Nowości w Google Workspace z października 2020

Czwarty kwartał w Google Cloud zaczął się z przytupem – od rebrandingu G Suite na Google Workspace. Oprócz dużej zmiany w samej formule usługi i pakietach, Google wprowadziło też ulepszenia i nowości w poszczególnych narzędziach. Zmiany mogliśmy już zauważyć w Google Meet, Dokumentach, Arkuszach czy w konsoli administracyjnej. 

Prezentujemy najważniejsze nowości, jakie przyniósł nam październik.

1. G Suite ewoluuje w Google Workspace

Zmiany zachodzące w G Suite mogliśmy obserwować już od kilku tygodni. Krok po kroku Google centralizowało wszystkie usługi i aplikacje oraz tworzyło jeden zintegrowany obszar roboczy. Okazuje się, że każda z tych zmian była elementem większej realizacji – ewolucji G Suite w Google Workspace.

Google Workspace to zintegrowane środowisko, które jeszcze bardziej wspiera pracowników w efektywnym wykonywaniu zadań oraz umacnia współpracę i komunikację między zespołami – umożliwia dostęp do wszystkich narzędzi i aplikacji Google z jednego “centrum dowodzenia”. Rebranding łączy się też z odświeżeniem designu oraz wprowadzeniem zmian w pakietach.

Więcej przeczytasz tutaj: G Suite to teraz Google Workspace – rebranding i zmiany w pakietach

2. Pytania oraz ankiety w Google Meet

To dwie wyczekiwane aktualizacje w programie do wideokonferencji od Google, które pozwolą angażować uczestników wideokonferencji. Z pewnością okażą się przydatne nie tylko podczas spotkań między pracownikami, ale też podczas webinarów czy lekcji zdalnych. Mowa o opcji zadawania pytań (Q&A) oraz tworzenia ankiet (Polls) w Google Meet.

Pytania i odpowiedzi (Q&A)

Q&A to funkcjonalność, która umożliwia uczestnikom spotkania zadawanie pytań bez konieczności przerywania wypowiedzi prowadzącego. Pytania są przedstawione w bocznym panelu w przejrzysty sposób, a uczestnicy mają możliwość głosowania na wybrane przez siebie wiadomości. Opcja może być wykorzystywana przez nauczycieli czy wykładowców podczas zajęć zdalnych jako uporządkowana forma zadawania pytań. Sprawdzi się również podczas spotkań w firmie, gdzie wszyscy pracownicy będą mieli taką samą możliwość zadania pytania, które nie zostanie pominięte w gąszczu wiadomości.

Ankiety (Polls)

Ankiety to dobry sposób na szybkie uzyskanie odpowiedzi od uczestników czy nadania kierunku dalszej rozmowy. Za pomocą funkcjonalności nauczyciele mogą sprawdzić, co uczniowie wynieśli z lekcji zdalnej, pracownicy podczas spotkań biznesowych wyłonią temat wymagający omówienia w pierwszej kolejności, a moderatorzy webinarów będa mogli mocniej angażować uczestników poprzez prowadzenie quizów.

Zobacz:
Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?
Udoskonalenia Google Meet, które ułatwią nauczanie zdalne

3. Opcja dedykowana zajęciom zdalnym – tworzenie pokoi w Google Meet

To kolejna funkcjonalność Google Meet, która pozwoli efektywniej prowadzić zajęcia zdalne. Nauczyciele mogą tworzyć pokoje i dzielić uczestników zajęć na grupy, by ci zespołowo wykonali dane zadanie. Po zakończeniu dyskusji w mniejszych grupach (lub upłynięciu czasu wyznaczonego przez nauczyciela na istnienie pokoi), uczniowie mogą łatwo wrócić do głównej “sali lekcyjnej” w Google Meet.

Opcja jest dostępna w pakiecie Enterprise for Education.

4. Oznaczenie użytkownika w treści w Dokumentach Google

Dotychczas użytkownicy Dokumentów Google mieli możliwość oznaczyć i “wezwać” innego pracownika za pomocą wzmianki w komentarzu (poprzez wpisanie @imię nazwisko). Teraz kolegę czy koleżankę będzie można oznaczyć też w treści dokumentu Google.

Po najechaniu myszką na oznaczenie pracownika wyświetlą się informacje o kontakcie, możliwość przesłania wiadomości email czy umówienia spotkania w Kalendarzu Google.

To opcja, która okaże się przydatna w tworzeniu dokumentów dla klientów, gdzie konieczne jest podanie kontaktu do osoby decyzyjnej, czy plików zawierających plan realizacji projektu wraz z oznaczeniem delegowanych zadań.

Zobacz:
10 tricków w Dokumentach Google, dzięki którym pisanie stanie się przyjemnością
Sekrety aplikacji Google, które zwiększą Twoją produktywność

5. Inteligentne uzupełnianie pól w Arkuszach Google

Smart Fill to nowa opcja dostępna w Google Sheets – wykrywa wzorce w arkuszu, automatycznie tworzy nowe formuły i w inteligentny sposób uzupełnia dane we wskazanych kolumnach. Pozwala szybciej uzupełniać informacje w plikach, z mniejszym ryzykiem popełnienia literówki.

Jak działa inteligentne uzupełnianie? Przykładowo, w pliku, gdzie jest kolumna z imionami i nazwiskami, edytor chce utworzyć kolumnę wykorzystującą samo imię – o treści “Cześć imię”. Zamiast ręcznie uzupełniać każde pole w Arkuszu Google, wystarczy, że uzupełni jeden wiersz, a aplikacja rozpozna intencję i uzupełni wskazane pola według schematu.

Funkcjonalność będzie dostępna dla wszystkich użytkowników Google Workspace oraz prywatnych kont Google. Wdrożenie potrwa nie krócej niż 15 dni i będzie się odbywało w dwóch turach:

• od 15 października 2020 dla kont o ustawionych preferencjach dotyczących sposobu wdrażania jako natychmiastowa aktualizacja (Rapid Release domain),
• od 5 listopada 2020 dla kont o ustawionym sposobie wdrażania jako zaplanowana aktualizacja (Scheduled Release domain).

Zobacz:
10 najlepszych tricków w Google Sheets – wykorzystaj w pełni Arkusze Google
101 tricków, dzięki którym w pełni wykorzystasz potencjał Arkuszy Google [ebook]

6. Szybszy dostęp do edycji plików z pakietu Microsoft Office

27 października rozpoczęło się wdrożenie nowej funkcjonalności – domyślnego otwierania plików Office w edytowalnej wersji w środowisku Google Drive.

Dotychczas podwójne kliknięcie w plik Office znajdujący się na Dysku otwierał podgląd dokumentu. Po wprowadzeniu zmiany, pliki o rozszerzeniach .docx, .doc, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx czy .xlsm będą otwierane bezpośrednio w edytorze plików pakietu Office.

Użytkownicy nadal będą mogli korzystać z trybu podglądu – przytrzymując przycisk “P” podczas dwukrotnego klikania w plik lub wybierając opcję “Podgląd” po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.

7. Dodatki do aplikacji Google Docs, Google Sheet i Google Slides

Dodatki do Aplikacji Google (Add-ons), które dotychczas były dostępne w Kalendarzu, Dysku i skrzynce Gmail, będą też teraz dostępne w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach.

Opcja pozwoli korzystać z zewnętrznych aplikacji wewnątrz narzędzi Google (np. z Translatora czy Draw.io) bez konieczności przełączania się między oknami.

Dodatki w pasku bocznym aplikacji pakietu Google Workspace

Dodatkami będzie można zarządzać z paska znajdującego się po prawej stronie – wybierać z biblioteki i instalować narzędzia zewnętrznych dostawców oraz uruchamiać ich funkcje. Add-ons będą mogli instalować użytkownicy w aplikacjach na swoim Dysku lub administratorzy dla wszystkich osób w domenie Workspace. Ponadto administratorzy mogą tworzyć i dodawać własne dodatki za pomocą m.in. App Script.

Przykładowe dodatki do Dokumentów Google

Rollout funkcjonalności zaczął się 21 października i będzie trwał nie krócej niż 15 dni.

8. Przyznawanie dostępu do plików z poziomu wiadomości w Gmail

Google 20 października rozpoczęło wdrożenie opcji przyznawania dostępu do plików Google Workspace bez opuszczania skrzynki Gmail (wdrożenie będzie trwało min. 15 dni). Dotychczas, gdy współpracownik wysłał prośbę o prawa do edycji, komentowania czy wglądu w plik, właściciel dokumentu otrzymywał powiadomienie na skrzynkę, skąd był kierowany do pliku i tam przyznawał dostęp.

Nowa funkcjonalność pozwala pominąć krok przechodzenia do opcji udostępniania w pliku, a pozwala przyznać dostęp z poziomu wiadomości w skrzynce Gmail.

Opcja powinna być dostępna dla użytkowników Google Workspace oraz prywatnych kont Google w pierwszej połowie listopada.

Zobacz:
Jak udostępniać pliki Google?

9. Większa świadomość bezpieczeństwa plików i danych dzięki raportom dla administratorów

Funkcjonalność dla administratorów, która pozwoli jeszcze lepiej zarządzać bezpieczeństwem plików firmowych, kontrolować przepływ poufnych danych i wprowadzać świadome decyzje o wprowadzaniu niezbędnych zabezpieczeń. Raporty bezpieczeństwa danych (Data Protection insight reports) powinny być dostępne w pierwszej połowie listopada – rollout wystartował 21 października i będzie trwał nie krócej niż 15 dni.

Raporty pozwolą śledzić wśród plików firmowych takie informacje jak:

• liczba dokumentów zawierających dane poufne wraz z ich wskazaniem,
• udostępnione poza organizację pliki zawierające wrażliwe informacje,
• rodzaj posiadanych bądź przetwarzanych danych poufnych (np. imiona i nazwiska pracowników czy klientów, adresy mailowe, numery kart kredytowych).

Raporty będą generowane cyklicznie i udostępniane administratorom Google Workspace w pakietach Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials (dla zweryfikowanych domen), Enterprise Standard oraz Enterprise Plus. 

Po przygotowaniu raportu administrator otrzyma informację mailowo, a w konsoli pojawi się powiadomienie.

10. Ochrona przed złośliwym oprogramowaniem w programie APP

Użytkownicy korzystający z przeglądarki Chrome, będący w programie Advanced Protection Program (APP), mogli ostatnio zauważyć nowe powiadomienia – jeśli mieli do czynienia z podejrzanymi plikami.

Powiadomienie, które widzą użytkownicy, gdy zostanie wykryty podejrzany plik

To nowa funkcjonalność, która ma chronić użytkowników przed potencjalnym oszustwem lub wirusem. W sytuacji gdy Chrome wykryje próbę pobrania niebezpiecznego pliku, prześle do użytkownika informację o zagrożeniu z pytaniem, czy ten chce przesłać plik do skanowania w celu weryfikacji bezpieczeństwa. Jeśli użytkownik wyrazi zgodę, Google Safe Browsing sprawdzi plik i w ciągu sekund przekaże informację, czy plik jest nieszkodliwy.