Google Диск – ефективна та безпечна робота з документами в хмарі

Що таке Google Drive? Яка місткість цього хмарного сховища? Чому варто спробувати цей хмарний сервіс? Яка різниця між особистим та корпоративним Google Диском? Що цінного для компаній? Лайфхаки для ефективного використання Диску. Що нового з’явилося у хмарному сховищі Google?

Google Диск – що це таке? 

Хмарне сховище Google (Google Drive) – хмарний диск для зберігання і синхронізації файлів та носіїв будь-якого типу. Простіше кажучи, це жорсткий диск для обміну контентом з іншими користувачами та навіть з людьми, у яких відсутній обліковий запис Google, з можливістю спільного редагування та доступний з будь-якого пристрою і в будь-який момент.

Однак Google Диск має набагато більше функцій, про які варто знати:

• По-перше, даний сервіс має україномовний інтерфейс, що регулярно оновлюється і для приватного володіння безкоштовно надає 15 Гб вільного простору для зберігання файлів будь-якого формату.
• По-друге, за допомогою “хмари Google” ви можете в один клік створювати нові документи, електронні таб­ли­ці, презентації та одночасно з ними працювати з іншими користувачами і в режимі реального часу бачити зміни, які вносяться співавторами. 
• Третя і одна з найважливіших переваг –  весь контент захищений та конфіденційний і не має потреби шукати додаткові засоби захисту. Для підприємств, які обрали загальний диск для зберігання корпоративних даних – це надбезпечний простір, завдяки якому вони під рукою завжди мають останні версії всіх документів.

Яка ж насправді місткість пам’яті Google Диску?

Важливо відзначити, що всі документи з програм Google (Документи, Таблиці, Презентації, Форми, Сайти) не займають місця на Google Drive. 

А що ж тоді сховище дозволяє зберігати?:

• Всі повідомлення та вкладення з поштової скриньки Gmail.
• Фото-, відео-, PDF-файли у форматах, які не відносяться до програми Google.
• Контент Google Фото – програма для синхронізації, систематизації та створення резервних копій фото з усіх мобільних пристроїв.

Але з 1 червня 2021 року вступило в дію нове правило: після закінчення вільного простору у хмарному сховищі або у разі перевищення ліміту, що дозволяє зберігати дані, вам буде заборонено завантаження нового фото- та відео-контенту. Фахівці Google наполегливо рекомендують виправити цю ситуацію протягом 2-х років, оскільки ваш вміст Google сховища може бути видалено. Тому варто слідкувати за цим та насолоджуватись якісним сервісом від Google. Перевірити місткість вашого хмарного сховища ви можете за допомогою посилання.

У тому випадку, якщо ви не хочете турбуватися з приводу місткості Google Диску та постійно моніторити решту пам’яті, ви можете обрати більш цікаву пропозицію: від декількох Тб до безлімітного простору для файлів у хмарі. Google Workspace – ось відповідь! Це просте та ефективне рішення, яке не лише значно спростить щоденну операційну діяльність, але й допоможе налагодити ефективну комунікацію з оточуючими.  

Яка різниця між особистим та корпоративним Google Диском?

Як відомо, будь-якому користувачу з особистим аккаунтом Google надається 15 ГБ для особистого застосунку. Щодо корпоративного використання – ємність хмарного сховища залежить від обраного тарифного плану:

• Google Workspace Business Starter – 30 ГБ Google Диску для кожного користувача.
• Google Workspace Business Standard – 2 ТБ на Google Диску для кожного користувача.
• Google Workspace Business Plus – 5 ТБ на Google Диску для кожного користувача.
• Google Workspace Enterprise – безлімітне сховище для всіх облікових записів.

Які переваги отримують компанії, що обрали хмарне сховище Google?

Перераховуючи нескінченні плюси від користування тарифними планами Google Workspace для бізнесу, не можна не згадати про створення загальних Дисків. Загальний Диск (Google Shared Drive) – це особливий простір, що дозволяє членам команди працювати разом над спільними файлами або ділитися ними та дає можливість миттєвого зворотного зв’язку між ними. Наразі життєво важливо мати хмарну систему для спільної роботи, щоб задовольнити багато комунікаційних потреб команд. А також усі можливості Google Диска допомагають командам працювати швидко, ефективно та гнучко на безпечній хмарній платформі, яка спрощує обмін, зберігання та доступ до файлів. 

Які існують пропозиції для бізнесу?

Щоб обрати найбільш релевантну пропозицію саме для ваc, необхідно розуміти, для чого ви плануєте використовувати можливості Google Диска:

• Google Workspace Business Starter – доступ до 30 ГБ коштує $5.40 за користувача на місяць.
• Google Workspace Business Standard – доступ до 2 ТБ коштує $10.80 за користувача на місяць.
• Google Workspace Business Plus – доступ до 5 ТБ коштує $18 за користувача на місяць.

Компанії, кількість співробітників яких сягає більше ніж 300 чоловік, можуть обрати один із трьох варіантів Google Workspace Enterprise, кожен з яких пропонує безлімітний хмарний простір. А ще це гнучке інноваційне рішення для користувачів і організацій, за допомогою якого швидко отримати відмінні результати та завжди бути на крок попереду конкурентів!

Як додати файли до Google Диск?

Існує декілька способів додати на Google Диск те, що вам потрібно. Чим більше файлів ми зберігаємо в хмарі, тим простіше отримати доступ до них з будь-якого місця і з будь-якого пристрою. 

Найпростіший шлях завантаження файлів на Google Диск – ввести drive.google.com у рядку браузера та натиснути кнопку «Створити». У списку, що розкривається, ви можете обрати «Завантажити файл» або «Завантажити папку».

У новому вікні необхідно вибрати будь-які файли (підтримуються більше 100 типів, включаючи файли Office та PDF-файли) або папки з жорсткого диска пристрою та завантажити їх на Диск. У нижньому правому кутку ми побачимо прогрес передачі.

Лайфхаки для ефективного використання Google Диску

Перше правило, яке потрібно запам’ятати: на Google Диску навіть найважливіші файли будуть завжди у безпеці!

З файлами, збереженими на Диску, можна працювати з будь-яких пристроїв самостійно або разом з командою. Будь-які зміни миттєво синхронізуються з іншими пристроями.

Лише в один клік ви зможете: 

• Зі свого комп’ютера завантажити файли (наприклад, Microsoft Office, Adobe PDF та відео) або папки.
• Миттєво створити нові документи у веб-браузері – це так захопливо!
• Працювати з усіма файлами на Диску – інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дає змогу це робити легко та з задоволенням. 
• Поширювати файли та папки за допомогою команди “Відкрити доступ” та надавати дозволи різного рівню для співавторів. Це робити дуже просто: відкриваємо Google Drive і клацаємо правою кнопкою миші у вибраній папці. Далі обираємо один із варіантів: поширити – в новому вікні необхідно ввести адресу електронної пошти всіх, хто буде мати доступ до файлів. На цьому етапі можемо керувати рівнем дозволу: користувач може переглядати, коментувати або редагувати;

• Поширити посилання – за допомогою цієї опції можна створити унікальне посилання та ділитися папкою одразу з багатьма людьми. У цьому випадку, будь-яка людина, що має це посилання, автоматично отримує доступ до вмісту всередині папки. Проте ми можемо захистити файл від доступу людей за межами організації та змінити дозволи користувачів посилання.

Що нового з’явилося у Google Drive? 

Також нещодавно компанія Google анонсувала деякі зміни щодо додатків для хмарного сховища на PC. На даний момент існують два рішення, які Google Drive пропонує користувачам : Drive File Stream для бізнес-клієнтів, та Backup & Sync для особистого користування. Компанія наголошує, що планується об’єднання цих двох клієнтів у новий додаток Google Drive for Desktop:для користувачів Drive File Stream функціональність залишиться незмінною. А користувачам Backup&Sync треба буде мігрувати на новий клієнт, коли він стане доступний. 

Співробітники Google запевняють, що оновлене рішення не лише позбавить користувачів від плутанини щодо того, яка ж саме програма призначена для синхронізації даних із хмарою а також значно спростить керування IT-відділами для адміністраторів.

Якщо ви хочете почати використовувати Google Диск для облікових записів Google Workspace вашої компанії, зверніться до FOTC . Ми пропонуємо вигідні знижки, міграцію пошти та повну технічну підтримку.