20 powodów, dla których warto założyć pocztę firmową w Google

Wiarygodność firmy klienci i kontrahenci oceniają na wiele sposobów. Jednym z nich jest adres email jej pracowników. Wysłanie wiadomości na adres biuro@stalowedrzwi.com wzbudza większe zaufanie klienta niż e-mail do marex2043@gmail.com. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, Google obok swojej podstawowej wersji Gmaila dla użytkowników prywatnych, oferuje także pakiet Google Workspace (dawniej G Suite) dla firm. To rozwiązanie, to nie tylko profesjonalna poczta firmowa, ale też zestaw przydatnych aplikacji i zaawansowane funkcje zabezpieczeń.

Poczta firmowa w Google Workspace

Google Workspace to pakiet internetowych usług działających w chmurze, które mogą zapewnić Twojej działalności nowy sposób współpracy online. Najpopularniejsze narzędzia znajdujące się w ofercie to m.in. poczta firmowa w domenie firmy, dysk, kalendarz, dokumenty, arkusze kalkulacyjne czy też wideokonferencje w Google Meet.

Pobierz e-book: Gmail w profesjonalnej odsłonie. Najważniejsze cechy poczty dla firm od Google

Praca grupowa, wspólne planowanie spotkań w elektronicznych kalendarzach oraz dostęp do dokumentów z urządzeń mobilnych to tylko niektóre zalety wdrożenia tej usługi. Pakiet Google Workspace to elastyczne rozwiązanie, które idealnie sprawdza się w organizacjach każdej wielkości – od lokalnych przedsiębiorstw, przez kilkudziesięcioosobowe firmy, aż po międzynarodowe korporacje.

Sprawdź jakich korzyści możesz spodziewać się, wybierając firmową pocztę od Google.

1. Profesjonalny adres email dla firmy

Przedsiębiorcy każdego dnia starają się dostarczać klientom najwyższej jakości produkty i usługi. Szkoda by więc było, aby trud, jaki wkładają w budowanie marki, poszedł na marne. A może się tak stać przez tak trywialną kwestię, jak brak adresu mailowego w domenie własnej firmy. Nawet jeśli komuś mail firmowy za darmo wydaje się kuszącą propozycją, to warto mocno się zastanowić, czy gra jest warta świeczki. Prywatny mail podważa profesjonalizm i wiarygodność przedsiębiorstwa – zarówno w oczach klientów jak i potencjalnych pracowników. 

Zarówno ci pierwsi, jak i ci drudzy zdecydowanie lepiej postrzegają dane przedsiębiorstwo, kiedy dostają wiadomość z adresu biuro@nazwafirmy.pl lub imięnazwisko@nazwafirmy.pl, niż od użytkownika nazwafirmy@gmail.com. Mail firmowy we własnej domenie, to jedna z podstawowych cech odróżniających darmową wersję Gmaila od jego profesjonalnej odsłony dostępnej w ramach pakietu Google Workspace

Ale to nie wszystko! Poczta służbowa od Google pozwala tworzyć adresy pomocnicze. Przykładowo, jeśli na adres jan@cukiernia.com chciałbyś otrzymywać wiadomości przesyłane na sprzedaz@cukiernia.com, to wystarczy że utworzysz alias. Poczta, która zostanie wysłana na którykolwiek z tych adresów trafi do skrzynki odbiorczej tego samego użytkownika. Różnorodność adresów nie będzie wtedy stanowiła żadnego problemu ani dla ciebie ani dla Twoich klientów.

Zobacz też: Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć

Zobacz również, czym różni się Google Workspace od darmowej poczty Gmail?

2. Wygodne terminy spotkań – wspólny kalendarz

Gmail dla firm, to również wspólny kalendarz ułatwiający pracę zespołu. Możliwość tworzenia wydarzeń i spotkań w obrębie tej aplikacji pozwala na lepsze zarządzanie swoim czasem. Praktycznym rozwiązaniem jest również ustawianie przypomnień o nadchodzących wydarzeniach oraz informowanie współpracowników o urlopach i regularnych spotkaniach.

Pracując w zespole możesz też udostępnić swój kalendarz współpracownikom. Kiedy to zrobisz, osoby te będą mogły w kilka chwil sprawdzić, jak wygląda Twoje obłożenie czasowe, co znacznie poprawia przepływ pracy w zespole. 

Co więcej z poziomu konsoli Google Workspace administrator może dodać do Kalendarza zasoby firmy, takie jak sale konferencyjne, samochody, drukarki 3D, sprzęt do wideorozmów etc. Po odpowiedniej konfiguracji użytkownicy znajdą wszystkie te elementy na liście rozwijanej podczas tworzenia wydarzenia. Z tego poziomu mogą je zarezerwować w pożądanym przez siebie terminie. 

Ale organizacja i monitorowanie wewnętrznych przepływów pracy to nie jedyne zastosowanie kalendarza. Możesz tu również określić swoją dostępność i udostępnić Kalendarz na zewnątrz (np. na swojej stronie internetowej), a Twoi kontrahenci i klienci sami będą mogli rezerwować terminy spotkań (i to niezależnie od tego, czy posiadają konto w Google).

Narzędzie to znacząco podnosi wygodę korzystania ze strony i pozwala potencjalnym klientom na szybki kontakt z pracownikami firmy (np. handlowcami, konsultantami itp.) w dogodnym dla wszystkich terminie. A stąd już tylko jeden krok do podniesienia sprzedaży.

Zobacz też: Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

3. Kontrola nad danymi firmy – backup danych

Administrator Google Workspace może przywrócić służbową korespondencję nawet do 25 dni po usunięciu przez użytkownika poczty. Wybierając wersję Google Workspace Business Plus masz dostęp do narzędzia Google Vault, które pozwala archiwizować najważniejsze dane firmy według określonych zasad i przechowywać je bezpiecznie przez nieograniczony czas.

4. Więcej przestrzeni na firmowe dane

Darmowy Gmail daje użytkownikom 15 GB przestrzeni w chmurze, ale w warunkach służbowych taka pojemność na może okazać się niewystarczająca. Usługa Google Workspace proponuje 30 GB miejsca na dane dla każdego pracownika w wersji Business Starter, 2 TB w Business Standard, 5 TB w Business Plus, a niemal nielimitowaną przestrzeń w przypadku wersji Enterprise. Choć konta Enterprise domyślnie mieszczą po 5 TB danych, to FOTC może w dowolnym momencie zgłosić się do Google w imieniu klienta z prośbą o rozszerzenie przestrzeni. W efekcie firmy korzystające z najwyższych pakietów mogą wykorzystać w chmurze tyle miejsca, ile potrzebują.

Na każdą wykupioną licencję Google Workspace przypada określona ilość miejsca na dysku w chmurze, którą każdy użytkownik może wykorzystać na przechowywanie służbowych plików. Jednak w ramach usługi można stworzyć też Dyski Współdzielone (wcześniej Dyski Zespołu). Jest to przestrzeń, w której zespoły pracowników mogą przechowywać, uzyskiwać dostęp oraz wyszukiwać swoje pliki. Tak samo jak w przypadku zwykłego Dysku Google, są one dostępne wszędzie i z każdego urządzenia. Różnica polega na tym, że do zasobów na dysku współdzielonym dostęp mają wszystkie osoby, które zostały przypisanej do danej przestrzeni (np. pracownicy konkretnego działu).

Zobacz też:

• Dysk Google – jak przechowywać firmowe dokumenty i pliki
• Jak zwiększyć miejsce na Dysku Google

5. Gwarancja dostępności usługi przez 99,9% czasu

Czasy powszechnej cyfryzacji sprawiają, że coraz więcej firm zaczyna przenosić się do chmury. To rozwiązanie niesie ze sobą wiele zalet, ale zawsze warto pamiętać o drugiej stronie medalu. Opierając swoje procesy na zewnętrznych aplikacjach, przedsiębiorstwo traci pełną kontrolę nad firmową infrastrukturą, a co za tym idzie – również niezależność.

To z kolei budzi wśród przedsiębiorców uzasadnione obawy o to, czy zdarzenia losowe nie odetną ich pracowników od narzędzi wykonywania obowiązków służbowych i cyfrowych zasobów. W odpowiedzi Google oferuje swoim klientom umowę o gwarantowanym poziomie usługi. W jej ramach zobowiązuje się do tego, że zostając klientem Google Workspace, zyskujesz gwarancję, iż usługi wchodzące w skład pakietu będą dostępne przez minimum 99,9% czasu w każdym miesiącu kalendarzowym. 

Czytaj też: SLA 99,9% – co umowa o gwarantowanym poziomie usług Google oznacza dla Twojej firmy?

6. Współpraca w czasie rzeczywistym

Niezależnie od tego czy w danej chwili masz dostęp do Internetu, będąc w pracy możesz swobodnie korzystać z dokumentów, arkuszy oraz prezentacji na różnych urządzeniach. Wspólnie z członkami zespołu będziecie mogli pracować nad jednym dokumentem jednocześnie. Masz też możliwość obserwowania w czasie rzeczywistym zmian wprowadzanych przez innych użytkowników. Zmiany zapisują się automatycznie, ale w każdej chwili można sprawdzić historię edycji i przywrócić starszą wersję pliku.

Co ważne, Google cały czas rozwija swoje aplikacje, kładąc przy tym ogromny nacisk na ułatwianie komunikacji w zespole i podnoszenie produktywności pracy. Co miesiąc, na naszym blogu publikujemy artykuł z informacjami o najważniejszych nowościach w Google Workspace. Comiesięczne zestawienie przesyłamy też osobom zapisanym do naszego newslettera. Przykładem funkcji, która nie była od początku dostępna w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach jest możliwość utworzenia wideospotkania w obrębie omawianego pliku.

Dodawanie na bieżąco nowych funkcji to nie jedyna cecha charakterystyczna dla rozwoju Google Workspace. Producent cały czas dopracowuje też interfejs; znajduje kolejne sposoby na jeszcze lepszą integrację poszczególnych programów, a nawet przebudowuje całe aplikacje, jak miało to niedawno miejsce w przypadku Chatu. Wszystkie te zmiany pozytywnie wpływają na szybszą i wygodniejszą komunikację w zespołach.

Czytaj też: Gmail czy Outlook – którą pocztę firmową wybrać?

7. Podwójne bezpieczeństwo danych

Kwestie zachowania zabezpieczeń i prywatności są priorytetem dla każdego. Firmowy mail od Google daje możliwość ustawienia weryfikacji dwuetapowej, która zmniejsza ryzyko nieuprawnionego dostępu do służbowego konta. Dodatkowym krokiem, potwierdzającym tożsamość użytkownika, może być na przykład wpisanie kodu, przesłanego danej osobie SMS-em. Ale to nie jedyna możliwość.

Alternatywą jest tu stosowanie kluczy bezpieczeństwa, która wymaga użycia klucza USB. To niewielkie urządzenia, które przesyłają na urządzenie szyfrowany podpis, co skutecznie chroni przed włamaniem. Jeśli wszystko dane zostaną potrwierdzone, to następuje poprawne logowanie.

Czytaj też: Klucze bezpieczeństwa U2F – co to jest?

8. Wsparcie techniczne dla Twojego biznesu

Jest to zapewne jedna z najbardziej cenionych zalet pakietu Google Workspace – usługa obejmuje wsparcie techniczne od 8:00-18:00 w dni robocze. Takiego rozwiązania nie zaoferuje nam z pewnością darmowa wersja Gmaila. W razie problemów wsparcie możemy uzyskać przez telefon, czat oraz e-mail.

Sieć lokalnych partnerów Google świadczy profesjonalny support techniczny jeszcze szybciej i skuteczniej niż oficjalna infolinia Google. Polskim partnerem Google jest FOTC. Wsparcie techniczne świadczone przez naszą firmę dostępne jest przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Co więcej, nasi specjaliści rozmawiają w języku polskim. Skontaktuj się z nami, jeśli zastanawiasz się gdzie założyć maila firmowego – z pewnością Ci pomożemy.

9. Brak reklam oraz spamu, czyli bezpieczna poczta dla firm

Pękająca w szwach od nadmiaru reklam oraz spamu skrzynka zapewne nie raz przyprawiła Cię o zawrót głowy. Jeśli większość poranka musisz poświęcić na porządkowanie poczty i usuwanie zbędnych wiadomości, to znak, że czas przenieść się na pocztę dla firm. Użytkownicy Google Workspace nie muszę martwić się o tak prozaiczne rzeczy. Mail dla firm w Google posiada jeden z najlepszych filtrów antyspamowych na rynku, który po odpowiedniej konfiguracji blokuje wszystkie niechciane treści w naszej skrzynce odbiorczej.

Za skutecznością w blokowaniu spamu przez pocztę od Google stoi potężna technologia. Ale pomagają tu też użytkownicy, których w styczniu 2021 roku Gmail miał 1,8 miliarda. Oznacza to, że ponad 40% osób posiadających adres mailowy postanowiło skorzystać z tej konkretnej usługi. Dzięki tej mnogości Gmail bardzo szybko rozpoznaje kampanie spamowe. Wystarczy że odpowiednia liczba osób oznaczy wiadomość jako niechcianą, a Gmail automatycznie zacznie przekierowywać ją do skrzynki spamowej u swoich pozostałych użytkowników. Korzystając z poczty od Google, nie trzeba codziennie przedzierać się przez dziesiątki niechcianych wiadomości i reklam. 

Zobacz też: Ranking poczty email – gdzie najlepiej założyć konto pocztowe?

10. Redukcja kosztów

Platforma skutecznie pomaga osiągnąć redukcję kosztów zarówno operacyjnych, jak i kapitałowych. Ponadto pozwala je w pełni kontrolować i planować znacznie efektywniej. Czas poświęcony na kwestie związane z usługami i infrastrukturą zostaje skrócony, dzięki czemu możesz skupić się na zaspokajaniu potrzeb swoich klientów.

11. Poczta firmowa – adresy email pod kontrolą

Poczta firmowa posiada kolejną bardzo ważną zaletę, jaką jest kontrola adresów firmowych. Rotacja pracowników jest nieunikniona i z tym powinien liczyć się każdy przedsiębiorca, dlatego pełna ochrona wszystkich maili pozwala na zablokowanie dostępu do poczty Gmail osobie, która już nie pracuje na danym stanowisku. Ta sama licencja Google Workspace może być później wykorzystana do utworzenia konta dla nowego pracownika.

Zobacz też: Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

12. Proste tworzenie ankiet i formularzy

Dzięki aplikacji Formularze możesz bez dodatkowych opłat tworzyć niestandardowe formularze ankiet i kwestionariuszy. Estetyczny i uporządkowany wygląd ankiety z pewnością ułatwi kontakt z klientem oraz pozwoli uzyskać cenne informacje. Dodanie grafiki, filmu lub ułożenie pytań w ciekawy sposób bez wątpienia może uatrakcyjnić odpowiedzi respondentów.

13. Spotkania wideo czyli Google Meet

Prowadzenie rozmów wideo, spotkania biznesowe czy też organizowanie konferencji – takie nieograniczone możliwości daje usługa Google Meet. Do prowadzenia takich konwersacji można dołączać przy użyciu komputera, urządzenia mobilnego (przez internet lub sieć telefoniczną).

Oprócz tego w aplikacji Meet znajdziesz wiele ciekawych funkcji, takich jak napisy generowane na żywo, przeprowadzanie ankiet, sesje Q&A, możliwość tworzenia wirtualnych tablic czy nagrywania spotkań.

Ta ostatnia opcja przyda Ci się szczególnie wtedy, jeśli organizujesz webinary, prowadzisz szkolenia lub po prostu chcesz stworzyć materiały wideo, które w przyszłości będziesz udostępniać klientom lub wykorzystywać do zbierania leadów. W aplikacji możesz nagrać każde spotkanie, którego jesteś gospodarzem lub współgospodarzem. Oczywiście Meet możesz używać też po prostu jako rejestratora obrazu – w takiej sytuacji będziesz jedynym uczestnikiem rozmowy.

14. Łatwe administrowanie instancją

Wszystkimi usługami wchodzącymi w skład Google Workspace można zarządzać z poziomu konsoli administracyjnej. Jest to aplikacja, która pozwala skonfigurować ustawienia dotyczące bezpieczeństwa, uprawnień poszczególnych użytkowników czy zarządzania firmowymi urządzeniami. Administrator może na przykład dodawać i usuwać konta użytkowników, wymuszać na nich stosowanie silnych haseł czy weryfikacji dwuetapowej.

Centralne zarządzanie kontami niezwykle przydaje się, kiedy do zespołu dołącza nowy pracownik – dosłownie parę chwil wystarczy, aby skonfigurować konta kolejnych członków zespołu. Dane w Google Workspace odświeżane są automatycznie, więc nie trzeba już martwić się o aktualizację oprogramowania i poprawki zabezpieczeń.

Zobacz też: Google Workspace – bezpieczeństwo i zgodność z prawem

15. Tworzenie stron łatwo i przyjemnie bez linijki kodu

Aplikacja Witryny Google w pakiecie Google Workspace w prosty sposób umożliwia stworzenie strony internetowej nie pisząc przy tym nawet jednej linijki kodu. Takie rozwiązanie sprawdzi się świetnie w przedsiębiorstwie, które posiada ograniczone zasoby osób posiadających umiejętności programistyczne.

16. Zabezpieczenie danych na potrzeby postępowań sądowych

Mało kto zakłada czarne scenariusze, ale może zdarzyć się sytuacja, w której nasza firma stanie w obliczu problemów prawnych. Usługa Google Vault pomaga już wcześniej przygotować się na te wydarzenia umożliwiając skrupulatne przechowywanie danych użytkowników z Gmaila oraz rejestrowanych rozmów z Google Chat przez indywidualnie określony czas. Szybkie wyszukiwanie i odzyskiwanie danych to bardzo pomocne rozwiązanie w tego typu przypadkach. Dlatego już dzisiaj warto zastanowić się czy nasza poczta firmowa posiada tego typu rozwiązanie.

17. Tworzenie atrakcyjnych wizualnie prezentacji

Prezentacje są skutecznym sposobem na szybsze przekazanie zespołowi wiedzy oraz rozwiewanie wątpliwości klientów. Wiele osób jednocześnie może pracować nad jednym plikiem Prezentacji Google, dzięki czemu każdy posiada zawsze najnowszą wersję. To od Ciebie zależy, kto będzie mógł wyświetlać lub komentować treść prezentacji.

Prezentacje są też mocno zintegrowane z Meet, dzięki czemu prowadząc pokaz slajdów podczas spotkania online, możesz korzystać z menu, które pomoże Ci wygodnie poruszać się po prezentacji.

Co więcej, jako główny prezenter znajdziesz tam opcję przypisania innych uczestników do wspólnego prezentowania slajdów. Każdy współprezentujący będzie mógł: 

• ustawić widok publiczności, prezentacji i menu nawigującego w jednym oknie, 
• przełączać slajdy,
• włączać i wyłączać elementy multimedialne zamieszczone w prezentacji,
• podglądać notatki prowadzącego.

Funkcja ta wyeliminowała niewygodne sytuacje, w których podczas prezentacji trzeba na przykład prosić współpracownika o przełączenie slajdu.

18. Zapisz wszystko co przychodzi Ci do głowy

Organizacja pracy stanie się o wiele przyjemniejsza kiedy zaczniemy korzystać z Google Keep w ramach usługi Google Workspace. Firmowa integracja? Dużo rzeczy na głowie? Wystarczy ustawić przypomnienie oparte na lokalizacji, które samoistnie włączy się kiedy znajdziemy się obok danego miejsca. Dzięki aplikacji możemy zarządzać notatkami i błyskawicznie znajdować te, których w obecnej chwili potrzebujemy.

19. Dostęp do potrzebnych informacji we właściwym momencie

Poczta dla firm od Google to również Cloud Search. Narzędzie to umożliwia błyskawiczne znalezienie potrzebnych informacji, plików czy danych kontaktowych z całej instancje na dowolnym urządzeniu np. laptopie lub tablecie.

Cloud Search przeszukuje firmowe treści w Google Workspace oraz udostępnia pomocne dane i sugestie, które znacznie ułatwią organizację pracy w ciągu dnia. Dzięki tej wyszukiwarce w kilka sekund znajdziesz wszelkie przechowywane tu zasoby. Jednak jeśli plików, do których masz dostęp w chmurze, jest za dużo, możesz ograniczyć wyniki wyszukiwania za pomocą takich filtrów, jak:

• typ elementu,
• osoby,
• zmodyfikowano,
• lokalizacja,
• tylko tytuł,
• etykiety,
• do zrobienia.

20. Samodzielne tworzenie aplikacji biznesowych dzięki Google AppSheet

Google Workspace to nie tylko mail dla firm, ale również zaawansowane narzędzia i funkcje dla biznesu. Google AppSheet jest dostępną w pakiecie z innymi narzędziami platformą wpisującą się w popularny ostatnio trend no-code. Za jej pośrednictwem użytkownicy mogą tworzyć aplikacje mobilne i webowe. Narzędzie to powstało z myślą o specjalistach, którzy mają pomysł na to, jak usprawnić swoją pracę (np. poprzez upraszczanie wykonywanych działań czy automatyzację niektórych czynności), ale nie potrafią Programować. AppSheet usuwa te ograniczenia i sprawia, że pracownicy mogą tworzyć aplikacje na potrzeby własne i swoich organizacji. A wszystko bez ponoszenia wysokich kosztów związanych z zatrudnieniem deweloperów. 

Nie oznacza to przy tym, że aplikacje tworzone przy użyciu AppSheet są niefunkcjonalne. Wręcz przeciwnie – są w pełni responsywne, mogą mieć szczegółowo dopracowany interfejs, a połączenie ich z odpowiednimi źródłami danych sprawia, że dostępne w nich informacje (np. o stanach magazynowych sklepu) zawsze będą aktualne.

Zobacz nagrania z meetupu: Bezpieczeństwo i automatyzacja pracy w chmurze

Wypróbuj Google Workspace za darmo przez 30 dni

Profesjonalizm i właściwa prezencja powinny być wizytówką każdego biznesu. Poczta dla firmy nie może być wyjątkiem i tutaj należy już na początku zadbać o jej spójność z całą komunikacją wewnątrz firmy, jak również z klientami. Wybór powinien paść na rozwiązanie łatwo skalowalne, korzystne cenowo w stosunku do oferty, oraz przede wszystkim bezpieczne.

Jeśli chcesz przetestować e-mail firmowy za darmo, zgłoś się do nas. W FOTC oferujemy o 16 dni dłuższy okres próbny niż w Google oraz wsparcie techniczne i pomoc w konfiguracji konta w języku polskim.