Spis treści
- 1. Wybierz i przetestuj narzędzie
- 2. Stwórz dobre praktyki
- 3. Zrób plan
- 4. Zaproś uczestników
- 5. Przygotuj się technicznie
- 6. Otwórz wcześniej potrzebne pliki
- 7. Określ zasady
- 8. Trzymaj się planu – moderuj
- 9. Do burzy mózgów wykorzystaj interaktywną tablicę
- 10. Zrób notatki i wyślij podsumowanie do uczestników
- Pamiętaj, że spotkanie online to praca zespołowa
Jak przeprowadzić spotkanie online? Na co zwrócić szczególną uwagę jeszcze przed zebraniem? A o czym pamiętać w jego trakcie? To pytania nurtujące wielu przedsiębiorców, menedżerów i pracowników firm, w których praca zdalna stała się codziennością.
Na szczęście spotkania online mogą przebiegać bardzo sprawnie, a dokonane na nich ustalenia – posuwać firmę do przodu. Wystarczy, że wszyscy uczestnicy będą przestrzegać kilku prostych zasad. Poniżej przedstawiamy 10 sposobów, które sprawią, że zebrania online staną się dla wszystkich przyjemnością, a nie irytującym punktem w planie dnia.
Pobierz darmowy ebook: Praca hybrydowa z Google Workspace w praktyce
1. Wybierz i przetestuj narzędzie
Jedną z najważniejszych kwestii, na jakie należy zwrócić uwagę w kontekście spotkań online, jest wybór aplikacji, za pośrednictwem której uczestnicy będą się ze sobą łączyć. Na rynku jest wiele programów dających taką możliwości. Najbardziej popularne to Zoom oraz Google Meet. Osoby korzystające z pakietu od Microsoftu do prowadzenia wideorozmów najczęściej korzystają z Teams. Na naszym blogu znajdziesz artykuły porównujące te narzędzia:
Ale istnieje też wiele innych aplikacji, które pozwalają łączyć się ze sobą z dowolnego miejsca na świecie. Analizując, które rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze, zwróć przede wszystkim uwagę na trzy elementy:
Funkcjonalność. Sprawdź, jakie funkcje dostępne są w danym narzędziu. Ile osób może dołączyć do zebrania w czasie rzeczywistym. Jaka może być maksymalna długość spotkania? Czy aplikacja daje możliwość nagrywania konferencji? Czy wycisza odgłosy w tle? Oczywiście skup się na tych funkcjach, które będą szczególnie potrzebne w Twojej firmie.
Bezpieczeństwo. To bardzo ważny element, który często jest pomijany. Podczas spotkań online poruszane są przecież wewnętrzne tematy firmy. Zwróć więc uwagę, czy przy użyciu danego narzędzia osobie trzeciej łatwo będzie dołączyć do zebrania.
Przykładowo w Google Meet tylko uczestnicy korzystający z firmowej domeny mogą samodzielnie dołączyć do spotkania. Wszelkie osoby spoza organizacji muszą zostać zatwierdzone przez organizatora.
Dostępność. Cena ma znaczenie. Wybierając aplikację do telekonferencji, sprawdź, ile będzie Cię kosztowało korzystanie z niej. Porównaj oferty poszczególnych producentów. Dowiedz się, czy narzędzie dostępne jest osobno, czy w pakiecie.
2. Stwórz dobre praktyki
Określ jasne zasady, zgodnie z którymi pracownicy Twojej firmy powinni postępować podczas spotkań online. Jeśli wszyscy członkowie zespołu odpowiednio wcześniej się z nimi zapoznają, w przyszłości możecie uniknąć wielu niezręcznych i nieprzyjemnych sytuacji. Poniżej kilka podstawowych aspektów, na które warto zwrócić tu uwagę.
Korzystanie z kamery
Włączona kamera znacznie ułatwia komunikację. Widząc daną osobę – jej mimikę, postawę i gesty – łatwiej można ją zrozumieć i określić jej intencje. Poza tym podczas biurowych spotkań na żywo wszyscy się widzą, dlaczego więc praca zdalna miałaby to zmieniać?
Ubiór
To, że spotkanie nie odbywa się w biurze, a na internetowych łączach, nie oznacza, że należy rezygnować z zasad dotyczących ubioru. Jednoznacznie określ, jak członkowie Twojego zespołu powinni się prezentować podczas telekonferencji.
Zasady te mogą być różne, nie tylko w zależności od dress code’u, jaki obowiązuje w waszej firmie, ale też charakteru spotkania. Możesz na przykład ustalić, że podczas wewnętrznych spotkań strój może być nieco luźniejszy, niż podczas oficjalnych konferencji z klientami i kontrahentami.
Miejsce
Jednym z największych błędów, jakie można popełnić podczas spotkania online, jest pokazanie się na nieodpowiednim tle. Choć pewne rzeczy mogą wydawać się oczywiste, to warto zwrócić współpracownikom uwagę, że niepościelone łóżko, zlew pełen naczyń czy pranie wiszące na suszarce skutecznie rozproszą uwagę pozostałych uczestników rozmowy.
Z tropu może zbijać nawet schludna przestrzeń, w której znajduje się za dużo przedmiotów. Dlatego na tło telekonferencji najlepiej wybierać jednokolorowe ściany lub coś równie neutralnego.
A co, jeśli dana osoba pracuje na komputerze stacjonarnym, a jej sprzęt ustawiony jest w taki sposób, że trudno będzie jej spełnić to oczekiwanie? Tu z pomocą przychodzi jedna z funkcji Google Meet. Za pomocą kilku kliknięć użytkownik może rozmyć tło, zastąpić je zdjęciem, wirtualnym tłem lub filmem. I problem rozpraszaczy z głowy!
Punktualność
Punktualność jest jednym ze sposobów wyrażenia szacunku do osób, z którymi jest się umówionym. Dlatego warto ustalić, aby uczestnicy zawsze pojawiali się przed komputerem na minimum pięć minut przed planowaną godziną rozpoczęcia spotkania.
Czas ten mogą wykorzystać na zalogowanie się do aplikacji, sprawdzenie sprzętu i stabilności połączenia internetowego oraz upewnienia się, że kamera łapie odpowiedni kadr.
Korzystanie ze słuchawek z mikrofonem
Nie wszyscy mają tego świadomość, ale korzystanie ze słuchawek z mikrofonem w mniejszym stopniu służy osobie, która ich używa, zaś w większym – pozostałym uczestnikom rozmowy. Takie słuchawki redukują dźwięki tła (np. odgłosy ulicy) oraz szumy. Dzięki ich użyciu wszyscy będą się lepiej słyszeć.
O jakość dźwięku spotkania dba również sama aplikacja. Google Meet wykrywa szumy otoczenia i automatycznie je wycisza. Mowa tu m.in. o takich dźwiękach, jak szczekanie psa, dźwięk klawiszy klawiatury czy krzyki dzieci.
Elementy zewnętrzne
W dobrych praktykach warto również przypomnieć pracownikom, aby przed spotkaniem online poinformowali o nim rodzinę oraz wyciszyli telefony. Wtargnięcie do pokoju innego domownika zakłóci spotkanie i nie będzie wyglądało zbyt profesjonalnie. Podobnie rzecz ma się z rozdzwonionym telefonem.
3. Zrób plan
Jednym z kluczowych elementów udanego spotkania online jest odpowiednie przygotowanie. O ten element należy zadbać odpowiednio wcześniej. Zanim więc zorganizujesz spotkanie, zastanów się, czego konkretnie powinno ono dotyczyć.
Najlepiej będzie, jeśli zaczniesz od końca. Pomyśl, jakie cele chcesz osiągnąć za pomocą danego zebrania. Na tej podstawie określ, jakie kwestie powinny zostać poruszone – o czym należy jedynie napomnkąć, a co dokładnie przedyskutować… Następnie spisz agendę i ustal, ile czasu poświęcić na każdy ze znajdujących się w niej punktów.
4. Zaproś uczestników
Podczas tworzenia planu spotkania online warto też zastanowić się, czy rzeczywiście wszyscy wstępnie określeni uczestnicy powinni wziąć w nim udział. Na tym etapie przeanalizuj też, czy będziesz potrzebować wsparcia w moderowaniu oraz wskaż osobę, która będzie sporządzać notatki.
Ustal listę osób
Być może obecność którejś z osób w ogóle nie jest potrzebna? A może wystarczy, że ktoś inny dostanie jedynie notatkę z tego, co zostało ustalone? Marnowanie czasu współpracowników jest ogromnym wrogiem sprawnego działania firmy i osiągania celów w wyznaczonym terminie. Co więcej, pracownik, który będzie musiał zostać po godzinach tylko dlatego, że stracił kilkadziesiąt minut na spotkanie online, które w ogóle go nie dotyczyło, nie będzie zadowolony z takiego obrotu sprawy.
Wyślij zaproszenia
Kiedy lista uczestników zostanie już ostatecznie ustalona, czas na wysłanie zaproszenia.
W ekosystemie Google Workspace możesz to zrobić na kilka sposobów. Wszystko dzięki temu, że jest to pakiet, w ramach którego zintegrowanych został szereg aplikacji biurowych. Spotkanie możesz więc utworzyć w Google Meet, a następnie rozesłać link do niego za pomocą Chatu czy Gmaila. Ale możesz też na przykład użyć kalendarza. Szczerze mówiąc, to nasz ulubiony sposób.
Wystarczy, że otworzysz kalendarz i w terminie, w którym chcesz przeprowadzić spotkanie, utworzysz nowy blok. Na ekranie pojawi się okienko, w którym możesz określić nazwę zebrania, zaprosić wszystkich uczestników, utworzyć link do spotkania w Google Meet oraz dodać notatki i załączniki. Pamiętaj, aby udostępnić współpracownikom agendę oraz wszelkie inne informacje, które mogą im być potrzebne (na przykład telefon do organizatora).
Kiedy wszystko będzie już gotowe, kalendarz wyśle do wskazanych przez Ciebie osób zaproszenie na spotkanie. Uczestnicy w szybki i prosty sposób otrzymają więc wszystkie potrzebne im informacje, a w samej wiadomości mailowej będą mogli potwierdzić swój udział w zebraniu. Co więcej, spotkanie online automatycznie pojawi się w ich prywatnym kalendarzu Google.
5. Przygotuj się technicznie
Zadbaj też o przygotowanie techniczne. Zanim połączysz się ze współpracownikami, klientami czy kontrahentami, upewnij się, że Twój internet jest stabilny. Pamiętaj, że aby Twoje spotkanie online było efektywne, nie możesz sobie pozwolić na ciągłe zrywanie połączenia. Pozostali uczestnicy nie będą też zadowoleni, jeśli dźwięk lub obraz będą się zacinały. Sprawdź też, czy aby na pewno mikrofon, kamera i słuchawki działają. Wszystkie te urządzenia możesz przetestować jeszcze przed wejściem do pokoju konferencji.
Jeśli zaś okaże się, że Twoje połączenie pozostawia wiele do życzenia, Meet rzuci Ci koło ratunkowe. Każdy uczestnik zaproszony na rozmowę może do niej dołączyć za pomocą sieci telefonicznej. Numer, pod który należy w tym celu zadzwonić, generuje się automatycznie podczas tworzenia spotkania, a wszyscy zaproszeni otrzymują go we wspomnianej już wiadomości mailowej.
6. Otwórz wcześniej potrzebne pliki
Jeśli na spotkaniu online chcesz pokazać swoim rozmówcom przygotowane wcześniej pliki, otwórz je jeszcze przed rozpoczęciem konferencji. Jednocześnie zamknij w przeglądarce wszystkie niepotrzebne zakładki.
Dostępne w ramach Google Workspace aplikacje biurowe, takie jak Dokumenty, Arkusze czy Prezentacje mają opcję udostępniania podczas spotkania. Wystarczy, że w trakcie konferencji odbywającej się na Meet wejdziesz w zakładkę z otwartym plikiem i klikniesz przycisk udostępniania (w prawym górnym rogu). Automatycznie udostępnisz w ten sposób swój ekran, a inni zobaczą dokument, który chcesz im pokazać.
7. Określ zasady
Po połączeniu się z uczestnikami przedstaw pokrótce najważniejsze zasady, które będą obowiązywać w trakcie spotkania.
Poproś pozostałych członków rozmowy, aby nie przerywali innym – jeśli będą chcieli zabrać głos, mogą skorzystać z opcji podniesienia ręki.
Zwróć również uwagę na to, aby osoby, które w danej chwili nic nie mówią, użyły opcji wyciszenia mikrofonów. Dzięki temu unikniecie rozpraszających dźwięków, które w czasie rozmowy mogą pojawić się w tle.
Jeśli masz zamiar nagrywać spotkanie, poinformuj o tym innych i upewnij się, że nikt nie ma nic przeciwko temu.
Ustal też zasady korzystania z chatu. Jeśli na przykład będziesz prowadzić prezentację, daj znać pozostałym osobom, że mogą tam zadawać pytania, na które odpowiesz po zakończonym wystąpieniu.
8. Trzymaj się planu – moderuj
Podczas samego spotkania pamiętaj przede wszystkim o tym, aby trzymać się planu oraz wcześniej ustalonych zasad. Zwróć uwagę na to, aby uczestnicy nie wchodzili w dygresje. Kiedy uznasz, że dany punkt zebrania został wyczerpany, płynnie przejdź do kolejnego.
Pamiętaj też o tym, aby moderować dyskusję. Studź nastroje, jeśli zrobią się zbyt gorące. Zachęcaj do wypowiedzi bardziej nieśmiałe osoby, których zdanie ma znaczenie dla danego tematu. Kiedy ktoś zadeklaruje, że coś zrobi, ustalcie wspólnie termin, w którym się to stanie.
Oczywiście jeśli wszystkie cele zostaną osiągnięte przed czasem, nie przedłużaj sztucznie spotkania i po prostu zakończ je wcześniej. Jednak zanim to uczynisz, upewnij się, że wszyscy wszystko zrozumieli i nikt nie ma żadnych pytań. Pomoże to uniknąć nieporozumień w przyszłości.
9. Do burzy mózgów wykorzystaj interaktywną tablicę
A co, jeśli chcesz przeprowadzić zdalną burzę mózgów? I w takim wypadku Google Workspace ma coś dla Ciebie. W tym celu podczas spotkania wykorzystaj aplikację Jamboard. Pozwala ona stworzyć interaktywną tablicę, którą wszyscy zobaczą na ekranie, i w ramach której będą mogli wspólnie tworzyć notatki. Narzędzie to wygodnie uruchomisz z poziomu Google Meet. Możliwości, jakie daje Jamboard podczas spotkań online, obszernie opisaliśmy w poniższym filmie:
10. Zrób notatki i wyślij podsumowanie do uczestników
Wspominaliśmy już, że warto wskazać osobę, która podczas telekonferencji będzie robiła notatki. Takie posunięcie sprawi, że pozostali lepiej skupią się na rozmowie. Po zakończonym spotkaniu osoba ta powinna przesłać swoje zapiski do wszystkich jego uczestników. Co więcej, warto z góry określić, do kiedy to zrobi.
Pamiętaj, że spotkanie online to praca zespołowa
I na koniec jeszcze jedna ważna kwestia. Spotkania online to praca zespołowa. Aby były efektywne i przebiegały bez zakłóceń, wszyscy uczestnicy muszą stosować się do ustalonych wcześniej zasad. Warto więc promować dobre praktyki w firmie, a podczas samych spotkań pilnować, aby nikt nie łamał koleżeńskiej umowy, co do ich przestrzegania.
Jeśli chcesz poznać jeszcze więcej wskazówek na temat tego, jak zorganizować działanie organizacji, w której część zespołu pracuje zdalnie, pobierz naszego ebooka Praca hybrydowa z Google Workspace w praktyce.
Jesteśmy przekonani, że już po kilku wydajnych spotkaniach online, pracownicy sami dostrzegą zmianę jakościową w swojej pracy i tym chętniej będą zwracać uwagę na to, aby nie zakłócać dobrze zorganizowanych zebrań.
