A Google Workspace 2021. decemberi újdonságai

Sok vállalat számára a december az év elején tervezett projektek utolsó simításainak ideje – és ez a Google Cloud esetében sincs másképp. A legújabb frissítéseknek köszönhetően a felhasználók még jobban megtapasztalhatják a mindennapi munkaeszközök integrálását, és kézben tarthatják annak eredményeit. Ez a Google Workspace környezetben történő együttműködés nagyobb kényelmét jelenti, amely az év során a távoli és hibrid csapatok igényeihez igazodva fejlődött.

Címkék a Google Drive-ban

2021 elején a Google három olyan funkció bétatesztelését kezdte meg, amely segítségével a felhasználók kategorizálhatják a felhőfájlokat, és jobban megvédhetik azokat. A béta-felhasználók sikeres pozitív visszajelzéseit követően a Drive-címkék a Google Workspace-ügyfelek széles köre számára válnak elérhetővé, a következő hetekben pedig a DLP automatikus tartalomosztályozása és a címkealapú megosztási korlátozások is megjelennek. 

A Drive-címkék a korábban bejelentett Drive metaadat funkció továbbfejlesztett változata. A rendszergazdáknak lehetőségük lesz egyéni tartománycímkék konfigurálására, a felhasználók pedig hozzárendelhetik ezeket a címkéket a fiókjaikban lévő fájlokhoz, hogy könnyebben megtalálják a kívánt tartalmat. 

A hamarosan megjelenő funkciók még tovább bővítik a címkealkalmazások körét: 

• Az adatvesztés-megelőzési mechanizmusokkal kombinált automatikus osztályozás (DLP) segít a rendszergazdáknak a fájlok tömeges címkézésében az általuk beállított szabályok, valamint az előre meghatározott tartalomfelismerési minták alapján. Ez megkönnyíti a címkék használatának skálázását a szervezeten belül, és lecsökkenti a kézi osztályozás során előforduló hibák számát. A rendszergazdák eldönthetik, hogy engedélyezik-e a felhasználók számára az automatikusan létrehozott fájlcímkék módosítását. 
• A DLP-vel integrált címkealapú megosztási korlátozások segítenek a rendszergazdáknak a kiválasztott címkékkel ellátott fájlok megosztásának kezelésében a kritikus adatok nagyobb biztonsága érdekében. Beállíthat például egy olyan szabályt, amely figyelmezteti a felhasználókat, hogy ne osszák meg a tartományon kívül a „belső” jelzésű fájlokat, vagy letilthatja a „titkos” címkével ellátott fájlok megosztásának, letöltésének és nyomtatásának lehetőségét. 

A címkéket a Business Starter, az Education Fundamentals, a Frontline, valamint a Google Workspace Basic és Business csomagok kivételével az összes Google Workspace-csomag ügyfelei használhatják.

Új táblázatformázási lehetőségek a Google Dokumentumokban

A Google Dokumentumok új funkcióival testre szabhatja táblázatainak megjelenését és elrendezését. Ennek köszönhetően:

• Kitűzheti egy vagy több sor és táblázat tetejét úgy, hogy minden oldalon ugyanaz a fejléc jelenjen meg

• Megakadályozhatja, hogy a kiválasztott sor oldalakra törjön. Ennek eredményeként a táblázatok fontos tartalma mindig egy oldalon lesz látható, ami csökkenti annak kockázatát, hogy egy sor tartalmának egy része kimaradjon. 

• Gyorsabban adhat hozzá, valamint rendezhet oszlopokat és sorokat az intuitív létrehozás gombbal és az elemek egérkurzorral történő áthúzásával.

• Elrendezheti a táblázatokat az adatok gyors megjelenítéséhez és jobb rendszerezéséhez. 

• Az oldalsó panelen kezelheti a táblázat tulajdonságait, és folyamatosan figyelheti a változásokat.

Ellenőrizze, hogy melyik fiókot használja a telefonja Google Naptárában

A Google Naptár alkalmazás mobilnézetének felső sarkában megjelenik az Ön profilképének miniatűrképe. Ennek segítségével leellenőrizheti, hogy az Android és iOS eszközökön hozzáad-e eseményeket munkahelyi vagy privát naptárához. A fényképet ábrázoló körre kattintva kényelmesen válthat a Google-fiókok között. 

Felhívjuk figyelmét, hogy a mobilalkalmazásban továbbra is látni fogja az összes olyan fiók eseményeit, amelyen be van jelentkezve, valamint az importált külső naptárakét is.

Nincsenek kéretlen meghívók a Google Naptárban

A Google Naptár meghívási beállításai kibővültek, így könnyebben megakadályozhatja, hogy olyan események jelenjenek meg a naptárában, amelyeken nem kíván részt venni. 

Mostantól az összes meghívó automatikus hozzáadásának lehetősége mellett beállíthatja, hogy csak azokat az eseményeket vegye fel, amelyeken való részvételéről az e-mail értesítésben lévő Válasz gombra kattintva nyilatkozik. Ez a fejlesztés segít a napi ütemezés gyorsabb kezelésében, mivel megszünteti a felesleges meghívók manuális törlésének szükségességét – így csak az Ön számára releváns eseményeket láthatja. 

Gyorsabb hozzáférés a Google Chat integrációjához

A Google Chat szövegmezője melletti új gomb segítségével a felhasználók hozzáférhetnek a Google Workspace egyéb funkcióihoz, miközben 1:1 írásbeli beszélgetéseket folytatnak vagy a szobákban tartózkodnak. A plusz ikonra kattintva kibonthatja a további lehetőségek menüjét, amely a kontextustól függően eltér, és olyan funkciókat tartalmaz, mint a Google Drive, Naptár, Dokumentumok, Táblázatok, Diák és a Google Fotók.

A Google alkalmazások közötti integráció elmélyítése leegyszerűsíti a mindennapi munkát, és felgyorsítja az adatáramlást az asztali és a távmunkás fiókok között. 2022 első heteiben ez a funkció csak a böngészőben és az androidos mobileszközökön lesz elérhető, de hamarosan az iPhone felhasználók is hozzáférhetnek. 

Alkalmazások adminisztratív telepítése a Piactérről a kiválasztott csoportok számára

A kezelési konzol új admin-install funkciója (korábbi nevén install-in-domain) lehetővé teszi a rendszergazdák számára, hogy a Google Workspace Piacteréről származó kiegészítőket a szervezeten belüli felhasználók meghatározott csoportjai számára futtassák. Ez jelentős előrelépés abban a helyzetben, ha csak néhány alkalmazott férhet hozzá egy speciális alkalmazáshoz. Eddig a felülről lefelé történő telepítés csak teljes szervezeti egységekre vagy egy domain összes fiókjára vonatkozóan volt lehetséges. 

A diavetítés előnézeti szalagjának elrejtése a Google Diákban

A Google Diák fájlszerkesztői immár szükség szerint összecsukhatják vagy kibonthatják az összes rendelkezésre álló diát áttekintő oldalsávot. A diaszalag elrejtése kiszélesíti a munkaterületet, és lehetővé teszi, hogy jobban összpontosíthasson az aktuális dia szerkesztésére. A szalagot a képernyő bal alsó sarkában található nyílgomb segítségével ismét kibonthatja, így a prezentáció összes diájának előnézete látható, és kényelmesen navigálhat közöttük. 

Új értesítések arról, hogy egy, a Drive-ban lévő fájl sérti a szolgáltatási feltételeket

A Google Drive irányelveit sértő fájlokra vonatkozó korlátozások nem számítanak újdonságnak. Ha valamelyik fájlja megsérti a Google-szolgáltatások használatának felhasználási irányelveit, a neve mellett egy zászló jelenik meg, nem lesz megosztható másokkal, illetve azok, akik korábban hozzáfértek, nem tudják majd megnyitni. Ezentúl, mint egy ilyen fájl tulajdonosa, e-mailben kap értesítést arról, hogy az elem letiltásra kerül a Drive-on. Az e-mail tájékoztatást fog tartalmazni a bevezetett korlátozásokról, valamint egy fellebbezési gombot a határozat ellen – ezzel kérheti a fájl újbóli ellenőrzését, ha úgy gondolja, hogy hiba történt.

Automatikus visszatérés az alcsoportos szobákból a Meet főszobába

2020-ban a Google Meet bevezette a több kisebb szoba létrehozásának funkcióját, amelynek köszönhetően a szervező és a kijelölt társszervezők csoportokba oszthatják a résztvevőket. Mostantól a találkozók házigazdái több lehetőséget kapnak ennek a csoportos megbeszélési eszköznek a kezelésére. Idetartoznak a következők:

• A résztvevők automatikus áthelyezése az alcsoportos szobákból a fő csevegőszobába, amikor a házigazda befejezte a kisebb csoportok létrehozását.  
• Világos tájékoztatási mutatók az alcsoportok szobáiban tartózkodók számára.

A szervező 30 másodperccel korábban dönt a csoportos beszélgetés befejezéséről. 

A csoport tagjai a képernyő tetején egy visszaszámláló bannert fognak látni, amely azt mutatja, hogy mikor kerülnek vissza a fő konferenciaterembe. 

Amikor minden résztvevő visszatér a fő tárgyalószobába, megjelenik egy felugró értesítés, és a kameráik a mikrofonjaikkal együtt automatikusan kikapcsolódnak. Manuálisan is bekapcsolhatják, amikor készen állnak.