Spis treści
Przedsiębiorcy na wczesnym etapie rozwoju własnego biznesu stają przed wyborem narzędzi do współpracy, komunikacji i przechowywania danych. Choć rozwiązań jest wiele, to bój o klientów poszukujących chmurowej usługi all-in-one opartej na subskrypcji rozgrywa się w głównej mierze między Microsoftem a Google.
Dlaczego to porównanie jest ważne?
Zazwyczaj unikamy porównywania biurowych pakietów Google i Microsoftu, ze względu na (uzasadnione) zarzuty, że firma, która ma tytuł Google Premier Partnera, nie może być obiektywna. Tym razem również długo się przed tym wzbranialiśmy.
Jednak zdecydowaliśmy się podjąć ten temat ze względu na prośby naszych klientów. Okazuje się bowiem, że choć osoby decyzyjne w firmach nie mają problemów z samodzielną oceną możliwości obu usług i zakresu aplikacji wchodzących w ich skład, to w końcowym etapie trudno im wyciągnąć ogólne wnioski.
Dlatego postanowiliśmy przedstawić uogólniony profil przedsiębiorstw, które tę decyzję mają już za sobą, a także wypisać podstawowe podobieństwa i różnice między usługami. Mamy nadzieję, że dzięki temu osoby, które nadal wahają się między Google Workspace a Microsoft 365, podejmą decyzję najlepiej dopasowaną do swoich potrzeb.
FOTC to dłuższe testy, tańsze pakiety i wsparcie 24/7.
Google Workspace vs Microsoft 365 – podobieństwa
Jeśli interesuje Cię kompleksowe, ponadstustronicowe porównanie Google Workspace z Microsoft 365 to sprawdź przygotowany przez ebook, który pobierzesz za darmo:
Pobierz ebook: Microsoft 365 vs Google Workspace. Porównanie pakietów narzędzi biurowych dla firm.
Subskrypcja
Oba pakiety są usługami, które wykupujesz na określony czas i dla określonej liczby użytkowników. Dzięki temu nie musisz decydować się na dużą inwestycję z góry, a skalowanie biznesu to tylko kwestia dokupienia licencji lub upgrade’u pakietu.
Narzędzia do komunikacji
Zarówno Microsoft 365 jak i Google Workspace (wcześniej G Suite) zapewniają skrzynkę pocztową, przestrzeń do wideokonferencji, platformę wymiany informacji i czat grupowy. Outlook z usługą Teams i Gmail zintegrowany z czatem oraz Google Meet dają w tym zakresie podobne możliwości.
Pobierz raport: Microsoft 365 vs Google Workspace. Wpływ na prowadzenie biznesu.
Oprogramowanie biurowe
Funkcje aplikacji Google Workspace i Microsoft 365 w dużej mierze się pokrywają, jednak Google zostało stworzone jako cloud-native, podczas gdy Microsoft nadal oferuje klasyczne programy, które instalowane są również lokalnie. W obu usługach możesz współpracować na plikach przez Internet oraz udostępniać je osobom spoza swojej organizacji. Co ważne, aplikacje webowe Google działają w trybie offline – oznacza to, że jeśli podczas pracy nad plikiem doświadczysz chwilowych problemów z połączeniem internetowym, to w niczym Ci to nie przeszkodzi. Zmiany wprowadzone offline są aktualizowane natychmiast po tym, gdy ponownie połączysz się z Internetem.
Bezpieczeństwo
Obie usługi chmurowe pozostawiają administratorom maksymalną kontrolę nad danymi firmy i zabezpieczeniami. Korzystając z Google Workspace, możesz też zarządzać tożsamością w chmurze i logowaniami SSO przy pomocy Google Cloud Identity. Odpowiednikiem tej usługi w Microsoft 365 jest Azure AD.
Google Workspace vs Microsoft 365 – różnice
Gmail i Outlook
Największa różnica między usługami Microsoftu i Google to poczta. Google zintegrowało skrzynkę Gmail ze wszystkimi aplikacjami Google Workspace, aby w jednym oknie przeglądarki użytkownicy mieli dostęp do maili, czatu, dokumentów i wideokonferencji. Niedawno firma poszła o krok dalej i zaproponowała swoim użytkownikom interfejs Gmaila, który jest zintegrowany z Chatem, Pokojami i Meet. Dzięki temu komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna jest zawsze pod kontrolą użytkowników.
Czytaj też:
- Gmail czy Outlook – którą pocztę firmową wybrać?
- Nowy Gmail? Znamy wszystkie szczegóły odświeżonego wyglądu usługi
Gmail jest też znany z zaawansowanych opcji wyszukiwania w poczcie, przejrzystego wyglądu i szeregu narzędzi służących do zarządzania korespondencją. Microsoft Outlook jest natomiast najchętniej wybierany przez zwolenników lokalnych programów pocztowych. Gmail według rankingu poczty email, jest rozwiązaniem o bardziej przyjaznym interfejsie dla użytkowników.
Funkcjonalność programów biurowych
Tu różnica jest znacząca – Google Workspace zdecydowanie wygrywa w obszarze komunikacji i optymalizacji pracy online.
Jednocześnie programy Microsoftu dają większe możliwości edycji plików w programie Word i przeprowadzania skomplikowanych operacji w arkuszach Excel. To duża przewaga dla osób, które do swojej pracy potrzebują zaawansowanych możliwości w edycji plików tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych.
Jednocześnie pracownikom, którzy do wykonywania obowiązków służbowych potrzebują przede wszystkim podstawowych i średniozaawansowanych funkcji, programy od Google w zupełności wystarczą, a ich współpraca z innymi członkami zespołu będzie przebiegała wygodniej i wydajniej.
Co więcej, aplikacje webowe mają także wiele zalet – a jedną z najczęściej wymienianych jest ich uniwersalność. Programy offline są budowane z myślą o konkretnym systemie operacyjnym. Użytkownicy aplikacji webowych w ogóle nie muszą zmagać się z tym niewygodnym ograniczeniem – mogą z nich korzystać na każdym urządzeniu z systemem Windows, MacOS, Chrome OS, Linux czy innym, o ile połączą je z Internetem.
Czytaj też:
Przestrzeń w chmurze
Microsoft 365 w każdym pakiecie daje użytkownikom 1 TB na dysku OneDrive, podczas gdy w Google Workspace pojemność uzależniona jest od wariantu usługi. W pakiecie Business Starter każde konto ma 30 GB przestrzeni, w pakiecie Business Standard – 2 TB, zaś Business Plus zapewnia 5 TB miejsca na każdego użytkownika. Podobnie rzecz ma się z Google Workspace Enterprise, przy czym tu można zawnioskować również o okresowe zwiększenie przestrzeni na Dysku Google.
Czytaj też: Microsoft OneDrive vs Google Drive – porównanie chmurowych magazynów na pliki
Google Workspace vs Microsoft 365 – która usługa jest tańsza?
Istnieje ogromna szansa, że zarówno Ty jak i Twoi pracownicy korzystaliście już z aplikacji Google i Office. Obie te usługi oferują bezpłatne warianty dla użytkowników indywidualnych, którzy założą konto Gmail lub Microsoft.
Warianty prywatne oferują te same aplikacje i funkcje, ale nie dają kilku możliwości kluczowych dla biznesu:
- własnej domeny we adresie mailowym,
- dużej przestrzeni na dysku w chmurze,
- opcji zarządzania kontami i urządzeniami,
- integracji z innymi biznesowymi narzędziami.
Jeśli prowadzisz organizację, która chce wyraźnie zaznaczyć swoją obecność w Internecie, wyglądać profesjonalnie w oczach klientów, a przy tym swobodnie pracować online, to potrzebujesz pakietu Google Workspace lub Microsoft 365 w jednym z biznesowych wariantów. Koszty obu usług niewiele się od siebie różnią.
Microsoft 365 – opłaty miesięczne za użytkownika (ceny netto aktualne w styczniu 2024 roku):
- Microsoft 365 Business Basic – 5,60 € ze zobowiązaniem rocznym
- Microsoft 365 Business Standard – 11,70 € ze zobowiązaniem rocznym
- Microsoft 365 Business Premium – 20,60 € ze zobowiązaniem rocznym
Google Workspace – opłaty miesięczne za użytkownika (ceny netto aktualne w styczniu 2024 roku):
- Google Workspace Business Starter – 5,75 € ze zobowiązaniem rocznym lub 6,90 € ze zobowiązaniem miesięcznym
- Google Workspace Business Standard – 11,50 € ze zobowiązaniem rocznym lub 13,80 € ze zobowiązaniem miesięcznym
- Google Workspace Business Plus – 17,25 € ze zobowiązaniem rocznym lub 20,70 € ze zobowiązaniem miesięcznym
- Google Workspace Enterprise – cena ustalana jest indywidualnie. Aby poznać dokładny cennik, skontaktuj się z lokalnym Partnerem Google Cloud.
Co ważne, wystarczy spełnić kilka warunków, aby u lokalnego Partnera Google Cloud uzyskać zniżkę na licencję Google Workspace. W ramach współpracy z partnerem można też łączyć plany (np. Business Standard z Business Starter). W praktyce oznacza to, że możemy zoptymalizować koszty, jakie ponosisz obecnie za korzystanie z pakietu aplikacji od Google. Napisz do nas, abyśmy mogli ustalić, która oferta cenowa będzie najlepsza dla Twojej firmy.
Jak podjąć decyzję?
Koszt usługi nie powinien być jedynym czynnikiem, wpływającym na decyzje odpowiedzialnych managerów zespołów. Co jeszcze należy wziąć pod uwagę?
Styl pracy w organizacji
W swojej firmie stawiasz na mobilność i uniwersalność narzędzi, czy bardziej na zaawansowaną funkcjonalność związaną z rozwiązaniami lokalnymi? W przypadku bardziej statycznego i tradycyjnego trybu pracy biurowej lepiej sprawdzi się Microsoft 365. Natomiast elastyczne i nastawione na wydajną komunikację zespoły powinny wybrać Google Workspace. To drugie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdzi się w przypadku zespołów rozproszonych i firm, które wprowadziły zdalny lub hybrydowy model pracy.
Preferencje i przyzwyczajenia zespołu
Część pracowników z pokolenia X ma za sobą wiele lat nauki i pracy w lokalnych programach Microsoft Office. Natomiast millenialsi oraz ich następcy są przyzwyczajeni do Gmaila i współpracy online w aplikacjach webowych. Jednocześnie warto mieć na uwadze, że interfejs aplikacji wchodzących w skład Google Workspace jest naprawdę prosty, a odnalezienie poszczególnych funkcji – intuicyjne. Z rozmów z naszymi klientami wynika, że nawet starsi pracownicy w ich organizacjach nie mieli problemu z tym, aby przenieść swoją pracę do programów biurowych od Google.
Sugestie przyszłych administratorów systemu
Wygoda pracowników to nie tylko funkcje samych aplikacji, ale też opcje zarządzania bezpieczeństwem, kontami, integracjami i archiwizacją danych. Do tych opcji będą mieli dostęp tylko administratorzy, dlatego tak ważne jest, żeby skonsultować z nimi tę decyzję i wspólnie omówić każde brane pod uwagę rozwiązanie.
Kiedy warto wybrać kompromis?
Jeśli każdy dział w Twojej firmie ma inny styl pracy i specyficzne potrzeby, to możesz rozważyć jeszcze jedno rozwiązanie. A mianowicie zapewnić pracownikom Google Workspace i Microsoft 365 równocześnie. Wbrew pozorom, nie jest to rzadko wybierana ścieżka. Choć bez wątpienia zunifikowany system poczty, programów biurowych i narzędzi komunikacyjnych to najlepsze możliwe wyjście.
Zarówno usługi Microsoft 365, jak i Google Workspace są oparte na subskrypcji w formie miesięcznej opłaty za każde konto użytkownika. Dzięki temu wdrożenie obu usług w jednej organizacji nie stanowi problemu. Niektóre firmy oferują wybór narzędzi całym działom, a inne poszczególnym pracownikom.
Przykładowo, jeśli firma składa się z działu IT, HR, Rachunkowości, Marketingu, Zakupów, Sprzedaży i Obsługi klienta, to podział mógłby wyglądać następująco:
Marketing, Sprzedaż, Obsługa Klienta i IT to działy, które pracują bardzo dynamicznie. Korzystają one z dużej liczby zewnętrznych narzędzi do rozwiązywania zgłoszeń, analityki, komunikacji i działań promocyjnych. Dlatego w ich przypadku lepiej sprawdziłoby się oprogramowanie biurowe Google Workspace. Głównie ze względu na dużą liczbę integracji, szybkie wyszukiwanie w skrzynce i proste aplikacje webowe.
Z drugiej strony pracownicy Rachunkowości, Zakupów i Działu kadr operują na dużych bazach danych i mają bardziej indywidualny styl pracy. Dzięki temu najlepiej potrafią wykorzystać rozbudowane funkcje Excela, wchodzącego w skład pakitu Microsoft 365.
Zalety rozwiązania mieszanego:
- Możliwość przetestowania obu rozwiązań i zebranie informacji zwrotnych przed podjęciem ostatecznej decyzji.
- Każdy pracownik ma dostęp do narzędzi, które zna, lubi i preferuje.
- Dokumenty z aplikacji Google Workspace i Microsoft 365 są kompatybilne, więc mnogość formatów plików nie spowoduje zakłóceń w przepływie informacji.
Wady rozwiązanie mieszanego:
- Dwie konsole do zarządzania kontami i bezpieczeństwem to podwójny wysiłek dla administratora.
- Brak ujednoliconego kanału kontaktu w całej firmie.
- Trudniejsza optymalizacja kosztów.
FOTC to dłuższe testy, tańsze pakiety i wsparcie 24/7.
Jeśli wybierasz dla swojej firmy Google Workspace lub mieszankę licencji Google i Microsoft 365, to skontaktuj się z FOTC, aby poznać wszystkie obowiązujące zniżki oraz otrzymać wsparcie techniczne w języku polskim. Oferujemy również migrację poczty do nowego rozwiązania, szkolenia dla zespołów czy audyty bezpieczeństwa Google Workspace.
Zobacz też:
