În urmă cu doar câțiva ani, munca remote era doar un avantaj suplimentar de care angajații puteau beneficia într-o oarecare măsură. În prezent însă, munca la distanță a devenit însăși un nou model de conducere a unei afaceri. Munca remote poate reduce sau elimina complet nevoia ca angajații să fie legați fizic de un birou. Deși un astfel de program de lucru poate fi o provocare pentru numeroase companii, există numeroase aplicații pentru munca remote care vă pot ajuta să vă organizați fluxul de lucru și să creați o sinergie plăcută, productivă și eficientă la birou.
Mai jos, am curatoriat o suită de instrumente care, folosite la întregul potențial, pot îmbunătăți munca în compania ta. Vei găsi recomandări pentru aplicațiile care procesează text și alte forme de conținut, instrumente cloud de comunicare, o aplicație de management de proiecte, instrumente pentru creșterea securității și alte soluții care te vor ajuta să prioritizezi și să îți organizezi sarcinile.
Aplicații din ecosistemul Google Workspace
Suita Google acoperă toate aceste necesități pentru o echipă digitală. Vorbim de adrese de e-mail cu domeniul companiei, spațiu de stocare în cloud, aplicații office și altele de comunicare video și scrisă. Important de subliniat că toate acestea sunt servicii cloud. Cu o simplă autentificare în cont, din orice colț al lumii, utilizatorul își poate accesa toate fișierele și programele din suită.
Testează gratuit aplicațiile Google pentru 30 zile
Întregul set de aplicații Google îl poți găsi în patru planuri de abonament, create special pentru companiile de orice mărime. Prețurile acestora încep de la puțin peste 5 EUR pe lună per utilizator. De altfel, serviciul este ușor de scalat, cu posibilitatea de a adăuga sau scoate conturi de utilizator, în funcție de nevoi.
Google Workspace este o soluție care elimină toate restricțiile de spațiu și timp. Suita permite utilizatorilor să se conecteze și să lucreze de oriunde s-ar afla. Să aruncăm o privire mai atentă la cele mai importante servicii ale acestui pachet și importanța acestora în contextul organizării lucrului de la distanță.
Versiunea corporatistă a Gmail
În versiunea sa gratuită, Gmail este cea mai frecvent aleasă căsuță poștală de utilizatori la nivel mondial. Ca parte din pachetul Google Workspace, acest e-mail este disponibil într-o versiune extinsă. Sub această formă, vă permite, printre altele, să creați adrese cu domeniul companiei, sub forma [email protected]. Printre celelalte beneficii se numără și filtrele antispam mai puternice și o securitate mai bună decât în versiunea gratuită.
Gmail este un instrument intuitiv, cu o interfață funcțională care permite o personalizare suplimentară. Acest lucru eficientizează comunicarea, atât în interiorul cât și în afara organizației.
Gmail are, de asemenea, o serie de funcții care vă vor ajuta să îndepliniți sarcinile de lucru cât mai convenabil posibil. Exemplele includ capacitatea de a seta etichete și filtre, funcții avansate de căutare și opțiunea de a crea șabloane pentru mesajele trimise frecvent. Gmail este conectat și la un calendar în care apar automat toate evenimentele și întâlnirile programate via email. Fișierele de până la 25 MB pot fi trimise ca atașament, în timp ce documentele mai mari pot fi salvate cu ușurință pe o unitate cloud și partajate cu alte persoane printr-un link.
Spațiu de stocare în cloud cu Google Drive
O altă aplicație Google esențială pentru echipele remote este Google Drive. În funcție de abonamentul de business deținut, Google Workspace oferă fiecărui utilizator:
- 30 GB stocare în planul Business Starter;
- 2 TB stocare în planul Business Standard;
- 5 TB stocare în planul Business Plus;
- 5 TB stocare cu opțiunea de a extinde la infinit spațiul de stocare în edițiile Enterprise.
Să luăm drept exemplu un departament de marketing, cel care se și ocupă de articolele de pe blogul nostru FOTC. Fiecare dintre angajați au de gestionat zi de zi fișiere esențiale, unele de de mari dimensiuni (clipuri video, elemente de grafică, logo-uri). Lucrând în cloud, fiecare dintre aceștia se bucură de spațiu privat în cloud, împărtășind în același timp și o unitate partajată Drive. În aceasta din urmă, întregul conținut stocat acolo este constant disponibil tuturor utilizatorilor dintr-un anumit grup Google sau dintr-un departament din companie.
Cu Google Drive, puteți accesa oricând toate fișierele de pe un drive privat sau partajat. De asemenea, puteți urmări cu ușurință permisiunile de acces. Astfel, orice angajat poate stoca aici fotografii, videoclipuri, foi de calcul, prezentări și alte fișiere, asigurându-se că acestea sunt întotdeauna la îndemână pentru colegii săi.
Utilizatorii Google Drive pot partaja fișiere atât cu utilizatori din organizație, cât și cu alții din afara organizației. Cu un link care poate fi accesat public, le oferiți altor utilizatori posibilitatea de a vizualiza, comenta sau chiar edita un fișier cloud. Această soluție simplifică semnificativ comunicarea în echipă și ajută la managementul proiectelor. În același timp, este o modalitate ușoară de a organiza circulația fișierelor în interiorul unei companii.
Software-uri pentru compunerea de texte, foi de calcul sau prezentări
Unul dintre cele mai mari avantaje ale Google Workspace sunt aplicațiile office. Tot instrumente cloud, acestea pot fi folosite dintr-un simplu browser după conectarea la contul Gmail. Există și opțiunea de a le folosi drept aplicații independente pe tabletă sau telefon. Ne referim aici la instrumente precum:
- Google Docs – un instrument care vă permite să creați și să editați fișiere text.
- Google Sheets – un program în care utilizatorii pot pregăti orice tip de foaie de calcul sau raport.
- Google Slides – un program pentru crearea de prezentări grafice.
Toate aceste aplicații sunt conectate direct și la aplicațiile de comunicare, ușurând colaborarea în echipă pe diferitele proiecte. Cele mai importante funcții includ partajarea fișierelor, posibilitatea de a trimite mesaje pe chat sau de a lăsa comentarii punctual, în corpul documentului.
Comunicarea în interiorul companiei este susținută și de capacitatea de a efectua un apel vocal prin Meet. Însumând toate aceste funcții, se ușurează major munca echipelor distribuite care pot lucra în timp real pe un proiect, de oriunde s-ar afla. În multe companii, cooperarea mai multor persoane pe un document este crucială și accelerează semnificativ progresul întregii echipe.
Întâlniri ușor de programat în Google Calendar
Munca în birou necesită, pentru numeroase industrii, organizarea a zeci de ședințe lunar. Un instrument care vă ajută cu productivitatea în acest sens este Google Calendar. Aici, puteți programa întâlniri cu colegii, clienții sau furnizorii de servicii în doar câteva click-uri.
În cadrul organizației voastre, puteți să și vizualizați calendarul celorlalți membri ai echipei. Astfel, în doar câteva momente, poți afla cum se preconizează ziua colegului cu care vrei să discuți. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți rapid și convenabil datele perfecte pentru întâlnirile comune.
Ce presupune setarea unui eveniment cu mai mulți participanți? Puteți alege utilizatorii invitați, puteți specifica data întâlnirii, indica unde ar trebui să aibă loc, adăuga un mesaj pentru toată lumea (cu ar fi agenda întâlnirii) sau puteți trimiteți atașamente. Distribuirea veștii despre ședințe este la fel de simplă. Atunci când creați un eveniment, participanții primesc automat un link Google Meet atașat și vor fi notificați încă o dată, la scurt timp înainte de începerea acestuia.
Comunicare eficientă prin chat și apeluri video
Ecosistemul Google Workspace include și instrumente destinate comunicării precum Meet și Chat.
Chat este pentru mesageria text, pe care care membrii echipei o pot folosi în timp real pentru a discuta proiectele în derulare. Conversațiile pot avea loc între două persoane, în grupuri mari sau și mai mari – numite Spații.
Pe de altă parte, Google Meet este o aplicație de videoconferințe. Cu ea, angajații din echipele distribuite se pot întâlni oricând ”față în față”, în sălile virtuale, putând folosi partajarea ecranului pentru lucrul în echipă. Apelurile vocale și videoconferințele sunt posibile nu numai în browser, ci și prin aplicația mobilă Meet. În plus, oamenii pot apela cu ușurință printr-un telefon obișnuit dacă întâmpină probleme de conectivitate la internet.
Întâlnirile virtuale din Google Workspace sunt ușor de înregistrat și partajat cu cei care nu au putut participa. Citiți mai multe despre înregistrarea apelurilor video Google Meet.
Astfel că Meet este un alt instrument important pentru echipele remote. În afara utilizării interne pentru sarcini și proiecte, poate fi folosit și pentru angajarea de oameni noi, pentru echipa de HR.
Întregul ecosistem Workspace este deschis și ușor de integrat cu servicii externe. Puteți, în același timp, programa întâlniri pentru a discuta ofertele cu clienții și contractanții pe Zoom, Skype sau Microsoft Teams.
Aplicații pentru servicii clienți și vânzări
Pentru a vă asigura că procesul customer service nu-și pierde din calitate atunci când angajații lucrează de acasă, merită să utilizați platforma Zendesk. Aceasta este, la rândul ei, un alt instrument care funcționează în cloud. În Zendesk, fiecare utilizator conectat la serviciu poate răspunde solicitărilor și întrebărilor potențialilor și existenților clienți de pe orice dispozitiv cu acces la internet. Platforma este astfel mereu la îndemână angajații departamentului de vânzări și cel tehnic.
Zendesk este o suită de aplicații care, pe lângă soluțiile pentru departamentul de asistență tehnică, includ și un sistem CRM numit Zendesk Sell. Reprezentanții de vânzări și marketing îl folosesc pentru a ține evidența tuturor evenimentelor dintr-o relație cu un client. Astfel se asigură colaborarea fără întreruperi a departamentelor, indiferent de circumstanțe. Fiecare angajat cu acces la sistem obține o perspectivă directă asupra tuturor informațiilor despre clienții potențiali pe care echipa le-a colectat anterior.
Chromebookuri – laptopuri destinate afacerilor
Trecerea la lucrul remote ori hibrid implică și dotarea angajaților cu aplicații adecvate și hardware fiabil. Cumpărarea unei flote de dispozitive portabile este adesea asociată cu cheltuieli considerabile. Însă Chromebookurile pot fi o soluție ideală pentru companiile aflate într-o astfel de situație.
Aceste dispozitive care rulează Chrome OS au avantaje nete în fața altor laptop-uri destinate mediului office. Menționăm aici eficiența, fiabilitatea, viteza de rulare a aplicațiilor și prețul scăzut față de media pieței. Diferiți producători produc aceste laptopuri bazate pe sistemul de operare Chrome, astfel că veți găsi un model pentru fiecare buget. Puteți potrivi caracteristicile și puterea de calcul cu nevoile angajaților, asigurându-vă în același timp că fiecare dispozitiv este portabil și încorporat într-un mediu cloud coerent.
Aceste dispozitive Chromebook pot fi ușor controlate de administratorii de sistem. Le puteți gestiona în consola de administrare Google pentru a proteja atât conturile de utilizator, cât și securitatea întregii flote de laptopuri. Dacă dispozitivul este furat sau pierdut în afara spațiului asignat, administratorul poate lua imediat măsuri pentru a proteja datele stocate pe acesta. Primul pas în această situație este deconectarea utilizatorului. De asemenea, administratorul poate șterge disk-ul dispozitivului sau reseta setările din fabrică dacă fișierele companiei sunt stocate local.
În ceea ce privește sistemul în sine, sistemul de operare Chrome se concentrează pe îmbunătățirea și livrarea de servicii cloud. Cea mai mare parte a muncii se face din browserul Chrome. Este suficient ca utilizatorii să se conecteze la computer folosind adresa și parola conturilor lor Google. În timp ce această concentrare pe browser poate părea o limitare, realitatea este că sarcinile îndeplinite de mulți angajați se rezumă la activități precum email-uri, utilizarea aplicațiilor de birou, navigarea pe internet sau efectuarea de apeluri video.
