O firmie
Misją WorkTrips.com jest rewolucjonizowanie i ułatwienie procesu planowania oraz organizacji podróży służbowych. Stworzona przez firmę innowacyjna platforma internetowa, za pośrednictwem której świadczy ona swoje usługi, umożliwia klientom zarządzanie wszystkimi aspektami podróży z jednego miejsca. A mowa tu o takich kwestiach jak rezerwacje lotów, hoteli, wynajem samochodów, zakup polis ubezpieczeniowych czy innych niezbędnych usług.
Współpracując z WorkTrips.com, firmy mogą korzystać z zaawansowanych narzędzi raportowania i analizy, które pozwalają na monitorowanie i optymalizację wydatków związanych z podróżami służbowymi ich pracowników. Platforma oferuje również funkcje zarządzania polityką podróży, umożliwiając swoim klientom ustalenie zasad dostosowanych do ich indywidualnych preferencji.
Klientom WorkTrips.com przez cały czas pomocą służy zespół doświadczonych agentów, rozwiązujących wszelkie problemy, które mogą się pojawić w trakcie wyjazdu. Specjaliści ci pracują w zespołach rozproszonych w trybie 24/7 i stanowią wsparcie na każdym etapie podróży – zaczynając od planowania, poprzez asystenturę w trakcie wyjazdu jak i po jego zakończeniu (raportowanie, analiza).
Wyzwanie
Początkowo WorkTrips.com korzystało z własnej wirtualnej maszyny z serwerem pocztowym, jednak wraz z rozwojem organizacji rozwiązanie to stało się uciążliwe. Obsługa korespondencji zajmowała wiele czasu, a sam serwer stał się niewygodny w utrzymaniu. Kiedy na dużą skalę zaczęto przyjmować klientów, ich onboarding znacznie się wydłużył. Konieczne stało się znalezienie rozwiązania, które przyspieszyłoby firmowe procesy i uprościło administrowanie serwerem.
Rozwiązanie
Zarząd WorkTrips.com zdecydował się na wdrożenie w firmie Gmaila. Jednym z najważniejszych powodów podjęcia takiej decyzji było bezpieczeństwo firmowych kont pocztowych, które zapewnia to rozwiązanie.
WorkTrips.com przetwarza wiele wrażliwych danych w związku z czym bezpieczeństwo jest w tej firmie jednym z kluczowych aspektów, branych pod uwagę przy wyborze infrastruktury IT. Gmail pozwala na włączenie zaawansowanych ustawień autoryzacji użytkownika, w tym m.in. wymuszenie weryfikacji dwuskładnikowej, zmiany haseł i ponownego logowania się na konto.
Kolejnym argumentem, przemawiającym za wybraniem Gmaila, było to, że jest on dostępny w ramach większego pakietu narzędzi chmurowych, jakim jest Google Workspace. Aplikacje składające się na tę usługę umożliwiają wygodną pracę zdalną i dostęp do plików z poziomu dowolnego urządzenia, na którym można zalogować się na swoje konto Google.
Podejmując decyzję o zmianie dostawcy poczty, WorkTrips.com zdecydowało się również na kontakt z partnerem Google Cloud, jakim jest FOTC. W ramach podjętej współpracy specjalista FOTC pomógł organizacji w wyborze takiego planu Google Workspace, który najlepiej odpowiadał jej ówczesnym potrzebom. Dla firmy było to spore ułatwienie. Sama umowa subskrypcyjna została zaś podpisana na korzystniejszych warunkach finansowych niż te, które oferowało Google.
Jako dodatkowy atut współpracy z partnerem, pracownicy WorkTrips.com wymieniają możliwość korzystania z dostępnego w FOTC całodobowego wsparcia technicznego w języku polskim.
Dostęp do wsparcia technicznego FOTC daje nam dodatkowy komfort psychiczny. Jeśli wystąpi problem, z którego rozwiązaniem będziemy mieli trudności lub po prostu nie będziemy mieć czasu, aby się nim odpowiednio szybko zająć, zawsze możemy zwrócić się do specjalistów FOTC. Ich odpowiedzi są szybkie i rzeczowe. Jako że działamy na wielu rynkach, w różnych strefach czasowych, ważne dla nas jest również to, że technicy odpowiadają na zgłoszenia przez 24 godziny na dobę.
Rezultaty
Dzięki przejściu do Google Workspace administratorzy IT mogą łatwo zarządzać kontami użytkowników oraz dbać o bezpieczeństwo danych w szybko rozwijającej się organizacji. Pozostali pracownicy zyskali zaś przyjazne środowisko pracy, które wspiera ich w szybszym wprowadzaniu do swojej usługi kolejnych innowacyjnych funkcji.
Nie możemy zarządzać czasem, ale możemy nauczyć się, zarządzać sobą w czasie. Narzędzia dostępne w pakiecie Google Workspace bardzo usprawniły naszą pracę. Obecnie jesteśmy w stanie robić więcej rzeczy, znacznie wygodniej i w zdecydowanie krótszym czasie.
Administrowanie i wsparcie techniczne
Konsola administracyjna Google Workspace pozwala na wygodne, intuicyjne zarządzanie całą instancją. Jak już wspomnieliśmy, w WorkTrips.com bezpieczeństwo stanowi trzon zarządzania całą organizacją. Obecnie administratorzy cały czas mają wgląd do tego, co dzieje się w środowisku Google Workspace, dzięki czemu mogą szybko reagować na wszelkie pojawiające się incydenty.
W firmie ustawiono reguły bezpieczeństwa, które automatycznie wysyłają odpowiednim osobom powiadomienie, kiedy tylko na horyzoncie pojawi się potencjalne zagrożenie. Wówczas pracownik sprawdza w zapisach dziennika aktywności, czy rzeczywiście incydent zagraża bezpieczeństwu danych. Administratorzy WorkTrips.com są tak bardzo zadowoleni z dostarczonych narzędzi, że obecnie zastanawiają się, czy nie wykorzystać tego panelu na szerszą skalę, czyli do zarządzania incydentami bezpieczeństwa również poza środowiskiem Google Workspace.
Kwestie bezpieczeństwa i administrowanie są dla mnie najważniejsze. Panel administracyjny Google Workspace pozwala na sprawne zarządzanie, a w naszym przypadku, przy tak wielu projektach, oszczędność czasu jest kluczowa. Mam tu na myśli zarówno przyznawanie uprawnień dla użytkowników, jak również ich bezpieczeństwo. W Google Workspace są wbudowane narzędzia, takie jak na przykład filtry antyspamowe i antyphishingowe w Gmailu, którymi możemy zarządzać z panelu administracyjnego i mieć podgląd na tego typu incydenty u naszych użytkowników. Mamy zaimplementowane reguły, które przesyłają do nas alerty bezpieczeństwa, jeśli system wykryje potencjalne zagrożenie.
Wygodne zarządzanie korespondencją w Gmailu
Gmail był jednym z głównych narzędzi, dla których zarząd WorkTrips.com zdecydował się na wdrożenie w firmie Google Workspace. Poczta ta doskonale sprawdza się w praktyce – jest nie tylko bezpieczna, ale też wygodna w użytkowaniu.
To, jak Gmail pomaga w zwiększeniu efektywności pracy, szczególnie docenia zespół działu Customer Service, który obsługuje dziennie setki zgłoszeń mailowych. Dzięki ustawianiu etykiet i reguł osoby te mogą kierować poszczególne maile (np. faktury) w odpowiednie miejsca i do odpowiednich osób. To z kolei sprawia, że każdy mail jest dla nich widoczny i każdy wie, kto ma się nim zająć. Automatyczne sortowanie i oznaczanie sprawia, że pracownicy oszczędzają mnóstwo czasu.
Gmail okazał się również niezwykle pomocny podczas rebrandingu, jaki firma przeszła w 2022 roku. Przez kilka miesięcy trwał okres przejściowy, w którym organizacja posługiwała się obiema nazwami – dotychczasową (Hotailors) oraz obecną – WorkTrips.com.
Dzięki możliwości tworzenia w Gmailu aliasów domenowych organizacja nie musiała dokupywać dla swoich pracowników nowych kont pocztowych i ponosić dodatkowych kosztów.
Dużym ułatwieniem dla zespołu było również to, że oprócz automatycznego przekierowania poczty z adresów w domenie @hotailors.com na @worktrips.com, dostępne były też dodatkowe funkcje zwiększające efektywność pracy. Poczta od Google daje na przykład możliwość skonfigurowania skrzynek w taki sposób, aby na maile przesłane na adres w domenie @hotailors.com zawsze odpowiadać z adresu z końcówką @worktrips.com.
Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca
Firma przechowuje wewnętrzne dokumenty na Dysku Google. Możliwość udostępniania sobie plików sprawia, że współpraca pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu jest bardzo wygodna.
Zamiast przesyłać jeden plik wiele razy i wciąż nie być pewnym, że to jego aktualna wersja, tworzę jeden arkusz i udostępniam go innym. W ten sposób każdy może w dowolnej chwili dostać się do tego dokumentu i pracować na nim wspólnie z innymi. Z każdego miejsca na ziemi i dowolnego typu urządzenia.
Dodatkowym atutem Google Drive jest możliwość stworzenia dysków współdzielonych. Pracownicy WorkTrips.com posiadają osobiste przestrzenie na dane, a jednocześnie korzystają ze wspólnego dysku w chmurze, na którym przechowywane są materiały marketingowe, dokumenty do wdrożenia nowych klientów i pracowników oraz wszystkie opracowane procedury i instrukcje. Dzięki temu cały czas każdy ma do nich dostęp. Wyeliminowane w ten sposób zostały sytuacje, w których na przykład ktoś musi prosić grafika o logo i czekać na jego odpowiedź. Zamiast tego dowolny członek zespołu może otworzyć folder, w którym takie logo zostało zapisane we wszystkich swoich wariantach i wszystkich wersjach kolorystycznych.
Planowanie i organizacja działań w Kalendarzu
Kalendarz Google wspiera pracowników WorkTrips.com w monitorowaniu przepływów pracy poszczególnych członków zespołu.
Wspólny kalendarz jest tym, co pozwala nam dobrze zorganizować pracę. Widzimy, czy dana osoba jest dostępna, czy ma inne spotkanie, szkolenie lub coś innego zaplanowanego na daną godzinę. Dzięki temu możemy rozdzielać zadania bardzo szybko i łatwo. Jest to bardzo istotne w naszej pracy zmianowej w Customer Service.
Ułatwiona komunikacja dzięki Meet i Grupom dyskusyjnym
Dla wewnętrznej komunikacji w WorkTrips.com kluczowymi narzędziami są Grupy dyskusyjne oraz Google Meet. Pracownicy podkreślają, że podczas spotkań wideo jakość połączenia jest stabilna i niezawodna, co jest dla nich niezwykle ważne przy pracy nad projektami. Jest to dla nich bardzo ważne, gdyż wiele spotkań prowadzą online.
Praktycznie codziennie korzystamy z Google Meet i Grup dyskusyjnych. Ogromnym ułatwieniem pracy w Meet jest możliwość nagrywania spotkań. Dzięki temu możemy nagrać np. prezentację dla osób, które w danym momencie nie były dostępne i nie mogły dołączyć do spotkania. Nie potrzebujemy do tego żadnych zewnętrznych aplikacji i wszystko odbywa się w środowisku Google. W przypadku komunikatów dla zespołów korzystam z Grup dyskusyjnych. Dzięki temu mam pewność, że wiadomość dostanie cały zespół, który należy do grupy.
Współpraca zespołu w programach biurowych
Choć zespół WorkTrips.com wykorzystuje narzędzia Google Workspace głównie do komunikacji wewnętrznej, to dostępne w pakiecie programy biurowe oraz funkcja ich udostępniania znacznie ułatwiają też komunikację z klientami.
Dla każdego klienta usługa firmy konfigurowana jest indywidualnie w krótkim czasie po rozpoczęciu współpracy.
Aby wprowadzić prawidłowe ustawienia, pracownicy WorkTrips.com udostępniają klientom pliki stworzone w Dokumentach, gdzie ci ostatni mogą zaznaczyć, które opcje będa dla nich przydatne, a które nie. Dzięki temu, że klienci mogą edytować taki dokument, komentować jego treść, a także zgłaszać w nim swoje dodatkowe potrzeby, proces ten przebiega sprawnie i nie wymaga długiej i nużącej wymiany korespondencji mailowej. Pracownicy WorkTrips.com odznaczają jako ukończone zadania już wykonane, dzięki czemu klienci firmy mogą łatwo monitorować status procesu wdrażania ich organizacji na platformę.
Oczywiście programy takie jak Dokumenty, Arkusze czy Prezentacje wykorzystywane są również przez zespół WorkTrips.com do codziennej pracy i kontaktu z innymi członkami zespołu.
To ogromna oszczędność czasu – kiedy korzystamy z dokumentu, możemy jednocześnie utworzyć spotkanie z inną osobą, która nad nim pracuje i to od razu trafia do naszego kalendarza, a powiadomienia od razu są na mailu. Taki ekosystem danych jest moim zdaniem główną zaletą Google Workspace.