O kliencie
Brand24 to firma działająca na styku branż informatycznej i marketingowej. Na rynek weszła ponad 10 lat temu, wprowadzając najpopularniejsze obecnie narzędzie do monitoringu Internetu i mediów społecznościowych w Polsce. Aplikacja wyłapuje publiczne wzmianki na temat wskazanych słów kluczowych (np. nazwy marki czy produktu), a następnie przy pomocy sztucznej inteligencji analizuje dane i prezentuje najważniejsze wzmianki, trendy oraz kluczowe metryki. Monitoringowi Brand24 podlegają m.in. strony internetowe, platformy informacyjne, fora dyskusyjne i serwisy społecznościowe (np. Facebook, Instagram i Twitter), a także newslettery i podcasty.
Firma tworzy w ten sposób nowy kanał komunikacji. Daje możliwość lepszego zrozumienia klienta, kiedy ktoś wypowiada się publicznie na temat marki, produktu, firmy, konkurencji czy całej branży. Wykorzystując narzędzie Brand24, przedsiębiorstwa mogą wspierać sprzedaż i wzmacniać na rynku swój pozytywny wizerunek.
Wyzwanie
Brand24 zaczynał jako kilkuosobowy startup. Z biegiem lat przekształcił się w spółkę notowaną na giełdzie papierów wartościowych. Obecnie firma ma trzy biura – we Wrocławiu, w Warszawie i w Gdańsku. Niektórzy członkowie zespołu pracują też zdalnie, z innych miast w Polsce. W tej sytuacji konieczne było znalezienie narzędzi, które usprawnią komunikację między pracownikami i pozwolą efektywnie zorganizować obieg dokumentów w firmie.
Przy wyborze aplikacji do codziennej pracy nie bez znaczenia było to, że Brand24 obsługuje klientów z wielu krajów (m.in. z USA, Indonezji, Bułgarii, Singapuru, ZEA i Australii), działających w różnych strefach czasowych. Dla organizacji kluczowe jest więc, aby wykorzystywane w pracy narzędzia były bezpieczne, dostępne 24 godziny na dobę i opierały się na niezawodnej infrastrukturze informatycznej.
Rozwiązanie
Od początku istnienia spółki do obsługi firmowej poczty służył w niej Gmail. Jako że Brand24 to firma technologiczna, jej pracownicy nie wyobrażali sobie innego rozwiązania, jak praca w chmurze. Kiedy Google zaczęło rozwijać narzędzia oferowane wraz z pocztą dla firm, pracownicy w naturalny sposób zaczęli z nich korzystać.
Pakiet Google Workspace był wykorzystywany w Brand24 tak intensywnie, że z czasem w firmie pojawiła się potrzeba dostępu do zewnętrznego wsparcia technicznego. To właśnie wtedy organizacja przeniosła swoją instancję pod opiekę specjalistów z FOTC.
Nieraz korzystałem z supportu FOTC i był on zawsze na najwyższym poziomie. Wysyłam maila, a dosłownie w ciągu 15-20 minut otrzymuję gotową odpowiedź. Właśnie ta szybkość reakcji na zgłoszenie stanowi dla mnie największą wartość pomocy technicznej FOTC. Co ważne, odpowiedzi te są również bardzo profesjonalne. Nie ma tutaj mowy o żadnych gotowych formułkach z folderu z instrukcjami dla standardowych supportów. (…) Każda odpowiedź jest konkretna, rzeczowa i fachowa, z pełnym objaśnieniem co i jak należy zrobić, żeby wszystko działało.
Rezultaty
Po wielu latach korzystania z Google Workspace pracownicy Brand24 uważają dostępne w ramach pakietu aplikacje za rdzeń codziennej komunikacji i organizacji pracy w firmie.
Ciężko mi sobie wyobrazić, żeby ktoś odchodził z tego środowiska. Ono jest w stu procentach skalowalne. Ja przyznam, że to, jak mało myślę o Workspace, jest chyba najlepszą reklamą tych usług. One tak mocno przeplatają nasze życie biznesowe, że to jest trochę jak oddychanie – nie myślę o tym, ile oddechów wykonałem w ostatnią godzinę, ale jednak bez oddychania byłoby mi bardzo ciężko. Nie myślę o tym, a jednak wszystko działa.
Dużą zaletą aplikacji dostępnych z poziomu chmury jest dla zespołu Brand24 to, że działają one bez zarzutu zarówno na komputerach jak i na urządzeniach mobilnych. Firma nie musi też ograniczać się do wyboru jednego systemu operacyjnego czy rezygnować ze starszego sprzętu.
Narzędzia Google Workspace ruszają na każdym sprzęcie, najprostszym telefonie, na komputerach sprzed 10 lat (…) Tutaj nie ma żadnych większych wymagań, jeśli chodzi o konfigurację.
Efektywna praca
Brand24 korzysta z Google Workspace w szerokim zakresie – używa Dysku, aplikacji biurowych (Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji), poczty czy Kalendarza Google. Choć może wydawać się, że to podstawowe narzędzia, pracownicy firmy podkreślają, że tym, co odróżnia je od konkurencyjnych rozwiązań, jest ich prostota i wynikająca z niej funkcjonalność.
Dzięki temu, że w Brand24 wszystkie procesy opieramy na narzędziach od Google, nasza praca jest niezwykle sprawna. (…) Funkcje dostępne w ramach Workspace są z jednej strony profesjonalne i zaawansowane, z drugie – naturalne i intuicyjne. Dopiero kiedy ich zabraknie, nagle okazuje się, że proste czynności potrafią być bardzo skomplikowane.
Wygodna komunikacja
Brand24 działa w modelu hybrydowym, co oznacza, że pracownicy sami mogą zdecydować, czy wolą pracować z domu czy z biura. Potrzebują więc narzędzi, za pośrednictwem których mogą się ze sobą sprawnie porozumiewać na odległość.
Do wewnętrznej komunikacji w firmie służą takie aplikacje jak Gmail, Spaces czy Meet. Dużym ułatwieniem jest też to, że różni członkowie zespołu mogą jednocześnie pracować na tym samym pliku w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach. Możliwość komentowania, sugerowania zmian czy prowadzenia rozmowy przez Meet bezpośrednio w pliku sprawia, że wszelkie ustalenia dokonywane są szybciej i wygodniej.
Jako podstawowe narzędzie do kontaktów zewnętrznych wykorzystywany jest zaś Gmail. Zaawansowane funkcje tej aplikacji pozwalają wszystkim zachować porządek i kontrolę nad korespondencją. Funkcjonalność poczty od Google szczególnie cenią te osoby, których efektywna praca w dużej mierze uzależniona jest od sprawnej obsługi skrzynki mailowej.
Przede wszystkim korzystam z poczty. To jest najważniejszy element w mojej pracy. Wszystkie zaawansowane funkcje Gmaila są dla mnie czymś, bez czego nie mógłbym żyć – automatyczne filtrowanie, oznaczanie, odkładanie maili. Przy mojej pracy, w której bardzo liczy się kontakt z klientem, to właśnie Gmail i Meet są narzędziami, które najmocniej wykorzystuję na co dzień.
Będąc w temacie poczty, warto też nadmienić, że Brand24 korzysta z aliasów domenowych. Oznacza to, że pracownicy – oprócz adresu w domenie brand24.com – mogą korzystać z adresów alternatywnych, np. z końcówkami .pl czy .net. Jest to rozwiązanie szczególnie wygodne dla klientów i kontrahentów firmy – niezależnie od tego, jakiej końcówki użyją, ich wiadomość i tak trafi do odpowiedniej osoby. Co ważne, w Google Workspace do każdej wykupionej licencji można przypisać nawet 30 aliasów. Firma korzysta więc z tego rozwiązania bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów.
Bezpieczeństwo
W Brand24 bezpieczeństwo zawsze było bardzo istotnym elementem prowadzenia działalności. Jednak w chwili debiutu giełdowego aspekt ten stał się jeszcze ważniejszy – prowadzenie spółki publicznej wiąże się bowiem z koniecznością wdrożenia w tym zakresie niezwykle wysokich standardów.
Bezpieczeństwo chmury Google potwierdzają niezależne certyfikaty, takie jak ISO 27018, SOC 3 oraz FedRAMP. Dodatkowo, inżynierowie Google cały czas dbają o skuteczne zabezpieczenie swoich usług i ochronę danych klientów. Odpowiednie skonfigurowanie ustawień w konsoli Google Workspace sprawia, że w Brand24 administratorzy odpowiedzialni za ochronę danych mogą spać spokojnie.
Google ma bardzo wysoko postawioną poprzeczkę, jeśli chodzi o zabezpieczenie przetwarzanych przez siebie danych (…), posiada wszelką możliwą certyfikację zrobioną przez systemy ISO czy SOC. Firma daje też nam, jako klientom, możliwość wprowadzania dodatkowych zabezpieczeń, takich jak podwójna weryfikacja z hasłem wysyłanym na telefon, z kodami weryfikacyjnymi w aplikacji, wymuszanie zmiany haseł, określanie mocy tych haseł itp. Wszystkie te elementy możemy w pełni dostosować do potrzeb naszej firmy.
A to tylko część historii
Wykorzystanie narzędzi Google Workspace w praktyce to nie jedyny temat, jaki poruszyliśmy podczas rozmowy z członkami zespołu Brand24. Jeśli interesuje Cię, o czym jeszcze opowiedziały nam osoby tworzące tę firmę, zapraszamy do wysłuchania 21 i 22 odcinka naszego podcastu – Fly Talks. Oba te nagrania to kopalnia wartościowej wiedzy:
- O namierzaniu botów, fake newsów i internetowych trolli, skutecznym marketingu oraz analizie danych przy użyciu AI – rozmowa z Justyną Dzikowską i Michałem Sadowskim
- O bezpieczeństwie, zmianach pokoleniowych i budowaniu świadomości odbiorców na temat monitoringu Internetu – rozmowa z Piotrem Margoltem i Mikołajem Winkielem