Google Workspace vs Microsoft – melyiket válasszuk?

A vállalkozók már az üzletük kezdeti szakaszában egy fontos döntéssel találkoznak, ami meghatározza, hogy a csapataik milyen eszközöket fognak használni, és hogy fogják adataikat tárolni.  Habár a piacon rengeteg megoldás létezik, a harc azokért az ügyfelekért, akiknek egy feliratokzáson alapuló, minden-egy-helyen felhőre van szükségük, nagyrészt a Microsoft és a Google között folyik. 

Miért fontos ez az összehasonlítás? 

Általában elkerüljük a Google és a Microsoft szofverek összehasonlítását, mert egy Google Premier Partner (igazolt) állítások szerint nem lehet objektív. 

Most azonban a vásárlóinktól kapott visszajelzések alapján úgy döntöttünk, hogy mégis foglalkozunk a témával. Kiderült, hogy bár a döntéshozóknak nem okoz gondot a szolgáltatások és és az alkalmazások független értékelése, kiterjedt következtetést nehezen tudnak levonni. 

Ezért döntöttünk úgy, hogy listázzuk a két szolgáltatás közötti alap hasonlóságokat és különbségeket és bemutatjuk azoknak a szervezeteknek az általános profilját, akik már döntöttek valamelyik mellett. Reméljük, hogy ennek köszönhetően azok, akik még mindig vacilálnak a Google Workspace és a Microsoft 365 között, meg tudják hozni a számukra kedvezőbb döntést. 

Google Workspace vs Microsoft 365 – hasonlóságok

A Google Workspace és a Microsoft 365 nem teljesen ellentétes egymással. Alkalmazásaiknak többezer közös tulajdonsága van. Ráadásul ugyanolyan kiterjesztésű fájlokat gyártanak (.doc, .xls, stb.) tehát kompatibilisek egymással. Egy Google Dokumentumot megnyithat Wordben és fordítva. 

Feliratkozás – mindkettő egy irodai hatékonyság csomag, amit bizonyos időre “bérbe vehet”. Minden megvásárolt licence egy felhasználói fiók is egyben. Ennek köszönhetően nem kell előre nagy befektetéseket eldöntenie, elég ha idővel több licencet vásárol vagy frissíti a csomagot. 

Kommunikációs eszközök – a Microsoft 365 és a Google Workspace is szolgáltat egy levelezőfiókot, videó konferencia eszközt, információ cserére alkalmas felületet és csoportos csetet. Ebben a tekintetben az Outlook a Teams-szel és a Gmail a Google Meet-tel hasonló lehetőségeket kínálnak. 

Irodai szoftverek – a Google Workspace és a Microsoft 365 alkalmazásai nagy mértékben fedik egymást, ugyanakkor a Google egy felhő alapú szoftverként született, míg a Microsoft még mindig halhatatlan klasszikus programokat ajánl. Mindkét szolgáltatásban együttműködhetünk a fájlokon interneten keresztül és megoszthatjuk a szervezeten kívüli személyekkel is. 

Biztonság – mindkét felhő szolgáltatás az adminisztrátor kezébe adja a cég adatainak biztonságát. 

Google Workspace vs. Office – különbségek

A Gmail és az Outlook – A legnagyobb látható különbség a Microsoft és a Google szolgáltatások között a levelezőrendszer. A Google integrálta a Gmailt az összes Google Workspace alkalmazással, így a felhasználók csetelhetnek, e-mailezhetnek, dokumentumot nézhetnek és videó beszélgethetnek egy böngészőablakban. Ennek köszönhetően tabok váltogatása nélkül kézben tarthatja a külső és a belső kommunikációt. A Gmail híres a fejlett kereső rendszeréről is. Ugyanakkor a helyi email kliensek még mindig a Microsoftot részesítik előnyben a Gmaillel szemben.

Az irodai szoftverek funkciói és produktivitása – Habár a kommunikáció és az online munka optimalizáció terén a Google Workspace nyer, a Microsoft programok még mindig több szerkesztési lehetőséget ajánlanak és a Táblázatokban bonyolultabb műveleteket lehet végrehajtani. 

Felhő tárhely – a microsoft 365 1TB tárhelyet ad a felhasználóinak bármelyik csomagban, míg a Google Workspace kapacitása két tényezőn múlik – a szolgáltatás változatán és a felhasználók számán. Az alapcsomagban minden fiókhoz 30 GB tárhely tartozik, a Business csomagban ez 1 TB, de ha 5 licence fölött a cég korlátlan tárhelyet kap a Google Drive-on. 

Google Workspace vs Microsoft 365 – melyik olcsóbb?

Nagy az esélye, hogy ön és az alkalmazottai is használták már a Google és a Microsoft alkalmazásokat is. Mindkét szolgáltatásnak vannak ingyenes változatai egyéni felhasználók számára, akik regisztrálnak Gmail vagy Microsoft fiókot. 

A privát változatok ugyanazokat az alkalmazásokat és funkciókat tartalmazzák, de több üzleti megoldást nem kínálnak: 

• Egyedi domain az e-mailben
• Hatalmas felhő tárhely
• Fiók és készülék irányítási opciók
• Integráció egyéb üzleti alkalmazásokkal

Amennyiben olyan vállalkozása van, ami látható nyomot akar hagyni az interneten, professzionálisan néz ki a vásárlók szemében és ugyanakkor szabadon működik online akkor a Google Workspace vagy Microsoft 365 egyik üzleti változatára van szüksége. A szolgáltatások ára nem sokban különbözik.

A Microsoft 365 havi nettó ára egy felhasználóra:

• Microsoft 365 Business Basic – 4,20€ éves hűségnyilatkozattal
• Microsoft 365 Business Standard – 10.50€ éves hűségnyilatkozattal / 12.50€ havi hűségnyilatkozattal
• Microsoft 365 Business Premium – 16.90€ éves hűségnyilatkozattal

A Google Workspace havi nettó árai:

• Business Starter 5.20€ havi hűségnyilatkozattal
• Business Standard 10.40€ havi hűségnyilatkozattal
• Business Plus 15.60€ havi hűségnyilatkozattal
  • bizonyos feltételekkel kaphat 10% kedvezményt éves hűségnyilatkozattal. Így az árak a következőek:  4.68€ a Business Starter, 9.36€ a Business Standard az új felhasználóknak az első 20 fiókra. 

Hogyan döntsünk?

A szolgáltatások árának nem lehet egy felelős csapatvezető döntésének egyetlen tényezője. Mi mást lehet még figyelembe venni?

A szervezeti munkastílus – az eszközök mobilitására és sokoldalúságára van szüksége vagy helybéli, fejlettebb funkciókkal ellátott eszközökre? Egy statikusabb és hagyományosabb irodai munkamódra a Microsoft 365 jobban megfelel, a rugalmas csapatoknak érdemesebb a Google Workspace-ot választani. 

Csapat preferenciák és szokások – néhány X generációs alkalmazott mögött hosszú munkaévek vannak, amit a Microsoft Office helyi programjaival töltött. Ezzel ellentétben az Y generáció és utódaik már hozzászoktak a Gmalihez és a web applikációs együttműködésben fejlődnek. Ha a csapata nagy és széles diverzitású, legjobb ha az alap eszközök cseréjét egy együttes megbeszéléssel majd szavazással döntik el. 

Ajánlatunk rendszergazdák számára – a kényelem nem csak a alkalmazások funkcióiban rejlik, hanem a vezérlőpultban is, ami a biztonságot, a fiókokat, az integrációt és az adat archiválást irányítja. Ehhez csak az adminisztrátorok férnek hozzá, ezért fontos, hogy ezt a döntést megbeszéljük velük és átlássanak minden lehetőséget. 

Miért kell választani és megegyezni? 

Ha a cégben minden osztálynak különböző munkastílusa és speciális igényei vannak, elgondolkodhat egynél több megoldáson – nyújthat az alkalmazottaknak egyszerre Google Workspace (G Suite-ot) és Microsoft 365-öt. 

A hiedelmekkel ellentétben ez nem egy ritka megoldás. habár kétségtelen, hogy egy egységes e-mail, irodai program és kommunikációs eszköz csomag a lehető legjobb megoldás. 

A Microsoft 365 és a Google Workspace szolgáltatások is havidíj alapúak minden felhasználó fiókhoz. Ennek köszönhetően egy szervezeten belül probléma nélkül lehet mindkettőt egyszerre telepíteni. Néhány cég teljes részlegeknek ajánl választási lehetőséget máshol az alkalmazottaknak egyénenként. 

Például ha egy cégnél van IT, Munkaügy, Könyvelés, Marketing, Beszerzés, Értékesítés és Vevőszolgálati részleg, a felosztás lehet akár: 

A Marketing, Értékesítés, Vevőszolgálat és IT olyan részlegek, akik dinamikusan dolgoznak és számos külső eszközt használnak elemzésre, kommunikációra és népszerűsítő tevékenységekre. Ezért az ő esetükben a Google Workspace irodai szoftver lenne a legjobb – a nagyszámú integráció, gyors keresés a postaládában és egyszerű web alkalmazások miatt. 

A másik oldalról a Könyvelés, Beszerzés és Munkaügy alkalmazottai nagy adatbázisokkal dolgoznak és egyedibb a munkastílusuk. Ezért nekik hasznosabb lehet a Microsoft 365 kiterjedtebb funkciójú alkalmazásait használni.

Egy kevert megoldás előnyei: 

• Letesztelheti mindkét megoldást és visszajelzést gyűjthet a végső nagy döntés előtt. 
• Minden alkalmazott eléri azokat az eszközöket, amiket ismer, kedvel és előnyben részesít
• A Microsoft 365 és a Google dokumentumai kompatibilisek egymással, így az információ áramlásában nem lesz akadály a különböző fájlformátumok keveredése

A kevert megoldás hátrányai:

• A rendszergazdák részére a két különböző vezérlőpult irányítása és biztonsági ellátása dupla munka
• Nincs egyesített kapcsolati csatorna cégen belül
• Bonyolult költségoptimalizáció