Gmail și Microsoft Outlook – Configurare pas cu pas [Tutorial]

Gmail și Outlook sunt cei mai mari jucători de pe piața de e-mail și calendare office. Atât Google, cât și Microsoft – lansate în 2004, respectiv 1997 – oferă servicii de e-mail gratuite unei piețe largi de utilizatori de internet pentru a-și populariza marca și ca strategie de marketing. Chiar și în aceste condiții, Microsoft și Google au înțeles că pot lucra împreună pentru a satisface nevoile utilizatorilor Outlook și Gmail în munca zilnică. Astfel, utilizatorii pot adăuga, configura și sincroniza conturile de Gmail în clientul de email Outlook.

Articolul de mai jos vă va arăta pas cu pas cum să faceți o astfel de configurare. De asemenea, puteți face o programare pentru o consultare gratuită cu un specialist în servicii cloud pentru companii de la FOTC.

Ce este Microsoft Outlook?

Parte a suitei Microsoft Office, Outlook este o alternativă mai cunoscută ca Thunderbird, cea mai veche de pe piață, lansată în 1996 sub numele de Hotmail și rebranduită în 2012 sub numele actual. Email, calendar, listă de contacte, instrumente de organizare, Outlook le integrează pe toate într-un client de email care se poate achiziționa doar contra cost. 

Se integrează perfect cu toate aplicațiile Windows și Microsoft 365, însă integrează la fel de ușor și servicii externe precum Gmail, Yahoo Mail sau iCloud. 

Se poate folosi pe dispozitive care rulează Windows, macOS, Android sau iOS. 

MSN Hotmail, versiunea mai veche a Microsoft Outlook, a deținut monopol în fața celorlalte pentru câteva decenii. Totuși, acest lucru a început să se schimbe în momentul în care Gmail a debutat pe piață. Google Mail a ieșit din faza de testare beta de cinci ani în 2009, iar în acel moment popularitatea sa a luat amploare.

În doar trei ani de zile, Gmail a detronat Microsoft. Reîmprospătarea interfeței Hotmail și modificarea acesteia în MS Outlook nu a ajutat. De atunci, Google a rămas liderul incontestabil în ceea ce privește numărul de utilizatori activi. Gmail este alegerea implicită a majorității utilizatorilor de internet care au nevoie de o căsuță electronică fiabilă și ușor de utilizat.

Avantajele utilizării unui client de email

Un client de mail este o aplicație robustă care deservește accesul la unul sau mai multe conturi de e-mail, vizând în special aria de business pentru mail-urile din cadrul companiei dvs. Cei mai mulți clienți de email au numeroase funcții în comun, însă integrarea cu o suită de aplicații de birou este esențială pentru o companie care ține să fie mereu conectată cu angajații săi.

Emailul a rămas una dintre cele mai folosite metode de comunicare la locul de muncă. Totuși, numeroase companii au nevoie de mai multe instrumente care să faciliteze comunicarea și munca efectivă. Unul dintre cele mai mari beneficii ale unui client de mail este conectarea concomitentă a mai multor conturi de email într-o singură fereastră.

Un alt avantaj major este faptul că emailurile primite de client sunt trecute prin protocoale de email, garantând confidențialitatea datelor. Protocolul se ocupă de transmiterea datelor de la expeditor la destinatar: din clientul de email al expeditorului către serverul de email al acestuia, mai departe către serverul de email al destinatarului și în cele din urmă în clientul de email al acestuia. 

În plus, cu un client de email, mailurile și mesajele pot fi accesate offline. Acest lucru este important pentru accesarea unor mesaje urgente chiar și fără o conexiune la Internet.

Ce trebuie să știți înainte de setarea contului de Gmail

Pentru a integra și sincroniza cele două servicii, configurarea începe prin activarea protocolului POP/IMAP. Accesați contul de Gmail din browserul preferat și deschideți ”Setări” din colțul dreapta sus, apoi deschideți ”Toate Setările”.

În tab-ul ”Redirecționare”, la ”Acces IMAP”, selectați ”Activează IMAP” și salvați setările din josul paginii.

FOTO

Deschideți aplicația Office Outlook și configurați mai departe contul de Gmail și implicit suita Google Workspace. Înainte de acest pas, logați-vă în consola de Admin Google și confirmați setările acestea.

1. În consola Google Admin, accesați ”Apps” > ”Google Workspace”.
2. Asigurați-vă statusul serviciilor Calendar, Directory, Drive & Docs și Gmail este activat.
3. Asigurați-vă că ați selectat ”Enable Google Workspace for Microsoft Outlook” în calea ”Apps” > ”Google Workspace” > ”Gmail Settings” > ”Advances settings”.
4. Asigurați-vă că ați selectat ”Enable API access” pe pagina ”Security” din consola de administrator.
5. Apoi asigurați-vă că ați selectat ”Enable contact sharing” în calea ”Apps” > ”Google Workspace” > ”Directory Settings”.
6. Asigurați-vă și că ați selectat ”Alow users to access Google Drive through the Drive SDK API” în calea ”Apps” > ”Google Workspace” > ”Drive &Docs Settings”.

Apoi urmează instalarea extensiei plug-in ”Google Workspace for Microsoft Outlook”.

1. Descărcați GWSMO și instalați plug-in-ul conform indicațiilor.
2. Logați-vă cu credențialele Google Workspace și selectați apoi ”Continue”.
3. Selectați-vă contul și apăsați ”Allow”.
4. În secțiunea ”Create a Google Workspace profile in Microsoft Outlook”, lăsați căsuța ”Import data from an existing profile” nebifată și selectați apoi ”Create Profile”.
5. Pe pagina de confirmare a configurării, selectați ”Start Microsoft Outlook”.
6. Pe pagina de confirmare Microsoft 365, selectați ”Accept and start Outlook”.
7. După ce se încheie sincronizarea contactelor, a calendarului și a căsuței electronice cu Outlook, selectați ”Close”.

Cum să sincronizați arhiva, folderele și etichetele Gmail în Outlook

Odată cu configurarea căsuței electronice, o să doriți să sincronizați toate mail-urile, cu tot cu arhivele, folderele și etichetele folosite anterior în Gmail. Pentru a face aceste proceduri, urmați pașii de mai jos.

1. În Outlook, selectați ”Settings”, icoana cu rotița zimțată din colț dreapya sus, apoi selectați ”View all Outlook settings”.
2. Selectați submeniul ”Mail” > ”Sync Email”.
3. Selectați apoi opțiunea ”Gmail” și conectați contul Google în fereastra care apare.
4. Apăsați ”Connect your Google account so we can import your email from Gmail”.
5. Selectați apoi opțiunea ”Create a new folder for imported email, with subfolders like in Gmail” și apăsați ”OK”.
6. În fereastra care apare, selectați contul Gmail pe care îl doriți și apăsați butonul ”Next”.
7. Introduceți parola și apăsați ”Next”.
8. Apăsați ”Allow” pentru a permite accesul Microsoft la contul Google.
9. Închideți fereastra de setări și descoperiți folderele importate in Gmail într-un fișier numit ”Imported [email protected]”, cu numele contului în locul exemplului dat de noi.

Cum să configurați Google Calendar în Microsoft Outlook

Pentru a finaliza sincronizarea celor mai importante aplicații de birou, mai rămâne de configurat calendarul Google în Outlook. O astfel de sincronizare este esențială pentru a nu suprapune întâlniri și pentru a vă asigura că nu ratați evenimente sau ședințe. Aplicația poate fi sincronizată și cu aplicația de desktop Outlook sau Outlook.com, atât de pe un dispozitiv cu sistem de operare iOS sau Android.

Cum să vă sincronizați Google Calendar cu Outlook pentru Windows

1. Accesați hhtps://calendar.google.com
2. Selectați meniul ”Setări” din colț reapta sus.
3. Din meniul stânga, selectați ”Importați și exportați”.
4. Selectați apoi ”Exportați” și se va descărca automat un fișier .ics.
5. Deschideți aplicația Microsoft Outlook.
6. Deschideți ”File” din meniu și selectați apoi ”Open & Export” din meniul din stânga.
7. Selectați opțiunea ”Import/Export”.
8. În fereastra care se deschide, alegeți ”Import an iCalendar or vCalendar file” și apoi click pe ”Next”.
9. În fereastra nou apărută, selectați fișierul arhivat cu calendarul Google și selectați ”Open”.
10. Selectați apoi ”Import” în fereastra apărută și veți avea opțiunea de a contopi calendarul cu cel existent Outlook sau opțiunea de a crea un calendar complet nou.

Extensii Outlook pentru și mai multă productivitate

Numeroase alte aplicații vă vor face munca la birou mai ușoară, mai interconectată și mai productivă. Utilizatorii Google de Outlook pot conecta mai departe aplicații precum Google Meet pentru un workflow și mai ușor.

Cu Google Apps Sync, utilizatorii Outlook vor avea acces la o piață întreagă de produse pentru scop profesional sau personal. Mail2Cloud este un alt add on care vă permite să salvați email-uri și fișiere primite via email direct în Google Drive.