Gmail cu domeniu propriu – tot ce trebuie să știi

Mulți antreprenori care își aleg prima dată domeniul companiei nu au idee de integrarea acestuia cu servicii profesioniste de email precum Gmail. Știai că puteți contracta Gmail cu domeniu propriu, permițându-vă să profitați la maximum de toate serviciile și aplicațiile Google Workspace? 

Astfel, vă veți putea conecta domeniul la adrese de Gmail pe care apoi toți angajații să le poată accesa de oriunde din lume, atât timp cât au conexiune la Internet. În articolul acesta vorbim mai multe despre cum puteți crea și configura un cont sub forma nume@domeniultau.ro, accesibil ca orice cont Gmail obișnuit.

Adresă de Gmail cu domeniu propriu, ca parte a suitei Google Workspace

Ca parte din suita Google Workspace (fostul G Suite), compania ta poate beneficiază de mai mult decât conturi Gmail. Acestea sunt adrese Gmail pentru afaceri conectate la Google Drive și la un întreg set de aplicații office: 

• Google Documente – procesator și editor de text,
• Foi de calcul Google – foi de calcul,
• Google Prezentări – prezentări multimedia,
• Google Sites – instrument de creare a paginilor web,
• Formulare Google – formulare, teste și sondaje,
• Google Keep – instrument pentru createa de note și liste.

Aplicațiile office Google se disting în primul rând prin faptul că funcționează în cloud și se accesează într-un browser web. Acest lucru le permite utilizatorilor să lucreze în echipă și să colaboreze strâns.

Cu siguranță te întrebi însă care este diferența dintre aplicațiile gratuite Google și variantele plătite din suita Workspace. Poți afla mai multe în articolul Gmail pentru afaceri vs. Gmail gratuit – ce alegi pentru compania ta?

Aplicațiile Workspace destinate comunicării în echipă

Workspace include și tot ce aveți nevoie pentru a comunica în interiorul și în afara companiei. Deși e-mailul este încă unul dintre cele mai populare canale de contact cu clienții, în interiorul organizației este mult mai convenabil să folosești instrumente precum:

• Google Meet – videoconferință care poate găzdui până la 250 de utilizatori cu funcția de sub-camere, ridicarea unei mâini pentru intervenții, estompare inteligentă a fundalului sau sondaje;
• aplicația Google Chat – conversații instant 1: 1 și săli de grup în care se pot distribui fișiere și liste de activități;
• Google Currents – platformă socială pentru comunicare internă care va mai exista până în 2023.

Aplicațiile Meet and Chat pot fi gestionate direct din căsuța poștală, fără a fi nevoie să comutați filele. Astfel, Gmail acționează ca centru de comandă pentru toate comunicările de afaceri pentru utilizatori. În plus, aplicațiile de mesagerie sunt perfect integrate nu doar cu Gmail, ci și cu Google Calendar.

Fiecare parte a setului de instrumente de birou Google păstrează, de asemenea, funcționalitatea completă pe smartphone-uri, în variantele mobile.

Care sunt avantajele conturilor Gmail în varianta Workspace?

• Conturi profesionale de e-mail fără hosting. O adresă de e-mail cu domeniul web al companiei este o carte de vizită pentru fiecare afacere. Iar Gmail este un brand pe care angajații și clienții tăi îl cunosc bine. E-mailul convenabil și ușor de utilizat cu propriul domeniu îți va permite să menții profesionalismul deplin al corespondenței de afaceri.
• Bară inteligentă de căutare în Gmail. Bara de căutare a corespondenței din partea de sus a ferestrei Gmail vă va permite să găsiți contacte, thread-uri de email, atașamente, fișiere sau istoricul conversațiilor.
• Capacitate mare de stocare de date. Fiecare cont Google Workspace Business are la dispoziție între 30 GB și 5 TB spațiu de stocare Google Drive. Utilizatorii Enterprise se bucură de zero limitărilor privind numărul de fișiere stocate în cloud. Datorită acestui lucru, puteți păstra o arhivă de mail și atașamente chiar și de acum mulți ani fără să vă faceți griji cu privire la limitele de spațiu.
• Funcții avansate de organizare a Inboxului. Utilizatorii Gmail se bucură de o multitudine de funcții care le lipsesc majorității soluțiilor concurente.
• Fără reclame și spam. Gmail, în versiunea sa pentru afaceri, oferă filtre anti-spam fiabile, care le vor permite angajaților să-și gestioneze corespondența zilnică fără distrageri inutile.
• Protecție anti-phishing. Gmail ca parte din suita Google Workspace acceptă verificarea avansată a expeditorului cu înregistrări DMARC și SPF și chei DKIM. Drept urmare, mesajele suspecte sunt marcate clar, iar riscul de informații de phishing care să ajungă la angajații tăi este redus semnificativ.
• Grupuri și aliasuri. Fiecare utilizator Gmail poate folosi până la 30 de aliasuri (adică adrese alternative). În același timp, grupurile de e-mail vă vor ajuta să aveți un flux transparent de informații în companie.

Control deplin asupra fișierelor și corespondenței

Consola Google Workspace vă permite să configurați zeci de opțiuni diferite de securitate, să supravegheați conturile utilizatorilor și moderați individual folosirea aplicațiilor pentru aceștia. Funcțiile panoului de administrare includ:

• Posibilitatea de a impune logarea și verificarea în doi pași,
• Control asupra securității parolelor pentru conturile de afaceri,
• Chei de securitate – dispozitive USB pentru autorizarea autentificarii,
• Listă albă de domenii de încredere și listă neagră a domeniilor asociate cu tentative spam,
• Selectarea unei regiuni de stocare a datelor,
• Alerte de securitate personalizate,
• Conectare unică la alte aplicații folosind conturi Google, 
• Jurnal de audit Google Drive,
• Criptare TLS suplimentară,
• Prevenirea pierderii datelor de sistem,
• Setarea regulilor de arhivare a corespondenței,
• Rapoarte de securitate,
• Restaurarea conturilor șterse,
• Recuperarea datelor din Gmail și Drive în până la 30 de zile de la ștergerea acestora de către utilizator,
• Gestionarea dispozitivelor mobile pe care sunt procesate datele companiei. 

Cum să creezi un Gmail cont cu propriul tău domeniu?

Dacă ați cumpărat deja un domeniu corporativ pentru companie, crearea unei instanțe Google Workspace pentru aceasta și adăugarea conturilor de e-mail pentru utilizatori se poate realiza în câțiva pași: 

1. Găsiți un partener Google Cloud local care vă poate ajuta

Puteți cumpăra Google Workspace direct de la Google, dar, spre deosebire de aparențe, nu este cel mai simplu mod de a configura Gmail pe propriul domeniu. Google are o rețea de parteneri locali, adică echipe licențiate și specializate în implementarea serviciilor cloud în companii dintr-o anumită zonă. Nu aveți nimic de pierdut din cooperarea cu un partener, însă puteți beneficia de: 

• O consultație cu un specialist certificat care vă va ajuta să alegeți cea mai bună soluție pentru nevoile companiei dvs., 
• Informații despre reducerile actuale,
• Perioada de testare extinsă la 30 de zile (față de cele 15 zile oferite de Google)
• Asistență și suport în limba locală,
• Asistență în configurarea serviciului și migrarea datelor,
• Instruire pentru administratori și utilizatori,
• Procesul de management al schimbărilor.

FOTC este partener Premium Google Cloud în România – contactați-ne dacă luați în calcul implementarea Google Workspace în compania dvs.

2. Crearea unei instanțe noi și confirmarea dreptului de proprietate asupra domeniului 

În timp ce un reprezentant al unui partener Google va crea o instanță Google Workspace pentru compania dvs., vă puteți ocupa de procesul de verificare a domeniului, cum urmează: 

• Conectați-vă la site-ul web al furnizorului de domeniu, adică platforma de unde ați cumpărat domeniul companiei dvs.
• Accesați setările înregistrărilor DNS și adăugați înregistrarea de verificare (TXT, CNAME sau MX) pe care ați trimis-o la Google Workspace în timpul înregistrării. O altă metodă este să încărcați o etichetă meta sau un fișier HTML pe site-ul dvs. web.
• Deschideți consola de administrare și raportați că înregistrarea este deja adăugată și poate fi căutată – dacă căutarea este cu succes, domeniul va fi atribuit instanței. 

3. Cum se fac setările inițiale ale serviciului Google Workspace

În instanța nou creată, trebuie să fiți de acord cu termenii serviciului, să atribuiți roluri administrative și să efectuați configurarea de bază a protocoalelor de e-mail. Apoi accesați: 

• Stabilirea unităților organizaționale. Aceasta presupune crearea unor grupuri de utilizatori care vor fi supuși unor setări administrative specifice. Cu ajutorul acestora, poți avea mai mult control asupra fișierelor procesate în contabilitate decât asupra celor create de echipa de marketing, spre exemplu.
• Adăugarea de domenii suplimentare și aliasuri de domeniu. Dacă compania dvs. are mai multe adrese web, le puteți utiliza pe toate fără a fi nevoie să creați mai multe instanțe.
• Creați conturi de utilizator și atribuiți-le unităților organizaționale corespunzătoare.
• Configurarea alias-urilor pentru utilizatori. Fiecare cont aflat sub o licență poate folosi până la 30 de adrese alternative.
• Configurarea grupurilor de e-mail.
• Setări administrative pentru Google Drive, Gmail și Google Calenda. Aceste trei aplicații sunt cruciale pentru funcționarea organizației, motiv pentru care au cele mai multe opțiuni verticale de configurare.

4. Migrarea datelor de pe adresa e-mail (opțională)

Specialiștii FOTC vă pot ajuta angajații să transfere istoricul corespondenței primite din soluția de e-mail pe care ați folosit-o până acum în conturile Gmail de serviciu. În acest scop, trebuie să ne pregătiți: 

• Informații despre structura organizației, 
• Canalul principal de contact și detaliile persoanei responsabile cu procesul de implementare din partea clientului,
• Lista conturilor sursă (fiecare cu parola atribuită) și conturile țintă desemnate în Google Workspace către care urmează să fie transferat conținutul cutiilor poștale.

Vreți să aflați mai multe despre Gmail pe propriul domeniu sau de ce să alegeți Google Workspace? Contactați specialiștii noștri pentru a stabili o perioadă de 30 de zile absolut gratuită de testare a suitei în cadrul companiei dvs.