O kliencie
Just Join IT to spółka, która tworzy branżowe portale pracy. Pierwszym z nich był serwis justjoin.it, który obecnie publikuje najwięcej w Polsce ofert pracy dla programistów z jawnymi widełkami wynagrodzeń. Z czasem powstały dwa kolejne serwisy: rocketjobs.pl, który powstał z myślą o osobach szukających zatrudnienia w marketingu oraz hellohr.pl – przeznaczony dla branży HR. Firma mocno skupia się na segmencie digital jobs, a więc pracy, którą można wykonywać na komputerze, a często też zdalnie – przez Internet.
Co więcej, Just Join IT tworzy największą w Polsce społeczność przeznaczoną dla programistów – dziś firma jest pierwszym wyborem specjalistów IT poszukujących pracy dla najlepszych marek w Polsce i na świecie. Przedsiębiorstwo zatrudnia ponad 200 osób, posiada 6 biur w całej Polsce i właśnie rozpoczyna ekspansję na rynki zagraniczne.
Wyzwanie
Just Join IT swoją przygodę z bizensem zaczynało jako dwuosobowy startup, który pierwszą wersję serwisu opracowywał w niewielkiej gdańskiej kawalerce. Na tym etapie rozwoju, firma korzystała z różnych programów do obsługi bieżącej pracy. Początkowo członkowie zespołu kontaktowali się ze sobą za pomocą kilku komunikatorów i korzystali z poczty w wielu domenach.
Jako że Just Join IT miało duże plany rozwoju, szybko stało się jasne, że konieczne jest wdrożenie bardziej profesjonalnego, usystematyzowanego rozwiązania. Nie bez znaczenia pozostawały też kwestie bezpieczeństwa – prowadząc portal do publikacji ogłoszeń o pracę, firma miała dostęp do wielu wrażliwych danych, do których ochrony była zobowiązana prawnie.
Rozwiązanie
Przy wyborze narzędzia do organizacji pracy specjaliści Just Join IT porównali ze sobą konkurencyjne pakiety – Google Workspace vs Microsoft 365. W tym drugim przypadku cena okazała się wyższa, a możliwości ograniczone.
Osoby dokonujące analizy wzięły również pod uwagę, że wielu ludzi – zwłaszcza młodych – prywatnie korzysta z Gmaila, co miało przełożyć się na łatwość wdrożenia w organizacji narzędzi dostarczanych przez Google.
Inną zaletą tego rozwiązania było to, że pakiet nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania, więc równie łatwo mogą korzystać z niego osoby pracujące na Windowsie, jak i Macu i Linuksie.
Na ostatecznym wyborze zaważyła możliwość połączenia Google Workspace z Windowsem oraz zaawansowane zabezpieczenia poczty.
Z FOTC współpracowaliśmy już wcześniej, ale w mniejszym stopniu. Umówiłem się na spotkanie, podczas którego specjalista przekazał mi konkretne informacje. Odpowiedział na każde pytanie i pokazywał jak działa każda funkcja, którą chciałem poznać.
Rezultaty
Zespół Just Join IT pracuje obecnie w modelu hybrydowym, co znacząco ułatwiają narzędzia dostępne w ramach Google Workspace. Pracownicy szczególnie cenią sobie szybkość, z jaką wykonują poszczególne zadania. Dzięki pracy w chmurze zawsze mają też pod ręką wszystkie firmowy zasoby.
Na pewno nastąpiło zmniejszenie kosztów pracy. Nie wyliczyliśmy tego co do złotówki, ale zespół działa wydajniej, co jest widoczne gołym okiem. Praca układa się zdecydowanie lepiej, a wszystko jest zorganizowane w harmonijny sposób.
Arkusze podstawą systemu księgowo-finansowego
Ciekawym wykorzystaniem pakietu Google Workspace w firmie jest zintegrowanie Arkuszy ze Slackiem oraz Formularzami w celu stworzenia systemu księgowo-finansowego. Znacząco uprościło to współpracę handlowców z Działem Księgowości w zakresie wystawiania faktur. Przesyłanie danych do Google Data Studio pozwala zaś na prowadzenie bieżących statystyk i analiz.
W praktyce proces przebiega w taki sposób, że jeśli handlowiec chce wystawić fakturę, wchodzi do Google Forms, gdzie uzupełnia wszelkie dane, które powinny znaleźć się na dokumencie. Wówczas na firmowym Slacku automatycznie pojawia się prośba do księgowego, aby tę fakturę wystawił. Jednocześnie informacje samoczynnie przenoszone są do arkusza kalkulacyjnego, w którym firma agreguje dane finansowe.
Wszystko to połączone jest też z Google Data Studio, gdzie można zgłębiać statystyki. Analityk może na przykład sprawdzić, jak w danym okresie rozkładała się sprzedaż na poszczególnych handlowców, produkty czy segmenty.
W samych Arkuszach firma dodała też kilka własnych skryptów, pozwalających na łatwiejsze dodawanie wpłat. Takie połączenie kilku narzędzi sprawiło, że przedsiębiorstwo nie potrzebuje żadnego dodatkowego systemu księgowego.
Meet narzędziem integracji pracowników
Każdego miesiąca z portalu Just Join IT korzysta ponad 500 000 programistów, którzy publikowane tu oferty pracy przeglądają łącznie ponad 4 miliony razy. Te liczby wymagają od pracowników sprawnego i przemyślanego działania. Jednym z narzędzi, które stało się podstawą efektywnego działania firmy w czasach pracy zdalnej, jest Meet.
Aplikacja do telekonferencji pozwala sprawnie organizować spotkania z klientami, przeprowadzać rekrutację nowych pracowników, odbywać okresowe spotkania podsumowujące pracę firmy i wygodnie omawiać bieżące sprawy podczas codziennej pracy.
Just Join IT postanowiło również wykorzystać Meet do zacieśnienia więzi między osobami zatrudnionymi w firmie. W czasie, kiedy nie były możliwe spotkanie na żywo, za pośrednictwem aplikacji została zorganizowana firmowa Wigilia. Wszyscy uczestnicy otrzymali wcześniej składniki niezbędne do przygotowania posiłku, a następnie – pod okiem profesjonalnego kucharza – oddali się wspólnemu gotowaniu podczas firmowej wideokonferencji.
Tworzenie zaangażowanej społeczności
Przedsiębiorstwo konsekwentnie buduje wokół swojej marki zaangażowaną społeczność programistów. Zorganizowało na przykład pierwszy cykl livestreamów z polskimi programistami z całego świata, pierwszą programistyczną Familiadę czy Ogólnopolską Olimpiadę IT.
Przy tworzeniu teleturnieju Programista 100K pomogły Arkusze
Dzięki Just Join IT powstał też pierwszy teleturniej przeznaczony dla branży IT – Programista 100K. Do zbierania pytań i oceny ich poprawności przez Radę Programową, pracownicy wykorzystywali Arkusze Google. Dzięki temu członkowie rady mogli łatwo i wygodnie wskazać ewentualne błędy.
Za pomocą Arkuszy zespół marketingu koordynował też pytania między prowadzącym a reżyserką już podczas samego nagrywania odcinków.
Dzięki Google Workspace łatwo możemy pracować nad takimi dokumentami jak umowa czy koncepcja scenariusza. Nie musimy wysyłać sobie plików tekstowych czy arkuszy kalkulacyjnych. Pracujemy na plikach zapisanych w chmurze, gdzie szybko każdy może wejść i – jeśli jest taka potrzeba – wywołać kogoś z zespołu, aby o coś dopytać. Każdy widzi wprowadzone wcześniej zmiany. To bardzo pozytywnie wpływa na szybkość pracy. Niedawno dostałem od innej organizacji plik Excela – sporo czasu zajęło mi dojście do tego, jak wyglądała poprzednia wersja. Dodatkowo musiałem przesłać plik pracownikowi mailem. Mam wrażenie, że czas potrzebny na obsługę tego zadania był trzy razy dłuższy niż w przypadku korzystania z Arkuszy Google.
Akcja Od Juniora do Seniora opierała się na Dokumentach Google
Dokumenty zaś doskonale sprawdziły się podczas akcji Od Juniora do Seniora. Mowa tu o inicjatywie, która pozwala osobom dopiero wchodzącym do branży IT zadać pytanie swoim bardziej doświadczonym kolegom i koleżankom.
Zespół Just Join IT zebrał pytania od juniorów, wybrał kilkadziesiąt najciekawszych i stworzył na ich podstawie umieszczony w chmurze dokument tekstowy. W kolejnym kroku plik ten został udostępniony publicznie z możliwością pozostawiania komentarzy, jednak bez uprawnień do edycji treści.
Dzięki temu seniorzy mogli zaznaczyć, do którego elementu się odnoszą, i wygodnie odpowiadać na pytania; juniorzy zaś – niemal w czasie rzeczywistym – mogli czytać ich odpowiedzi. Nierzadko w pliku przebywało na raz ponad 300 osób.
Wiem, przed jakimi wyzwaniami stoją młode firmy jeśli chodzi o organizację pracy. Nam zmiana na rozwiązania od Google wyszła tylko na dobre. (…) Warto mieć na uwadze, że administratorzy powinni wiedzieć, kto ma dostęp do jakich zasobów, zwłaszcza jeśli firma przetwarza wiele wrażliwych danych. W Google Workspace można to zrobić bardzo łatwo, co nam niezwykle pomaga. (…) Pamiętajmy też, że to rozwiązanie jest tanie, a daje mnóstwo możliwości rozwoju.