Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć

Gdy przedsiębiorcy stają przed wyborem poczty dla swojej firmy, to intuicja często podpowiada im, że najlepiej korzystać ze sprawdzonych rozwiązań, które dobrze znają. Tym tropem dochodzą do wniosku, że poczta powinna działać tak dobrze, jak Gmail, ale z firmowym adresem. Na szczęście nic nie stoi na przeszkodzie, aby ten pomysł wdrożyć w życie. Poznaj najważniejsze informacje o Gmailu we własnej domenie. 

Gmail we własnej domenie, czyli Google Workspace 

Gmail nie jest osobną usługą – konto pocztowe wchodzi w skład szerszego pakietu aplikacji, czyli Google Workspace. Dzięki temu Twoja skrzynka będzie ściśle zintegrowana z Dyskiem Google (czyli przestrzenią do przechowywania plików online) oraz zestawem aplikacji biurowych:

• Google Docs – edytor tekstu,
• Google Sheets – arkusze kalkulacyjne,
• Google Slides – prezentacje multimedialne,
• Google Sites – kreator witryn www,
• Google Forms – formularze, testy i ankiety,
• Google Keep – notatki. 

Edytory plików Google wyróżniają się przede wszystkim tym, że działają w chmurze. Możesz więc z nich korzystać za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki temu użytkownicy mogą udostępniać pliki sobie nawzajem i wspólnie je edytować. 

Z pewnością zastanawiasz się, jaka jest różnica pomiędzy darmowymi aplikacjami Google a tymi, które są w pakiecie Google Workspace. Wyjaśnienie znajdziesz w tym artykule: Google Workspace vs darmowy Gmail – co sprawdzi się lepiej w Twojej firmie?

Poza aplikacjami do pracy biurowej, Google Workspace (dawniej G Suite) zawiera także wszystko, co niezbędne do komunikacji w firmie i poza nią. Choć email wciąż jest jednym z najpopularniejszych kanałów kontaktu z klientami, to wewnątrz organizacji dużo wygodniej jest używać narzędzi, takich jak:

• Google Meet – wideokonferencje nawet dla 1000 użytkowników z funkcją pokoi podrzędnych, podnoszenia ręki, inteligentnego rozmycia tła czy ankiet.
• Google Chat – błyskawiczne rozmowy 1:1 i pokoje grupowe z repozytorium plików oraz listami zadań.

Meet i Chat mogą być obsługiwane bezpośrednio w skrzynce pocztowej bez konieczności przełączania zakładek. Dzięki temu Gmail pełni dla użytkowników rolę centrum dowodzenia całą służbową komunikacją. Aplikacje komunikacyjne są doskonale zintegrowane nie tylko z Gmailem, ale także z Kalendarzem Google.

Zobacz też: 

• Gmail czy Outlook – którą pocztę firmową wybrać?
• Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?
• Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć
• Google Meet vs. Zoom – porównanie aplikacji do wideokonferencji

Każdy element zestawu narzędzi biurowych Google zachowuje też pełną funkcjonalność na smartfonach i tabletach przy pomocy aplikacji mobilnych. 

Zalety Gmaila w Google Workspace

• Profesjonalne konta pocztowe – firmowa domena w adresie email to wizytówka każdego biznesu, a Gmail to marka, którą dobrze znają Twoi pracownicy. Wygodna i prosta w obsłudze firmowa poczta z własną domeną pozwala zachować pełen profesjonalizm w obsłudze służbowej korespondencji.
• Najlepsza wyszukiwarka poczty – pasek przeszukiwania korespondencji u góry okna Gmaila pozwoli Ci znaleźć nie tylko kontakty, wątki i załączniki, ale także pliki i historię czatu. 

• Duża pojemność – każde konto Google Workspace Business ma od 30 GB do 5 TB przestrzeni do wykorzystania na Dysku Google, a użytkownicy Enterprise mogą dodatkowo zwiększyć przestrzeń, z której korzystają do przechowywania danych w chmurze. Dzięki temu możesz trzymać archiwum poczty oraz załączników nawet sprzed wielu lat i nie musisz martwić się o niewygodnie limity. 
• Grupy i aliasy – każdy użytkownik Gmaila może mieć nawet 30 aliasów (czyli alternatywnych adresów), a grupy mailowe pozwolą zadbać o transparentny obieg informacji w firmie. Więcej o grupach i aliasach dowiesz się z poniższego filmu

• Zaawansowane funkcje porządkowania skrzynki odbiorczej, których brakuje w większości konkurencyjnych rozwiązań. Aby zrozumieć, jak  najlepiej wykorzystać foldery, etykiety, filtrowanie, dodatkowe skrzynki, oznaczenia i inne sposoby na utrzymanie poczty pod kontrolą, przeczytaj artykuł: Jak wprowadzić i utrzymać Inbox Zero w Gmailu?
• Brak reklam i spamu – poczta Gmail w biznesowej odsłonie oferuje niezawodne filtry antyspamowe, które pozwolą pracownikom zarządzać codzienną pocztą bez zbędnych rozproszeń.
• Ochrona przed phishingiem – Gmail w Google Workspace wspiera zaawansowaną weryfikację nadawców dzięki rekordom DMARC i SPF oraz kluczom DKIM. To sprawia, że podejrzane wiadomości zostają wyraźnie oznaczone i ryzyko wyłudzenie informacji  od pracowników znacznie spada.

Pełna kontrola nad plikami i korespondencją

Zwieńczeniem wszystkich wyżej wymienionych zalet jest wspólna cecha pakietów Google Workspace, która jest szczególnie istotna z punktu widzenia pracodawcy –  zaawansowana kontrola administracyjna nad bezpieczeństwem i danymi firmy. Konsola instancji konta Google Workspace pozwala skonfigurować dziesiątki różnych opcji zabezpieczeń, sprawować nadzór nad kontami użytkowników oraz nad wykorzystaniem poszczególnych elementów usługi.

Funkcje panelu administratora to między innymi:

• możliwość wymuszenia weryfikacji dwuetapowej i kontrola siły haseł do służbowych kont użytkowników,
• wybór regionu przechowywania danych,
• spersonalizowane alerty bezpieczeństwa,
• dziennik kontrolny Dysku Google,
• system Data Loss Prevention,
• ustawianie reguł archiwizacji korespondencji,
• przywracanie usuniętych kont,
• odzyskiwanie danych z Gmaila i Dysku nawet do 25 dni po usunięciu ich przez użytkownika,
• zarządzanie urządzeniami mobilnymi, na których są przetwarzane dane firmy. 

Własna domena w Gmail – Jak założyć konto? 

Jeśli kupiłeś już firmową domenę, to stworzenie instancji Google Workspace dla Twojej firmy i dodanie kont pocztowych użytkowników można osiągnąć w kilku krokach: 

1. Znajdź lokalnego partnera Google Cloud, który Ci pomoże

Możesz kupić usługę bezpośrednio na stronie Google, ale wbrew pozorom nie jest to najłatwiejszy sposób na to, by zyskać mail z własną domeną. Google stworzyło sobie sieć lokalnych partnerów, czyli licencjonowanych zespołów specjalizujących się we wdrożeniach usług chmurowych w firmach na danym obszarze. Na współpracy z partnerem nic nie tracisz, a możesz sporo zyskać.

Jeśli zastanawiasz się, ile kosztuje własna domena w Gmailu, to dobra wiadomość jest taka, że ceny zaczynają się już od 24,3 zł na miesiąc za każdego użytkownika. Jeszcze lepsza wiadomość jest zaś taka, że kwotę tę można obniżyć, kupując licencję u partnera Google Cloud, takiego jak FOTC.

Ale niższe ceny, to nie wszystko, co możesz zyskać, zgłaszając się do nas. Oprócz tego oferujemy m.in.:

• Konsultacje z certyfikowanym doradcą, który pomoże dobrać najlepsze rozwiązanie do potrzeb swojej firmy.
• Okres testowy wydłużony do 30 dni (w Google trial trwa tylko 14 dni).
• Polskojęzyczną obsługę i fakturowanie.
• Pomoc w konfiguracji usługi i migracji danych.
• Szkolenia dla administratorów i użytkowników.
• Profesjonalny proces change management.
• Wsparcie techniczne w języku polskim, dostępne w trybie 24/7.

FOTC to polski partner Google Cloud – skontaktuj się z nami, jeśli myślisz o wdrożeniu konta Google Workspace w swoim przedsiębiorstwie. Zaufało nam już ponad 3000 firm z całej Europy.

2. Utworzenie instancji i potwierdzenie własności domeny 

Podczas, gdy przedstawiciel partnera Google będzie tworzył instancję Google Workspace dla Twojej firmy, Ty możesz zająć się procesem weryfikacji domeny, który wygląda następująco: 

• Zaloguj się na stronie dostawcy domeny, czyli na platformie, na której kupiłeś swoją firmową domenę.
• Przejdź do ustawień rekordów DNS i w odpowiednim polu dodaj rekord weryfikacyjny (TXT, CNAME lub MX), wysłany podczas rejestracji do Google Workspace. Inna metoda to przesłanie metatagu lub pliku HTML na swoją witrynę internetową.
• Otwórz konsolę administracyjną i zgłoś, że rekord jest już dodany i może zostać wyszukany – jeśli wyszukiwanie przebiegnie pomyślnie, to domena zostanie przypisana do instancji. 

3. Wstępna ustawienia usługi Google Workspace

W nowopowstałej instancji musisz wyrazić zgodę na warunki usługi, przypisać role administracyjne i przeprowadzić podstawową konfigurację protokołów poczty. Następnie przejdź do konfiguracji środowiska, czyli m.in.:

• ustalenia jednostek organizacyjnych,
• dodania domen i aliasów domeny,
• utworzenia kont użytkowników,
• ustawienia aliasów dla użytkowników,
• ustawienie grup mailowych,
• administracyjnych ustawień aplikacji (m.in. Dysku Google, Gmaila i Kalendarza Google). 

4. Migracja danych poczty (opcjonalnie)

Specjaliści z FOTC mogą pomóc Twoim pracownikom przenieść historię korespondencji z rozwiązania pocztowego, z którego korzystaliście dotychczas, na służbowe konta Gmail dla firm. W tym celu musisz przygotować dla nas: 

• Informację o strukturze organizacji, 
• Główny kanał kontaktu oraz dane osoby odpowiedzialnej za proces wdrożenia po stronie klienta,
• Lista kont źródłowych (z przypisanymi hasłami) i wyznaczone konta docelowe w Google Workspace, na które ma zostać przeniesiona zawartość skrzynek. 

Zobacz także:

• Jak pracownicy Radio 357 pracują hybrydowo dzięki Google Workspace.
• Dlaczego firma Hand2Band zdecydowała się porzucić stary system pocztowy na rzecz Google Workspace?
• Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Poczta we własnej domenie od Google to doskonały wybór. Jeśli chcesz dowiedzieć się o niej jeszcze więcej, przejdź na stronę Google Workspace lub skontaktuj się z nami.