Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?

Sprawne przeprowadzanie wideorozmów to jeden z kluczowych aspektów nowoczesnego podejścia do zarządzania każdą większą organizacją – niezależnie od tego, czy mówimy o kontakcie wewnętrznym (pomiędzy pracownikami) czy zewnętrznym (z klientami i partnerami z całego świata). Wideokonferencje to fundament pracy zdalnej.

Obecnie jednym z najpopularniejszych ogólnodostępnych programów do rozmów wideo jest aplikacja Google Meet. Jest to podstawowy element pakietu Google Workspace dla firm i szkół oraz darmowego konta Google dla użytkowników indywidualnych.

Dlaczego warto korzystać z Google Meet?

Google Meet pod wieloma względami wyróżnia się na tle konkurencji. Zalety tej aplikacji to między innymi:

• Pełna integracja z Gmailem i Kalendarzem – każde spotkanie wyznaczone w Kalendarzu Google zawiera link do automatycznie utworzonego pokoju konferencyjnego. Wszyscy uczestnicy otrzymają też powiadomienie mailowe.
• Bezpłatny dostęp dla każdego, nawet offline – do wideokonferencji może dołączyć każda zaproszona osoba, niezależnie od tego, czy używa Google Workspace, czy darmowego Gmaila. Do każdej konferencji generowany jest też numer telefonu, dzięki któremu można pozostać w kontakcie nawet bez dostępu do Internetu.
• Do 500 równoczesnych uczestników konferencji – nawet 500 osób w Google Meet może aktywnie uczestniczyć w rozmowie. Nie ma też żadnych ograniczeń czasowych.
• Transmisje na żywo nawet dla 100 tysięcy osób – stream to sposób na podzielenie się wiedzą z szeroką publicznością bez wchodzenia z nią w interakcję na wizji. Jeśli oglądający chce skontaktować się z innymi lub z samym prowadzącym, to ma do dyspozycji wbudowany czat.
• Możliwość nagrywania spotkań i transmisji – każda konferencja w Meet może być nagrana. Miejsce, w którym automatycznie zapisze się w formie pliku wideo jest Dysk Google. Funkcja ta dostępna jest w pakiecie Business Standard lub wyższym, które możesz testować w FOTC przez 30 dni za darmo.
• Udostępnianie ekranu – nie wszystko da się przekazać mimiką twarzy, dlatego w Meet możemy zastąpić widok z kamery tym, co obecnie mamy na pulpicie, aby krok po kroku pokazać rozmówcom, o czym mówimy.
• Funkcja podnoszenia ręki – możliwość wirtualnego podniesienia ręki sprawia, że gospodarzowi łatwiej moderować spotkanie. Uczestnicy nie będą się wzajemnie przekrzykiwać, ani sobie przerywać – zamiast tego mogą w prosty sposób zgłosić chęć wypowiedzenia się na dany temat.
• Udostępniane prezentacji i dźwięku – Meet to też narzędzie zdalnej nauki w wielu szkołach. Nauczyciele mogą podczas wideokonferencji pokazywać uczniom prezentacje, filmy edukacyjne lub puszczać nagrania lektorów językowych.

Część narzędzi dostępnych w firmowej wersji Google Meet nie występuje w darmowej edycji programu. Jeśli obawiasz się, że możesz nie poradzić sobie z niestandardowymi funkcjami aplikacji – jak na przykład streamingiem w firmowej domenie czy przeprowadzeniem konferencji na 500 osób – inżynierowie FOTC z chęcią pomogą Ci w dopilnowaniu wszystkich technicznych aspektów takiego przedsięwzięcia.

Zapoznaj się z naszymi porównaniami:

• Google Meet vs Zoom
• Google Meet vs Microsoft Teams

Jak uruchomić wideorozmowę Google Meet?

W osobnym artykule na naszym blogu szczegółowo opisaliśmy pięć sposobów na to, jak utworzyć spotkanie w Google Meet. Poniżej przyjrzyjmy się dwóm najpopularniejszym.

1. Tworzenie spotkania bezpośrednio w aplikacji Google Meet

Jeśli nie planujesz spotkania na przyszłość, tylko chcesz je rozpocząć od razu, to najłatwiej wejść prosto do aplikacji Google Meet. Aby to zrobić, musisz najpierw zalogować się na konto Google w ramach usługi Google Workspace. Aplikację znajdziesz na liście obok swojego awatara w prawym górnym rogu wyszukiwarki Google, lub po prostu wpisując adres meet.google.com.

Po wejściu do aplikacji przywita Cię ekran startowy. 

Kliknij Nowe spotkanie.

Z rozwijanego menu wybierz opcję Zacznij spotkanie teraz. Zostaniesz przeniesiony do pokoju rozmowy, której na razie będziesz jedynym uczestnikiem. W tym momencie trzeba będzie pozwolić aplikacji na korzystanie z kamery i mikrofonu, oczywiście jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej.

Zapraszanie uczestników Google Meet

Kliknij Dołącz, aby wybrać opcję dodania innych osób do wideokonferencji. Jeśli inni uczestnicy są przypisani do Twojej domeny Google Workspace, to wystarczy wysłać im nazwę spotkania. Gdy chcesz zaprosić kogoś spoza organizacji, to prześlij im odnośnik lub numer telefonu wraz z kodem PIN. Możesz też wysłać zaproszenia mailem do wybranych kontaktów.

2. Tworzenie spotkania w Kalendarzu Google.

Jeśli wideokonferencja ma odbyć się o konkretnej porze w danym dniu, to zamiast aplikacji Meet, otwórz Kalendarz. Wybierz odpowiedni termin i jednym kliknięciem utwórz wydarzenie.

W wyskakującym oknie wybierz Dodaj sale, lokalizację lub rozmowy wideo – pokażą nam się informacje o metodach dołączenia do spotkania, które możesz dowolną drogą przekazać innym uczestnikom spotkania wideo. Prościej będzie jednak wypisać ich w polu Dodaj gości. Po zapisaniu spotkania możesz zdecydować, czy chcesz, aby inni uczestnicy otrzymali mailowe powiadomienie o spotkaniu.

Czytaj też: Efektywne spotkanie online

Sprawdzanie jakości połączenia

Jeszcze przed dołączeniem do spotkania możesz sprawdzić jakość swojego połączenia. W tym celu należy kliknąć w link prowadzący do rozmowy. Przeniesiesz się do poczekalni, gdzie w lewym dolnym rogu okna znajduje się funkcja Sprawdź dźwięk i obraz. Po kliknięciu przycisku na ekranie pojawi się okno, w którym możesz zweryfikować te dwa parametry.

Po kliknięciu przycisku Nagraj i zdiagnozuj aplikacja poprosi Cię o ustawienie się przed kamerą i wypowiedzenie kilku słów. Na tej podstawie przeprowadzi test i po chwili wyświetli Ci jego wyniki.

Dzięki odpowiedniemu ustawieniu mikrofonu i kamery będziesz mieć pewność, że pozostali uczestnicy rozmowy będą Cię dobrze widzieć i słyszeć.

Ustawienie tła oraz układu widoku

Czasem może zdarzyć się tak, że pomimo najszczerszych chęci, nie uda Ci się znaleźć odpowiednio reprezentacyjnego miejsca do połączenia się z innymi. Jeśli przestrzeń za twoimi plecami mogłaby rozpraszać pozostałych uczestników rozmowy, możesz ustawić wirtualne tło. Zamaskuje ono drugi plan, którego z jakiegoś powodu nie chcesz pokazywać innym. Google Meet oferuje w tym zakresie bogaty wybór scenerii.

Kolejnym elementem aplikacji, który możesz z łatwością dostosować do swoich preferencji, jest sposób wyświetlania współuczestników rozmowy. Meet oferuje wygodny układ kafelkowy, w którym każda osoba pojawia się w osobnym okienku. W zależności od liczby uczestników spotkania, kafelki te są mniejsze lub większe. Możesz zadecydować o tym, aby ich układ zmieniał się dynamicznie, aby wyświetlały się na całym ekranie, w kilku rzędach lub w panelu bocznym.

Meet pozwala również decydować o tym, gdzie ma się pojawiać oraz jak duże ma być okienko, w którym masz podgląd na własną twarz.

Sterowanie kamerą i mikrofonem oraz opuszczenia spotkania

A jeśli nie chcesz być widziany lub słyszany, to zawsze możesz ograniczyć swoją rolę do biernej obserwacji rozmowy. W centrum dolnego paska znajdziesz trzy przyciski. Lewy służy do wyciszania mikrofonu – jest szczególnie przydatny, jeśli w pomieszczeniu jest hałas, który może zakłócić odbiór tego, co mówią inni. Gdy po wyłączeniu mikrofonu chcesz ponownie zabrać głos, to wystarczy, że klikniesz tę samą ikonkę ponownie. Na tej samej zasadzie działa prawy przycisk, którym możesz kontrolować udostępnianą wizję z kamery laptopa.

Środkowy przycisk z ikoną słuchawki służy do wychodzenia z rozmowy. Co jeśli klikniesz go przez przypadek? Aplikacja nie zamyka się, tylko po każdym zawieszeniu przenosi Cię do poczekalni, skąd możesz wyjść zupełnie lub dołączyć do konferencji ponownie.

Korzystanie z czatu w Google Meet

Podczas wideokonferencji możesz nie tylko mówić, oglądać i słuchać, ale też wymieniać z uczestnikami wiadomości tekstowe na wewnętrznym czacie. Warto używać czatu na przykład gdy chcesz przesłać rozmówcom link do źródła danych, które omawiasz.

W prawym górnym rogu widnieją ikonki uczestników i czatu. Pierwsza pozwoli Ci zobaczyć, kto oprócz Ciebie bierze udział w spotkaniu. Druga pokaże zakładkę z historią wiadomości, które zostały napisane, odkąd dołączyliśmy do konferencji. Jeśli chcemy przyłączyć się do pisemnej dyskusji, to wpisujemy swoją wiadomość u dołu panelu bocznego.

Przeprowadzanie ankiet w Google Meet

Na tym jednak funkcje ułatwiające komunikację w Meet się nie kończą. Jeśli chcesz, aby członkowie spotkania opowiedzieli się za konkretnymi rozwiązaniami jakiegoś zagadnienia, możesz w szybki sposób przeprowadzić ankietę. W tym celu wystarczy w prawym dolnym rogu ekranu kliknąć ikonę Czynności, a następnie z dostępnych opcji wybrać Ankiety. 

Po kliknięciu przycisku Rozpocznij ankietę możesz stworzyć krótki formularz, składający się z pytania i kilku możliwych odpowiedzi do wyboru. Kiedy wszystko już będzie gotowe, wystarczy kliknąć przycisk Uruchom, a uczestnicy wideorozmowy będą mogli opowiedzieć się za jedną z dostępnych opcji.

Co ważne, po zakończeniu ankiety, wyniki automatycznie zapisują się na Dysku Google. Niedługo po zakończeniu spotkania dostaniesz mailowe powiadomienie z linkiem do pliku podsumowującego Twoje minibadanie.

Udostępnianie ekranu w Google Meet

Wideokonferencje mogą posłużyć nie tylko rozmów twarzą w twarz, ale także do wyświetlania uczestnikom dowolnych treści z ekranu swojego komputera. Udostępnienie ekranu w Google Meet odbywa się poprzez kliknięcie przycisku Zaprezentuj teraz, a następnie określenie, czy chcesz pokazać innym cały ekran, czy tylko jedno wybrane okno.

• Cały ekran – inni uczestnicy spotkania zamiast Twojej twarzy zobaczą dokładnie to samo, co w danym momencie widzisz na monitorze swojego komputera. 
• Okno – tę opcję wybierasz, jeśli chcesz pokazać tylko zawartość jednej aplikacji lub karty przeglądarki, np. z prezentacją multimedialną, czy programem uruchomionym w tle. 

Google Meet – udostępnianie dźwięku

Udostępnianie dźwięku z zakładki Chrome

Dobrym uzupełnieniem grupowych wideokonferencji jest też wyświetlanie filmów i udostępnianie dźwięku wszystkim użytkownikom. Tę opcję szczególnie często wykorzystują nauczyciele podczas lekcji online. Aby podzielić się z rozmówcami filmem lub dźwiękiem przechowywanym na Dysku Google bądź opublikowanym w jednym z serwisów streamingowych, kliknij opcję Wyświetl prezentację > Karta. W oknie, które pojawi się na ekranie, zaznacz funkcję Udostępnij dźwięk z karty.

Warto pamiętać, że dźwięk będzie prezentowany, tylko jeśli pokażesz innym zaproszonym osobom jedną zakładkę przeglądarki Chrome, a nie całe okno lub ekran. Wybrana zakładka jest zawsze podświetlona i można łatwo przełączać się pomiędzy zakładkami. Nie istnieje jednak ryzyko przypadkowego wyświetlenia nieodpowiedniej zakładki, ponieważ prezentujący musi potwierdzić zmianę w wyskakującym powiadomieniu pop-up.

Jak udostępnić dźwięk z komputera w Google Meet?

Udostępnianie dźwięku przechowywanego w lokalnej pamięci urządzenia wymaga zastosowania pewnego obejścia i zmiany konfiguracji ustawień dźwięku, ponieważ Google Meet nie ma takiej funkcji.

Jeśli masz film, plik dźwiękowy lub program na dysku komputera z Windowsem, to przed uruchomieniem opcji Udostępnij cały ekran uprzedź innych uczestników spotkania o chwilowej przerwie i zmień systemowe ustawienia dźwięku:

• Wejdź w menu start Windowsa i kliknij ustawienia (ikona koła zębatego)
• Wybierz kafelek ustawień systemu
• W menu ustawień systemu po lewej stronie kliknij dźwięk
• Kliknij zarządzaj urządzeniami dźwiękowymi
• W sekcji urządzenia wejściowe włącz opcję stereo mix (domyślnie jest wyłączona)
• Upewnij się też, że opcja mikrofon (nad stereo mix) jest włączona.

Teraz pora na zmianę domyślnego źródła dźwięku w aplikacji Google Meet. Najpierw włącz udostępnianie całego ekranu, a następnie:

• Rozwiń menu, klikając trzy kropki w prawym dolnym rogu i wybierz pozycję ustawienia
• W zakładce dźwięk nowego okna, które się pojawi, zmień swój domyślny mikrofon na stereo mix
• Od tego momentu uczestnicy spotkania nie będą mogli słyszeć Twojego głosu.
• Uruchom odtwarzanie dźwięku lub filmu, który chcesz zaprezentować.

Pamiętaj, że kiedy odtwarzanie się skończy, musisz ponownie uruchomić swój domyślny mikrofon w ustawieniach Google Meet.

A co jeśli chcesz równocześnie odtwarzać plik z komputera i komentować prezentację z użyciem mikrofonu? W takiej sytuacji musisz dołączyć do spotkania na dwóch różnych urządzeniach. Komputer, z którego prowadzisz prezentację, będzie transmitował dźwięk z odtwarzania, a smartfon lub drugi komputer może posłużyć Ci za mikrofon.

Jamboard, czyli tablica ułatwiająca burzę mózgów

Zespoły kreatywne doskonale wiedzą, jak trudno przeprowadzić konstruktywną burzę mózgów w zespole, którego członkowie nie znajdują się w tym samym pomieszczeniu. Na szczęście Meet jest zintegrowany z innymi aplikacjami Google Workspace. W swobodnej wymianie myśli użytkowników wspomaga Jabmoard – narzędzie służące do tworzenia interaktywnych tablic. Co ważne, tablicę taką możesz utworzyć bezpośrednio z poziomu wideorozmowy. 

Następnie – za pomocą funkcji udostępniania ekranu – możesz wyświetlić ją współpracownikom i swobodnie na niej pracować, zapisując wszystkie pomysły, jakie przyjdą Ci do głowy.

Opcje i ustawienia w Google Meet

Zaraz obok przycisku Zaprezentuj teraz znajdują się trzy kropki, które rozwijają listę podstawowych opcji. Jako twórca spotkania możesz:

• rozpocząć nagrywanie w Google Meet;
• zmienić układ wyświetlania uczestników,
• włączyć automatycznie generowane napisy,
• przejść do ustawień zaawansowanych, 
• przekierować dźwięk na urządzenie mobilne. 

Opatrzona ikoną zębatki pozycja Ustawienia uruchamia okno do konfiguracji dźwięku, czyli mikrofonu i głośników, oraz wideo – kamera, rozdzielczość wysyłania i odbierania obrazu. 

Poznaj inne cechy i możliwości Google Meet dzięki artykułom na naszym blogu:

• Google Meet na telefonie
• Integracja pracowników – 10 sposobów na budowanie zgranych zespołów zdalnych
• Ograniczenia w Google Meet

Jak wygląda tworzenie spotkania w Google Meet w praktyce? Zobacz tutorial stworzony przez Kacpra: