În 2023, zilnic sunt trimise 347,3 miliarde de email-uri între utilizatorii de Internet. Mailul este fără discuții una dintre cele mai folosite metode de comunicare pentru utilizatori și companii deopotrivă. V-ați întrebat vreodată însă ce se întâmplă după ce apăsați butonul ”Trimite”? Cum ajung mesajele companiei la clienții și colaboratorii săi? Aici intră în scenă SMTP.
Email-urile voastre ajung la destinație după ce se angrenează un proces complex, în centrul căruia se află protocopul SMTP. Nici Gmail și nici alte servicii de mail nu vă vor solicita configurarea protocoalelor acestora. Este însă util să înțelegeți ce este SMTP, cum funcționează și cum se configurează email-urile de afaceri și nu numai.
Ce este SMTP?
SMTP (abrevierea pentru Simple Mail Transfer Protocol) este unul dintre protocoalele standard de comunicare prin e-mail. Este un protocol simplu, bazat pe text, care permite schimbul de e-mailuri pe internet. Acesta are nevoie de cel puțin un destinatar pentru mesajul trimis.
Clienții de e-mail, cum ar fi Thunderbird sau Microsoft Outlook, se bazează adesea pe SMTP atunci când trimit e-mailuri. Pentru preluarea acestora, este necesar un alt protocol numit IMAP (sau versiunea mai veche POP3). Acesta este motivul pentru care SMTP este adesea menționat ca un server de e-mail outgoing (de ieșire).
1. Email profesional cu Gmail
Cum funcționează un server SMTP?
SMTP conține informații necesare serviciilor și clienților de e-mail pentru a crea o conexiune bidirecțională între servere și pentru a livra mesajele trimise în căsuța de e-mail corectă a destinatarilor. Procesul efectiv arată după cum urmează:
- SMTP inițializează legătura dintre serverul de e-mail de expediere și cel de primire. Serverul de ieșire trimite comentarii de la celălalt capăt.
- Serverul de ieșire emite comanda MAIL indicând că mesajul este trimis atunci când transmisia este stabilită și confirmată.
- După ce serverul de primire primește mesajul, trimite înapoi comanda OK.
- OK este semnalul pentru ca serverul de trimitere să specifice un destinatar în comanda RCPT.
- Dacă punctul de primire confirmă că destinatarul este indicat corect, acesta emite o altă comandă OK.
Alte comenzi simple pe care le înțeleg serverele SMTP sunt:
- HELO – pentru identificarea proprie
- EHLO – identificarea extinsă a unui server
- DATA – specificați corpul mesajului
- RSET – resetare
- QUIT – părăsiți sesiunea
- HELP – obțineți ajutor pentru comenzi
- VRFY – verificați o adresă
- EXPN – extindeți o adresă
Un server SMTP este similar serverelor obișnuite, însă este conceput în mod explicit pentru a facilita trimiterea, primirea și verificarea mesajelor.
Fără servere SMTP, e-mailurile de afaceri ale companiei nu ar putea ajunge la destinatari. Mesajul vostru este convertit în linii de cod ori de câte ori apeși butonul de expediere mesaj. Acesta trebuie apoi să fie procesat de server pentru a fi transmis în căsuța poștală corectă. Serverele SMTP ajută, de asemenea, la protecția utilizatorilor în fața erorilor. Acestea informează serverul expeditorului dacă există o problemă cu livrarea din cauza unei adrese incorecte.
SMTP este aplicabil și atunci când doriți să redirecționați mesaje sau să trimiteți e-mailuri către mai mulți destinatari simultan – de exemplu, în timpul unei campanii de e-mail marketing.
Fiți la curent cu cele mai recente știri despre productivitate și colaborare
De ce să alegeți SMTP?
- Pentru a proteja relațiile cu clienții
Un serviciu SMTP va proteja reputația IP-ului companiei și va interzice expedierea oricărui mesaj spam dinspre serverele acesteia. Securitatea asta se va extinde astfel și asupra relațiilor actuale cu clienți sau potențiali clienți.
- Pentru a economisi timp valoros
Aproximativ 25% din tichetele primite de echipele de suport sunt cauzate de probleme legate de livrarea email-urilor. Fără un filtru spam outbound, un IP compromis le va cauza numeroase probleme și timp pierdut angajaților tăi.
- Garanția unui server SMTP
Cu un serviciu SMTP, vă puteți asigura că email-urile importante ajung în căsuța electronică potrivită. Nu mai aveți de ce să vă temeți de foldere Junk sau emailuri complet blocate.
- Garanția tehnologiilor testate
Google și Gmail au limite stricte pentru a descuraja campaniile spam. Google analizează toate email-urile care pornesc dinspre serverele tale, detectând spam-ul și raportându-l pentru a bloca conturile astfel compromise.
Diferențele dintre SMTP și alte protocoale
Protocolul de email este un intermediar standard care lucrează între clientul de email (ca Thunderbird, Apple Mail) și serverul de email (ca Gmail, Outlook, Yahoo). Protocolul se ocupă astfel de transmiterea datelor de la expeditor la destinatar: din clientul de email al expeditorului către serverul de email al acestuia, mai departe către serverul de email al destinatarului și în cele din urmă în clientul de email al acestuia.
Principalele protocoale de email pe care le veți întâlni sunt IMAP, POP3 și SMTP, primele două fiind pentru trimiterea și primirea email-urilor de pe un server de mail, în timp ce SMTP este folosit pentru expedierea email-urilor între serverele de mail, cât și pentru transferul de pe un email de client pe un server și viceversa.
IMAP (Internet Message Access Protocol)
IMAP este cel mai cunoscut protocol de mail folosit pentru a accesa un cont de email din locații multiple, care păstrează email-urile pe serverul de mailing. Nu este un protocol suportat de mulți provideri deoarece stochează mesajele în mod nedefinit și folosește astfel spațiu de stocare pe disc. Acest lucru poate fi un real inconvenient deoarece mail-urile adesea conțin atașamente care vor ocupa spații de stocare semnificative.
Un alt inconvenient pentru IMAP este faptul că adresa de email se poate accesa doar prin conexiune la Internet, tocmai pentru că nu se fac copii ale acestora pe hard drive-ul device-ului pe care îl folosiți.
POP3 (Post Office Protocol)
DIferit de IMAP, un cont de email POP3 va descărca mailul pe computerul local în mod implicit și se va șterge de pe serverul de mail, prevenind astfel ca alte dispozitive să poată citi același mail. Astfel, mailurile expediate vor rămâne doar în folderul de Trimise și niciodată pe serverul de email.
Mai vechi decât IMAP4 și ca atare mai puțin puternic decât acesta, protocolul POP3 a fost creat pentru a fi folosit în modul offline, în special în vremurile cu conexiune dial-up. Printre dezavantajele POP3 se numără un acces dificil la email din alte locații sau de pe alte dispozitive, în special în era muncii remote care presupune o flexibilitate pentru conectare oricând și de oriunde.
Ai nevoie de ajutor profesionist pentru conturile Gmail de afaceri?
Dacă tu și echipa ta întâmpinați probleme cu conturile Gmail sau cu orice altă aplicație Google Workspace, FOTC vă poate ajuta. Echipa noastră de ingineri cloud este specializată în asistența companiilor în timpul implementării, migrării și configurării serviciilor Google Cloud. Vă putem audita setările de securitate, vă putem oferi instruire și vă putem remedia orice probleme pe care le întâmpină utilizatorii sau administratorii din organizația dvs.
Echipa noastră vă poate ajuta și cu reducerea costurilor pentru abonamentele Google Workspace, reduceri exclusiv garantate de o companie parteneră Google ca FOTC.
