Google Календар – все, що вам потрібно про нього знати

Давно минув той час, коли ми складали щоденний розклад, гортаючи сторінки паперового ділового записника у пошуці вільного місця. Розвиток цифрових календарів зробив усе набагато простішим. Поки у вас з собою ноутбук чи смартфон, ви матимете постійний доступ до розкладу. Цифровий календар надсилає регулярні сповіщення, тож ви можете бути цілковито впевнені, що нічого не пропустите і жодна зустріч не пройде повз вас.

Сучасний Google Календар 2022 року допоможе перетворити навіть супер неорганізовану людину на найефективнішу. Цей календар робить набагато більше, ніж просто нагадує вам, який сьогодні день. Ви можете планувати віддалені зустрічі з відео посиланнями, координувати кілька календарів, щоб знайти найкращий час, та вбудувати їх на свій веб-сайт, щоб ваші клієнти могли забронювати час із вами. Поради та рекомендації у нашій статті стануть вам у нагоді, якщо ви хочете дізнатися як максимально ефективно використовувати Google Календар.

Google Календар – календар для бізнесу 

Google Календар – це інструмент планування й керування часом, який дозволяє організувати щоденні завдання, призначати термінові зустрічі та нагадувати вам про найважливіші події, на яких ви маєте бути.

Календар Google входить до переліку програм, пов’язаних з обліковим записом Gmail кожного приватного користувача. Завдяки йому ми плануємо робочі завдання, перевіряємо майбутні свята та записуємо візити до лікаря, які можемо перенести з поштової скриньки Gmail одним кліком. Однак, повну функціональність цієї програми можна побачити в дії, коли ми використовуємо Календар у команді.

Gmail для бізнесу із персоналізованим доменом та повним адміністративним контролем над обліковими записами користувачів – це служба під назвою Google Workspace. Серед програм, доступних у Google Workspace, є ті, які ми добре знаємо за приватною Gmail (наприклад, Календар, Таблиці або Документи Google), але не тільки. Є також ті, які доступні лише в платній версії, наприклад Cloud Search, служба архівації даних Google Vault, Google Meet (з повним функціоналом) і консоль адміністратора Google.

Чому варто скористатися Google Календарем?

Ось основні переваги використання Google Календаря:

• Спрощене планування зустрічей: за допомогою Календаря Google ви можете ділитися своїм розкладом з будь-ким. Ви також можете запрошувати інших людей у ​​вашій організації чи за її межами на зустрічі, автоматично створюючи посилання на відеоконференції . Крім того, ви можете вказати свій робочий час і доступність зустрічей, порівнюючи їх із даними інших користувачів. Усі ці функції можуть значно покращити планування ваших зустрічей.
• Нагадування про зустрічі: легко пропустити зустрічі або дедлайни, коли у вас так багато подій. Календар Google може надсилати вам сповіщення, які допоможуть вам не пропустити ці ключові моменти. Ви можете отримувати ці сповіщення у веб-браузері, на робочому столі або на мобільному пристрої.
• Щоденні розклади: Календар Google може автоматично надсилати вам щоденний розпорядок електронною поштою на початку кожного робочого дня. Таким чином, ви можете почати день, точно знаючи, що у вас на тарілці, і отримати всіх своїх качок поспіль раніше, ніж пізніше.
• Планування завдань: за допомогою функції «Завдання» ви можете використовувати Календар Google як інструмент керування завданнями. Тим не менш, програми, створені для керування продуктивністю, можуть краще підійти для цієї мети. У Календарі Google відсутні інструменти командного спілкування та інші ключові функції цих програм.

Розширення Календаря за допомогою додаткових функцій пакету Google Workspace

Google Календар надає потужні інструменти, які дозволяють користувачам створювати, керувати та ділитися подіями та деталями календаря. Однак ефективне керування складними календарями може зайняти багато часу, оскільки користувачі переглядають, створюють, оновлюють та діляться окремими подіями, особливо якщо користувачеві потрібно імпортувати або експортувати інформацію про події з інших програм.

Ви можете заощадити час і зусилля своїх користувачів, розширивши Google Календар додатками Google Workspace:

• На панелі адміністратора Google ви можете додати ресурси компанії, такі як конференц-зали, автомобілі, 3D-принтери, обладнання для відеодзвінків тощо. Усі ці  ресурси можна знайти в спадному списку під час створення події, звідки ви можете забронювати їх на потрібний вам час.  
• Коли кожен в організації має обліковий запис Google Workspace (не обов’язково в одному домені), підписатися на календарі окремих співробітників і цілих відділів або ресурсів  – це займає лише декілька секунд. 
• Google Workspace містить програму для відеоконференцій Google Meet із розширеними функціями. У Google Календарі компанії можна створити унікальний зв’язок кімнати для відеоконференцій із нарадою, доступною для всіх гостей, і кожна подія може вмістити до 500 учасників.
• Адміністратори можуть додавати нові функції до програм Google (включаючи Календар) за допомогою каталогу плагінів із Google Workspace Marketplace, який недоступний для приватних користувачів. 

Створення зустрічей в Google Календарі

Для того, щоб створити нову зустріч, вам необхідно відкрити Календар Google, перейти до потрібної дати та клацнути будь-де в розкладі. З’явиться вікно налаштування події. Тепер ви також можете: 

• Змінити тип події,
• Ввести назву, 
• Встановити дату та час,
• Додати учасників (з вашої організації чи з-за її меж),
• Створити кімнату для відеоконференцій Google Meet,
• Замовити конференц-зал на час зустрічі,
• Додати будь-яке місце,
• Описати порядок денний зустрічі в текстовому полі.

Доступ з кількох пристроїв

Вам потрібно ненадовго вийти з офісу, але ви хвилюєтеся, що не встигнете і пропустите важливі події у своєму графіку? Нічого страшного! Незалежно від того, користуєтеся ви настільним комп’ютером, мобільним телефоном чи планшетом, Календар Google дозволяє переглядати та редагувати свій розклад онлайн за лічені секунди. Ви також можете використовувати оптимізовану програму Google для мобільних пристроїв або синхронізуватися з вбудованим календарем телефону, щоб бути в курсі подій, навіть коли ви офлайн.

Синхронізація Google Календаря

Хочете синхронізувати всі свої календарі в Календарі Google? Це дозволить вам бачити всі свої події в одному календарі, щоб мати чітке уявлення про свій розклад. Отже, якщо у вас є особистий і робочий календарі, ви можете синхронізувати їх, щоб переглядати всі разом.

1. Відкрийте Календар Google
2. Натисніть іконку «Меню налаштувань», а потім «Налаштування»
3. Перейдіть до «Імпорт і експорт»
4. Експортуйте свій Календар
5. Потім перейдіть до основного Календаря
6. Натисніть іконку «Меню налаштувань», а потім «Налаштування
7. Перейдіть до «Імпорт і експорт»
8. І імпортуйте свій Календар.

Як переглянути календарі своїх колег?

Якщо ви працюєте в компанії середнього або великого розміру, ви можете регулярно проводити зустрічі з кількома різними людьми. Тому важливо мати можливість переглядати Google-календар ваших колег, щоб замовляти зустрічі на зручний для всіх учасників час.

1. Відкрийте Календар Google
2. Ліворуч у полі «Додати календар»
3. З випадаючого списку оберіть “Підписатися на календар” і введіть електронну адресу колеги, календар якого/ї вас цікавить.
4. Колега отримає запит і після отримання дозволу ви можете переглядати календар.

Приховування деталей зустрічі

Іноді деталі зустрічей, які ви організовуєте за допомогою календаря, не повинні бути публічно відомі. Те, що ви використовуєте Календар Google зі своєю командою, не означає, що вам потрібно відмовитися від конфіденційності.

Якщо опис зустрічі або список гостей показує більше, ніж вам хотілося б, краще організувати приватну подію. Тоді подробиці будуть видимі для всіх учасників, але не для інших людей, навіть якщо вони підписалися на ваш календар. Час приватної зустрічі буде зарезервовано в нашому розкладі, а відображувана назва такої події за замовчуванням –  Зайнятий(-а).

Як змінити вигляд Google Календаря – день, тиждень, місяць?

Якщо ваш календар переповнений подіями, зміна режиму перегляду може допомогти вам краще зрозуміти, що на вас чекає. Якщо ви щодня зайняті, перегляд дня може бути корисним, щоб ви могли зосередитися на всіх зустрічах, що у вас попереду. Однак якщо ви виявите, що ви лише час від часу плануєте події, місячний перегляд може бути більш корисним і зручним. Ви можете змінити вигляд таким чином:

1. Відкрийте Календар Google
2. Поруч із іконкою “Налаштування” клацніть спадне меню (день, тиждень, місяць тощо)
3. Виберіть налаштування, у якому ви хочете переглядати свій календар
4. Ви також можете вибрати, показувати вихідні чи ні

Встановлення автоматичного нагадування про події

Якщо ви бронюєте подію за календарний місяць наперед, ви можете встановити нагадування перед її проведенням. Нагадування може бути корисним, якщо вам потрібно виконати перелік завдань до події. Щоб встановити автоматичне нагадування про подію в Календарі Google, виконайте такі дії:

• Натисніть шестерню «Меню налаштувань», а потім «Налаштування».
• Прокрутіть униз до «Налаштування для моїх календарів» і натисніть свій календар
• Прокрутіть униз до «Сповіщення про події»
• Виберіть, скільки сповіщень вам потрібно перед подіями: хвилини, години, дні, тижні
• Виберіть, чи хочете ви отримувати сповіщення чи електронний лист
• Натисніть «Додати сповіщення»

Створення автоматичних подій у Gmail

Забронювали квиток на майбутню відпустку? Можливо, замовити вечерю після роботи на двох? Або майбутня зустріч з постачальником для особливої ​​події? Якщо ви отримаєте електронний лист про це на свій обліковий запис Gmail, подію буде автоматично додано до вашого календаря. Отже, хоча цей трюк не містить жодних кроків, можливо, буде гарною ідеєю надсилати електронні листи на той самий обліковий запис, що й ваш щоденний календар, щоб ви могли переглядати всі свої майбутні події, які ви забронювали електронною поштою.

Додавання подій Facebook до Календаря Google

Цей інструмент керування часом не завжди призначений для планування робочих подій, що дає змогу додати деякі особисті події. Від святкування дня народження друга до пам’яті про ювілей бабусі – ви можете додавати свої події Facebook у свій календар Google. Ось як це зробити:

1. У Facebook перейдіть на сторінку подій
2. У нижньому правому куті ви побачите посилання «Майбутні події» та «Дні народження».
3. Натисніть на той, який ви хочете імпортувати, з’явиться завантаження файлу
4. У Календарі Google перейдіть до свого Календаря та натисніть «Налаштування та спільний доступ»
5. У розділі «Імпорт та експорт» перетягніть файл і натисніть «Імпортувати».

Отримання денного розкладу електронною поштою

Якщо ви належите до тих людей, у яких попереду завжди насичений день, можливо, ви хочете отримувати щоденний розклад із завданнями та подіями на день. Якщо ви хочете, щоб Календар Google надсилав електронною поштою ваш щоденний розпорядок дня, виконайте такі дії:

1. Відкрийте Календар Google
2. Натисніть шестерню «Меню налаштувань», а потім «Налаштування»
3. Натисніть свій календар у розділі «Налаштування для моїх календарів»
4. Далі прокрутіть униз до «Сповіщення про події»
5. У розділі «Щоденний порядок денний» виберіть «Електронна пошта»
6. Електронні листи надсилатимуться на електронну пошту, на якій зареєстровано ваш календарю

Як встановити Календар на свій веб-сайт?

Якщо ви прагнете збільшити кількість клієнтів вашого бізнесу, вставлення календаря на ваш веб-сайт дозволить потенційним клієнтам планувати зустрічі з вами. Це ідеальний варіант для зайнятих підприємців , які не мають часу вручну планувати зустрічі. Ось як вставити свій календар на веб-сайт:

1. У Календарі Google натисніть «Налаштування» під значком «Шестерня».
2. Перейдіть до розділу «Налаштування для моїх календарів» ліворуч і виберіть календар, який потрібно вставити
3. Прокрутіть униз до «Інтегрувати календар»
4. Скопіюйте код у «Код для вставки»
5. Вставте код на сторінку або в розділ вашого веб-сайту, який ви хочете, щоб його побачили
6. Не забудьте зберегти веб-сторінку

Як встановити робочий час у Календарі Google?

Деякі підприємці мають загальнодоступні календарі, вбудовані на своїх веб-сайтах, які дозволяють будь-кому приєднатися до зустрічі в будь-який час. На щастя, ви можете встановити робочий час так, щоб у вас не було зустрічей у невідомий час доби. Ось як налаштувати робочий час у Календарі Google:

1. У своєму календарі натисніть іконку шестерні «Меню налаштувань»
2. Проскрольте вниз до «Робочий час та місцезнаходження»
3. Натисніть на дні тижня, коли ви працюєте
4. Встановіть робочий час для кожного робочого дня

Приховування списку гостей у Календарі Google

Якщо ви проводите конфіденційну зустріч, у вас є можливість приховати список гостей у Календарі Google. Для цього вам спочатку потрібно:

1. Увійдіть у свій календар
2. Створіть подію
3. Праворуч у розділі «Дозволи гостей» зніміть прапорець «Переглядати список гостей».

Корисні доповнення

Натиснувши значок шестерні у верхньому правому куті, ви знайдете опцію «Завантажити доповнення». Відкриється вікно Google Workspace Marketplace з плагінами для підвищення продуктивності роботи з календарем. Серед них багато інтеграцій із зовнішніми засобами відеоконференцій та іншими спеціалізованими програмами. Після натискання вибраного плагіна ви отримаєте більше інформації. Проте будьте обережні – встановлюйте лише плагіни від перевірених сторонніх розробників, оскільки деякі розширення вимагатимуть доступу до ваших даних.

Три найцікавіші доповнення до Google Calendar:

• TimeNavi  – це інструмент, який аналізує ваш розклад і дає поради щодо того, як щодня краще керувати своїм часом.
• Multiplia  – ця програма надсилає практичні поради щодо кращої презентації на зустрічах, запланованих у календарі. 
• Zoom для Google Workspace  – якщо Zoom є провідною програмою для відеоконференцій у вашій організації, це доповнення спростить використання з Календарем і Gmail.

Навчившись вправно користуватися Календарем Google, ви зможете краще керувати своїм часом, процесами та робочим навантаженням: від запам’ятовування днів народження до планування міжнародних зустрічей. Ви побачите, що він допомагає вам покращити управління часом і планування краще, ніж подібні календарі на ринку. Отже, якщо ви прагнете створити ефективну команду чи розпорядок дня, Календар Google може стати вашим особистим та незамінним помічником.