Munca în echipă înseamnă, mai mult ca oricând, lucru cu echipe distribuite și contractori din diferite colțuri ale țării sau ale lumii. Vorbim aici de fișiere care trebuie trimise înainte și înapoi, de operațiuni standard de lucru interne companiei, de fișiere care rămân pe mâna unor angajați chiar și la mult timp după încheierea unei colaborări. Discutăm astăzi despre o igienă a fișierelor distribuite în cadrul unei companii. Vă vom învăța să vă asigurați de securitatea tuturor fișierelor centralizate din organizație, folosind Google Shared Drives sau Drive-uri în comun Google.
Ce sunt Drive-urile în comun Google?
Orice cont Google vine la pachet cu spațiu de stocare în cloud, în Google Drive. Pentru conturile de afaceri există mai multe opțiuni de stocare, parte din pachetele plătite Google Workspace. Una dintre acestea sunt Drive-urile partajate (Shared Drives) sau la comun, cunoscute anterior sub numele de Team Drives.
Spre deosebire de contul obișnuit Drive, focusat pe o singură persoană, Drive-urile partajate sunt concepute pentru echipe mici și mari care au nevoie să lucreze, să dețină și să gestioneze fișiere la comun.
Motivul din spatele acestor Drive-uri în comun este faptul că fișierele sunt deținute de organizație și nu de fiecare utilizator în parte. Acest lucru vă garantează că nu se vor pierde date de fiecare dată când un angajat sau colaborator părăsește organizația. Mai departe, pe aceste Drive-uri puteți seta diferite niveluri de permisiune, astfel că puteți controla și mai bine securitatea acestor fișiere.
Să recapitulăm care sunt cele două tipuri de stocare Drive:
- Contul meu Drive (My Drive) – pentru fișierele deținute de fiecare utilizator în parte, care pot fi distribuite individual sau prin link-uri.
- Drive-uri în comun (Shared Drives) – pentru fișierele și folderele asupra cărora colaborează întreaga echipă; acestea nu sunt deținute individual, ci de companie, permițând doar acces celorlalți utilizatori interesați.
Proprietate centralizată: Fișierele stocate în această partiție nu aparțin de conturi individuale, ci sunt ale companiei. Astfel, acestea rămân mereu accesibile companiei chiar dacă diferiți membri ai echipei părăsesc firma.
Control simplificat asupra accesului la fișiere: Administratorii pot seta diferite niveluri de acces pentru a controla cine poate vizualiza, edita sau gestiona fișierele dintr-un Drive la comun.
Muncă colaborativă: Întreaga suită Google Workspace este construită pentru a susține colaborarea online în timp real. Cu Drive, utilizatorii pot simultan edita documente, stimulând un flux de lucru eficient.
Istoricul versiunilor pentru documente: În Drive-urile în comun, veți putea monitoriza istoricul versiunilor. Astfel, veți putea monitoriza toate modificările făcute și utilizatorii din spatele acestora. În cazul în care este nevoie, puteți restaura versiuni anterioare ale documentului. Astfel, vă puteți proteja datele companiei împotriva accidentelor sau a intențiilor răuvoitoare.
Căutare avansată: Capacitatea robustă de căutare a suitei Workspace se extinde și asupra Drive-urilor. Cu bara de search, utilizatorii pot găsi ușor fișierele de care au nevoie.
Sincronizarea fișierelor la comun cu desktop-ul: Puteți să vă accesați fișierele partajate și direct de pe computer, folosind aplicația Google Drive pentru desktop.
Cu oferta specială FOTC România
Care sunt cele mai comune utilizări pentru Drive-uri la comun?
Spațiile de stocare distribuite facilitează stocarea și accesul fișierelor cloud de oriunde și de pe orice dispozitiv. Care sunt astfel cele mai comune situații în care puteți folosi Drive-ul partajat în companie?
- Separarea pe proiecte: Puteți adăuga într-un Drive la comun toți utilizatorii implicați într-un anume proiect.
- Găzduirea de evenimente: Destinat utilizatorilor care, pentru o perioadă anume de timp sau pentru un anume eveniment, lucrează împreună.
- Șabloane cu branding-ul companiei: Pentru găzduirea unor fișiere șablon pe care angajații le pot folosi și reutiliza.
- Fișiere larg folosite de întreaga companie: Un exemplu ar fi procedurile de onboarding sau fișiere cu diferite instructaje.
- Fișiere cu caracter sensibil: Pentru acestea, puteți adăuga un strat suplimentar de securitate, limitând accesul utilizatorilor.
Explorați Drive-ul la comun cu ajutorul unui partener certificat Google
Dacă sunteți interesați să testați în compania dvs. potențialul Drive-urilor în comun, explorați oferta FOTC de testare gratuită. Pentru 30 de zile, puteți testa întreaga suită Google Workspace și diferitele caracteristici de interes. Specialiștii noștri cloud vă vor ghida în a explora funcțiile cloud și în a lua cea mai bună decizie. Contactați echipa de vânzări FOTC România pentru a programa o discuție.
