Tartalomjegyzék
A Gmail a világ legnépszerűbb levelezőrendszere. A felhasználók szívesen alkalmazzák személyes és üzleti levelezésekre is. A népszerűségének köszönhetően a gmail.com domain hamar megszokottá vált és ezért kiválóan alkalmazható a privát levelezéseknél. Ugyanakkor ha egy partnernek a bela102@gmail.com e-mialről küld levelet, kevésbé fog professzionálisnak tűnni.
A márkaépítés és a pozitív benyomást keltő internetes arculat kialakítása különösen fontos egy cég számára, hiszen az ügyfelek a digitalizáció óta egy kattintással elérnek több százezer, hasonló ajánlatot. Az üzleti vásárlók szükségleteinek kielégítéséhez a Google létrehozta a Google Workspace csomagot. Mit ajánl a Google Workspace a vállalkozóknak?
Gmail vs Google Workspace
Saját domain az e-mail címben
A pozitív arculat kiépítésében nagy segítség egy könnyen megjegyezhető e-mail cím, ami professzionalizmust sugároz. Megéri olyan e-mail fiókot használni, ami közvetlen összeköttetésben van a céggel. A Google Workspace-tal az általános @gmail.com domain helyett használhatja a saját weboldalának domainjét. Nem kell új e-mail fiókot létrehoznia, csak adja hozzá a domaint az admin felületen és máris egy professzionális e-mail címről levelezhet.
Az üzleti Gmail segítségével aliasokat is létrehozhat, amikkel egy vagy több fiókhoz rendelt alternatív e-mail címek. Így közös e-mail címet hozhat létre egy-egy csoportnak, mint például a support@domain.com. Ha egy ügyfél erre az e-mail címre küld levelet, a címhez rendelt emberek kapják meg, itt például az összes vevőszolgálati munkatárs.
Lásd még:
Több adattárhely
A Gmail minden felhasználója ingyen kap 15 GB tárhelyet. Ez elég lehet, de a tárhely az e-mail, a Google Drive, Fotók és a lehetségek mentések (pl. okostelefonról) között van megosztva.
A Google Workspace-tal gyorsan növelheti a tárhelyet.
- A Basic csomagban 30 GB,
- a Business (5 felhasználó alatt 1 TB)
- és az Enterprise csomagoknál pedig korlátlan tárhelyet kaphat
A nagyobb tárhely pedig több dokumentum, projekt, biztonsági mentés és egyéb fájl mentésére ad lehetőséget.
Google Workspace – hatékonyabb együttműködés a kollégákkal
A Google Workspace csomaggal alkalmazottai még hatékonyabban tudnak együtt dolgozni. Ez többek között a Shared Drives-nak (korábban Team Drives) köszönhető, ami a Business és az Enterprise verziókban érhető el. A Shared Drives egy olyan tárhely, ahol a csapatok tárolhatják,rákereshetnek és elérhetik a közös fájlokat. És emellett rengeteg olyan kényelmi szolgáltatást tartalmaz, ami megkönnyíti a napi munkavégzést.
Többek között:
- Akkor is elérhetőek a fájlok, ha egy alkalmazott kilép a cégből. Általában ha egy alkalmazott kilép, a fiókja törlésre kerül. Ez gyakran azzal jár, hogy a fájlok is elvesznek. A Team Drives segítségével akkor is megtarthatja a fájlokat, ha már nem dolgozik együtt az adott személlyel.
- Továbbfejlesztett megosztási szabályok: minden csapattag ugyanazt a tartalmat látja.
- Tartalom könnyebb elérése: ha egy embert hozzáad például a Hírcsoporthoz, az összes ehhez csoporthoz tartozó drive-ot látni fogja.
- A lemez megosztása külső emberrel: megoszthatja a lemez tartalmát a cégen kívüli emberekkel, a dokumentumon történő változtatás a domain tulajdonában marad. Ha nem akarja, hogy külső emberek is elérjék az adatait, megtagadhatja a hozzáférést.
Biztonság a Google Workspace-tal
A Google Workspace egy logikus és átlátható vezérlőpulttal rendelkezik. Ennek köszönhetően könnyen lehet irányítani a cég adatainak biztonságát. Több praktikus megoldás közül az egyik például a fájl hozzáférési zár, amivel biztosíthatja, hogy jogosulatlan felhasználók nem érhetik el az adatokat és így megakadályozhatja az adatszivárgást. A Google Workspace adminisztrátor jelentős ellenőrzés alatt tudja tartani a cég adatainak biztonságát.
Megnézheti például, hogy a felhasználók bejelentkező jelszava mennyire erős. Továbbá a nagyobb biztonság érdekében kötelezheti őket, hogy 30 naponként cseréljék a jelszavukat. Az Enterprise verzióban azt is megszabhatja, hogy csak egy IP címről jelentkezzenek be. Így az alkalmazottak csak az irodából jelentkezhetnek be a céges levelezésbe. Az ingyenes Gmail nem biztosítja ezeket a lehetőségeket.
Érdemes megemlíteni azt is, hogy amíg a Gmail fiókok az alkalmazottak tulajdonában vannak, a Google Workspace-nál az adminisztátor kezeli az összes alkalmazott fiókját. Ennek köszönhetően, ha valaki felmond, a levelezése a cégnél marad és nem a saját e-mail fiókjában. Továbbá az adminisztrátor megtagadhatja a fájlokhoz való hozzáférést azoktól, akik nem tartoznak a szervezethez.
Anti-spam szűrők a kényelmes és biztonságos munkához
Az ingyenes Gmail felhasználók nem élvezhetik az automatikus adatmentés előnyeit. A Google Workspace-nál azonban az adminisztrátor beállíthatja a Google Drive automatikus biztonsági mentését. Ennek köszönhetően szinte teljesen meg tudja szüntetni a károkat, ha egy fájl véletlenül törlésre kerül, vagy egy készülék tönkremegy.
Támogatás
A Gmaillel ellentétben a G Sutie támogatást nyújt a Google és a FOTC részéről is. A Google esetében ez angol nyelven folyik, a FOTC technikai emberei magyarul és angolul is tudnak segítséget nyújtani.
Gmail for Business ingyenesen
Bizonyos esetekben a vállalatok és a kutatóintézetek teljesen ingyen használhatják a Google Workspace üzleti csomagok teljes funkcionalitását.
Google Workspace for Non Profit
A nonprofit szervezetek ingyenesen használhatják a Google Workspace-ot. Segítségével a teljes szervezet munkaminőségét javíthatja, online gyűjtéseket hozhat létre és új embereket vonhat be.
Ahhoz, hogy az ingyenes Google Workspace verziót használja egy szervezet, az alábbi kritériumoknak kell megfelelnie:
- Jótékonysági létesítménynek kell lennie
- A TechSoup vagy a TechSoup partner által ellenőrzött nonprofit szervezetnek kell lennie
- A Nemzeti Bírósági Nyilvántartás által bejegyzett jótékonysági szervezetnek, alapítványnak vagy egyesületnek kell lennie.
Google Workspace iskoláknak és egyetemeknek
A Google létrehozott egy kifejezetten egyetemekre és iskolákra szabott megoldást. Egy intézmény a Google Workspace Enterprise for Education felhasználójává az alábbi feltételekkel válhat:
- Az intézménynek nonprofit szervezetnek kell lennie.
- Az intézménynek az állam által elismert oktatási létesítménynek kell lennie
- Az intézménynek nemzeti vagy nemzetközi akkreditált oktatási bizonyítványt kell kiadnia.
Ingyenes próbaidő
Attól függetlenül, hogy üzleti vállalkozása van nonprofit szervezet tagja, 30 napig ingyen kipróbálhatja a Google Workspace csomagot. A próbaidő elkezdéséhez regisztráljon az oldalunkon.
G Suite Legacy
A G Suite Legacy egyszerűsített változata volt 2012 decemberéig. A G Sutie úgy döntött, hogy kivonja ezt a terméket a piacról, de azok akik a határidő előtt megrendelték a G Suite Legacy-t még ma is használhatják. Ez a verzió kevesebb jellemzővel és extrtával rendelkezik, mint a fizetett G Suite csomag. Például az email fő domainjét nem lehet megváltoztatni, és a Google Meet-es megbeszélések lehetséges résztvevőinek száma 10 főre van korlátozva. A Basic verzió esetében ez 100, a Business-nél 150 az Enterprise esetében pedig 250 ember.
