzenia mobilnego (przez internet lub sieć telefoniczną).

14. Łatwe administrowanie instancją

Dosłownie parę chwil wystarczy, aby skonfigurować konta nowych członków zespołu. Dane w Google Workspace odświeżane są automatycznie, więc nie trzeba już martwić się o aktualizację oprogramowania i poprawki zabezpieczeń.

Zobacz też: Google Workspace – bezpieczeństwo i zgodność z prawem

15. Tworzenie stron łatwo i przyjemnie bez linijki kodu

Aplikacja Witryny Google w pakiecie Google Workspace w prosty sposób umożliwia stworzenie strony internetowej nie pisząc przy tym nawet jednej linijki kodu. Takie rozwiązanie sprawdzi się świetnie w przedsiębiorstwie, które posiada ograniczone zasoby osób posiadających umiejętności programistyczne.

16. Zabezpieczenie danych na potrzeby postępowań sądowych

Mało kto zakłada czarne scenariusze, ale może zdarzyć się sytuacja, w której nasza firma stanie w obliczu problemów prawnych. Usługa Google Vault pomaga już wcześniej przygotować się na te wydarzenia umożliwiając skrupulatne przechowywanie danych użytkowników z Gmaila oraz rejestrowanych rozmów z Google Chat przez indywidualnie określony czas. Szybkie wyszukiwanie i odzyskiwanie danych to bardzo pomocne rozwiązanie w tego typu przypadkach. Dlatego już dzisiaj warto zastanowić się czy nasza poczta firmowa posiada tego typu rozwiązanie.

17. Tworzenie atrakcyjnych wizualnie prezentacji

Prezentacje są skutecznym sposobem na szybsze przekazanie zespołowi wiedzy oraz rozwiewanie wątpliwości klientów. Wiele osób jednocześnie może pracować nad jednym plikiem Prezentacji Google, dzięki czemu każdy posiada zawsze najnowszą wersję. To od nas zależy, kto będzie mógł wyświetlać lub komentować treść prezentacji.

18. Zapisz wszystko co przychodzi Ci do głowy

Organizacja pracy stanie się o wiele przyjemniejsza kiedy zaczniemy korzystać z Google Keep w ramach usługi Google Workspace. Firmowa integracja? Dużo rzeczy na głowie? Wystarczy ustawić przypomnienie oparte na lokalizacji, które samoistnie włączy się kiedy znajdziemy się obok danego miejsca. Dzięki aplikacji możemy zarządzać notatkami i błyskawicznie znajdować te, których w obecnej chwili potrzebujemy.

19. Dostęp do potrzebnych informacji we właściwym momencie

Poczta firmowa od Google to również Cloud Search. Narzędzie to umożliwia błyskawiczne znalezienie potrzebnych informacji, plików czy danych kontaktowych z całej instancje na dowolnym urządzeniu np. laptopie lub tablecie. Cloud Search przeszukuje firmowe treści w Google Workspace oraz udostępnia pomocne dane i sugestie, które znacznie ułatwią organizację pracy w ciągu dnia.

20. Samodzielne tworzenie aplikacji biznesowych dzięki Google App Script

Google Workspace to nie tylko poczta firmowa, ale również zaawansowane narzędzia i funkcje dla biznesu. W kreatorze aplikacji znajduje się wiele szablonów, które pozwolą bardzo szybko rozpocząć pracę. Niezależnie od tego czy chcemy stworzyć aplikację do monitorowania projektów służbowych, czy też informacji o pracownikach. To rozwiązanie ułatwi pracę zarówno programistom jak i pasjonatom kodowania.

Zobacz nagrania z meetupu: Bezpieczeństwo i automatyzacja pracy w chmurze

Wypróbuj Google Workspace za darmo przez 30 dni

Profesjonalizm i właściwa prezencja powinny być wizytówką każdego biznesu. Poczta firmowa nie może być wyjątkiem i tutaj należy już na początku zadbać o jej spójność z całą komunikacją wewnątrz firmy, jak również z klientami. Wybór powinien paść na rozwiązanie łatwo skalowalne, korzystne cenowo w stosunku do oferty, oraz przede wszystkim bezpieczne.

Przetestuj pakiet Google Workspace przez 30 dni za darmo (dłuższej o 16 dni w porównaniu do okresu próbnego w Google) oraz wsparcie techniczne i pomoc w konfiguracji konta w języku polskim.