Google Workspace vs Microsoft 365 – ce ar trebui să alegi?

Antreprenorii aflați într-o etapă incipientă a dezvoltării afacerilor lor au de făcut o alegere importantă. Ce instrumente să alegeți pentru cooperare, comunicare, stocare de date și alte servicii digitale pentru angajați? Bătălia principală pentru clienții care au nevoie de un serviciu cloud all-in-one bazat pe abonament are loc între Microsoft 365, cunoscut și Microsoft Office, vs Google Workspace (anterior cunoscut drept G Suite).

De ce este importantă această comparație?

De obicei, evităm să comparăm software-urile de productivitate Google și Office 365 (Word, Excel, Powerpoint). Într-adevăr, o companie care are titulatura de Google Premier Partner nu poate fi obiectivă într-o astfel de discuție.

Cu toate acestea, am decis să adresăm acest subiect din cauza feedback-ului clienților noștri și a unei liste de întrebări frecvente pe aceste subiect. O temă recurentă cu care ne întâlnim este faptul că, deși factorii de decizie din companii nu au probleme cu o evaluare independentă a funcționalității serviciilor, cât a sferei de aplicare a acestora, acestora le este dificil să tragă concluzii despre aplicațiile Office ca aplicații desktop și Google Workspace sau aplicații cloud.

Am decis astfel să enumerăm asemănările și diferențele de bază dintre servicii. Vrem să vă prezentăm un profil general al organizațiilor care au luat deja această decizie pentru echipele lor. Sperăm ca la finalul acestui material, persoanele care încă ezită între Google Workspace și Office 365 să poată lua decizia cea mai potrivită. Ce să fie? Un cont premium Google sau varianta Outlook?

Google Workspace (G Suite) vs. Microsoft 365 – asemănări

În primul rând, Google Workspace și Microsoft Office 365 nu sunt servicii complet opuse, ci doar concurente. Din contră, mai toate aplicațiile Office 365 au un echivalent în suita Google Workspace. Există mii de funcții asemănătoare în fiecare aplicație, fie Word, Excel și Powerpoint. În plus, produc fișiere cu aceleași extensii (.doc, .xls etc.), deci sunt chiar compatibile. Astfel că puteți deschide un document Google în Word și invers, documente Google Docs pe desktop, în Word.

Abonamente – ambele suite de productivitate pentru birou sunt servicii pe care le puteți „închiria” pentru o anumită perioadă. Fiecare licență cumpărată reprezintă un cont pentru un utilizator Microsoft Office 365 sau Google. Astfel, nu trebuie să vă decideți asupra unei investiții mari în avans. Scalarea ulterioară a suitei rămâne ulterior doar o problemă de a cumpăra mai multe licențe sau de a actualiza pachetul.

Instrumente de comunicare – atât Microsoft 365 cât și Google Workspace vă oferă o adresă de e-mail personalizată cu domeniul companiei, spațiu pentru conferințe video, platformă de schimb de informații și chat de grup. Outlook vă intermediază Teams pentru un cont Microsoft, iar Gmail are Google Meet integrat în chat și oferă posibilități similare în acest sens.

Software de birou – Funcțiile aplicațiilor Google Workspace și Microsoft 365 se suprapun într-o mare măsură. Cu toate acestea Google a fost creat ca software cloud, în timp ce Microsoft oferă încă planuri și programe clasice nemuritoare de care aveți nevoie într-un cadru office. În ambele servicii, puteți lucra colaborativ pe fișierele și le puteți partaja cu persoane din afara organizației voastre.

Securitate – ambele servicii cloud lasă administratorilor un control maxim asupra datelor companiei și a securității.

Google Workspace vs Microsoft 365 – cum diferă?

Gmail și Outlook – Cea mai mare diferență între serviciile Microsoft Office 365 și Google este vizibilă în căsuța poștală. Google a integrat Gmail cu toate aplicațiile Google Workspace, astfel încât utilizatorii să poată avea e-mailuri, chat-uri, documente și conferințe video simultan într-o fereastră a browserului, indiferent de spațiu de stocare disponibil. Datorită acestui fapt, puteți menține comunicarea externă și internă sub control fără a comuta file, așa cum se obișnuiește cu aplicațiile Office 365. Gmail, serviciul de mail Google, este cunoscut și pentru opțiunile sale avansate de căutare, disponibile pentru varianta de mobil și desktop. Cu toate acestea, susținătorii clienților de e-mail local preferă în continuare Microsoft Outlook în locul Gmail.

Funcționalitatea software-ului de productivitate de birou în întreprindere – Deși Google Workspace câștigă în domeniul comunicării și optimizării pentru munca online, programele Microsoft Office 365 oferă în continuare cele mai multe posibilități de editare a fișierelor și de efectuare a operațiunilor complexe în Powerpoint și fișiere Excel.

Stocare cloud – Spațiul de stocare poate fi un alt diferențiator, în special când vorbim de spațiu de stocare OneDrive. Microsoft Office 365 oferă acces utilizatorilor 1 TB pe OneDrive în orice pachet. Capacitatea de stocare Google Workspace depinde însă de doi factori – varianta de serviciu și numărul de utilizatori. În pachetul de bază, fiecare cont are 30 GB spațiu. În pachetul Business, spațiul de stocare este de 1 TB de dar atunci când există mai mult de 5 licențe, organizația câștigă spațiu nelimitat în Google Drive.

Google Workspace vs. Microsoft 365 – care este mai ieftin?

Șansele sunt mari ca dvs. și angajații organizației să utilizați deja aplicațiile Office 365 sau Google Workspace. Ambele servicii oferă și variante gratuite pentru utilizatorii individuali care configurează un cont Gmail sau Office 365.

Aceste conturi au incluse aceleași aplicații și funcții, dar nu oferă mai multe soluții cheie avansate pentru afaceri, precum:

• domeniu personalizat în e-mail,
• spațiu vast de stocare în cloud,
• opțiuni de gestionare conturi și dispozitive,
• integrare cu alte instrumente de afaceri și aplicații.

Dacă administrați o organizație prezentă digital, care trebuie să afișeze un look profesionist în fața clienților și, în același timp, să colaboreze liber online, atunci aveți nevoie de Google Workspace sau Office 365 în una dintre variantele de business sau business premium. Costurile ambelor servicii nu diferă mult.

Prețurile nete Microsoft 365 pe utilizator pe lună:

• Microsoft 365 Business Basic – 5,60 € cu abonament anual – Acest pachet vă permite să utilizați numai Excel Online și nu include o licență pentru utilizarea programelor locale Office.
• Microsoft 365 Business Standard – 11,70 € cu abonament anual / 12,60 € cu abonament lunar
• Microsoft 365 Business Premium – 20,60 € cu abonament anual

Prețuri nete Google Workspace pe utilizator pe lună: 

• Google Workspace Business Starter – 5,18 € cu abonament lunar 
• Google Workspace Business Standard – 10,35 € cu abonament lunar
• Google Workspace Business Plus – 15,53 € cu abonament lunar
• Google Workspace Enterprise – Cele trei variante Enterprise sunt pentru companii care necesită mai mult de 300 de licențe. Pentru lista exactă a prețurilor, vă rugăm să ne contactați pe link-ul acesta.

În anumite condiții, puteți obține o reduceri suplimentare contractând un angajament anual cu un partener oficial Google Cloud.

Cum luați o decizie între Google vs Microsoft?

Costul serviciului nu trebuie să fie singurul factor care influențează deciziile șefilor echipelor responsabile. Ce altceva trebuie luat în considerare când alegeți între Google Workspace și Office 365?

Stilul de lucru într-o organizație – puteți utiliza mobilitatea și versatilitatea instrumentelor sau mai mult pe funcționalitatea avansată a soluțiilor locale? Interfața aplicațiilor Office 365 se va descurca mai bine pentru echipele care lucrează mai static și tradițional. Echipele flexibile ar trebui să aleagă Google Workspace. Vor avea acces la documente mereu actualizate în cloud, aplicații intuitive Google, securitate și planuri ușor de accesat. Aveți nevoie de o singură parolă pentru a accesa toate aceste aplicații și pentru a accede la documente și fișiere.

Preferințele și obiceiurile echipei – unii angajați aparținând de Generația X au studiat și lucrează de ani la rând în programele locale Microsoft și Office 365. În schimb, milenialii și succesorii lor sunt obișnuiți cu Gmail și prosperă în colaborarea online dintre aplicațiile web. Dacă echipa dvs și întreaga companie este numeroasă și diversă, recomandăm să rezolvați schimbările cheie ale sistemului cu un vot colectiv.

Sugestii pentru viitorii administratori de sistem – comoditatea nu se rezumă numai la funcțiile aplicațiilor în sine, ci și la panoul consolei pentru gestionarea securității, conturilor, integrării și arhivării de date. Doar administratorii vor avea acces la aceste opțiuni, motiv pentru care este atât de important să consultăm această decizie cu ei și să discutăm fiecare opțiune.

Aplicații Workspace vs. Microsoft Office

Puteți duce comparațiile chiar un pas mai departe. Analizați și aplicațiile individual și decideți dacă ați lucra mai bine cu serviciul de email Gmail sau Outlook. Luați îîn calcul rutina de lucru a angajaților voștri și alegeți apoi și între stocarea pe Google Drive sau pe OneDrive. Cu fiecare aplicație asumată, sunteți cu un pas mai aproape de o soluție office asumată și potrivită nevoilor companiei dvs.

Când ar trebui să faceți un compromis?

Dacă fiecare departament din companie are un stil de lucru diferit și nevoi specifice, atunci puteți lua în considerare încă o soluție – oferiți angajaților Google Workspace și Office 365 simultan.

Contrar credinței comune, aceasta nu este o opțiune atât de ieșită din comun. Deși, fără îndoială, un sistem unificat de poștă, programe de birou și instrumente de comunicare este cea mai bună configurare posibilă.

Atât serviciile Office 365 cât și Google Workspace se bazează pe o taxă de abonament lunară pentru fiecare cont de utilizator. Datorită acestui fapt, implementarea ambelor servicii, Office și Suite, într-o singură organizație nu este o problemă. Unele companii oferă o gamă largă de instrumente pentru departamente întregi, iar altele pentru angajați individuali.

De exemplu, dacă o companie este formată din departamentele IT, HR, Contabilitate, Marketing, Achiziții, Vânzări și Serviciul Clienți, diviziunea acestor instrumente ar putea fi:

Marketing, Vânzări, Serviciu Clienți și IT sunt departamente foarte dinamice. Acestea folosesc des instrumente externe pentru analize, comunicări și activități promoționale. Prin urmare, în cazul lor, software-ul de birou Google Workspace ar fi mai potrivit. Acesta oferă un număr mare de integrări pentru afaceri, căutare rapidă în inbox și aplicații web simple.

Pe de altă parte, angajații din contabilitate, achiziții și resurse umane operează pe baze de date mari și au un stil de lucru mai individual. Datorită acestui lucru, ar putea fi mai bine pentru ei să utilizeze ceea ce aplicațiile Office 365 oferă.

Avantajele unei soluții mixte: 

• Posibilitatea testării ambelor soluții și colectarea feedback-ului înainte de a lua o decizie finală.
• Fiecare angajat are acces la instrumentele pe care le cunoaște și le preferă.
• Documentele din aplicațiile Google și Office 365 sunt compatibile. Dacă lucrați cu o multitudine de formate de fișiere, nu veți avea probleme în a gestiona fluxul de informații.

Dezavantajele unei soluții mixte: 

• Două console pentru gestionarea contului și securitate reprezintă un efort dublu pentru administrator.
• Nu există un centru de administrare unificat în întreaga companie.
• Optimizare complicată a costurilor.

Alegeți serviciul Google sub ghidajul unui partener Google certificat

Dacă sunteți în căutarea unei suite moderne de productivitate pentru afacerea dvs., Google Workspace este alegerea perfectă. Oferă o gamă largă de instrumente și caracteristici care vă pot ajuta să îmbunătățiți colaborarea, comunicarea și eficiența în orice format actual de muncă.

În calitate de partener oficial Google, avem experiența și certificările pentru a vă ajuta să profitați la maximum de Google Workspace. Vă putem ajuta să configurați licențele, să vă pregătiți echipele și să vă migrați datele de la soluția actuală la Google. Vă oferim asistență continuă pentru a ne asigura că utilizați Google Workspace la întregul său potențial.

Contactați-ne astăzi pentru o consultație gratuită. Aflați de la echipa noastră de experți cloud mai multe despre Google Workspace. Învățați pas cu pas cum să explorați aplicațiile și să îmbunătățiți productivitatea în cadrul organizației dvs.