Narzędzia do pracy zdalnej – 15 propozycji dla Twojej firmy

Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw na całym świecie stawia na nowy model działalności, który ogranicza lub zupełnie eliminuje konieczność pojawiania się pracowników w biurze. Choć takie podejście może stanowić pewne wyzwanie, to dostępnych jest wiele narzędzi, które pozwalają tak zorganizować przestrzeń roboczą, aby praca w zespole rozproszonym była nie tylko przyjemna, ale też efektywna. 

Poniżej przedstawiamy narzędzia, które – dobrze wykorzystane – znacząco usprawnią pracę w Twojej firmie. Nasza lista została sporządzona z myślą o lepszej komunikacji i podniesieniu produktywności całych zespołów. Oprócz programów do tworzenia treści i komunikacji, znajdziesz tu również aplikację do zarządzania projektami, narzędzia zwiększające bezpieczeństwo oraz rozwiązania ułatwiające ustalanie priorytetów i organizację zadań.

Praca zdalna w liczbach

Dzięki badaniom przeprowadzonym przez Stanford Business mamy dla pracodawców dowody na to, że praca zdalna się opłaca. Firmy, które wprowadziły to rozwiązanie, odnotowały:

• 13% wzrost produktywności pracowników zdalnych. Pracownikom biurowym zdarzają się spóźnienia, a w open space nietrudno o rozproszenia. Praca zdalna powoduje, że zatrudnieni dużo częściej poświęcają na pracę pełne 8 godzin i są przy tym bardziej efektywni.
• 50% spadek liczby składanych wypowiedzeń. Okazuje się, że ludzie są bardziej zadowoleni z pracy, którą mogą wykonywać zdalnie. Ten fakt przekłada się bezpośrednio na liczbę zwolnień lekarskich i wypowiedzeń, które spływają do działu HR – jest ich aż o połowę mniej.

Jeśli interesuje Cię temat pracy zdalnej i hybrydowej, zapoznaj się z przygotowanymi przez nas obszernymi materiałami na ten temat:

• Pobierz serię ebooków ABC pracy zdalnej
• Pobierz handbook Praca hybrydowa z Google Workspace w praktyce

Narzędzia Google Workspace

Google Workspace to zestaw narzędzi, w którego skład wchodzi między innymi poczta w firmowej domenie, przestrzeń na dysku, programy biurowe, aplikacja do wideorozmów i komunikatory tekstowe. Usługa dostępna jest w chmurze, co oznacza, że po zalogowaniu się na konto, użytkownik ma dostęp do wszystkich swoich plików oraz programów wchodzących w skład pakietu. 

Zestaw aplikacji od Google dostępny jest czterech planach subskrypcyjnych, których ceny zaczynają się już od nieco ponad 24 zł miesięcznie za użytkownika. Co więcej, usługa daje możliwość dodawania lub odejmowania kont, dzięki czemu można ją łatwo skalować.

Google Workspace to świetne rozwiązanie, które znosi wszelkie ograniczenia geograficzne i pozwala ludziom pracować z dowolnego miejsca na ziemi. Przyjrzyjmy się bliżej najważniejszym możliwościom tego pakietu w kontekście organizacji pracy zdalnej.

Zobacz też: Google Workspace czy Microsoft 365 – którą usługę wybrać?

Gmail w firmowej odsłonie

Gmail w swojej bezpłatnej wersji to najczęściej wybierana przez użytkowników skrzynka pocztowa na świecie. W pakiecie Google Workspace poczta ta dostępna jest w rozszerzonej odsłonie, która pozwala między innymi na tworzenie adresów w domenie swojej firmy (np. [email protected]). Gmail dla firm cechuje się również mocniejszymi filtrami antyspamowymi oraz lepszymi zabezpieczeniami w stosunku do tych, w które skrzynka została wyposażona w wersji darmowej.

Poczta od Google to intuicyjne narzędzie, którego jedną z największych zalet jest funkcjonalny interfejs, dający możliwość dodatkowej personalizacji. Dzięki temu sprawna komunikacja – zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji – jest prosta nawet dla mniej doświadczonych pracowników.

O jak najwygodniejsze wykonywanie obowiązków służbowych dba też w Gmailu szereg funkcji zwiększających produktywność. Za przykład niech posłuży nam możliwość ustawienia etykiet i filtrów, zaawansowane funkcje wyszukiwania czy opcja tworzenia szablonów dla często wysyłanych wiadomości. Gmail połączony jest też z kalendarzem, w którym automatycznie pojawiają się wszystkie wydarzenia i spotkania, których termin został ustalony w firmowej korespondencji. W formie załącznika można przesłać pliki o wadze nieprzekraczającej 25 MB, zaś większe dokumenty najłatwiej zapisać na dysku w chmurze i podzielić się nimi z innymi osobami za pośrednictwem linku.

Dysk Google

Narzędziem, które niewątpliwie zmienia oblicze pracy zespołowej jest Dysk Google. W zależności od pakietu, Google Workspace udostępnia każdemu użytkownikowi od 30 GB (w wersji podstawowej usługi – plan Business Starter) do 5 TB (w planie Enterprise) miejsca na dysku w chmurze. 

Świetnym rozwiązaniem jest to, że każdy z członków zespołu może tu dodawać zdjęcia, filmy, dokumenty, arkusze, prezentacje i inne, dowolne pliki, sprawiając w ten sposób, że wszystko jest zawsze pod ręką. Dzięki temu, że dokumenty umieszczone są w chmurze, pracownik ma do nich dostęp na każdym wybranym urządzeniu, na którym może zalogować się na swoje konto Gmail. W instancji można też utworzyć dyski współdzielone, których zawartość jest dostępna dla wszystkich przypisanych do nich osób.

Co więcej, użytkownicy Google Drive mają możliwość udostępniania plików innym osobom. Dotyczy to zarówno użytkowników wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji. Aby dana osoba mogła przeglądać, komentować, a nawet edytować plik umieszczony w chmurze, wystarczy przesłać jej link do tego dokumentu. Takie rozwiązanie znacząco ułatwia komunikację w zespołach, co z kolei pomaga w zarządzaniu projektami. Jednocześnie jest to łatwy sposób na podpisywanie umów online.

Programy biurowe

Jedną z największych zalet Google Workspace są udostępniane w pakiecie programy biurowe, z których można korzystać z poziomu przeglądarki, po zalogowaniu się w Gmailu. Każdy z nich może również zostać pobrany na tablet czy telefon jako aplikacja mobilna. Mowa tu o takich narzędziach jak:

• Dokumenty Google – narzędzie umożliwiające tworzenie i edycję plików tekstowych. 
• Arkusze Google – program, w którym użytkownicy przygotują dowolny arkusz kalkulacyjny. 
• Prezentacje Google – program do tworzenia prezentacji.

We wszystkich tych aplikacjach pracę zdalną wspierają różne kanały komunikacji, umożliwiające członkom zespołu współpracę nad projektami. Do najważniejszych funkcji tego typu należą współdzielenie plików, możliwość wysyłania sobie wiadomości na chacie czy zostawiania komentarzy w treści dokumentu. Sprawną komunikację wspiera też możliwość udostępnienia plików czy połączenie głosowe przez Meet. Wszystko to sprawia, że członkowie zespołów rozproszonych mogą wspólnie pracować nad konkretnym projektem z każdego miejsca na świecie. W wielu firmach współpraca kilku osób nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym jest wręcz kluczowa i znacznie przyspiesza pracę.

Kalendarz

Praca biurowa w wielu branżach wiąże się z koniecznością przeprowadzania dziesiątek spotkań miesięcznie. Narzędzie, które pozwala zachować porządek w tym zakresie to Kalendarz Google. Można w nim planować spotkania ze współpracownikami, klientami i dostawcami usług. 

Wewnątrz organizacji możliwe jest też przeglądanie kalendarza innych członków zespołu, dzięki czemu jeden użytkownik może w kilka chwil dowiedzieć się, jak wygląda plan dnia drugiego. Pozwala to na szybkie i wygodne ustalanie terminów wspólnych spotkań.

Tworząc wydarzenie dla kilku osób, można zaprosić na nie członków, określić termin spotkania, wskazać w jakim miejscu ma się ono odbyć, zostawić dla wszystkich wiadomość (np. przedstawić agendę) oraz przesłać załączniki. Umawianie się na wideokonferencje ułatwia to, że podczas tworzenia wydarzenia automatycznie generuje się link do rozmowy online w Google Meet.

Chat i wideorozmowy

W ramach Google Workspace dostępne są też narzędzia do komunikacji, takie jak Meet, Chat i Pokoje.

Chat i Pokoje to komunikatory tekstowe, za których pośrednictwem członkowie zespołu mogą na bieżąco porozumiewać się w sprawie prowadzonych projektów. Rozmowy mogą odbywać się pomiędzy dwiema osobami lub w większych grupach.

Meet to aplikacja pozwalająca na przeprowadzanie rozmów wideo. Dzięki niej pracownicy w dowolnej chwili mogą zobaczyć się twarzą w twarz. Połączenia głosowe oraz prowadzenie wideokonferencji jest możliwe nie tylko tylko w przeglądarce, ale też przez aplikację mobilną. Co więcej, osoby ze słabym dostępem do Internetu łatwo połączą się z innymi za pośrednictwem przypisywanych do spotkań online numerów telefonu.

Wygodną funkcją jest możliwość nagrywania spotkań, co szczególnie może się przydać podczas szkoleń online i webinarów, których treść zostanie w ten sposób zachowana dla nieobecnych. Meet umożliwia też zdalne zarządzanie zespołem. Aplikację można na przykład wykorzystać do przeprowadzenia z pracownikami rozmów okresowych czy ustalenia na odległość bieżących zadań i celów. 

Jak widać Google Workspace to zestaw niezwykle przydatnych narzędzi, które dostępne są w ramach jednego wygodnego planu subskrypcyjnego. Decydując się więc na wykupienie tego pakietu można zrezygnować z dotychczas opłacanych, osobnych licencji na programy takie jak Dropbox, Microsoft 365 (m.in. Word, Excel, Power Point, Microsoft Teams), Zoom, Skype czy Slack.

Facebook dla biznesu 

Workplace from Meta to rozwiązanie dla firm, które czerpie z prostoty i intuicyjności znanego wszystkim z Facebooka. Platforma zdaje egzamin równie wzorowo, co chmurowe aplikacje stworzone przez giganta z Mountain View.

Narzędzie to służy głównie do komunikacji w obrębie całej firmy. Pracownicy mogą zamieszczać tu posty na tablicach grup tematycznych. Mają też możliwość komentowania i reagowania na aktywność innych członków zespołu, podobnie jak ma to miejsce w mediach społecznościowych. Mechanizm ten sprawia, że każdy post może wywołać widoczne zaangażowanie zespołu już w kilka sekund od publikacji. 

Workplace to platforma przeznaczona do komunikacji wewnętrznej, ale umożliwia też tworzenie grup, w których skład wchodzą pracownicy kilku firm. Dzięki temu można stworzyć miejsce integracji z pracownikami partnerskiej organizacji. 

Obsługa klienta i sprzedaż

Aby proces obsługi klienta nie tracił na jakości, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki z domu, warto korzystać z platformy Zendesk. Jako że jest to kolejne narzędzie, które działa w chmurze, każdy zalogowany w usłudze użytkownik może odpowiadać na zgłoszenia i zapytania zarówno potencjalnych, jak i obecnych klientów firmy z dowolnego urządzenia, które ma dostęp do Internetu. Platforma szczególnie przyda się handlowcom oraz pracownikom działu technicznego.

Warto wspomnieć, że Zendesk to zespół wielu aplikacji, w którego skład wchodzi między innymi CRM – Zendesk Sell. Powstał on głównie z myślą o pracownikach działu sprzedaży i marketingu. Dzięki temu rozwiązaniu współpraca tych jednostek zachowuje ciągłość bez względu na okoliczności. Każdy pracownik, który ma dostęp do systemu, zyskuje bezpośredni wgląd we wszystkie informacje na temat potencjalnych klientów zebrane dotychczas przez zespół. Zdecydowanie ułatwia to zarządzanie zadaniami i oszacowanie, jakie możliwości rynkowe ma w danej chwili przedsiębiorstwo.

Każdy użytkownik może odpowiadać na zgłoszenia i zapytania zarówno potencjalnych, jak i obecnych klientów firmy z dowolnego urządzenia, które ma dostęp do Internetu, bo Zendesk to kolejne narzędzie, które działa w chmurze.

Chromebooki, czyli sprzęt, który zawsze jest pod kontrolą

Zmiana trybu pracy na zdalny lub hybrydowy sprawia, że konieczne staje się wyposażenie pracowników nie tylko w odpowiednie aplikacje, ale też w niezawodny sprzęt komputerowy. To z kolei często wiąże się ze sporymi wydatkami. W takiej sytuacji dla wielu firm idealnym rozwiązaniem mogą okazać się komputery nazywane Chromebookami. Chromebooki to laptopy produkowane przez różnych producentów, których wspólną cechą jest to, że zostały oparte na systemie operacyjnym Chrome OS od Google.

Na tle innych laptopów Chromebooki wyróżnia mobilność, szybkość, stabilność oraz niska cena. Urządzenia te występują w różnych wersjach jeśli chodzi o konfigurację podzespołów oraz przekątną ekranu. Najczęściej mają one jednak dość kompaktowe rozmiary, co sprawia, że są wygodne w użytkowaniu jako urządzenia mobilne. 

Jeśli chodzi o sam system, to Chrome OS jest skupiony na możliwościach jakie daje chmura. Większość pracy wykonuje się tutaj z poziomu przeglądarki Chrome, a do komputera użytkownicy logują się przy pomocy adresu i hasła do konta Google. Na Chromebooku można zainstalować też inne programy, ale ograniczają się one do aplikacji dostępnych w sklepie Google Play. Funkcjonalność urządzenia można też zwiększyć o rozszerzenia do przeglądarki Chrome, które można pobrać z Chrome Web Store.

Choć skupienie się na przeglądarce może wydawać się to sporym ograniczeniem, to tak naprawdę zadania wykonywane przez wielu pracowników sprowadzają się właśnie do takich działań, jak obsługa skrzynki pocztowej, korzystanie z aplikacji biurowych, przeglądanie Internetu czy odbywanie wideorozmów. 

Każdy Chromebook jest kontrolowany przez administratora na odległość z poziomu konsoli administracyjnej. Pomaga to lepiej chronić dane, do których można uzyskać dostęp po zalogowaniu się na urządzeniu. Gdyby laptop wpadł w niepowołane ręce lub został zgubiony podczas pracy poza biurem, administrator może natychmiast podjąć akcję w celu zabezpieczenia zgromadzonych na nim danych. Pierwszym krokiem w takiej sytuacji jest wylogowanie użytkownika, a następnym wyczyszczenie dysku urządzenia. Wszystko to można osiągnąć na odległość dzięki licencjom na zarządzanie systemem Chrome Enterprise.

Klucze weryfikacji dwuetapowej

Innym elementem podstawowego wyposażenia pracowników, który pomaga dbać o bezpieczeństwo danych, są klucze dwuetapowej weryfikacji. Te urządzenia przypominają wyglądem pendrive’y, ale nie przechowuje się na nich żadnych danych poza cyfrowym identyfikatorem, potwierdzającym tożsamość danego użytkownika. Zalogowanie do konta Google na nowym urządzeniu jest możliwe tylko po włożeniu klucza bezpieczeństwa do portu USB. Aby użytkownik otrzymał dostęp do konta Google, musi pomyślnie przejść weryfikację zgodności klucza, który został wcześniej przypisany do konsoli administracyjnej.

Zarządzanie projektami

Do zarządzania zadaniami można używać rozbudowanych programów, takich jak na przykład Monday czy Asana, ale można też postawić na nieco prostsze rozwiązanie, jakim jest Trello. Mowa tu o aplikacji, która dobrze sprawdzi się zarówno przy organizowaniu pracy w ramach długofalowych projektów, jak i wygodnym obsługiwaniu zadań, które pojawiają się na bieżąco. Interfejs aplikacji został zaprojektowany w zgodzie z metodologią kanban: zawiera trzy podstawowe karty, w których można zapisywać zadania; nadając im w ten sposób jeden z wybranych statusów: do zrobienia, w trakcie, zrobione. Trello pozwala na łatwe delegowanie zadań, co z kolei pomaga zachować kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie.

Inne narzędzia do pracy zdalnej

Evernote – aplikacja, która (podobnie jak Google Keep) pozwala tworzyć notatki i wyświetlać je na dowolnym urządzeniu. Dzięki dodatkowi Evernote for Gmail można połączyć to narzędzie z Google Workspace. Pozwala to przerzucać maile (bądź ich wybrane fragmenty) z Gmaila do Evernote, a następnie tworzyć z nich notatki czy listy zadań.

Toggl – narzędzie, które szczególnie przyda się w firmach, gdzie wynagrodzenie członków zespołu zależy od liczby przepracowanych przez nich godzin. Toggl to bardzo wygodna aplikacja do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Można przypisać tu do projektu pojedynczych pracowników lub całe zespoły. Każdy może w niej na bieżąco monitorować czas swojej pracy, a wszystkie zebrane dane dostępne są później w formie czytelnych raportów, które pracownicy mogą przekazać przełożonym.

Powyższa lista narzędzi z pewnością zaspokoi potrzeby zarówno małej, średniej, jak i dużej organizacji, która – w obliczu zmian społecznych – zdecydowała się zmodyfikować model swojej pracy na zdalną lub hybrydową.

Kultura organizacji, która sprzyja produktywności

I jeszcze na koniec przedstawiamy kilka istotnych zasad, bez których praca zdalna nie da zadowalających efektów nawet przy zastosowaniu najlepszych i najbardziej zaawansowanych narzędzi.

Swobodny przepływ informacji

Komunikacja wewnętrzna w firmie to temat, który w ostatnich latach ponownie wypłynął na powierzchnię, jako jeden z czynników, które mają ogromny wpływ na sukces przedsiębiorstwa. Większe korporacje zatrudniają specjalistów od komunikacji wewnętrznej, którzy wdrażają odpowiednie narzędzia i szkolą pracowników, a te mniejsze bardzo często radzą sobie same. W małej firmie jest to prostsze. Przy niewielkiej liczbie osób można sobie poradzić wyłącznie przy pomocy wiadomości email. Niestety, jest to tak archaiczne i niewygodne rozwiązanie, że nie sprzyja skalowaniu organizacji, ani też pracy zdalnej. Najlepiej jest od samego początku wprowadzić w firmie nowoczesne kanały komunikacji.

Nacisk na pracę drużynową

Efektywna współpraca to klucz do sukcesu. Start-upy, w których liczba zawziętych indywidualistów przeważa nad liczbą teamworkerów, nie utrzymują się na rynku zbyt długo. Warto budować zrównoważone zespoły, według testów predyspozycji. Jednym z najczęściej wykorzystywanych testów ról zespołowych jest test Belbina. Praca zdalna na pierwszy rzut oka utrudnia pracę zespołową, ale to tylko pozory – przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi może okazać się nawet bardziej produktywna, niż wspólna praca w biurze.

Prowadzenie dokumentacji

Największym problemem pracowników, którzy chętnie korzystają z pracy zdalnej, jest to, że czują się wyrzuceni poza obieg informacji. Niektóre ważne decyzje podjęte w biurze w ogóle do nich nie docierają. Dlatego managerowie zespołów powinni wykształcić w pracownikach zwyczaj skrupulatnego zapisywania ważnych informacji – a także udostępniania ich do wglądu wszystkim osobom, które biorą udział w projekcie. Pomoże to nie tylko w aktywizowaniu pracowników zdalnych, ale także w sprawniejszym zarządzaniu zespołem.

Odrzuć ograniczenia

Jak zmienić zasady gry w firmie, której pracownicy przywykli do tego, że zawsze muszą być w pobliżu centrum dowodzenia, aby ich praca była postrzegana jako wartościowa? Przede wszystkim zachęć managerów poszczególnych działów do skupienia się na rozliczaniu zadań zespołów, a nie czasu pracy poszczególnych pracowników. Aby zmiany mogły się dobrze zakorzenić w organizacji, potrzebne są bardziej radykalne kroki – jak na przykład zniesienie limitów dni pracy zdalnej i/lub zatrudnienie kontraktorów, którzy pracują wyłącznie poza biurem. Ograniczona pula dni home office’u do wykorzystania to jasny sygnał dla pracowników, że ich fizyczna nieobecność nie jest mile widziana.

Większy nacisk na efekty pracy i pozbycie się limitów dadzą pracownikom poczucie, że szanujesz ich indywidualne predyspozycje i styl pracy. Jest to także oznaka zaufania z Twojej strony  – warto jednak zaznaczyć, że większa swoboda wiąże się też z nową porcją odpowiedzialności. Zastrzeż sobie prawo do odebrania przywileju pracy zdalnej osobom, które nadużywają wolności i nie radzą sobie z wypełnianiem obowiązków, gdy nie są pod ścisłą kontrolą. 

Jeśli zależy Ci na wprowadzeniu najlepszych narzędzi pracy zdalnej i rozwiązań chmurowych do usprawnienia komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie, to skontaktuj się ze specjalistami z tej dziedziny.