Jak ustawić stopkę w Gmailu – masowe ustawianie podpisów. Gmail Signature Manager

W cyfrowym środowisku pracy stopki wiadomości mailowych pełnią podobną rolę co papierowe wizytówki podczas spotkań offline. A skoro tak, to dobrze by było, gdyby stopki wszystkich pracowników reprezentujących przedsiębiorstwo były takie same lub chociaż bardzo podobne. Z tego artykułu dowiesz się, jak zrobić stopkę w Gmailu i jak utrzymać jej spójny wygląd w obrębie całej organizacji.

Może wydawać się, że zwykły podpis pod mailem w zupełności wystarczy, aby miło i kulturalnie pożegnać się z odbiorcą wiadomości. Dlaczego więc profesjonalne stopki stały się standardem w biznesowej etykiecie emailowej? 

• Stopka często zawiera więcej informacji o nadawcy niż tylko jego imię i nazwisko. Jest to szybki sposób na poinformowanie odbiorcy o tym, jaką organizację reprezentujesz i jaką pełnisz w niej rolę. Możesz również dodać tu swoje dane kontaktowe (np. numer telefonu i czat) oraz linki do profili w mediach społecznościowych.
• Jeśli często wysyłasz emaile, automatycznie podstawiający się podpis zaoszczędzi Ci sporo czasu. Wprawdzie wprowadzenie danych kontaktowych pod treścią wiadomości zajmuje zaledwie kilka chwil, ale może się okazać, że te cenne minuty w skali miesiąca zsumują się w godziny.
• Ustandaryzowany podpis w mailu wzmacnia wizerunek marki. Kiedy ktoś pisze maile w imieniu firmy, zawsze dobrym pomysłem jest posiadanie stopki, w której znajdą się też logo i link do strony internetowej przedsiębiorstwa. 

Skoro już wiesz, dlaczego przy konfiguracji poczty warto poświęcić kilka chwil na ustawienie automatycznego podpisu, czas odpowiedzieć sobie na pytanie, jak zrobić stopkę w mailu. Procedura ta będzie się nieco różnić, w zależności od tego, jaką pocztę wykorzystujesz na co dzień. Poniżej pokazujemy, jak przebiega dodawanie podpisów w Gmailu.

Stopka w Gmailu – jak ją ustawić?

Ustawienie stopki w Gmailu zajmuje tylko chwilę. Aby to zrobić, po zalogowaniu się na konto, kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu. Następnie w panelu Szybkie ustawienia kliknij przycisk Zobacz wszystkie ustawienia. W zakładce Ogólne przewiń ekran, aż zobaczysz sekcję zatytułowaną Podpis. Wygląda ona następująco:

Tutaj możesz tworzyć podpisy i decydować o sposobie ich wyświetlania w wiadomościach.

Jeśli chodzi o to, jak wprowadzić treść, którą ma zawierać stopka, Gmail daje nam do wyboru kilka możliwych podejść:

• W polu tekstowym w ustawieniach Gmaila można wpisać treść ręcznie. Google zadbało tu o funkcje edycji tekstu (np. wielkość liter, pogrubienie, pochylenie czy podkreślenie) i dodawania obrazów, ale są one mocno ograniczone. 
• Można przygotować swój podpis w pliku Dokumentów Google, skopiować go, a następnie wkleić do Gmaila. Aby mieć pewność, że uzyskana w ten sposób stopka graficzna w Gmailu będzie wyglądać tak, jak sobie tego życzysz, do ułożenia względem siebie poszczególnych elementów użyj tabeli, a następnie zmień kolor jej obramowania na biały.
• Można też zaprojektować podpis przy użyciu HTML, a następnie umieścić kod w Gmailu – tak stworzona stopka będzie w pełni spersonalizowana.

Czy warto korzystać z gotowych szablonów stopek Gmail?

Co ważne, w Gmailu można stworzyć kilka wzorów stopek, a następnie zarządzać swoimi podpisami w zależności od potrzeb. Kiedy taka funkcja może się przydać? Na przykład wtedy, gdy obsługujesz kilka rynków – przyda Ci się wówczas kilka szablonów stopek w różnych wersjach językowych. Możesz też zadbać o to, aby tekst w podpisie raz był luźniejszy, a raz bardziej oficjalny. 

Każdej z przygotowanych wcześniej stopek możesz nadać nazwę. Dzięki temu w kilka chwil wybierzesz odpowiedni podpis, kiedy będziesz już tworzyć konkretną wiadomość. 

Korzystanie z gotowych szablonów stopek w Gmailu jest bardzo wygodne, pomaga zaoszczędzić sporo czasu, a jednocześnie zachować spójność korespondencji wysyłanej pocztą elektroniczną.

Jak zautomatyzować ustawienie stopki w Gmailu i masowo utworzyć podpisy dla wszystkich pracowników w firmie?

Choć ustawienie stopki w Gmailu jest bardzo proste, to przygotowanie podpisów dla wszystkich pracowników firmy może być nie lada wyzwaniem, szczególnie kiedy adresów w instancji jest kilkaset. Oczywiście każdy członek zespołu może zrobić to samodzielnie. Nie mamy wtedy jednak pewności, że wszystkie podpisy będą wyglądać tak samo, a to godzi w identyfikację wizualną marki. 

I tu pojawia się pytanie, jak zrobić, aby raz stworzona stopka w mailu mogła być wykorzystana na wielu kontach pocztowych? W FOTC mieliśmy podobny problem i postanowiliśmy wziąć sprawy w swoje ręce! Nasi deweloperzy stworzyli aplikację Gmail Signature Manager. Jest to oparte na API narzędzie, które pozwala w kilka minut  ustawić dynamiczne warunki tworzenia stopek dla całej organizacji.

Jak ustawić stopkę w Gmail Sygnature Manager

Ustawienie stopki w Gmail Signature Manager jest stosunkowo proste. W pierwszym kroku, autoryzuj aplikację w konsoli Google Workspace, potwierdzając, że może ona dokonywać zmian w instancji. Następnie zaloguj się do Gmail Signature Manager przy użyciu danych superadministratora. 

Na początek przejdź do Ustawień i wprowadź podstawowe informacje o firmie, takie jak: 

• nazwa organizacji,
• adres strony internetowej,
• adres, 
• telefon, 
• obrazek z logo firmy.

Następnie przejdź do zakładki Stopki i w prawym górnym rogu kliknij przycisk Nowa stopka. Tu stworzysz swój pierwszy projekt – może być on uniwersalny dla wszystkich pracowników lub dostosowany do konkretnego działu. 

W polu tekstowym wstaw zmienne, które wyciągają spersonalizowane dane z karty ustawień i profili użytkowników Google Workspace. Formatowanie treści jest tu możliwe na dwa sposoby – za pomocą edytora HTML lub zwykłego edytora tekstu. Szablony można zapisać do wykorzystania w przyszłości. 

Aby stworzona przez ciebie stopka pojawiała się w skrzynkach pocztowych pracowników, przejdź do swojej listy zapisanych szablonów (w sekcji Stopki) i kliknij napis Szczegóły obok tego projektu, którego chcesz użyć. Tutaj możesz zobaczyć podgląd danego wzoru i postanowić, czy chcesz: 

• przypisać tę stopkę do wszystkich kont mailowych w firmie – klikając opcję Ustaw dla wszystkich w prawym górnym rogu;
• ustawić stopkę dla pojedynczego adresu lub jego aliasu;
• wybrać jednostkę organizacyjną lub grupę dyskusyjną, do której zostanie przypisany ten podpis.

To wszystko! Wybrana przez Ciebie grupa kont Gmail zyska profesjonalny podpis zgodny z identyfikacją wizualną firmy. Każdy z użytkowników może również indywidualnie modyfikować swoje stopki w ustawieniach skrzynki pocztowej. 

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak w pełni wykorzystać narzędzia Google Workspace w Twojej firmie i chcesz przetestować Gmail Signature Manager, umów się na bezpłatną konsultację ze specjalistą FOTC. Ta autorska aplikacja to tylko jedna z wielu korzyści, które zyskasz, decydując się na współpracę z naszą firmą.