Про клієнта
Історію Leroy Merlin можна простежити з 1920-х років – сімейна мережа магазинів DIY з роками поступово зростала, перетворюючись на федерацію компаній, які змінили назву на Adeo у 2007 році. Сьогодні Leroy Merlin є торговою маркою мережа магазинів DIY і одна з 32 компаній, що входять до міжнародної групи Adeo.
Основне завдання
Рішення про заміну Microsoft 365 на Google Workspace в Leroy Merlin було прийнято глобально – керівництво Adeo Group вирішило уніфікувати робочі інструменти у всіх підпорядкованих структурах. Така суттєва зміна не могла статися за одну ніч. Тому детальний план дій був підготовлений задовго до того, як були зроблені перші кроки щодо міграції.
Програма управління змінами під назвою “Поза офісом” була впроваджена одночасно в усіх магазинах Leroy Merlin і в головному офісі. Це передбачало поступовий перехід із середовища Microsoft до Google Workspace. Група з 12 осіб, які керували цим проектом, почала організовувати спільноту амбасадорів, завданням яких було підтримати решту співробітників у навчанні щодо використання нових інструментів у роботі.
До групи амбасадорів змін увійшли люди з різних рівнів організації – керівники та оперативний та виконавчий персонал кожного цеху та головного офісу. Щоб вся справа була успішною, необхідно було організувати навчання, активізувати залучення громади та контролювати хід впровадження послуги.
Амбасадори були не просто пілотною групою, яка мігрувала раніше – вони фактично створили спільноту. Вони вели дискусії на Workplace і самі почали шукати цінну інформацію. Google Workspace — настільки витончена тема, що в Інтернеті про неї не бракує інформації. Наші посли дуже швидко знайшли шлях до YouTube-каналу FOTC, а навчальні відео стали важливим інструментом для вивчення нових навичок. Саме тоді ми подумали, що найкращою ідеєю було б встановлення партнерства між Leroy Merlin і FOTC.
Рішення
Від початку пілотної програми до деактивації останньої ліцензії Microsoft 365 для співробітників, яким вона більше не потрібна, пройшло менше двох місяців. Переміщення даних зі старих облікових записів до нових відбувалося щодня та за суворим графіком, завдяки чому на момент початку дослідження амбасадори вже працювали виключно у середовищі Google Workspace.
Одночасно з програмою навчання в магазинах і офісах Leroy Merlin була запущена офлайн-кампанія. Розміщені в стратегічних місцях плакати та наклейки допомогли співробітникам звикнути до майбутніх змін у робочих інструментах.
Приблизно 700 людей пройшли початкове навчання, що становить близько 5% від загальної кількості працівників компанії. Кожен амбасадор пройшов два 4-годинні модулі семінарів. Перший блок тем охоплював Google Drive та інструменти зв’язку, а другий – співпрацю в хмарних програмах для редагування файлів. Онлайн-тренінги проводилися в невеликих групах, щоб кожен учасник мав можливість отримати відповіді на свої запитання.
Семінар під керівництвом спеціалістів FOTC розпочався після першого етапу змін у Out of Office і мав на меті поглибити знання співробітників про такі додатки, як Google Таблиці та Презентації. Учасники були згруповані за професіями. Таким чином, обговорення функцій програм Google можна було б персоналізувати відповідно до щоденних завдань і проблем, характерних для певної посади. Навчальні матеріали все ще доступні на спільних дисках, щоб співробітники завжди могли повернутися до них у разі необхідності.
Результати
Через рік після впровадження нового середовища всі співробітники Leroy Merlin, включно з тими, хто працює в магазинах, мають обліковий запис Google Workspace. Щоб діагностувати рівень знань, звичок та комфорту роботи з новими інструментами, Adeo проводить міжнародне опитування впровадження сервісу в своїх компаніях-членах.
Під час перекладу на місцеві мови опитування було адаптовано до потреб співробітників Leroy Merlin у конкретних регіонах. Опитування складається з 20 сценаріїв ситуацій та запитань щодо правильного використання програми Google Workspace. Співробітники самостійно діагностують свої компетенції, одержуючи персоналізовані результати з визначенням областей, де їм ще є куди розвиватися.
Підготовку 20 навчальних відеороликів, якими поділилися з працівниками, на додаток до їхніх індивідуальних результатів також було доручено FOTC. Учасники дослідження отримали персоналізований набір матеріалів – лише з предметів вони отримали більш ніж задовільний результат. Таким чином, вони не були перевантажені надлишком інформації і могли навчатися в власному темпі, використовувати весь потенціал середовища Google Workspace.
Ми хотіли створити навчальний процес, де кожен учасник отримує індивідуальну програму навчання. Завдяки відданості команді FOTC ця мета була досягнута. Я особливо ціную їхню здатність виявляти та розуміти потреби нашої організації. Співробітники FOTC доклали багато зусиль, щоб дослідити наші очікування, щоб разом ми створили проект, який приніс бажані результати. Також хотілося б наголосити, що дуже цінними виявилися не тільки введення та подача змісту, але й якість підготовки матеріалів для самоосвіти та проведення семінарів.
Опитування було організовано до річниці впровадження Google Workspace, і матеріал досі доступний для всіх співробітників, особливо для тих, хто вступає в організацію.