Google Workspace vs ingyenes Gmail – mi válik be a cégnél?

A Gmail a világ egyik leghíresebb e-mail szolgáltatása, melyet magán- és üzleti célokra egyaránt használnak. A gmail.com domain népszerűségének köszönhetően hamar általánossá vált, és remekül működik személyes levelezések során. Azonban üzleti partnereknek emilt küldeni egy olyan típusú címről, mint jobb.[email protected] már egyáltalán nem nevezhető professzionálisnak.

A márkaerő és a pozitív vállalati imázs kiépítése az interneten különösen fontos, mivel a széles körű digitalizáció lehetővé tette, hogy az ügyfelek egyetlen kattintással több százezer termék- és szolgáltatásajánlatot találjanak. Az üzleti ügyfelek igényeinek kielégítésére a Google elkészítette a Google Workspace (korábbi nevén G Suite) csomagot Milyen előnyökkel jár a vállalkozások számára a Google postafiók és alkalmazások professzionális verziójának használata?

A Google Workspace azon funkciói, amelyekkel az ingyenes Gmail nem rendelkezik

Saját domain e-mail címben és aliasban

A pozitív márkakép kialakításában hasznos, ha olyan e-mail címeket használunk, amelyet nem csak könnyű megjegyezni, de mindenekelőtt bizalomkeltő is. Ha egy ügyfél felkeresi a weboldalát, pl. renatavirag.hu, meghagyja az elérhetőségeit, majd a [email protected] címről kap e-mailt, azt feltételezheti, hogy egy ügyetlen félrevezetéssel vagy adathalászattal van dolga.

A Google Workspace segítségével az általános @gmail.com domaint a webhelye egyedi címével helyettesítheti. Elegendő hozzáadni a domaint az adminisztrátori panelben és néhány egyszerű lépésben ellenőrizni a jogosultságot, hogy élvezhesse a jól kinéző e-mail cím előnyeit. Ha nem szeretné saját maga megcsinálni, az FOTC szakértőkből álló csapata szívesen végigvezeti Önt a kezdeti beállításon. 

A Google Workspace Gmail szolgáltatása lehetővé teszi email-csoportok és aliasok létrehozását is. Az aliasok egy postafiókhoz hozzárendelt alternatív címek. Például egy személy, akinek a fő címe [email protected], aliasokat használhat, mint [email protected], ertekesites@… com, szerviz@… com stb. Egyetlen e-mail fiókra történő előfizetés keretében akár 30 alternatív címe is lehet.

A csoportok pedig lehetővé teszik, hogy több alkalmazott részére közös e-mail címet hozzon létre, például mindazok számára, akik a technikai támogatással foglalkoznak. Ha az ügyfél e-mailt ír a csoport címére support@….com, levele közvetlenül a kijelölt személyek, például az ügyfélszolgálati alkalmazottak postafiókjába is eljut.

Több hely az adatoknak a felhőben

Minden ingyenes Gmail-felhasználó 15 GB tárhellyel rendelkezik az adatai számára. Sok magánfelhasználó soha nem éri el ezt a határt, de azoknak, akik fényképeket, fájlokat és mellékleteket mentenek a levelekből, vagy adatmentést végeznek a telefonjukról a Drive-ra, számolniuk kell azzal, hogy időről időre tisztítaniuk kell a tárhelyet.

A Google Workspace csomag aktiválásával azonnal megnő a tárhely a fájlok és fotók számára.

• A Google Workspace Business Starter alapcsomag 30 GB tárhelyet biztosít az adatoknak.
• A Google Workspace Business Standard csomagban minden alkalmazott  2 TB tárhellyel rendelkezik.
• A Google Workspace Business Plus fiók segítségével akár 5 TB fájlt is tárolhat a felhőben.
• A Google Workspace Enterprise felhasználói pedig korlátlan tárhellyel rendelkeznek a Drive-on.

A nagyobb tárhely könnyű hozzáférést jelent az összes dokumentumhoz, projekthez, biztonsági másolathoz és egyéb fájlokhoz az internetre csatlakoztatott bármely eszközről.

Megosztott Drive a jobb együttműködés érdekében

A nagyobb tárhely nem az egyetlen előnye a Google Drive üzleti verziójának. A Google Workspace egy olyan szolgáltatás, amely maximalizálja a kollektív hatékonyságot és megkönnyíti az együttműködést, így a vállalati Drive egyedülálló eszközt ad a csapatoknak – Megosztott Drive.

A Megosztott Drive-nak nincs egyetlen tulajdonosa, mivel ez egy többfelhasználós együttműködésre szolgáló tárhely. A Megosztott Drive-on tárolt fájlok tulajdonosai mindazok, akik hozzáférnek a meghajtóhoz. Elegendő megosztani a meghajtót az adott részleg összes dolgozójával, hogy szabadon dolgozhassanak a fájlokon, és archiválhassák a közös munka eredményeit. A Megosztott Drive-oknak számos gyakorlati hasznuk van, mivel a következőket kínálják:

• Hozzáférés a fájlokhoz az alkalmazott távozása után is. Általában, amikor egy alkalmazott elhagyja a céget, a fiókja törlődik. Ha elfelejti előzetesen megváltoztatni a fájlok tulajdonosát, akkor visszavonhatatlanul elveszíti azokat. A Csapat Drive lehetővé teszik a fájlok megőrzését még azután is, hogy befejezte az együttműködést az adott személlyel.
• Továbbfejlesztett megosztási szabályok. Minden csapattag ugyanazt a lemeztartalmat látja, de a felhasználóknak különböző szintű, feladatkörök által meghatározott jogosultságokat adhat.
• Könnyebb hozzáférés a tartalomhoz. Amikor egy személyt hozzáad egy Vitacsoporthoz, automatikusan hozzáadódik a csoport összes meghajtójához.
• Meghajtó megosztása külső személyekkel. Lehetőség van a meghajtó megosztására a vállalaton kívüli személyekkel, hogy kényelmesen együttműködhessen a partnereivel. Ha nem szeretné, hogy a vállalati adatok a szervezetén kívülre kerüljenek, könnyedén megtilthatja.

Biztonság és fiókkezelés a Google Workspace-ben

A Google Workspace rendszergazdái mindent kézben tarthatnak a világ bármely pontjáról egy intuitív és funkcionális beállítási konzollal. Az adminisztrációs panel lehetővé teszi a cég adatbiztonságának távoli kezelését. Ezen a helyen lehet alkalmazni többek között a domainen kívüli felhasználók hozzáférésének blokkolását a fontos fájlokhoz – ez védi az érzékeny adatokat az illetéktelen személyektől, így megóvja azokat a kiszivárgástól.

A rendszergazda képes ellenőrizni, hogy a felhasználók megfelelően erős jelszavakat használnak-e a postafiókokba való bejelentkezéskor. Ezenkívül a nagyobb biztonság érdekében 30 naponként jelszóváltoztatást írhat elő és láthatja, hogy az alkalmazottak milyen eszközökön jelentkeznek be, hogy reagálhasson a gyanús tevékenységekre. A Gmail ingyenes verziója ezt nem teszi lehetővé.

Ha egy vállalat ingyenes Gmailt használ, az egyes fiókok az alkalmazottak tulajdonai. A Google Workspace-ben a rendszergazda kezeli az összes alkalmazott fiókját. Ennek köszönhetően, amikor egyikük elhagyja a céget, az üzleti levelezés továbbra is a vállalathoz fog érkezni, nem pedig a privát e-mail címére. Ezenkívül a rendszergazdának lehetősége van arra, hogy letiltsa az olyan személyek hozzáférését a fájlokhoz, akik már nem tartoznak a szervezet struktúráihoz.

Spamszűrők a nagyobb kényelem és biztonság érdekében a munkahelyen

A Gmail alapszintű spamszűrőket kínál. Néha azonban az érzékeny mellékleteket vagy tartalmat tartalmazó fontos levelek is spamként kezeli. A Google Workspace lehetővé teszi a spamszűrők egyszerű beállítását. Többek között lehetősége van hozzáadni egy partnere IP-címét a fehér listához, amely garantálja az üzenetek kézbesítését.

Automatikus biztonsági mentések

Az ingyenes Gmail-fiók felhasználói nem használhatnak automatikus adatmentés funkciót. A Google Workspace esetében más a helyzet. A rendszergazda automatikus biztonsági mentéseket rendelhet el a Google Drive-on. Ez biztosítja, hogy a fájlok véletlen törlése vagy bármelyik eszköz meghibásodása esetén a kár minimálisra csökkenjen.

Technikai támogatás

A privát Gmailtől eltérően a Google Workspace garantálja az ügyfelek számára az állandó technikai támogatást – mind a Google ügyintézői, mind a FOTC csapata részéről. A Google csak magyar nyelven nyújt támogatást, míg a Google partnere – a FOTC – magyarul és angolul, valamint a kiválasztott közép- és kelet-európai országok helyi nyelvein szolgálja ki az ügyfeleket.

Ha azt szeretné, hogy alkalmazottai a lehető leghamarabb teljes mértékben hatékonyan használják az új munkaeszközöket, vegye igénybe a FOTC képzési ajánlatát. A felhasználók és rendszergazdák számára külön Google Workspace workshopokat szervezünk, amelyek célja, hogy jelentősen felgyorsítsák a szolgáltatás teljes körű bevezetését.

Olvassa el a Google Workspace használatával kapcsolatos képzésről szóló külön cikket , vagy ismerje meg ügyfeleink történeteit.

Lehetséges a cégeknek szánt Gmail ingyenes használata?

Bizonyos esetekben a tudományos szervezetek és intézetek használhatják a professzionális Google Workspace csomagok összes funkcióját bármiféle díj nélkül.

Google Workspace Nonprofit Szervezeteknek

A nem kormányzati szervezetek használhatják a Google Workspace ingyenes verzióját. A felhőalapú eszközök lehetővé teszik az egész egység munkájának javítását, online gyűjtemények létrehozását és új emberek bevonását.

A Google Workspace ingyenes verziójának használatához egy szervezetnek a következőknek kell megfelelnie:

• jótékonysági szervezet státusszal rendelkezik,
• a TechSoup vagy egy regionális TechSoup partner igazolta, hogy nonprofit szervezet,
• az Országos Bírósági Nyilvántartásba bejegyzett közhasznú szervezet, alapítvány vagy egyesület.

Google Workspace Iskoláknak és Egyetemeknek

Létezik a Google Workspace-nek egy speciális, ingyenes verziója is iskolák és egyetemek részére – Google Workspace for Education Fundamentals változatban. A szolgáltatás igénybevételéhez két feltételnek kell teljesülnie:

• Az intézménynek az állami hatóságok által akkreditált, elismert oktatási intézménynek kell lennie.
• Az intézménynek országosan vagy nemzetközileg elismert oktatási bizonyítványt kell kiállítania.

Ingyenes próbaidőszak

Az FOTC a Google Cloud partnereként 30 napra meghosszabbított próbaidőszakot kínál a szolgáltatásra. Vállalkozásának méretétől vagy típusától függetlenül bármelyik Google Workspace csomagot ingyenesen kipróbálhatja egy teljes hónapig, majd remek kedvezményeket kaphat a partnertől. A próbaidőszak megkezdéséhez vegye fel velünk a kapcsolatot a weboldalon található űrlapon keresztül.