Spis treści
Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się przeoczyć ważną wiadomość wśród dziesiątek nieodczytanych maili lub otrzymać powiadomienie o tym, że przestrzeń na Twojej poczcie zaczyna się kończyć, to wyraźny znak, że czas wypracować sobie nowe nawyki zarządzania skrzynką email. Na szczęście, nie musisz robić tego metodą prób i błędów. System czynności, które pozwolą Ci przejąć kontrolę nad pocztą został już wymyślony i korzystają z niego miliony użytkowników Gmaila na całym świecie. Poznaj Inbox Zero.
Co to jest Inbox Zero?
Inbox Zero to stosowany przez power userów system obsługi poczty, który sprzyja produktywności. Został zaprojektowany tak, by pomóc ludziom zachować porządek w skrzynce pomimo dużej liczby napływających maili. Wprowadzenie do swojej codziennej rutyny kilku prostych nawyków pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i sprawi, że codzienny przegląd poczty stanie się źródłem satysfakcji, a nie frustracji.
Inbox Zero w Gmailu
Gmail dla firm pozwala osiągnąć błogi stan pustej skrzynki odbiorczej bez instalowania dodatkowych wtyczek – wystarczy opanować wbudowane funkcje. W trakcie wielu lat rozwoju najpopularniejszej wirtualnej poczty świata, Google wyposażyło ją w szereg opcji wspomagających priorytetyzację i sortowanie wiadomości.
Podstawy metodyki Inbox Zero
Przywróć swojej skrzynce odbiorczej właściwą funkcję
Większość użytkowników codziennie widzi w skrzynce odbiorczej niekończący się mieszaninę nowych i starych wiadomości. Gdy usuniemy jedną, to na jej miejsce wskakuje kolejna, która dotąd nie mieściła się w limicie 50 widocznych pozycji.
W głównym folderze skrzynki powinny się znajdować wyłącznie nowe, nieodczytane wiadomości, które wymagają od Ciebie podjęcia jakiejś akcji (sortowania, archiwizacji, czy odpowiedzi). Wówczas każdego dnia, gdy uruchomisz pocztę po raz pierwszy, będziesz mieć w zasięgu wzroku tylko zaplanowane zadania i to, co zmieniło się od wczoraj.
Wprowadź ścisłą priorytetyzację
Oczywiście, nie zawsze jesteśmy w stanie odpowiedzieć wszystkim nadawcom nowych wiadomości od ręki. Spośród wszystkich wiadomości, które wpadają do Twojej skrzynki wybierz te, z którymi musisz coś zrobić i przenieś je w widoczne miejsce. Idealnym miejscem do przechowywania priorytetów jest dodatkowa skrzynka, ale o tym później.
Mniej pilne sprawy lub ciekawe wiadomości, do których jeszcze planujesz wrócić, oznacz odpowiednią etykietą. W ten sposób nie umkną Twojej uwadze, gdy zajmiesz się tematem, którego dotyczą. Przykładowo: oznacz wszystkie faktury i wiadomości z księgowości etykietą Firma i zarchiwizuj je. Gdy przyjdzie czas podsumowań i rozliczeń to wszystko znajdziesz w jednym miejscu.
Wszystkie nieistotne wiadomości, które chcesz przejrzeć w wolnej chwili, powinny ominąć skrzynkę odbiorczą i od razu trafić do odpowiedniej szufladki archiwum. Mowa tu o newsletterach, mailingach i powiadomieniach. Nie potrzebujesz takiego rozproszenia na początku produktywnego dnia.
Powiadomienia mailowe, do których na pewno nie wrócisz, usuń. Aplikacja Gmail w Google Workspace ma dużą (a od wersji Enterprise – nieograniczoną) pojemność. Nie musisz martwić się zaśmiecaniem dysku, tylko zaśmiecaniem wyników przyszłych wyszukiwań i swoich skończonych zasobów uwagi.
Dostosuj ustawienia Gmaila
Domyślne ustawienia Gmaila do pewnego etapu zaawansowania zdają egzamin. Pięć podstawowych kategorii (Główne, Społeczności, Oferty, Powiadomienia i Fora) tworzy zautomatyzowany system segregowania wiadomości, który bardzo dobrze działa – nie daje jednak w pełni odczuć ogromu możliwości tej poczty. Aby przejąć sterowanie nad narzędziami dostępnymi w Gmailu, musisz zacząć od grzebania w ustawieniach.
1. Wyłącz kategorie
Przede wszystkim pozbądź się domyślnie zautomatyzowanych mechanizmów utrzymywania porządku w Gmailu, z których (jako aspirujący power user) wyrosłeś. Pod kołem zębatym w prawym górnym rogu znajdziesz listę odnośników do wszystkich niezbędnych ustawień swojej poczty. Wybierz pozycję Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą i w okienku, które się pojawi odznacz wszystkie kategorie poza “główną”.
2. Używaj gwiazdek
Gwiazdki w Gmailu to najłatwiejszy do zastosowania i najlepiej widoczny znacznik wiadomości. Choć wiele osób porządkuje swoje priorytety przy pomocy etykiet, to my proponujemy Ci przetestować jeszcze szybszy sposób segregacji.
Jedna gwiazdka to za mało do utrzymania porządku, więc najpierw przejdź do Ustawień, aby trochę urozmaicić oznaczenia. W zakładce Ogólne znajdziesz aż dwanaście symboli, które pomogą rozróżnić priorytetowe wiadomości. Na początek wystarczą Ci cztery: yellow-star, green-check, red-bang oraz blue-info.
Oznaczanie maila wybranym symbolem jest proste: kliknij gwiazdkę na liście wiadomości – 2 kliknięcia zamienią ją w znak wyboru (✔️), 3 w wykrzyknik (❗), a 4 w literkę „i” na niebieskim tle (ℹ️).
3. Jeszcze więcej skrzynek
W kolejnej zakładce ustawień – Odebrane* – uruchomisz dodatkowe skrzynki i widok, który pozwoli Ci mieć najważniejsze maile zawsze w zasięgu wzroku. Zmień typ skrzynki z domyślnego na wiele skrzynek odbiorczych. Pojawi się pięć wierszy, w których możesz ustawić warunki wyświetlania wiadomości w danej skrzynce.
Pora wykorzystać gwiazdki, które dodaliśmy przed chwilą. Możemy podzielić skrzynkę na trzy części:
❗ To do – maile, które wymagają podjęcia akcji (warunki is:starred has:red-bang sprawią, że trafią do tej skrzynki tylko wiadomości oznaczone wykrzyknikiem )
✔️ Waiting – wątki, na którymi już się zajęliśmy i oczekujemy odpowiedzi ( is:starred has:green-check)
[ℹ️] Current – wątki które zawierają ciekawe informacje lub pliki, na których będziemy pracować w najbliższym czasie (is:starred has:blue-info)
Te skrzynki możesz dostosować do swoich potrzeb, albo dodać ich jeszcze więcej. Można utworzyć skrzynkę na maile z daną etykietą (label:nazwa-etykiety) lub na wiadomości od konkretnej osoby (from:adres@nadawcy.pl).
Następna pozycja na liście ustawień daje możliwość zmiany położenia dodatkowych skrzynek.
*Uwaga – jeśli nie możesz znaleźć powyższych opcji w Odebranych to poszukaj w Zaawansowanych. Gmail jest w trakcie procesu odświeżania interfejsu, więc na niektórych kontach kolejność ustawień wygląda inaczej.
Porządki w skrzynce odbiorczej
Nadeszła pora, aby przekopać się przez stos wiadomości, które nazbierały się w skrzynce odbiorczej. Spokojnie, nie musisz przenosić każdego maila z osobna. Pierwsza segregacja, która wyznaczy cały rytm Twojej przyszłej pracy z Gmailem nie zajmie więcej niż pół godziny.
Archiwizacja, ignorowanie a usuwanie wiadomości
Ignorowanie, archiwizowanie i przenoszenie maili do kosza to czynności, które pozwolą Ci pozbyć się wszystkich wiadomości ze skrzynki odbiorczej.
Archiwizacja brzmi groźnie, ale powinna być najczęściej stosowanym przyciskiem w Gmailu. Zarchiwizowane wiadomości przestają być widoczne w skrzynce, ale nie znikają. Nadal możemy je znaleźć pod przyporządkowaną etykietą lub poprzez wyszukiwanie na pasku u góry okna. Jeśli nie mają etykiety, to lądują w składowisku nieoznaczonych wiadomości – w folderze Wszystkie. Jeśli uczestnik konwersacji po czasie odpowie na zarchiwizowany mail, to cały wątek wróci do skrzynki odbiorczej.
Ignorowanie pozwala pozbyć się natarczywych wiadomości bez usuwania. Działa podobnie do archiwizowania, ale różnica polega na tym, że nowe wiadomości w wątkach nie pojawią się ponownie w skrzynce odbiorczej. Ta opcja jest przydatna, gdy w wątku toczy się dyskusja, która nas rozprasza, albo gdy dostajemy od kogoś wiadomości zbyt często. Więcej ich nie zobaczymy, chyba że celowo je wyszukamy.
Usuwanie przenosi maile do kosza. Nie jest to nieodwracalne, bo wiadomości w koszu są przechowywane jeszcze przez 30 dni zanim permanentnie znikną z dysku.
Etykiety i filtrowanie w Gmailu
Etykiety i filtry to funkcje specyficzne dla Gmaila, które pozostają niedoceniane przez przeciętnych użytkowników. Pozwalają nam uporządkować wszystkie wiadomości według dowolnych, spersonalizowanych kryteriów.
Możesz stworzyć etykietę na wiele sposobów: w ustawieniach, w widoku wiadomości, w panelu bocznym lub podczas tworzenia filtrów.
Foldery z etykietami znajdziesz w panelu bocznym po lewej stronie przeglądarki. Stwórz ich tak wiele, jak potrzebujesz i przyporządkuj im kolory, które poprawią przejrzystość w skrzynkach.
Etykiety w połączeniu z filtrowaniem w Gmailu pozwalają na precyzyjne dostosowanie automatyzacji segregowania 90% wiadomości z naszej skrzynki. Istnieje mnóstwo możliwości konfiguracji filtrów – ale jest to tak proste, że już za drugim podejściem możesz improwizować i eksperymentować. Filtry ustawiamy zaznaczając jeden lub kilka maili i klikając Filtruj wiadomości tego typu na liście rozwijanej symbolem trzech kropek. Choć filtry nie są widoczne w skrzynce na co dzień, to możemy wprowadzać w nich dowolne zmiany, odnajdując opcje filtrowania w Ustawieniach.
Newslettery poza skrzynką odbiorczą
Jak każdy użytkownik internetu miałeś okazję zostawić swój adres email w kilku bazach danych marketingowych. Pewnie nawet w kilkuset. Dzięki RODO każdy promocyjny mail zawiera teraz link do wypisania się z subskrypcji – i to jest najłatwiejszy sposób, by pozbyć się niechcianych wiadomości od jakiejś firmy. Jednak nie wszystkie chcemy usuwać, niektóre masowo rozsyłane maile zawierają jakąś wartość dla odbiorcy, na przykład ciekawe newsy czy rabaty. Aby uniknąć sortowania każdego mailingu, newslettera i oferty z osobna, warto ten proces zautomatyzować.
Możesz stworzyć kilka etykiet dla różnych kategorii lub nadawców masowych maili albo wybrać radykalne podejście i wrzucić je wszystkie do folderu z etykietą Mailing. Niezależnie od tego, co wybierzesz, procedura wygląda tak samo:
- Zaznacz wiadomość i kliknij Filtruj wiadomości tego typu.
- Przy pasku wyszukiwania pojawi się lista kryteriów, które możesz ustawić. Zazwyczaj wystarczy tylko adres nadawcy, lub kilku nadawców.
- Po wyznaczeniu kryteriów zamiast przycisku szukaj na dole okienka, wciśnij Utwórz filtr.
- Teraz możesz wybrać co się stanie z wiadomościami, które spełniają kryteria. Aby zminimalizować rozproszenia przy codziennym przeglądzie poczty wybierz z listy 3 akcje: Pomiń folder odebrane, Zastosuj etykietę (w tym przypadku: Mailing) oraz Zastosuj filtr także do pasujących wątków.
Tak przefiltrowane wiadomości będą automatycznie archiwizowane, ale możliwe do odnalezienia po kliknięciu w etykietę. Jeśli nie masz odpowiedniej etykiety, to możesz ją utworzyć podczas ustawiania filtra.
Po skonfigurowaniu ustawień, ustaleniu priorytetów, wprowadzeniu etykiet i nałożeniu filtrów na wiadomości przychodzące, Twoja skrzynka powinna wyglądać tak:
Sekwencja codziennych czynności, które pozwolą utrzymać Inbox Zero na zawsze
Porządki to nie wszystko. Teraz trzeba zadbać o utrzymywanie czystości na co dzień. Aby cieszyć się pustą skrzynką jak najczęściej, wprowadź do swojego planu dnia następujący zestaw rutynowych czynności:
- W pierwszej kolejności odczytaj najważniejsze maile. Jeśli odpowiedź zajmie nie więcej niż kilka minut, to zajmij się tym od razu. W przeciwnym wypadku oznacz wiadomość wykrzyknikiem (❗) i zarchiwizuj – po chwili pojawi się w skrzynce To do.
- Jeśli odpowiesz na wiadomość i czekasz na reakcję odbiorcy, to oznacz go znakiem wyboru (✔️) i zarchiwizuj – pojawi się w skrzynce Waiting.
- Jeśli wątek jest ciekawy lub potrzebny, ale dyskusja w nim jest zakończona, to oznacz go niebieskim symbolem “i” [ℹ️].
- Wszystkie inne maile niewymagające żadnych działań oznacz odpowiednią etykietą, a następnie zarchiwizuj je lub usuń.
I tyle – parę minut klikania i Twoja skrzynka znowu jest pusta. Możesz się teraz cieszyć produktywnym dniem pracy, a zbędne wiadomości nie będą odciągać Cię od priorytetów. Pamiętaj, aby w przerwie na kawę zajrzeć do folderu z newsletterami i przejrzeć nowości ze swoich ulubionych portali.
To tylko jeden z wielu możliwych wariantów konfiguracji Gmaila, które sprzyjają utrzymywaniu Inbox Zero. Jeśli w drodze eksperymentów odkryjesz inne ciekawe rozwiązania, to podziel się nimi w komentarzu lub w grupie Google Workspace Polska na Facebooku!
