Gmail pentru afaceri vs. Gmail gratuit. Ce alegi pentru compania ta?

Este greu să ne imaginăm o lume fără Gmail, cea mai populară platformă de email. La nivel mondial, peste 1.8 miliarde de utilizatori au o adresă de email Google, potrivit DemandeSage. Pe lângă un serviciu profesional de email, aceștia se bucură și de aplicațiile office care vin integrate cu Gmail. Printre acestea se numără Google Docs, Google Calendar, Google Drive și Google My Business. În contextul tuturor acestor beneficii, apare întrebarea: de ce ar trebui compania ta să plătească pentru serviciile Gmail? Serviciile Google sunt la îndemâna întrprinderilor mici și mijlocii, însă opțiunile gratuite nu sunt întotdeauna și cea mai bună soluție. În articolul acesta vom vorbi despre Gmail pentru afaceri și Gmail gratuit și cum să alegeți cea mai bună soluție pentru compania și angajații dumneavostră.

Gmail gratuit vs. Google Workspace (fostul G Suite)

În timp ce contul gratuit de Gmail este una dintre cele mai populare soluții de email, Google oferă și suita de aplicații într-un plan business, pentru companii. Workspace este un ansamblu de aplicații cloud care susțin și cresc productivitatea și colaborarea online între angajați și coechipieri.

Prima variantă a acestei suite a fost lansată în 2006, sub numele de Google Apps for Your Domain. În 2016, aceasta a primit un rebranding sub numele G Suite, iar în octombrie 2020 a ajuns la versiunea actuală Google Workspace. În acest pachet sunt include aplicații office precum Documente, Foi de Calcul, Formulare, Google Chat sau Google Meet, dar și un cont de poștă electronică Gmail.

Dar care ar fi avantajele unui cont de Gmail plătit în fața unui cont care se poate obține și gratuit? Potrivit Google, ”Gmail din cadrul Google Workspace include o adresă customizată de tip @numelecompanieitale, adrese de email de grup nelimitate, 99,9% disponibilitate, de două ori mai mult spațiu de stocare, nicio reclamă plasată în aplicație, suport tehnic 24/7 și multe altele”.

Gmail pentru afacerea dvs, alături de suita Workspace, este disponibil în șase tipuri de abonament. Pentru companiile mici și mijlocii (până la 300 de angajați) sunt disponibile următoarele: 

• 1. Google Workspace Business Starter – 5,18 € pe lună pentru o licență
• 2. Google Workspace Business Standard – 10,35 € / lună pentru licență
• 3. Google Workspace Business Plus – 15,53 € / lună pentru licență

Întreprinderile mari pot alege dintre trei opțiuni Google Workspace Enterprise, fiecare oferind spațiu cloud nelimitat. 

Prețurile complete și descrierea serviciului Google Workspace pot fi consultate pe această pagină.

Google Workspace, un software pentru o căsuță electronică și productivitate la birou

Pentru companii, angajați sau freelanceri, munca nu mai este condiționată de un loc fizic sau de echipamentele obișnuite din birouri. Munca a devenit flexibilă, s-a mutat în mare parte în spațiul virtual și are nevoie de aplicații care să se schimbe odată cu ea.

Întâlnirile care obișnuiau să fie față în față se organizează acum online, cu instrumente de videoconferință. Discuțiile între colegi de la cafea se poartă acum și în camerele și spațiile de chat. Calendarele întregii echipe se sincronizează automat în cloud, pentru toți utilizatorii din domeniu. Prezentările se lucrează online, în echipă, cu feedback instant, în programe accesate direct în browser. Documentele se trimit spre editare cu un singur mail, iar istoricul de editări salvează automat toate versiunile necesare. Serverele de date din firmă sunt stocare acum în cloud, fără să mai ocupe spațiu fizic. Acestea sunt câteva dintre funcțiile pe care le înlocuiește suita Google Workspace, oferind unei companii nu doar scalabilitate, ci și flexibilitate și securitate.

Gmail vs Google Workspace – De ce să nu folosiți un cont personal Gmail în scopuri de business?

Cu un instrument la fel de popular ca Gmail, probabil aveți deja un cont de email personal. Probabil l-ați folosit măcar o dată în discuții sau negocieri de afaceri. Există totuși câteva riscuri pe care vi le asumați când gestionați lucruri profesionale din căsuța de e-mail personală (free Gmail account).

Gmail a pornit ca un serviciu comercial gratuit, lucru care presupune că este folosit ca un instrument de advertising. În timp ce Google garantează securitatea datelor conturilor dumneavostră, permite totuși ca preferințele voastre personale să fie folosite mai departe în scop comercial.

Mai departe, cu cele aproape două miliarde de utilizatori, Google nu vă poate garanta suport imediat pentru cont. Cu atât de mulți utilizatori activi, este aproape imposibil să vă fie garantat suport tehnic pentru Gmail atunci când aveți nevoie și în timpul pe care îl aveți la dispoziție.

În cazul în care un cont vă este spart sau poate efectiv nu reușiți să vă conectați la acesta, nu există soluții garantate de a vă recupera datele. Conturile gratuite Gmail nu sunt acoperite de un service non-stop, un cont blocat sau spart va rămâne pe veci un cont blocat sau spart. Pentru un cont business, astfel de riscuri de a pierde date sau contacte importante sunt inadmisibile.

Pentru a evita astfel de riscuri majore, Google oferă suita Workspace pentru companii. Soluții de backup, service 24/7, suport tehnic, adresă de mail cu domeniul firmei, control asupra tuturor conturilor, spațiu nelimitate de stocare, acestea sunt doar câteva dintre avantajele adoptării platformei. Dacă sunteți interesați într-o soluție de mail dedicată afacerilor, contactați specialiștii FOTC pentru a primi o ofertă personalizată.

Domeniu propriu și aliasuri pentru adresele de e-mail

Pentru a contura un brand de succes, este util să utilizați adrese de e-mail ușor de reținut și care să inspire încredere. Clienții care încearcă să vă contacteze prin website-ul firmei se așteaptă să primească un răspuns oficial de pe o adresă conectată cu website-ul respectiv. Un răspuns primit de pe o adresă personală nu numai că nu le va atrage atenția acestora, dar poate fi și considerată o încercare de atac tip phishing.

Cu Google Workspace, puteți înlocui domeniul generic @gmail.com cu o adresă unică a site-ului web. Pentru o adresă de afaceri Gmail, tot ce trebuie să faceți este să vă adăugați domeniul propriu în panoul de administrare și să verificați calitatea de proprietar al acestuia în câțiva pași simpli. Dacă nu doriți să o faceți singur, echipa noastră de specialiști vă va îndruma prin configurarea inițială. 

Gmail din Google Workspace vă permite, de asemenea, să creați grupuri de e-mailuri și pseudonime. Aliasurile sunt adrese alternative atribuite unei singure căsuțe poștale. De exemplu, o persoană a cărei adresă principală este [email protected] poate folosi pseudonimele [email protected], [email protected] sau altele. Ca parte a Workplace, un cont de e-mail poate avea până la 30 de adrese alternative.

Grupurile, pe de altă parte, vă permit să configurați o adresă de e-mail comună pentru mai mulți angajați, de exemplu pentru toți cei care se ocupă de asistență tehnică. Dacă clientul scrie un e-mail la adresa grupului [email protected], acesta va merge, de asemenea, direct în căsuțele poștale ale persoanelor alocate, spre exemplu, angajații din serviciul clienți.

Mai mult spațiu de stocare în cloud pentru conturile de Gmail pentru afaceri

Google Workspace nu este doar un email, ci o suită completă de aplicații, printre care și spațiu de stocare pe disc. Fiecare utilizator gratuit de Gmail are la dispoziție 15 GB stocare de date. Mulți utilizatori privați nu ating niciodată limita, dar cei care salvează fotografii, fișiere și atașamente de pe e-mail sau date de telefon de backup pe Drive trebuie să țină cont de faptul că upgrade-ul pachetelor va fi necesar din când în când.

Implementarea pachetului Google Workspace crește imediat spațiul pentru fișiere și fotografii.

• Pachetul de bază Google Workspace Business Starter oferă 30 GB spațiu de date.
• În pachetul Google Workspace Business Standard, fiecare angajat are 2 TB spațiu.
• Conturile Google Workspace Business Plus vă permit să stocați până la 5 TB de fișiere în cloud.
• Utilizatorii Google Workspace Enterprise pot avea spațiu nelimitat de stocare în cloud.

Mai mult spațiu înseamnă acces ușor la toate documentele, proiectele, copiile de rezervă și alte fișiere de pe orice dispozitiv conectat la Internet.

Unități partajate pentru o mai bună colaborare

Spațiul mai mare de stocare nu este unicul avantaj al versiunii business a Google Drive. Google Workspace este un serviciu de funcții extra care maximizează productivitatea colectivă și facilitează colaborarea. Varianta de Drive pentru business oferă astfel echipelor un instrument unic – Unități partajate (Shared Drives).

O unitate partajată nu are un singur proprietar, deoarece este un spațiu comun pentru colaborarea mai multor utilizatori. Fișierele stocate în unitatea partajată sunt deținute de oricine are acces la unitate. Este suficient să împărtășiți unitatea cu toți colegii din departamentul dvs. o singură dată ca apoi să lucrați liber pe fișiere și să colectați o arhivă a rezultatelor muncii comune. Unitățile partajate au multe utilizări practice, deoarece oferă:

• Acces la fișiere chiar și după plecarea unui angajat. De obicei, atunci când unul dintre angajați părăsește compania, conturile acestuia sunt șterse. Dacă uitați să schimbați proprietarul fișierelor, le veți pierde iremediabil. Drive-urile în echipă vă permit să păstrați fișiere, chiar și după ce ați terminat colaborarea cu persoana respectivă.
• Reguli îmbunătățite de partajare. Fiecare membru al echipei vede același conținut pe disc. Puteți însă oferi utilizatorilor niveluri de permisiune diferite în funcție de rolurile lor.
• Acces mai ușor la conținut. Adăugarea unei persoane într-un grup face ca acea persoană să aibă acces automat la toate discurile distribuite în grupul respectiv.
• Partajarea unității cu persoane din exteriorul organizației. Este posibil să puneți spațiul Drive la dispoziția persoanelor din afara companiei pentru a coopera convenabil cu contractori sau terți. Dacă nu doriți ca datele companiei dvs. să fie distribuite în afara organizației – puteți seta reguli pentru a interzice acest lucru.

Securitate în cadrul suitei Google Workspace

Administratorii pot avea control complet de oriunde s-ar afla datorită unei console de setări intuitivă și funcțională. Panoul de administrare permite gestionarea de la distanță a securității datelor companiei. Aici puteți seta, printre altele blocarea accesului la fișiere importante pentru utilizatorii din afara domeniului – protejează datele sensibile împotriva persoanelor neautorizate și, astfel, le protejează împotriva scurgerilor.

Administratorul poate verifica, de asemenea, dacă utilizatorii folosesc parole suficient de puternice atunci când se conectează la conturile de email. În plus, pentru o securitate mai mare, se poate forța o modificare a parolei la fiecare 30 de zile și se pot verifica dispozitivele pe care angajații le conectează pentru a putea reacționa la activități suspecte.

Versiunea gratuită a Gmail nu face acest lucru. Atunci când o companie folosește Gmail gratuit, conturile sunt deținute de angajați. În Google Workspace, administratorul gestionează conturile tuturor angajaților. Datorită acestui fapt, când unul dintre ei își părăsește slujba, corespondența de muncă va fi trimisă în continuare companiei și nu la adresa personală de e-mail a angajatului. În plus, administratorul va avea mereu opțiunea de a bloca accesul la fișiere pentru persoanele din afara structurii organizaționale.

Filtre anti-spam pentru confort sporit și siguranță la locul de muncă cu Gmail pentru afaceri

Un cont Gmail gratuit beneficiază de filtre anti-spam obișnuite. Cu toate acestea, se întâmplă ca o corespondență importantă cu atașamente sensibile sau atașamente să ajungă să fie tratată și marcată ca spam.

Un upgrade Gmail la Google Workspace simplifică configurarea filtrelor de spam. Devine astfel posibilă, printre altele, adăugarea adresei IP a contractantului pe lista albă. Astfel, se garantează livrarea mesajelor din partea expeditorilor de pe această listă.

Backup automat cu Google Workspace

Utilizatorii unui cont Gmail gratuit nu pot beneficia de funcția de backup automat al datelor. Situația este diferită în cazul Google Workspace. Administratorul poate comanda backupuri automate pe Google Drive. Astfel, în cazul ștergerii accidentale a fișierelor sau a defectării oricărui dispozitiv, daunele vor fi reduse la minimum.

Asistență tehnică și suport pentru integrare sau migrare

Spre deosebire de Gmail privat, Google Workspace garantează clienților accesul la asistență tehnică continuă – atât de la consultanții Google, cât și de la echipa FOTC. În calitate de partener premium Google, FOTC asistă clienții atât în ​​limba română, engleză sau în limbile locale altor țări din cadrul CEE.

Cum să accesați gratuit un cont Gmail pentru afaceri?

În timp ce Google for business este un serviciu plătit, suita este gratuită pentru instituții educaționale și organizații non-profit. Descoperiți mai jos cum puteți să aduceți serviciile Google în managementul școlii sau al ONG-ului pe care îl conduceți.

Google Workspace pentru ONG-uri

Gmail, Google Drive, procesatorul de documente Google Docs sau Google Slides sunt instrumente elementare în activitatea unui ONG. Suita Workspace în varianta Business Starter este astfel pusă la dispoziție acestor activiști pentru a administra eficient organizațiile de care aparțin. Totuși, aplicațiile precum căsuța poștală, spațiul de pe disc Drive sau numărul de participanți dintr-un apel Google Meet sunt disponibile cu anumite limitări.

Organizația trebuie să îndeplinească următorii pași:

• Pasul 1. Să aibă statutul de organizație caritabilă
• Pasul 2. Să fie verificată ca organizație non-profit de către TechSoup sau un partener regional TechSoup
• Pasul 3. Să fie o organizație de beneficii publice, fundație sau asociație înregistrată în Registrul Curții Naționale sau un registru public echivalent.

Google Workspace (anterior numit G Suite) pentru școli și universități

Conturi Gmail găzduite pe domeniul școlii, platformă de învățare online, unitate cloud și un set de editori online de fișiere, acestea sunt lucrurile de care are nevoie o instituție de învățământ modernă. Astfel, există Google Workspace for Education, o versiune fără cost a aplicațiilor Google care asigură acces la ore în cloud pentru fiecare profesor sau elev, indiferent unde se află.

Despre acest ecosistem și cum puteți obține licențe pentru școala dvs. puteți afla de pe pagina noastră Google for Education. Versiunea Google Workspace for Education în versiunea Fundamentals poate fi folosită gratuit de orice instituție acreditată și recunoscută de autorități, care furnizează certificate de educație recunoscute la nivel național sau internațional.  

Google Workspace gratuit pentru companii cu perioada de test de 30 de zile

Decizia achiziționării unui pachet de aplicații Google nu trebuie grăbită. O astfel de decizie o puteți lua după ce testați gratuit toate avantajele suitei. Orice companie se poate înscrie pentru o perioadă de testare gratuită, iar condițiile sunt simple:

• Compania alege pachetul pe care dorește să îl testeze (Starter, Standard, Plus),

• Partenerul Google implementează pachetul și înregistrează orice număr de conturi de utilizator

• Compania utilizează toate caracteristicile selectate în pachet, gratuit, timp de 30 de zile.

Condițiile perioadei de testare sunt mult mai favorabile prin intermediul FOTC, partener premium Google decât atunci când testarea este implementată direct de Google. Acesta oferă companiilor doar 14 zile de test, fără spațiu de stocare nelimitat, iar numărul de utilizatori de testare este limitat la 10.

Dacă doriți ca angajații dvs. să fie pe deplin eficienți în utilizarea noilor instrumente de lucru cât mai curând posibil, profitați de oferta de instruire FOTC. Organizăm ateliere dedicate Google Workspace pentru utilizatori și administratori, concepute pentru a accelera adoptarea completă a serviciului. 

Descoperiți experiențele clienților noștri cu pachetul Google Workspace în secțiunea de studii de caz.