12 powodów, by wybrać Google Workspace

Prowadzenie firmy wiąże się z codziennym podejmowaniem istotnych decyzji. Jedną z pierwszych jest wybór narzędzi do pracy i komunikacji. Aby zaoszczędzić sobie czasu na dobieraniu, wdrażaniu i opłacaniu pojedynczych usług od wielu producentów, postaw na spójny chmurowy ekosystem Google, który zaspokoi wszystkie potrzeby Twojego zespołu w ramach jednej, elastycznej subskrypcji.

Co to jest Google Workspace?  

Google Workspace to pakiet aplikacji biurowych zbudowany wokół niezawodnej poczty Gmail, który umożliwia pracę w chmurze. Zawiera konta mailowe, komunikator tekstowy, oprogramowanie do wideokonferencji, kalendarz, edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, kreator prezentacji, formularzy i stron internetowych oraz przestronny chmurowy dysk do przechowywania wszystkich firmowych danych.

Google Workspace – funkcje

Inaczej mówiąc, Google Workspace to zestaw narzędzi, dzięki któremu członkowie Twojego zespołu będą mogli:

• łatwo się ze sobą kontaktować,
• wygodnie realizować projekty,
• dbać o bezpieczeństwo plików i danych.

Google Workspace – cena

Google Workspace dostępny jest w kilku planach abonamentowych, dzięki czemu firmy będące na różnym etapie rozwoju mogą skorzystać z oferty dostosowanej do swoich konkretnych potrzeb. Warto zwrócić przy tym uwagę na to, że podejmując współpracę z partnerem Google Cloud, takim jak FOTC, firmy często otrzymują lepsze warunki finansowe, niż rejestrując się w usłudze bezpośrednio na stronie Google. Aktualny cennik oraz szczegółowe porównanie planów znajdziesz na naszej stronie poświęconej Google Workspace.

Czytaj też: Google Workspace vs Microsoft 365

Google Workspace – skalowalność i wszechstronność

Łatwe skalowanie tej usługi gwarantuje przedsiębiorcom idealne dopasowanie kosztów i potrzebnych funkcji do każdego etapu rozwoju biznesu:

• Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub lokalny biznes, to do profesjonalnej obsługi swoich klientów wystarczy Ci jedno konto w podstawowym planie. 
• Rosnące startupy korzystają z dynamicznego dopasowania usługi do liczby pracowników, zwiększając w razie potrzeby liczebność kont i przestrzeń w chmurze. 
• Duże firmy tworzą własne specjalistyczne dodatki i bez trudu utrzymują kontrolę nad danymi przechowywanymi na kontach setek pracowników.

Skalowalność, niska cena i wszechstronność, to dopiero początek długiej listy korzyści płynących z wykorzystywania Google Workspace w biznesie. Podsumowanie ich wszystkich w jednym artykule byłoby niemożliwe, bo każda firma znajduje własne zastosowania dla chmurowych aplikacji Google. 

Jeśli jednak wciąż się wahasz, czy warto zainwestować w ten zestaw narzędzi, to przedstawiamy 12 uniwersalnych powodów, które pomogą Ci podjąć tę decyzję – tak jak pomogły już tysiącom klientów FOTC, którzy z powodzeniem rozwijają swoje przedsiębiorstwa z pomocą chmury Google. 

1. Profesjonalne adresy email

Przedsiębiorstw wykorzystujących prywatne skrzynki mailowe do prowadzenia oficjalnej korespondencji z klientami jest już, na szczęście, coraz mniej. Adres mailowy to w przestrzeni wirtualnej odpowiednik wizytówki – przedsiębiorca posługujący się adresem [email protected] wzbudzi większe zaufanie niż ktoś, kto podaje klientom kontakt: [email protected]. 

Dlatego każda firma, która ma wykupioną domenę internetową, powinna podpiąć ją także pod adresy mailowe swoich pracowników – i to właśnie umożliwia Google Workspace. Ale nie tylko to. 

Każde konto Google Workspace to jedna firmowa skrzynka Gmail, ale niekoniecznie jeden adres. Ta usługa daje przedsiębiorcom wiele możliwości dopasowania adresów mailowych do indywidualnych potrzeb pracownika czy projektu. 

Alternatywne adresy email

Każdy użytkownik może mieć nawet 30 aliasów, czyli alternatywnych adresów, które prowadzą do jednej skrzynki pocztowej. Przykładowo: księgowa, której główny adres to [email protected], może także posługiwać się adresami: [email protected], [email protected] lub [email protected]. 

Obsługa wielu domen

Jeśli zarządzasz kilkoma firmami lub markami, to możesz ustawić aliasy domenowe lub domeny dodatkowe. Dzięki tym pierwszym każdy pracownik będzie mógł zamiennie używać adresów: imię[email protected] oraz imię[email protected]. Natomiast domeny dodatkowe pozwolą Ci podzielić pracowników na zespoły projektowe – możesz tworzyć dla nich konta w różnych domenach w ramach jednej instancji Google Workspace.

Adresy do korespondencji grupowej

Grupa mailowa to wspólny adres wielu użytkowników, który przekierowuje wiadomości do wszystkich połączonych skrzynek. Przykładowo, email wysłany na adres [email protected] trafia równocześnie do wszystkich członków działu marketingu. 

2. Najlepsza poczta firmowa 

Gmail to najpopularniejsza skrzynka mailowa na świecie, która ma obecnie ponad 1,8 miliarda użytkowników. Większość Twoich pracowników pewnie już korzysta z Gmaila prywatnie, więc obsługa służbowych kont po wdrożeniu Google Workspace przyjdzie im naturalne. Co jest powodem tak dużej popularności tej poczty, pomimo że na rynku dostępnych jest wiele alternatyw? Składa się na to kilka czynników: 

• Wygodna obsługa korespondencji na smartfonach dzięki aplikacji mobilnej.
• Brak reklam i spamu – poczta Gmail w biznesowej odsłonie oferuje niezawodne filtry antyspamowe, które pozwolą pracownikom zarządzać codzienną korespondencją bez zbędnych rozproszeń.
• Ochrona przed phishingiem – Gmail w Google Workspace wspiera zaawansowaną weryfikację nadawców dzięki rekordom DMARC i SPF oraz kluczom DKIM. Każda podejrzana wiadomość w skrzynce jest wyraźnie oznaczona, dzięki czemu ryzyko wyłudzenie informacji od pracowników znacznie spada.
• Sugestie Smart Compose oparte na sztucznej inteligencji pomagają szybciej pisać maile i w efekcie – pracować wydajniej.
• Precyzyjna wyszukiwarka korespondencji i załączników, która pozwala zawęzić wyniki dodatkowymi operatorami, a także odnaleźć pliki i wiadomości w archiwum Google Chat. 
• Integracja z innymi aplikacjami Google – w oknie Gmaila masz dostęp do czatu, spotkań w Meet, notatek Keep, kalendarza i list zadań. To sprawia, że w firmach wykorzystujących Google Workspace okno Gmaila pełni dla pracowników funkcję centrum komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Ogromną zaletą firmowej poczty Gmail jest to, że dostępne tu narzędzia porządkowania korespondencji powstały z myślą o użytkownikach na każdym poziomie zaawansowania. To idealna skrzynka zarówno dla przeciętnego internauty otrzymującego tylko powiadomienia o swoich zakupach w Internecie, jak i dla specjalisty od obsługi klienta, który otrzymuje oraz wysyła setki maili dziennie. 

Jeśli nie należysz do osób, które nie zaglądają do skrzynki co dziesięć minut, to skorzystasz na tym, że w Gmailu wszystkie wiadomości porządkują się same w czterech domyślnych kategoriach: Główne, Społeczności, Powiadomienia i Oferty. Jeśli natomiast lubisz mieć pocztę poukładaną po swojemu, to w Gmailu znajdziesz dziesiątki możliwości zaawansowanej konfiguracji swojej skrzynki. 

Poznaj jedną ze sprawdzonych strategii utrzymywania poczty pod kontrolą: Inbox Zero w Gmailu? 

Nie przegap też naszego ebooka o najciekawszych funkcjach poczty Gmail.

3. Obszerna przestrzeń na pliki

Dysk Google to miejsce, w którym są przechowywane nie tylko pliki przesłane przez użytkownika, ale także pliki ze wszystkich aplikacji, które wchodzą w skład pakietu Google Workspace. W zależności od wybranego planu każdy pracownik ma do dyspozycji od 30 GB do 5 TB, a w planie Enterprise – nieograniczoną ilość przestrzeni w chmurze. 

Gdy przechowujesz pliki lokalnie na dysku urządzenia, to ryzykujesz, że utracisz je, gdy tylko coś stanie się z Twoim komputerem. Google Drive eliminuje ten problem, bo zapisuje wszystkie dane w chmurze – dzięki temu masz dostęp do służbowych plików z dowolnego urządzenia, na którym zalogujesz się przy pomocy konta Google. Ta właściwość Dysku Google ułatwia firmom pracę w trybie zdalnym lub hybrydowym, a także zapewnia bezpieczeństwo wszystkich firmowych plików – nikt nie może ich odczytać, dopóki ich nie udostępnisz. 

Kontrola nad dostępami

Udostępnianie plików z dysku umożliwia wygodną współpracę wewnątrz zespołu oraz z kontrahentami i klientami spoza Twojej organizacji. Czasy przesyłania ciężkich załączników w mailach już minęły – teraz wystarczy, że wkleisz w wiadomości link do pliku lub udostępnisz go bezpośrednio z Dysku. Możesz nadać innym użytkownikom uprawnienia do edycji, komentowania lub tylko do wglądu – a jeśli chcesz zawiesić współpracę nad plikiem czy folderem z wybraną osobą, to zawsze możesz te uprawnienia wycofać. 

Przestrzeń do współpracy 

Dyski współdzielone to funkcja, która oszczędza Twój czas na udostępnianiu plików osobom, z którymi współpracujesz regularnie. Jeśli chcesz mieć wszystkie pliki dotyczące danego projektu lub działu firmy w jednym miejscu, to utwórz Dysk współdzielony i dodaj do niego członków swojego zespołu. To, co znajduje się na takim dysku, jest równocześnie własnością wszystkich dodanych do niego osób. Jeśli jeden z członków opuści zespół, to wszystkie utworzone przez niego pliki pozostaną na swoim miejscu.

Obsługa wszystkich formatów

Dysk Google umożliwia nie tylko przechowywanie multimediów i dokumentów we wszystkich formatach, ale także pozwala edytować w aplikacjach Google pliki utworzone w innych programach – na przykład pliki z Microsoft Word lub Excel. Dzięki temu nawet jeśli Twój kontrahent używa edytorów innego producenta, to nadal możecie bez przeszkód współpracować w chmurze Google. 

4. Spotkania online w Google Meet

W czasie społecznej izolacji rozmowy wideo stały się codziennością wszystkich pracowników biurowych – i niewielu z nich chce z tego zrezygnować. Choć nic nie zastąpi naturalnego spotkania twarzą w twarz, to wideokonferencje są drugą najlepszą metodą nawiązania kontaktu i przedyskutowania bieżących spraw w zespole. Wiele firm przyjęło też na stałe zwyczaj przeprowadzania rozmów rekrutacyjnych w trybie online – to wygoda zarówno dla kandydata, jak i dla rekrutera. 

Kupując konta Google Workspace, zapewniasz swoim pracownikom dostęp do zaawansowanego oprogramowania do wideokonferencji – Google Meet. To jedna z najszybciej rozwijanych aplikacji w portfolio Google, a na dzień dzisiejszy jej najważniejsze funkcje to: 

• Pełna integracja z Gmailem, Chatem i Kalendarzem – każde spotkanie zaplanowane w Kalendarzu Google zawiera link do automatycznie utworzonego pokoju wideokonferencyjnego. Tworzenie spotkań jest też możliwe w Gmailu lub bezpośrednio w oknie rozmowy Google Chat. 
• Dostęp dla każdego – do wideokonferencji może dołączyć każda zaproszona osoba, niezależnie od tego, czy używa Google Workspace, darmowego Gmaila czy konta email innego producenta. 
• Dołączanie do spotkań w trybie offline – do każdej konferencji generowany jest unikalny numer telefonu, dzięki któremu można pozostać w kontakcie nawet bez dostępu do Internetu.
• Do 500 równoczesnych uczestników konferencji – nawet 500 osób może aktywnie uczestniczyć w rozmowie. 
• Streamowanie na żywo w domenie nawet dla 100 tysięcy osób – transmisja na żywo to sposób na podzielenie się wiedzą z szeroką publicznością bez wchodzenia z nią w interakcję na wizji. Ta funkcja Meet szczególnie przydaje się do komunikacji wertykalnej w dużych organizacjach.
• Wyciszanie szumów – inteligentny algorytm wygłusza zbędne dźwięki tła wychwycone przez Twój mikrofon, aby inni uczestnicy zawsze słyszeli Cię głośno i wyraźnie. 
• Podnoszenie ręki – przycisk zgłaszania chęci zabrania głosu pozwala łatwo uporządkować przebieg spotkań.
• Chat, ankiety i Q&A – podczas wideokonferencji możesz nadal kontaktować się z uczestnikami pisemnie, aby podesłać im link lub wyrazić swoje zdanie bez przerywania osobie, która akurat się wypowiada. Organizator spotkania może także tworzyć w oknie Meet ankiety i sesje Q&A.
• Tablice do wspólnego notowania – uruchom Jamboard w pokoju Meet, aby dać wszystkim uczestnikom wirtualną przestrzeń do zapisywania pomysłów.
• Ukrywanie tła – jeśli zależy Ci na prywatności i nie chcesz pokazywać na spotkaniu wnętrza, w którym przebywasz, to możesz skorzystać z opcji rozmywania tła, zastępowania go dowolnym obrazem albo animowanym klipem wideo.
• Nagrywanie spotkań – każda konferencja w Meet może być nagrana i automatycznie zapisana na Dysku Google organizatora spotkania w formie pliku wideo. 
• Udostępnianie ekranu – nie wszystko da się przekazać mimiką twarzy, dlatego w Meet możesz udostępnić to, co obecnie masz na pulpicie lub w oknie przeglądarki, aby pokazać innym uczestnikom, o czym mówisz.

Czytaj też: Google Meet – jak utworzyć spotkanie

5. Harmonogram zespołu w Kalendarzu

Kolejną aplikacją, bez której nie mogłaby obejść się żadna firma, jest kalendarz – a ten dostępny w Google Workspace doskonale wspiera nie tylko organizowanie pracy własnej, ale także współpracy w zespole. 

Jako użytkownik Kalendarza Google możesz obserwować indywidualne kalendarze innych pracowników, a także całych działów czy zasobów takich jak salki konferencyjne czy samochody służbowe. W kalendarzach swoich współpracowników możesz znaleźć informacje o: 

• godzinach pracy,
• urlopie,
• urodzinach, 
• lokalizacji pracy w danym dniu (biuro, dom lub inne miejsce),
• zaplanowanych spotkaniach – można udostępniać pełne informacje o wydarzeniach lub ukryć szczegóły, by pokazywać innym tylko blok czasu z podpisem Zajęty.

Zaproszenie kogoś do spotkania w Kalendarzu automatycznie tworzy pokój do wideokonferencji w Google Meet oraz wysyła uczestnikom powiadomienie mailowe, w którym jednym kliknięciem mogę zadeklarować swój udział. 

Dzięki Kalendarzowi Google wszyscy oszczędzają czas na szukaniu odpowiedniego terminu na spotkanie oraz na rezerwowaniu zasobów firmy, a codzienna współpraca jest bardziej transparentna.

Czytaj też: Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

6. Webowe i mobilne aplikacje do edycji plików

Nieodłącznym elementem pracy biurowej jest tworzenie elektronicznych dokumentów. Konta Google Workspace są wyposażone we wszystkie edytory plików, których potrzebują Twoi pracownicy: 

• Dokumenty Google
• Arkusze Google 
• Prezentacje Google
• Formularze Google 
• Witryny Google

Każdy z tych programów działa równie dobrze w przeglądarce na komputerach, jak i w aplikacjach mobilnych na smartfonach. Nie musisz instalować ich na urządzeniu – wszystkie operacje, które wykonujesz w plikach, są przetwarzane w chmurze. Jeśli jednak chcesz pracować bez dostępu do Internetu, to włącz synchronizację offline na służbowym komputerze.

Tutoriale z obsługi najbardziej przydatnych funkcji edytorów plików Google zebraliśmy w bezpłatnych ebookach: 

• 20 funkcji Google Slides, które musisz znać
• Jak zaprojektować dobry Formularz Google? – 43 porady, tricki i dodatki
• 20 najciekawszych funkcji Google Docs
• 101 tricków w Arkuszach Google
• Sekrety aplikacji Google

7. Zaawansowane możliwości współpracy

Choć każda aplikacja Google do edycji plików ma swoje specjalistyczne zastosowanie, to wszystkie łączy jedno – umożliwiają współpracę wielu osób w czasie rzeczywistym i mają mnóstwo funkcji, które ułatwiają komunikację. Niektóre z tych funkcji, to: 

• Widok kursora współpracownika – w pliku otwartym przez kilka osób równocześnie możesz zobaczyć nie tylko listę odwiedzających, ale także konkretne miejsce w tekście lub pole w arkuszu, które edytują. Kolorowe znaczniki są opatrzone imionami współpracowników, więc możesz na bieżąco obserwować kto, gdzie i co edytuje. 
• Komentarze – kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolny fragment tekstu lub komórkę tabeli pozwala pozostawić swój komentarz, do którego inni współpracownicy mogą się później odnieść. 
• Tryb sugerowania zmian – sugerowanie to tryb dodawania komentarzy charakterystyczny dla Dokumentów Google. Dzięki niemu możesz zmienić fragment tekstu bez usuwania oryginalnej treści, a właściciel pliku może zdecydować, czy zachowa czy odrzuci Twoją propozycją.
• Powiadomienia o komentarzach i sugestiach – otrzymasz powiadomienie mailowe o każdym komentarzu zostawionym w pliku, którego jesteś właścicielem. W przypadku plików utworzonych przez kogoś innego powiadomienie zostanie wysłane jeśli ktoś oznaczy cię w komentarzu. 
• Przypisywanie zadań współpracownikom – jeśli oznaczysz kogoś w komentarzu, to możesz zamienić to oznaczenie w zadanie dla współpracownika. 
• Panel aktywności –  ta funkcja pozwala śledzić aktywność w pliku nawet po tym, gdy go zamkniesz. W panelu aktywności zobaczysz listę odwiedzających, trendy przeglądania i komentarzy, a także historię udostępniania. 
• Oznaczanie osób i plików w tekście – wpisanie symbolu “@” w Dokumentach Google otwiera okno dialogowe, w którym możesz wybrać plik lub osobę, którą chcesz oznaczyć. Ta funkcja przydaje się szczególnie podczas tworzenia zespołowych planów działania i list rzeczy do zrobienia.
• Prezentowanie pliku na spotkaniu – każdy edytor plików jest wyposażony w przycisk, który służy do natychmiastowego udostępniania okna z plikiem na wideokonferencji w Google Meet.
• Czat w plikach – gdy wiele osób odwiedza plik równocześnie, to zamiast dyskutować w wątkach komentarzy, możecie uruchomić okno czatu wewnątrz dokumentu, by wygodnie omówić bieżące sprawy.
• Pliki w czacie – jeśli ktoś udostępni plik w pokoju Google Chat, to możesz uruchomić podgląd z podstawowymi opcjami edycji bezpośrednio w oknie czatu, bez przełączania okien przeglądarki. 
• Historia zmian – nie musisz się obawiać, że ktoś przez nieuwagę skasuje ważny fragment dokumentu, bo aplikacje Google przechowują pełną historię zmian. W razie czego zawsze możesz przywrócić starszą wersję pliku. 

8. Personalizacja usługi dzięki dodatkom

Dzięki temu, że wszystkie aplikacje Google Workspace działają online, zewnętrzni deweloperzy integracji mają szerokie pole do popisu – mogą tworzyć rozszerzenia, które dodają do narzędzi Google specjalistyczne funkcje. Wszystkie dodatki zweryfikowane przez Google są zebrane na platformie Google Workspace Marketplace, skąd użytkownik może je pobrać jednym kliknięciem. Większość z nich jest zupełnie bezpłatna, choć niektóre oferują też funkcje premium. 

Dostępność dodatków sprawia, że można rozwinąć funkcjonalność aplikacji Google na swoim koncie w dowolnym kierunku. Każdy z Twoich pracowników może wybrać zewnętrzne aplikacje ułatwiające wykonywanie jego codziennych obowiązków zawodowych, co przełoży się na jego produktywność.

Z innego artykułu na naszym blogu dowiesz się, jak działają dodatki w Google Workspace Marketplace i jak nimi zarządzać oraz poznasz listę 15 najciekawszych dodatków z tej platformy do Gmaila, Arkuszy i Formularzy.

9. Tworzenie własnych aplikacji

Firmy, które oczekują od programów biurowych jeszcze więcej, niż oferują deweloperzy Google i twórcy dodatków, mogą skorzystać z połączonych z Google Workspace narzędzi do programowania własnych aplikacji. Co ciekawe, do stworzenia rozszerzeń szytych na miarę dla Twojej organizacji nie potrzebujesz ani jednego programisty.

AppSheet – budowanie aplikacji bez kodu

AppSheet nie wymaga żadnego doświadczenia w programowaniu, aby zbudować aplikację lub rozszerzenie do Google Workspace. Wszystkie funkcje swojej aplikacji możesz stworzyć przy pomocy interfejsu, który używa technologii NLP zasilanej przez uczenie maszynowe. Skomplikowany kod zostaje dzięki temu przetłumaczony na łatwe do zrozumienia formuły przypominające te, które znasz z arkuszy kalkulacyjnych. 

Aplikacje budowane w AppSheet pozwalają na wykorzystywanie szerokiej gamy źródeł danych i funkcji – od danych z zewnętrznych aplikacji i baz danych SQL po inne źródła, w tym Google Maps i aplikacje Google Workspace, takie jak Arkusze, Dysk, Dokumenty, Kalendarz oraz Meet.

AppSheet oferuje niezliczone możliwości tworzenia rozwiązań biznesowych i usprawniania codziennej pracy, a zbudowane na tej platformie aplikacje można wdrażać jako aplikacje webowe (do obsługi w przeglądarce) oraz mobilne (na system Android lub iOS).

Jeśli jednak w szeregach Twojego zespołu są entuzjaści programowania, którzy mają wolną chwilę, to obudź ich kreatywność, podsuwając im App Script. 

App Script – budowanie aplikacji z odrobiną kodu

Apps Script to platforma programistyczna dołączona do Google Workspace, która wymaga podstawowych umiejętności kodowania. Apps Script wykorzystuje język programowania JavaScript i integruje go natywnie z interfejsami Google Workspace API. Służy do szybkiego tworzenia niestandardowych rozwiązań, które integrują się z aplikacjami biurowymi, takimi jak Gmail, Dokumenty, Dysk czy Arkusze. Pomaga także automatyzować procesy przeprowadzane w aplikacjach Google, by przyspieszać codzienną pracę. 

10. Kontrola nad danymi firmy

Jako właściciel firmy, która korzysta z Google Workspace, możesz decydować o wielu aspektach związanych z przetwarzaniem danych generowanych przez Twoich pracowników. 

Wybór regionu przechowywania danych

Jeśli chcesz mieć pewność, że dane firmy są przetwarzane na terenie danego kraju, to w konsoli administracyjnej istnieje możliwość wyboru lokalizacji serwerów, które obsługują Twoją instancję Google Workspace.

Czytaj też: Mobile device management – 8 konfiguracji Google Workspace, które pomogą chronić telefony pracowników

Retencja danych w Google Vault

Google Workspace daje firmom narzędzie pomocne w przypadku postępowania dowodowego. Google Vault służy do archiwizacji, przechowywania, wyszukiwania i eksportu danych z innych aplikacji Google.

Dzięki Google Vault administrator Google Workspace może zdefiniować reguły archiwizowania wiadomości Gmail z kont pracowników – wiadomości objęte regułami będą zachowane, nawet gdy ktoś usunie je ze skrzynki. Vault umożliwia także przeszukiwanie zawartości Dysku i Gmaila w całej domenie oraz eksport materiału dowodowego, takiego jak maile, wiadomości na czacie, czy pliki. 

Zabezpieczenia IRM

Information Rigts Management to funkcje administracyjne, dzięki którym można zablokować użytkownikom możliwość kopiowania, drukowania czy pobierania wybranych plików z Dysku Google. Ta opcja pomaga upewnić się, że najważniejsze firmowe dane nie będą przetwarzane nigdzie poza chmurą Google. 

Ograniczenia udostępniania 

Administrator może odebrać użytkownikom możliwość udostępnianie plików poza domenę firmy. Aby jednak zasady bezpieczeństwa nie przeszkadzały w komunikacji z kontrahentami, można uwzględnić “białą listę” zaufanych domen, z którymi Twoja firma często współpracuje. 

11. Zarządzanie kontami i bezpieczeństwem

Na kontach pracowników często przechowywane są informacje, które są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firmy i które należy otoczyć szczególną ochroną. Na szczęście Google Workspace zapewnia administratorom wiele praktycznych narzędzi do zapobiegania atakom i wyciekom danych.

Ochrona procesu autoryzacji dostępu do kont

Najsłabszym ogniwem bezpieczeństwa jest zawsze użytkownik, dlatego w  usłudze Google Workspace możesz nałożyć dodatkowe warstwy ochrony na dane logowania do kont pracowników: 

• Kontrola siły haseł – w konsoli administracyjnej można sprawdzić, jak silne są hasła, które stosują pracownicy, a także ustawić reguły, które wymuszą używanie bardziej skomplikowanych haseł.
• Weryfikacja dwustopniowa – udział dodatkowego elementu podczas logowania, który zabezpiecza konto przed przechwyceniem.
• Klucze bezpieczeństwa – urządzenia U2F to zaawansowany wariant weryfikacji dwustopniowej, w którym użytkownik musi mieć fizyczny klucz USB, aby móc się zalogować.
• Logowanie jednokrotne oparte na SAML 2.0 – Logowanie jednokrotne (Single Sign-On) to usługa, która pozwala uzyskiwać dostęp do wielu aplikacji przy pomocy konta Google. 

Zarządzanie urządzeniami mobilnymi

Każde urządzenie mobilne, na którym użytkownik zalogował się na konto Google w domenie Twojej firmy, jest widoczne w konsoli administracyjnej. Dzięki temu administrator może szybko zareagować na podejrzaną aktywność, wylogowując pracownika, a w szczególnych przypadkach – przeprowadzając całkowity reset telefonu do ustawień fabrycznych. 

Szyfrowanie danych

Dane użytkowników Google Workspace są zaszyfrowane zarówno w spoczynku, jak i podczas przesyłania. Pliki, wiadomości e-mail, historię konwersacji na czacie i inne dane związane z aktywnością w aplikacjach Google są chronione przez najnowocześniejsze technologie kryptograficzne. 

12. Zniżki i pełne wsparcie Partnera Google

Jeśli korzystasz z Google Workspace, to zawsze możesz liczyć na pomoc partnera Google, takiego jak FOTC. Otrzymujesz dzięki temu wsparcie zespołu certyfikowanych specjalistów od ekosystemu Google, którzy mówią w języku polskim, znają realia lokalnych rynków i błyskawicznie odpowiadają na Twoje pytania – a przy tym obniżają koszt usług Google.  

Decydując się na rozwijanie swojej firmy w Google Workspace z pomocą FOTC, zyskujesz: 

• Szybkie wdrożenie usługi.
• Pełną migrację poczty do Google Workspace.
• Możliwość przeprowadzenia szkoleń dla administratorów i użytkowników.
• Wsparcie techniczne w języku polskim 24/7.
• Doradztwo w zakresie korzystnego rozszerzania ekosystemu Google. 
• Polskie faktury z terminem płatności do 21 dnia miesiąca.
• 30 dni bezpłatnych testów Google Workspace.

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać szczegółowe informacje o pakietach i obowiązujących zniżkach.