Darmowy Gmail vs płatny Gmail – co lepiej sprawdzi się w Twojej firmie?

Budowanie siły marki oraz pozytywnego wizerunku firmy w internecie jest szczególnie ważne, odkąd powszechna cyfryzacja umożliwiła klientom odnalezienie setek tysięcy ofert produktów i usług jednym kliknięciem. Aby sprostać wymaganiom klientów biznesowych, Google stworzyło pakiet Google Workspace (dawniej znany jako G Suite). Jakie korzyści przynosi przedsiębiorcom płatny Gmail i czym różni się od darmowej wersji? Spieszymy z odpowiedzią!

Czym jest Gmail?

Gmail to jeden z najbardziej znanych serwisów pocztowych świata, wykorzystywany zarówno w celach prywatnych, jak i biznesowych. Poczta od Google jest darmowa i ma obecnie ponad 1,5 miliarda użytkowników, co szczególnie nie dziwi, kiedy weźmiemy pod uwagę wszystkie zalety, jakie niesie za sobą ta usługa. 

Rejestrując konto w Gmailu, użytkownicy zyskują nie tylko dostęp do przejrzystej i bezpiecznej skrzynki e-mail, z ekstremalnie ograniczoną liczbą reklam. Otrzymują też 15 GB miejsca na dysku w chmurze oraz dostęp do szeregu aplikacji biurowych, takich jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Formularze, czy narzędzi do komunikacji – Google Meet, Chat, Spaces. A to tylko kilka wybranych przykładów. 

Jednak to, co świetnie działa w przypadku użytku prywatnego, nie zawsze równie dobrze sprawdza się przy zastosowaniu biznesowym. I tak powstał Google Workspace.

Google Workspace, czyli płatny Gmail

Google Workspace (wcześniej G Suite) to pakiet zintegrowanych ze sobą aplikacji, służących do zwiększania produktywności i współpracy online. Użytkownicy Google Workspace nie tylko znajdą tu wszystkie programy dostępne w darmowym Gmailu, ale też mogą korzystać z zaawansowanych wersji tych usług. Więcej o możliwościach rozbudowanych aplikacji, przeczytasz poniżej.

Czy konto Google Workspace jest darmowe?

Już tu odnieśmy się jednak do różnicy między Gmailem a Google Workspace, która dla wielu osób jest kluczowa. A mianowicie – do ceny.

Jak już wspomnieliśmy, prywatny Gmail jest zupełnie darmowy. Inaczej rzecz ma się z biznesową wersją poczty od Google. Usługa Google Workspace dostępna jest na zasadzie subskrypcji, której ceny zaczynają się od niewiele ponad 20 zł miesięcznie. 

Użytkownicy mogą tu wybierać spośród czterech planów – Business Starter, Business Standard, Business Plus oraz Enterprise. Różnice pomiędzy nimi szczegółowo wyjaśniliśmy na naszej stronie z porównaniem poszczególnych pakietów.

Co daje Google Workspace, czyli o różnicach między pakietem biznesowym a darmową wersją Gmaila

Jeśli zastanawiasz się, co dla Ciebie będzie lepsze – darmowy Gmail czy jego płatny odpowiednik w postaci Google Workspace, to najlepiej, abyś wnikliwie zapoznał się z podobieństwami i różnicami występującymi w ramach tych dwóch rozwiązań. W dalszej części artykułu znajdziesz szczegółową analizę w tym zakresie. Skrót najważniejszych wniosków umieściliśmy zaś na poniższej liście.

Gmail vs Google Workspace – najważniejsze podobieństwa i różnice

• Cena. Gmail dla użytkowników prywatnych jest darmowy, natomiast Google Workspace to płatna usługa. W tym drugim przypadku plany zaczynają się już od nieco ponad 20 zł miesięcznie na użytkownika. 
• Kontrola. Google Workspace zapewnia kontrolę administracyjną – w tym możliwość tworzenia, edytowania i usuwania kont – nad wszystkimi adresami Gmail utworzonymi w firmowej domenie.
• Domena. W bezpłatnej wersji Gmaila użytkownicy muszą używać rozszerzenia @gmail.com. W Google Workspace użytkownicy mogą tworzyć adresy z własną domeną.
• Miejsce. Użytkownicy Gmaila mają dostęp do 15 GB miejsca w chmurze. W zależności od wybranego planu cenowego użytkownicy Google Workspace mają do wykorzystania od 30 GB do 5 TB miejsca na dane.
• SPAM. Poczta dostępna w ramach biznesowej wersji Google Workspace jest wolna od reklam i ma bardziej zaawansowane filtry antyspamowe niż prywatny Gmail.
• Aplikacje. Zarówno Gmail jak i Google Workspace zapewniają użytkownikom dostęp do dodatkowych aplikacji biurowych i narzędzi do komunikacji. W ramach Google Workspace programy te charakteryzują się znacznie bardziej rozbudowanym zestawem funkcji, z inteligentnymi funkcjami wyszukiwania, szczegółowymi kontrolami bezpieczeństwa i nie tylko.
• Udostępnianie. Zarówno użytkownicy Gmaila, jak i Google Workspace mogą udostępniać dokumenty i inne materiały pozostałym użytkownikom. Klienci pakietów biznesowych mają jednak w tym zakresie większe możliwości.
• Własność. Administratorzy Google Workspace mają pełną kontrolę i prawo własności w stosunku do wszystkich dokumentów utworzonych na indywidualnych kontach użytkowników w ramach danej instancji.
• Pomoc. Użytkownicy Gmaila potrzebujący pomocy mogą skorzystać z wbudowanej bazy wiedzy usługi lub z forum pomocy dla Gmaila w Google. Użytkownicy Google Workspace mają dostęp do całodobowej pomocy telefonicznej i e-mailowej.

Własna domena w adresie e-mail i aliasy

W budowaniu pozytywnego wizerunku marki pomocne jest używanie adresów e-mail, które nie tylko są łatwe do zapamiętania, ale przede wszystkim wzbudzają zaufanie. Jeśli klient odwiedzi Twoją witrynę, np. kwiatyrenaty.pl, zostawi swoje dane do kontaktu, a następnie otrzyma od Ciebie maila z adresu [email protected], to może zacząć podejrzewać, że to nieudolna próba podszycia i wyłudzenia informacji. 

Dzięki Google Workspace zastąpisz generyczną domenę @gmail.com unikalnym adresem swojej strony internetowej. Wystarczy dodać domenę w panelu administratora i zweryfikować jej własność w kilku prostych krokach, by korzystać z dobrze prezentującego się adresu e-mail. Jeśli nie chcesz robić tego samodzielnie, to zespół specjalistów z FOTC chętnie przeprowadzi Cię przez wstępną konfigurację. 

Grupy mailowe i aliasy

Gmail dla firm umożliwia również tworzenie grup mailowych i aliasów. Aliasy to alternatywne adresy przypisane do jednej skrzynki pocztowej. Przykładowo osoba, której główny adres to [email protected], może posługiwać się aliasami [email protected], sprzedaz@…com, obsluga@…com itd. W ramach subskrypcji jednego konta pocztowego może mieć nawet 30 alternatywnych adresów.

Grupy natomiast pozwalają ustawić wspólny adres mailowy dla kilku pracowników, np. dla wszystkich tych, którzy zajmują się wsparciem technicznym. Jeżeli klient napisze maila na adres grupy support@….com, trafi on również bezpośrednio do skrzynek przypisanych osób, na przykład pracowników działu obsługi klienta.

Poznaj różnice między aliasami i grupami w biznesowym Gmailu:

Więcej przestrzeni na dane w chmurze

Każdy użytkownik darmowego Gmaila ma dostęp do 15 GB przestrzeni na dane. Wielu prywatnych użytkowników nigdy nie dociera do limitu, jednak ci, którzy zapisują na Dysku zdjęcia, pliki i załączniki z poczty, czy kopię zapasową danych z telefonu muszą się liczyć z tym, że po od czasu do czasu konieczne będą czystki.

Płatny Gmail to nie tylko poczta firmowa. Wdrożenie pakietu Google Workspace natychmiast zwiększa przestrzeń na pliki i zdjęcia.

• Podstawowy pakiet Google Workspace Business Starter zapewnia 30 GB miejsca na dane.
• W pakiecie Google Workspace Business Standard każdy pracownik ma 2 TB przestrzeni.
• Konta Google Workspace Business Plus pozwalają przechowywać nawet 5 TB plików w chmurze.
• Klienci Google Workspace Enterprise domyślnie również mogą korzystać z 5 TB miejsca na dane. Jednak jeśli będzie to dla nich za mało, mogą wnioskować o zwiększenie tej przestrzeni w ramach opłacanego abonamentu. O dodatkowe miejsce na dane najłatwiej prosić za pośrednictwem partnera Google Cloud, takiego jak FOTC.

Więcej przestrzeni to komfort dostępu do wszystkich dokumentów, projektów, kopii zapasowych oraz innych plików z dowolnego urządzenie połączonego z internetem.

Zobacz też: 

• Dysk Google – jak przechowywać firmowe dokumenty i pliki

Dyski współdzielone dla lepszej współpracy

Większa przestrzeń to nie jedyna zaleta biznesowej odsłony Google Drive. Google Workspace to usługa, która maksymalizuje zbiorową produktywność i ułatwia współpracę, dlatego firmowy Drive daje zespołom wyjątkowe narzędzie – Dyski Współdzielone.

Dysk Współdzielony nie ma jednego właściciela, bo jest przestrzenią do współpracy wielu użytkowników. Pliki przechowywane na Dysku Współdzielonym są własnością każdej osoby, która ma dostęp do dysku. Wystarczy jednorazowo udostępnić dysk wszystkim współpracownikom ze swojego działu, by swobodnie pracować na plikach i gromadzić archiwum wyników wspólnej pracy. Dyski współdzielone mają wiele praktycznych zastosowań, bo oferują:

• Dostęp do plików nawet po odejściu pracownika. Zazwyczaj, gdy jeden z pracowników opuści firmę, jego konta są usuwane. Jeśli zapomnisz o wcześniejszej zmianie właściciela plików, to bezpowrotnie je utracisz. Dyski Zespołu pozwalają na zatrzymanie plików, nawet po zakończeniu współpracy z daną osobą.
• Ulepszone reguły udostępniania. Każdy z członków zespołu widzi tę samą zawartość dysku, ale można nadać użytkownikom różne poziomy uprawnień zdefiniowane na podstawie ról.
• Łatwiejszy dostęp do treści. Dodanie danej osoby do Grupy Dyskusyjnej sprawia, że jest ona automatycznie dodawana do wszystkich dysków tej grupy.
• Udostępnianie dysku osobom zewnętrznym. Istnieje możliwość udostępnienia dysku osobom spoza firmy, aby wygodnie współpracować z kontrahentami. Jeśli nie chcesz, aby dane firmy były udostępniane poza organizację – możesz tego zabronić.

Zobacz też:

• Czym są Dyski Współdzielone w Google?

Bezpieczeństwo i zarządzanie kontami Google Workspace

Administratorzy Google Workspace mają wszystko pod kontrolą z dowolnego miejsca na świecie dzięki intuicyjnej i funkcjonalnej konsoli ustawień. Panel admina umożliwia zdalne zarządzanie bezpieczeństwem danych firmy. Właśnie w tym miejscu możesz zastosować m.in. blokadę dostępu do ważnych plików dla użytkowników spoza domeny –  zabezpiecza to wrażliwe dane przed osobami niepowołanymi, a tym samym chroni je przed wyciekiem.

Administrator może też sprawdzić, czy użytkownicy używają wystarczająco silnych haseł podczas logowania do skrzynek pocztowych. Dodatkowo dla większego bezpieczeństwa może wymusić zmianę hasła co 30 dni i sprawdzać, na jakich urządzeniach logują się pracownicy, by móc reagować na podejrzaną aktywność. Bezpłatna wersja Gmaila nie daje takich możliwości.

Gdy firma używa darmowego Gmaila, to konta należą do pracowników. W Google Workspace to administrator zarządza kontami wszystkich zatrudnionych osób. Dzięki temu, gdy któraś z nich odejdzie z pracy, służbowa korespondencja nadal będzie trafiała do firmy, a nie na jego prywatny adres e-mailowy. Dodatkowo administrator ma możliwość zablokowania dostępu do plików osobom już nienależącym do struktur organizacji.

Zobacz też:

• 5 zasad dbania o bezpieczeństwo danych w firmie
• Czy chmura Google Workspace jest zgodna z prawem?

Filtry antyspamowe dla zwiększenia komfortu i bezpieczeństwa pracy

Gmail oferuje podstawowe filtry antyspamowe. Zdarza się jednak, że ważna korespondencja, w której znajdują się wrażliwe załączniki lub treści, może zostać potraktowana jako spam. Google Workspace umożliwia proste skonfigurowanie filtrów antyspamowych. Możliwe jest m.in. dodanie adresu IP kontrahenta do białej listy, co daje gwarancję dostarczenia wiadomości.

Automatyczne tworzenie kopii zapasowych

Użytkownicy darmowego konta Gmail nie mogą skorzystać z funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku Google Workspace. Administrator może zlecić automatyczne wykonywanie kopii zapasowych w Google Drive. Dzięki temu w razie przypadkowego usunięcia plików, czy też awarii któregoś z urządzeń szkody zostaną zminimalizowane.

Wsparcie techniczne

W przeciwieństwie do prywatnej poczty Gmail, Google Workspace gwarantuje klientom dostęp do stałej pomocy technicznej – zarówno ze strony konsultantów Google, jak i zespołu FOTC. Google dostarcza wsparcie tylko w języku angielskim, natomiast partner Google – FOTC – obsługuje klientów zarówno w języku polskim jak i angielskim, a także w lokalnych językach wybranych państw CEE.

Jeśli chcesz, aby pracownicy jak najszybciej osiągnęli pełną efektywność w obsłudze nowych narzędzi pracy, to skorzystaj z oferty szkoleń FOTC. Organizujemy dedykowane warsztaty z Google Workspace dla użytkowników i administratorów zaprojektowane tak, by znacznie przyspieszyć pełną adopcję usługi. 

Obejrzyj też wideo podsumowujące wszystkie powyższe różnice na naszym kanale YouTube:

Zobacz także:

• Jak pracownicy Radio 357 pracują hybrydowo dzięki Google Workspace.
• Dlaczego firma Hand2Band zdecydowała się porzucić stary system pocztowy na rzecz Google Workspace?

Czy można mieć pocztę Gmail dla firm za darmo?

W określonych przypadkach organizacje i placówki naukowe mogą skorzystać z pełnej funkcjonalności profesjonalnych pakietów Google Workspace bez ponoszenia jakichkolwiek opłat.

Google Workspace dla organizacji non profit

Z darmowej wersji pakietu Google Workspace mogą korzystać organizacje pozarządowe. Chmurowa narzędzia pozwalają na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie nowych osób.

Aby skorzystać z darmowej wersji Google Workspace, organizacja musi:

• mieć status jednostki charytatywnej,
• być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup,
• być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.

Google Workspace dla szkół i uczelni

Istnieje także specjalna, bezpłatna odsłona Google Workspace dedykowana Szkołom oraz Uczelniom Wyższym – Google Workspace for Education w wariancie Fundamentals. Aby korzystać z tej usługi, konieczne jest spełnienie dwóch warunków:

• Instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa.
• Instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.

Przeczytaj nasz wywiad z ekspertką oświatową i byłą Minister Edukacji Narodowej, Katarzyną Hall, na temat zastosowania aplikacji Google w nauczaniu:

• Technologia Google w Dobrej Edukacji – wywiad z Katarzyną Hall

Darmowy okres próbny

FOTC, jako partner Google Cloud, oferuje okres testowy usługi wydłużony do 30 dni. Niezależnie od wielkości i rodzaju firmy, możesz wypróbować dowolny pakiet Google Workspace za darmo przez cały miesiąc! Aby rozpocząć okres testowy, skontaktuj się z nami przez formularz na stronie.

Pamiętaj też, że dłuższe testy, to nie jedyna korzyść, jaką zyskasz, podejmując współpracę z FOTC. Oferujemy też pomoc w migracji, wsparcie techniczne dostępne w trybie 24/7 czy dodatkowe usługi (takie jak szkolenia dla zespołów i audyty bezpieczeństwa).