În lumea vastă a instrumentelor de productivitate bazate în cloud, numele și renumele Google Workspace au devenit sinonime cu noțiuni precum colaborare, eficiență și inovație. Cunoscut anterior sub numele de Google Apps și apoi G Suite, Workspace este o suită de aplicații integrate și interconectate care au transformat modul în care companiile operează, comunică și colaborează.
Dar ce este mai exact Google Workspace și cum a devenit platforma soluția office pentru milioane de antreprenori, start-up-uri sau corporații multinaționale? În calitate de partener Premium Google Cloud, ți-am pregătit un ghid complet despre Workspace: ce aplicații include, care sunt funcțiile cheie, avantaje pentru a folosi suita, costuri și multe altele.
Ce este Google Workspace?
O suită de instrumente și aplicații cloud de colaborare și productivitate, Workspace a fost conceput pentru a fi folosit de companii de toate dimensiunile. Cuprinde numeroase aplicații Google cunoscute cum ar fi Gmail, Calendar, Drive, Meet sau Docs într-o versiune gândită special pentru a acomoda nevoie de business. Practic, aceste aplicații acoperă toate nevoile unei companii de a comunica, colabora și gestiona mai eficient sarcini în era digitală.
Ce aplicații include Google Workspace în planurile dedicate afacerilor?
De la aplicațiile sale de bază cum ar fi Gmail sau Google Drive și până la funcțiile avansate, Google Workspace include instrumente inteligent integrate unul în fluxul de lucru al altuia pentru a susține munca fără întreruperi, scurtături inteligente și timp recâștigat pentru sarcinile care chiar contează.
- Gmail: Un email de companie sub forma [email protected], fără reclame și mesaje spam, organizat eficient sub o interfață familiară celor mai mulți angajați/
- Google Drive: Spațiu de stocare individual pentru fiecare utilizator și partajat pentru echipe, o soluție bazată pe cloud care permite accesare și colaborarea concomitentă și în timp real pe documente și prezentări.
- Docs, Slides și Sheets: Aplicații cu care să creați, editați și colaborați în timp real pe documente, eliminând sesiunile multiple de feedback pe diferitele versiuni ale acestora.
- Google Meet: Găzduiți cu ușurință întâlniri virtuale, videoconferințe și seminarii web, integrate perfect în Calendar și Gmail.
- Google Calendar: Un calendar dinamic care se integrează perfect cu celelalte aplicații Workspace.
Google Chat: Un instrument pentru conversații care va găzdui de la discuții 1:1 și până la spații cu sute de persoane, perfecte pentru comunicarea corporate.
Cu 30 zile de testare gratuită!
De ce aveți nevoie pentru a accesa aplicațiile Google Workspace?
Fiind o platformă de aplicații bazate pe cloud, Workspace și aplicațiile sale sunt accesibile de pe orice dispozitiv care se poate conecta la Internet.
- De pe un browser modern, precum Chrome. Folosirea acestuia este o alegere standard pentru companiile care folosesc Workspace pe laptopuri și PC-uri. Angajații își pot conecta cu adresa de e-mail browserul astfel încât să poată face ușor tranziția de la o aplicație Workspace la alta. Browserul Chrome nu numai că vă oferă acces la aplicațiile Workspace, dar vă permite și să utilizați anumite funcții dezvoltate special pentru Chrome, cum ar fi munca offline. Imaginați-vă ce util poate fi ca angajații voștri să poată folosi aplicațiile și fără conexiune la Internet. Aplicațiile se actualizează apoi odată cu conexiunea online.
- Prin aplicațiile mobile de Android și iOS. Mare parte din aplicațiile Workspace sunt disponibile și în varianta mobilă. Spre exemplu, Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat și Keep pot fi descărcate și instalate fie din Google Play (Android) fie din iOS App Store (Apple).
- Prin dispozitive hardware Chrome Enterprise. Multe organizații care folosesc Google Workspace aleg să achiziționeze și dispozitive hard precum Chromebookuri, hardware Google Meet, dispozitive Jamboard sau echipamente telefonice Google Voice. Acestea se pot conecta identic cu un cont Google Workspace pentru a putea fi utilizate intern în companie.
Cum se folosesc aplicațiile Google Workspace?
Suita de aplicații este atașată unui cont Google sau, mai simplu spus, un cont de mail Google. Odată cu crearea unui cont personal Google, veți primi acces și la aplicațiile de comunicare și colaborare menționate mai sus.
Pentru companii, aplicațiile acestea vin într-o variantă avansată cu funcții care să acomodeze și să faciliteze fluxul de lucru online. Odată configurat corect, Workspace vă oferă acces la aplicații integrate de afaceri Meet, Chat, Forms, Slides și altele. Varianta lor de business – completă, fără constrângeri, fără restricții de spațiu de stocare – vă permite să lucrați mai eficient și să aveți un mai strâns control asupra volumului de sarcini zilnice.
Nu sunteți convinși încă? Cu oferta FOTC, puteți testa gratuit suita de aplicații Google pentru 30 de zile. O lună întreagă în care puteți încerca fără obligații Google Meet pentru ședințele săptămânale, Gmail-ul de afaceri cu filtre anti-spam sau aplicațiile colaborative Docs, Sheets sau Slides pentru proiecte. La finalul perioadei de test, puteți decide pe cont propriu dacă suita Workspace își găsește un loc în rutina de lucru a echipei voastre.
Care sunt beneficiile utilizării Google Workspace pentru afaceri?
Indiferent dacă lucrați de la distanță, din birou sau aveți angajați în deplasare, Google Workspace permite utilizatorilor individuali și echipelor să lucreze împreună eficient, pe orice dispozitiv, indiferent de unde se află. Numărăm astfel o serie de beneficii care interesează strict companiile, inclusiv:
- Productivitate crescută: Google Workspace este conceput pentru a vă face să lucrați mai eficient. Cu filtrele din Gmail veți gestiona mai ușor e-mailurile primite. Aplicațiile de procesare texte vă vor ajuta să definitivați documente cu o singură sesiune de feedback. Calendarul și Meet vă vor ajuta să vă coordonați ședințele și evenimentele fără a întrerupe flow-ul angajaților.
- Colaborare susținută și îmbunătățită: Echipe distribuite în diferite locații? Instrumentele Google Workspace facilitează colaborarea la proiecte, indiferent de locația angajaților. Spre exemplu, Drive permite echipelor să partajeze și să editeze fișiere în timp real, în timp ce Meet le oferă o platformă unde să găzduiască conferințe video și vocale pe baza acestor sesiuni de lucru.
- Securitate ridicată: Suita vă oferă o varietate de funcții de securitate menite să protejeze datele companiei. Printre acestea numărăm și autentificarea în doi factori, criptarea datelor și control complet al administratorilor asupra conturilor de utilizator.
- Scalabilitate: Workspace este o platformă cloud, astfel că funcțiile sale pot fi scalate cu ușurință pentru a satisface nevoile specifice companiei voastre. Puteți adăuga sau elimina utilizatori după caz, fără să vă faceți griji cu privire la menținerea propriei infrastructuri. Așa cum puteți scala pe orizontală, puteți extinde și pe verticală suita – de la un abonament Business la altul.
- Acces facil și arhivare sigură: Google Drive vă garantează stocarea, păstrarea și arhivarea în siguranță a tuturor documentelor create sau mutate în cloud. Toate noile documente se vor salva automat în cloud și vor putea fi apoi accesate de pe orice dispozitiv cu conexiune la Internet. În plus, cu permisiunile specifice Workspace, veți putea distribui documente spre vizualizare sau spre editare și cu persoane din afara organizației.
- Inovație continuă: Dezvoltatorii Google continuă să îmbunătățească aplicațiile și integrarea acestora, ținând pasul cu nevoile pieței digitale. Lunar apar noi îmbunătățiri ale aplicațiilor Workspace: de la subtitrări în timp real pentru ședințele Meet, la semnături electronice în Google Docs sau funcții de anularea zgomotului pentru apelurile video.
Care sunt abonamentele Google Workspace dedicate mediului de afaceri?
Google Workspace oferă o varietate de planuri din care să alegeți, în funcție de dimensiunea și nevoile companiei dvs. Cele mai populare planuri sunt:
Business Starter
Un abonament de bază, așa cum îi spune și numele, recomandat pentru companii și echipe mici aflate în proces de dezvoltare. Business Starter este și o opțiune pentru organizațiile care încă decid dacă platforma Workspace este răspunsul pe care îl caută. Acest abonament include:
- Căsuță poștală Gmail cu domeniul companiei
- 100 participanți simultan într-o videoconferință
- 30 GB spațiu de stocare în cloud per utilizator
- Control și management de siguranță
- Suport tehnic Google de bază
Business Standard
Acest următor plan vine cu funcții și opțiuni mai avansate față de primul abonament Starter. Business Standard este ideal pentru IMM-uri care au nevoie de aplicații de colaborare și spațiu suplimentar de stocare în cloud. Acest abonament include:
- Căsuță poștală Gmail cu domeniul companiei
- 150 participanți simultan într-o videoconferință și opțiuni de anularea zgomotului în ședințe
- 2 TB spațiu de stocare în cloud per utilizator
- Control și management de siguranță
- Suport tehnic Google de bază
Business Plus
Următorul upgrade în abonamentele Workspace oferă și mai multe funcții, menite să susțină munca companiilor mijlocii și mari. Acest abonament include:
- Căsuță poștală Gmail cu domeniul companiei
- Colectare de date și spațiu de stocare în Vault
- 500 participanți simultan într-o videoconferință și opțiuni de anularea zgomotului în ședințe
- 5 TB spațiu de stocare în cloud per utilizator
- Control și management de siguranță, inclusiv Vault și controlul punctelor de acces
- Suport tehnic Google de bază
Edițiile Enterprise
Cea mai extinsă ediție Workspace o reprezintă Enterprise, împărțită la rândul său în planurile Standard și Plus. Acestea sunt destinate organizațiilor mari, multinaționale, care au nevoie de o securitate solidă și mult spațiu de stocare per utilizator. Ele includ oricât de mult spațiu cloud necesar, pe lângă numeroase alte funcții:
- Căsuță poștală Gmail cu domeniul companiei, eDiscovery, retenție, criptare S/MIME
- Colectare de date și spațiu de stocare în Vault
- 500 participanți simultan într-o videoconferință și opțiuni de anularea zgomotului în ședințe
- live streaming în interiorul companiei
- 5 TB spațiu de stocare în cloud per utilizator cu opțiunea de a crește această capacitate în funcție de nevoi
- Opțiuni avansate de administrare, securitate și conformitate, inclusiv Vault, selectarea regiunii datelor și controlul punctelor de acces
- Suport tehnic Google de bază
Aflați și mai multe detalii despre planurile Workspace și diferențele în costurile licențelor.
Google Workspace pentru educație și ONG-uri
Google oferă și pachete gratuite dedicate școlilor sub forma Google Workspace for Education. Aceste seturi de aplicații pot fi utilizate de școli primare, licee și universități. Cu toate acestea, pentru a deveni un utilizator pentru pachetul Google Workspace for Education, trebuie îndeplinite mai multe condiții. Instituția trebuie să fie o instituție de învățământ acreditată recunoscută de autoritățile statului.
Similar, organizațiile non-profit pot accesa gratuit pachetul Workspace. Pentru a beneficia de acest pachet Starter, și ONG-urile trebuie să îndeplinească anumite cerințe. Trebuie să aibă statut de organizații caritabile, să fie verificate ca ONG-uri sau să fie organizații de beneficii publice.
Puteți folosi Google Workspace dacă ați lucrat în trecut cu fișiere Microsoft Office?
Sigur că da. Google Workspace sprijină organizațiile care au sau folosesc fișiere în formate Microsoft Office. Google Drive acceptă stocarea multor tipuri de fișiere, inclusiv .doc/.docx, .xls/.xlsx și .ppt/.pptx. În același timp, Docs, Sheets și Slides acceptă editarea nativă și colaborarea pe fișiere Word, Excel și, respectiv, PowerPoint. De asemenea, Gmail vă permite să salvați, să deschideți sau să editați rapid atașamentele Office pe care le puteți primi prin email.
Alegeți Workspace cu sprijinul unui partener Google certificat
Google Workspace este o suită puternică de instrumente cloud care poate ajuta companiile de toate dimensiunile să își îmbunătățească productivitatea, colaborarea și securitatea. Căutați asistență pas cu pas în migrarea documentelor și a modului de lucru în cloud alături de Workspace? Puteți alege să colaborați și cu un partener Google. FOTC România este un astfel de partener premium Google. Reprezentanții noștri de vânzări vă pot ajuta să alegeți planul potrivit pentru afacerea dvs., să vă configurați conturile și să vă instruiți angajații cu privire la modul de utilizare a aplicațiilor Workspace.
Ne puteți contacta pentru a afla mai multe despre serviciile Google, cât și pentru a programa o consultație. Suntem aici să vă răspundem la întrebări și să vă susținem pas cu pas în călătoria spre Google Workspace.
