Migrarea către Google Workspace – cum să vă pregătiți compania pentru aceasta?

Sute de companii au început deja călătoria către cloud-ul Google cu ajutorul FOTC. Știm din experiență câtă anxietate poate provoca migrarea către un nou mediu de lucru. Antreprenorii se tem adesea de perturbări, paralizie a companiei sau scurgeri de date. Unii nu știu cum arată un astfel de proces sau de unde să înceapă. Următorul text vă va învăța cum să vă asigurați că tranziția către un nou mediu de lucru este lină și benefică pentru fiecare membru al echipei dvs. Se pare că tot ce este nevoie este să răspundeți la câteva întrebări simple.

Nu uita, odată ce ți-ai ales planul, poți migra datele singur – vei găsi instrumentul necesar în consola Google Workspace. Totuși, dacă preferi să te bazezi pe ingineri cu ani de experiență, profită de asistența tehnică Google Workspace de la FOTC .

Ce este migrarea în Google Workspace?

Migrarea implică mutarea datelor dintr-un sistem în altul. Doar pentru că vrei să treci la Google Workspace și să începi să utilizezi Gmail for Business nu înseamnă că trebuie să uiți de corespondența și atașamentele existente.

Toate datele pot fi transferate în siguranță către noul cont de e-mail. Procesul este gestionat prin consola Google Workspace sau printr-un instrument de migrare terț. Totuși, istoricul corespondenței nu este singurul element de date pe care îl puteți migra.

Ce date pot fi transferate?

Vei transfera la noua instanță:

• conținutul căsuței poștale curente – mesaje cu atașamente;
• fișiere salvate local sau în alt cloud;
• calendare;
• contacte.

Migrarea include și posibilitatea de a crea adrese de e-mail profesionale pe propriul domeniu al companiei. Este de remarcat faptul că calendarele și contactele pot fi migrate din Microsoft Exchange și Microsoft 365 numai utilizând instrumentul încorporat al consolei.

De unde îmi pot transfera datele?

Consola de administrare vă permite să migrați date din:

• un alt serviciu cloud (Microsoft Office 365 sau diverse versiuni de Microsoft Exchange);
• servere cu protocolul IMAP (OVH, home.pl, nazwa.pl și altele);
• Servere Domino HCL (fostele IBM);
• cont Gmail privat;
• un alt cont Google Workspace.

Puteți găsi un tabel detaliat cu asistența pentru conturile sursă în Centrul de ajutor Google , iar dacă vă gândiți doar să treceți la ecosistemul Google, consultați ce oferă Google Cloud pentru companii și persoane fizice .

Întrebări pe care merită să vi le adresați înainte de migrare – listă de verificare

Clienții întreabă cel mai adesea cât costă Google Workspace și cât durează implementarea acestuia în compania lor, cât durează migrarea datelor și dacă pot continua să lucreze normal în timpul migrării. Informațiile detaliate despre pachetele Google Workspace, susținute de experți FOTC , ajută la adaptarea soluției la bugetul și nevoile organizației. Nu există un răspuns clar aici – atât costul, cât și timpul depind de mulți factori.

Dacă pregătiți răspunsuri la următoarele întrebări înainte de a discuta cu specialistul nostru, vom putea estima mai rapid amploarea lucrării și selecta instrumentul potrivit pentru compania dumneavoastră.

Listă de întrebări înainte de migrarea la Google Workspace:

• Ce date ar trebui transferate – doar e-mailul sau și calendare și fișiere?
• Câte cutii poștale doriți să migrați?
• De unde veți transfera datele (server IMAP, Gmail, alt cont Google Workspace, de exemplu, Microsoft 365)?
• Cutiile tale poștale conțin multe mesaje cu atașamente de peste 25 MB?
• Dacă transferați fișiere, cât spațiu pe disc ocupă acestea?
• Cât cântărește cel mai mare bun care urmează să fie mutat?
• Doriți să combinați mai multe cutii poștale într-un singur cont?
• Sau poate să împarți o cutie poștală în mai multe conturi?
• Transferați doar adrese individuale sau și adrese generale (biuro@nazwafirmy.pl, kontakt@nazwafirmy.pl)?

Dacă răspunsul la ultima întrebare este da, pregătiți o listă cu astfel de adrese de e-mail și desemnați cine le va gestiona. Adresele generice vor fi create ca grupuri de discuții sau aliasuri – acestea vor fi gratuite.

Aplicații de migrare și lucru la birou

Google Workspace este mult mai mult decât e-mail și Drive. Utilizatorii au acces la o suită completă de aplicații de productivitate și comunicare, care în majoritatea cazurilor înlocuiesc programele existente ale companiei. Alegând această platformă, puteți elimina multe licențe Google individuale și produse terțe.

Pachetul include:

• Documente, Foi de calcul și Prezentări – înlocuitori pentru Office care permit colaborarea perfectă și editarea în timp real de pe orice dispozitiv,
• Google Meet – videoconferințe și întâlniri video cu înregistrare, camere, streaming live și integrare cu Google Calendar,
• Google Chat – un serviciu de mesagerie cu spații dedicate pentru discuții și gestionarea sarcinilor în echipă,
• Drive – depozitul central de fișiere al companiei, care înlocuiește Dropbox și unitățile locale,
• Gmail – e-mail de afaceri pe propriul domeniu, cu filtrare avansată a mesajelor și gestionare a notificărilor.

Începând cu 2025, abonamentele Business Standard, Business Plus și Enterprise includ Gemini AI, un asistent cu inteligență artificială integrat în Gmail, Docs și Meet. Gemini te ajută să compui și să rezume mesaje, să iei notițe pentru întâlniri video și să generezi conținut în Docs, fără costuri suplimentare pentru abonament.

Înainte de migrare, faceți cercetări în cadrul companiei dvs. și verificați ce aplicații și licențe puteți abandona acum și pe care Google Workspace le va înlocui în întregime.

Puteți lucra fără întrerupere în timpul migrării

Să revenim la întrebări. Un răspuns este clar: DA, angajații își pot îndeplini atribuțiile fără întreruperi în timpul transferului de date.

În timpul procesului, utilizatorii își folosesc căsuța poștală existentă. Odată ce datele sunt migrate, tranziția durează puțin. După ce se conectează la Gmail pentru prima dată, utilizatorii își vor găsi întregul istoric de corespondență și vor avea acces la alte produse din suită.

Administratorii au control deplin asupra permisiunilor și acces la date în orice moment, din orice locație și dispozitiv.

Migrare către Google Workspace – preț

Costul migrării depinde de numărul de conturi transferate, de instrumentul ales și de entitatea care supraveghează procesul.

Migrație independentă

Dacă aveți cunoștințele necesare, puteți migra singur datele. În consola de administrare Google Workspace, navigați la secțiunea Migrare date — o veți găsi în colțul din dreapta sus al panoului Instrumente. Acolo, veți configura conexiunea la serverul sursă și veți începe procesul. Această opțiune nu vă costă niciun ban — singurul cost este timpul dumneavoastră.

Migrare cu suport FOTC

Dacă preferați să vă bazați pe cunoștințele și experiența specialiștilor FOTC, migrarea poate fi gestionată prin intermediul serviciului nostru de asistență tehnică Google Workspace. Inginerii noștri certificați de Google vor efectua o migrare completă a datelor — inclusiv e-mail, contacte, calendare și spațiu de stocare — utilizând instrumentul CloudM autorizat de Google. Contactați echipa noastră pentru o cerere detaliată de informații și o ofertă de preț.

Serviciu unic de migrare FOTC

Dacă nu intenționați să achiziționați un pachet permanent, puteți profita de un serviciu de migrare unic. Evaluăm fiecare client individual – contactați-ne pentru o ofertă adaptată nevoilor companiei dumneavoastră.

Pentru cutiile poștale cu atașamente multiple mai mari de 25 MB, trebuie utilizat CloudM. Aceasta implică o taxă suplimentară pentru cont și costul de întreținere a mașinii virtuale pe durata migrării.

Migrarea din Microsoft 365 este gestionată exclusiv de CloudM și necesită licențe suplimentare pentru fiecare unitate partajată care este migrată. Deși este mai scumpă, CloudM este cea mai rapidă modalitate de a migra date complete – e-mail, calendare și fișiere – fără copiere manuală.

Cât durează migrarea către Google Workspace?

Durata depinde de:

• numărul de conturi transferate,
• greutatea totală a fișierului,
• performanța serverelor sursă,
• lățimea de bandă a rețelei.

Migrarea poate dura de la câteva minute până la câteva zeci de zile. Proiectul record finalizat de FOTC a durat 1.000 de ore – peste 41 de zile. În tot acest timp, angajații companiei au avut acces neîntrerupt la cutiile poștale și la toate instrumentele lor de lucru.

Securitatea datelor în timpul migrării

Clienții întreabă adesea dacă datele lor sunt în siguranță în timpul migrării. Da, este așa – specialiștii noștri folosesc doar instrumente recomandate de Google.

Pentru a migra folosind migratorul încorporat al consolei, avem nevoie de adresa IMAP și parola serverului sursă. Datele sunt transferate direct de la serverul sursă la Google printr-o conexiune TLS criptată – prin rețea, fără intermediari sau stocare din partea noastră. După finalizarea procesului, ștergem toate datele de conectare și acces.

La cererea clientului, semnăm un acord de confidențialitate (NDA). În calitate de partener Google Cloud Premier, ne angajăm să oferim cele mai înalte standarde de servicii.

Bune practici

Aspectul tehnic al migrării este doar jumătate din bătălie. Orice schimbare în mediul de lucru reprezintă o provocare pentru întreaga organizație – mai ales dacă firma are mulți angajați și a dezvoltat procese detaliate. Abordați migrarea holistic și asigurați-vă că niciun angajat nu se simte pierdut.

Comunicarea este esențială

Informează-ți echipa cu cel puțin 2-3 săptămâni înainte. Toată lumea ar trebui să știe când și în ce măsură se va schimba mediul de lucru din compania ta. În organizațiile mari, afișele informative de la sediul companiei funcționează bine.

După ce sunt lansate conturi noi, trimiteți angajaților un mesaj cu sfaturi de bază despre utilizarea platformei. Este o idee bună să programați o serie de e-mailuri cu tutoriale, un program de instruire și informații despre cine puteți contacta pentru întrebări. De asemenea, puteți configura notificările Google Chat ca un canal pentru comunicarea continuă despre modificări.

Utilizatori prietenoși, adică cineva pe care te poți baza

Identificați câteva persoane din diferite departamente – așa-numiții utilizatori prietenoși – care vor fi primii care vor testa noul mediu. După finalizarea instruirii de bază Google Workspace pentru utilizatori și administratori, aceștia vor deveni prima linie de asistență în cadrul organizației.

Rolul lor este, de asemenea, de a colecta comentarii specifice fiecărui departament – ​​de exemplu, cu privire la configurarea integrării cu alte sisteme, gestionarea permisiunilor de acces sau versiunile de documente care necesită migrare manuală.

Testele ca modalitate de verificare finală

Înainte de a trece la un mediu de producție, efectuați teste complete: trimiterea și primirea de mesaje, accesarea calendarelor, partajarea fișierelor și notificări funcționale din Google Chat. Acest lucru vă va ajuta să identificați erorile de configurare înainte ca acestea să afecteze întreaga echipă.

De asemenea, planificați o fereastră de întreținere — de obicei 15-30 de minute — pentru tranziția înregistrării MX. Cel mai bine este să faceți acest lucru în afara orelor de vârf, cum ar fi seara sau în weekend.

Instruire Google Workspace – Cum să vă pregătiți echipa pentru lucrul într-un mediu nou

Educarea utilizatorilor este crucială pentru o implementare cu succes a Google Workspace. Migrarea datelor este doar începutul – beneficiile complete ale platformei devin evidente doar atunci când angajații sunt competenți în utilizarea instrumentelor zilnic. Fără acest pas, companiile revin adesea la vechile obiceiuri: trimiterea de fișiere prin e-mail în loc să le partajeze pe Drive sau utilizarea serviciilor de mesagerie externe în loc de Google Chat.

Instruirea Google Workspace ar trebui adaptată nevoilor și structurii organizației. Înainte de a o planifica, merită să se stabilească ce funcții necesită o acoperire detaliată – vor fi prioritizate subiecte diferite pentru echipa de vânzări, care folosește în principal Gmail și Meet, și subiecte diferite pentru departamentul IT, care gestionează consola de administrare.

FOTC oferă instruire în mai multe formate:

• Ateliere practice – conduse de instructori certificați Google, axate pe funcțiile utilizate de un anumit departament. Organizarea de ateliere sub formă de exerciții live susține eficient adoptarea de noi instrumente și consolidează încrederea utilizatorilor încă din prima zi.
• Instruire online – participanții se pot alătura de la distanță, ceea ce le permite să învețe într-o locație și la un moment convenabil pentru ei. Acest format este util în special pentru companiile cu mai multe locații sau angajați la distanță.
• Instruire pentru administratori – acoperă configurarea consolei, gestionarea permisiunilor, endpoint-urile și politicile de securitate.

După finalizarea instruirii, participanții primesc certificate și materiale de instruire pe care le pot folosi pentru studiu individual sau pentru integrarea de noi angajați în viitor.

Programul detaliat de instruire și datele pot fi găsite pe site-ul FOTC, în secțiunea Instruire.

Migrarea către Google Workspace – Întrebări frecvente

Pot lucra în timp ce se transferă date?

Da. Angajații continuă să își folosească conturile de e-mail existente. Trecerea la Google Workspace durează doar câteva momente și oferă acces neîntrerupt la e-mail și la alte produse din suită.

Cât durează migrarea către Google Workspace?

Timpul depinde de numărul de conturi și de volumul de date. Migrarea a zeci de cutii poștale durează de obicei de la câteva ore la câteva zile. Cele mai mari proiecte, cu mii de conturi și resurse extinse de stocare, pot dura săptămâni – la FOTC, am finalizat migrări care au depășit 1.000 de ore.

Cât costă migrarea către Google Workspace?

Migrarea în regim self-service prin consola Google Workspace este gratuită. Migrarea efectuată de FOTC are un preț individual – poate face parte dintr-un serviciu de asistență tehnică sau poate fi o solicitare unică. Contactați-ne pentru o ofertă actualizată pentru compania dvs.

Este migrarea datelor către Google Workspace sigură?

Da. Datele sunt transferate printr-o conexiune TLS criptată direct între serverul sursă și Google – prin rețea, fără intermediari. FOTC șterge toate datele de acces după finalizarea procesului. La cerere, semnăm un acord de confidențialitate.

Ce date pot fi transferate?

Puteți migra e-mailuri cu atașamente, fișiere de pe unitatea locală sau de pe un alt dispozitiv de stocare în cloud, calendare și contacte în Google Workspace. Domeniul de aplicare depinde de sursă – migrarea completă a calendarelor și contactelor este disponibilă în principal din Microsoft Exchange și Microsoft 365.

Trebuie să migrez eu însumi?

Nu. În calitate de partener Google Cloud Premier, FOTC oferă servicii complete de implementare Google Workspace: planificare, configurare DNS și cont, migrare date, instruire utilizatori și asistență post-implementare. De asemenea, puteți utiliza instrumentul încorporat în consolă pentru a efectua migrarea personal – accesați secțiunea Migrare date și urmați instrucțiunile de configurare.

Voi păstra setările atunci când migrez cutia poștală din Microsoft 365?

Istoricul e-mailurilor, calendarele și contactele sunt migrate în întregime. Setările specifice ecosistemului Microsoft (reguli, șabloane și macrocomenzi Outlook) necesită reconfigurare manuală pe partea de Google Workspace. FOTC ajută la planificarea acestui pas ca parte a serviciului de migrare pentru clienți.

Ce este Google Workspace și cum pot începe?

Dacă abia explorezi Google Workspace și vrei să vezi ce aplicații și funcții vor fi utile pentru afacerea ta, începe cu o perioadă de încercare gratuită. În calitate de partener Google Cloud Premier, FOTC oferă o perioadă de încercare mai lungă decât cea standard. Contactează-ne și te vom ajuta să alegi pachetul Google Workspace potrivit și să îl implementezi în compania ta.

Are Google Workspace inteligență artificială încorporată?

Da. Începând cu 2025, planurile Business Standard, Business Plus și Enterprise includ Gemini AI – un asistent bazat pe inteligență artificială integrat cu Gmail, Docs și Meet. Gemini te ajută să compui și să rezume mesaje Gmail, să creezi note de întâlnire și să generezi conținut – fără costuri suplimentare pentru planul tău.