De ce îmi sunt livrate email-urile în spam? Ajungeți des să vă puneți această întrebare? Aflați că nu sunteți singurii în această situație. E-mailul este unul dintre cele mai importante canale prin care o companie poate comunica și își poate crește clientela. Email marketing-ul este, de asemenea, o parte esențială din orice strategie de afaceri. Totuși, livrarea email-urilor în spam și nu în Inbox este una dintre cele mai întâlnite provocări cu care se confruntă companiile.
1 din 6 e-mailuri de marketing, legitime, livrate cu permisiunea destinatarului, nu ajunge în căsuța de e-mail, potrivit raportului Email Deliverability Benchmark efectuat de Validity în 2023. 1 din 10 e-mailuri nu este nici măcar acceptat de furnizorul de servicii de email. Mai departe, în acest articol, discutăm care sunt cele mai comune nouă motive pentru care email-urile ajung în spam. Vă oferim în același timp soluții pentru a preveni astfel de incidente, acumulate în experiența noastră de lucru cu peste 3.000 de clienți Gmail și Google Workspace.
9 dintre cele mai comune circumstanțe în care e-mailurile de afaceri ajung în spam
Am pregătit o listă cu cele mai întâlnite circumstanțe în care e-mailurile voastre ajung să pară suspecte atunci când sunt scanate de algoritmii care protejează cutiile poștale ale destinatarilor. Indiferent dacă trimiteți un e-mail direct sau un buletin informativ (newsletter) în masă, există numeroase strategii pe care le puteți instrumenta pentru a vă păstra mesajele departe de spam. Astfel, vă veți crește șansele de a obține o rată ridicată de deschidere și răspuns la e-mailurile voastre.
1. Greșeli gramaticale, de punctuație sau de formulare
Mesajele spam sunt renumite pentru greșeli lingvistice și gramaticale. Mulți spammeri folosesc traduceri automate sau includ formulări și o punctuație exagerată pentru a crea un sentiment de urgență. Filtrele de spam caută să surprindă astfel de mesaje neglijente, astfel că recomandarea noastră este să evitați fraze și tactici precum:
- SCRIEREA CU MAJUSCULE;
- textele în culori exagerate;
- un număr excesiv de emoji-uri;
- promisiuni renumite spam, cum ar fi „bonus în numerar”, „dublați-vă venitul”, „scăpați de datorii”, „câștig curay”, „ofertă unică în viață”. „slăbiți rapid”, „cunoașteți persoane necăsătorite” etc.;
- expresii care constrâng luarea de măsuri urgente, de exemplu, „cereți-vă recompensa”, „ați fost selectat”, „informații importante privind contul dvs.”, „înregistrați-vă acum”;
- numeroase semne de exclamație!!!1!! sau mai multe semne de întrebare??? sau ”…” folosite fără scop;
- o gramatică plină de erori și multe greșeli de ortografie.
Cum îmbunătățiți textele e-mailurilor dvs.?
Încercați să eliminați oricare termen spam din textul email-ului, din subiectul acestuia sau textul pe scurt afișat în lista de email-uri. Păstrați textul concis, la subiect și scris corect pentru ca filtrele să recunoască materialele autentice de cele spam.
Fiți conștienți de fraze care ar putea suna incomplet și nu includeți mai mult de un îndemn la acțiune (call to action). Gmail vă verifică ortografia și vă subliniază greșelile în timp ce scrieți textele, astfel că vă va susține în a evita erori comune de scriere. Dacă doriți să vă îmbunătățiți și mai mult scrisul, utilizați instrumente online de revizuire a gramaticii care vă pot ajuta să scrieți emailuri profesionale.
2. Raport disproporționat între imagine și text
Ca să faceți email-urile mai atractive, veți fi tentați să includeți numeroase capturi de ecran sau imagini în corpul acestora. Deși imaginile pot ajuta la vizualizarea unor date importante, acestea pot fi și un semnal pentru ca mesajul să ajungă în spam. Motivul din spatele acestei lupte spam vs. algoritm? La momentul la care filtrele căsuțelor poștale au început să capteze cuvinte specifice spam și problemele de gramatică, expeditorii de astfel de oferte au găsit noi soluții de a încălca sistemul. Una dintre acestea a fost chiar tranziția conținutul spam de la text la imagine.
Serviciile avansate de e-mail, cum ar fi Gmail pentru afaceri prin suita Google Workspace, sunt acum echipate cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Astfel de trucuri sunt inutile atâta timp cât vă echipați angajații cu o astfel de soluție de email de afaceri.
Dacă sunteți administrator al conturilor Google Workspace Enterprise, puteți chiar să utilizați această tehnologie în politicile de prevenire a pierderii datelor pentru a împiedica scurgerea informațiilor sensibile în afara organizației sub formă de imagini.
Cum puteți evita astfel de greșeli?
Nu folosiți imaginile dintr-un email ca înlocuitor pentru textul din corpul acestuia. Dacă este necesar să includeți imagini într-un newsletter, asigurați-vă că acestea sunt contrabalansate de suficientă descriere și text. Astfel, algoritmii antispam nu vor găsi nimic în neregulă cu email-ul dvs.
3. Aveți prea multe atașamente sau trimiteți fișiere format .exe
Atașamentele din e-mailurile spam sunt adesea folosite pentru a distribui malware, așa că filtrele antispam acordă o deosebită atenție scanării acestora. Încercați să limitați numărul de fișiere pe care le atașați unui email trimis în afara organizației dvs. Limita Gmail pentru greutatea combinată a atașamentelor este de 25 MB. Fișierele executabile (.exe) sunt și ele o amenințare, așa că Gmail interzice trimiterea lor ca atașamente.
Ce să faceți dacă aveți de trimis un fișier executiv sau mai multe atașamente simultan în Gmail?
Cel mai sigur și mai convenabil mod de a trimite fișiere atașate este prin Google Drive. Platforma vă permite să ocoliți dimensiunile limită ale fișierelor și chiar să trimiteți fișiere .exe.
Pasul 1. Încărcați fișierele dorite pe Google Drive.
Pasul 2. Compuneți un mail în Gmail.
Pasul 3. Selectați pictograma Drive din bara de opțiuni.
Pasul 4. Căutați, selectați și inserați fișierul dorit. Acesta se va atașa automat email-ului, ca oricare alt atașament.
4. Link-uri înșelătoare
Direcționarea către domenii asociate cu spam și malware este un semnal de alarmă evident pentru filtrele antispam. Totuși, chiar dacă utilizați un link către un site web legitim, acesta poate în continuare să fie semnalizat drept un pericol. De preferat să evitați astfel:
- Utilizarea unei aplicații care scurtează linkurile lungi;
- Ancorarea link-ului deasupra unui text care sugerează altceva, de exemplu, dacă atașați numelecompaniei.ro asupra unui text care afișeză altăpagină.companiata.ro;
- Ancorarea de linkuri sau butoane care declanșează redirecționări multiple.
Cum să evitați o astfel de greșeală?
Rețineți că nici utilizatorii și nici algoritmii nu doresc fie surprinși de un link atașat unui email. Încercați să puneți legături cât mai transparente și mai evidente posibil, fără a folosi instrumente de prescurtare a adreselor. Regula este în special valabilă atunci când trimiteți un email în masă sau inițiați primul contact cu un destinatar din afara organizației dvs.
FOTC vă oferă o perioadă mai lungă de testare și condiții mai avantajoase
5. Subiectele email-urilor, la limita interpretării
Subiectul cu care deschideți un email influențează mult rata de deschidere a e-mailurilor dvs. Acesta devine primul lucru care atrage atenția destinatarilor dvs. Nu este o idee rea să creați un subiect inteligent, atrăgător, care să trezească interesul pentru conținutul email-ului. Cu toate acestea, puteți ușor să dați în extremă și să scrieți subiecte care nu au nimic de-a face cu topicul email-ului. O practică pe care o fac de asemenea spammerii.
Care sunt câteva exemple de astfel de tehnici înșelătoare?
- Adăugați particula „Re:” în linia de subiect pentru a crea impresia că e-mailul dvs. este un răspuns într-un fir.
- ”Urgent! Este necesară să răspundeți”. O astfel de abordare îl poate convinge ușor pe destinatar să-și piardă încrederea și să nu mai deschidă email-ul deloc.
- „Confirmarea rezervării/comenzii dumneavoastră”. Dacă pretindeți că a avut loc o tranzacție, destinatarul se poate alarma și poate crede că i-a fost piratat contul.
Cum ajungeți în spam din cauza subiectelor de email?
În fapt, nu este nimic inerent greșit în a sublinia urgența unui e-mail în subiect sau în a trimite confirmări ale unor tranzacții. Cu toate acestea, atunci când subiectul nu reflectă conținutul mesajului, destinatarii se pot simți înșelați și pot marca e-mailurile dvs. ca spam. Cu cât mai mulți utilizatori vă semnalează ca spam, cu atât mai mult veți atrage atenția filtrelor antispam pe viitor.
6. Lipsa consimțământului din partea destinatarului
O altă practică care poate reduce rata de livrare a e-mailului este încălcarea GDPR. Cum? Prin trimiterea de oferte de afaceri sau de vânzări către persoane care nu și-au dat consimțământul că doresc să le primească în primul rând.
Cum știți care sunt utilizatorii care vor să primească oferta dvs.?
Începeți prin a întreba. Acest lucru se aplică atât e-mailurilor și newsletterelor trimise în masă, cât și mesajelor trimise individual. Să luăm drep exemplu construirea unei baze de date folosind un formular online. Nu uitați să includeți o casetă de consimțământ al înscrierii, menționând ce tip de email-uri veți trimite și cât de des. Apoi asigurați-vă că fiecare din mesajele trimise ulterior are un buton de „dezabonare” vizibil atașat.
Ori de câte ori trimiteți o propunere de afaceri unei persoane din afara organizației dvs., primul e-mail ar trebui să conțină o introducere și o întrebare care să interogheze dorința de a afla mai multe detalii.
7. Email-uri trimise către conturi inactive
Algoritmii vor identifica și seriile de email direcționate către conturi inactive sau conturi inexistente. Dacă e-mailurile dvs. se reîntorc des în Inbox fără să fie livrate sau cu mesajul că ”nu există un astfel de utilizator aici”, atunci riscați să fiți penalizat de algoritmii antispam.
Verificați de două ori căsuța destintarului pentru greșeli de scriere ale adreselor de e-mail. Dacă trimiteți email-uri în masă, asigurați-vă că ”periați” periodic lista de contacte. Astfel, veți evita să trimiteți mesaje către utilizatori care nu sunt realmente interesați de corespondența dvs., cum ar fi utilizatorii care nu v-au deschis e-mailurile în ultimele trei luni.
8. Reputația domeniului dvs. și a adresei IP
La fel ca în viața reală, reputația online este construită pe acțiunile dvs. anterioare. Cu toate acestea, în cazul unui domeniu, a unei adrese IP și a unui expeditor de email, s-ar putea să fiți judecați și în funcție de acțiunile celorlalți colegi de companie. S_ar putea ca dvs. să respectați toate regulile și să trimiteți oferte de încredere către destinatari care chiar și le doresc. Însă filtrele spam vă pot încadra altfel în urma unei campanii mai puțin fericite trimisă de membrii departamentului de vânzări sau marketing din aceeași companie.
Cum mențineți un rating IP ridicat și un domeniu cu reputație?
Organizați un training GDPR în cadrul companiei. Asigurați-vă astfel că toți angajații sunt conștienți de riscurile asociate utilizării spamului în corespondența de afaceri.
9. Autentificarea incompletă a domeniului și informații despre expeditor
Dacă nu bifați niciun subpunct din lista noastră, există șanse mari ca problema să țină de configurația de e-mail. Vorbim aici despre înregistrări SPF și DMARC.
SPF (Sender Policy Framework) este o înregistrare care autentifică adresa expeditorului. Cu ajutorul acesteia, serverele de e-mail determină dacă un email care pare a fi trimis dintr-un de pe un anumit domeniu provine într-adevăr de pe acesta. Prin crearea unei înregistrări SPF, vă asigurați că serverul dvs. de e-mail este de încredere pentru domeniul dvs.
SPF singur nu este o garanție suficientă pentru a trece testele spam. Acesta autentifică domeniul, dar nu vă ajută să faceți față încercărilor de fraudă.
Protocolul DKIM (DomainKeys Identified Mail) confirmă la rândul lui faptul că că organizația își asumă responsabilitatea pentru conținutul email-ului Este un fel de garanție care protejează împotriva încercărilor de a intercepta e-mailul și de a uzurpa identitatea domeniului.
Autenticitatea înregistrărilor SPF și DKIM este verificată în DNS, sistemul de nume de domeniu.
Toate acestea sunt apoi verificate de DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance). DMARC este un gatekeeper de e-mail care elimină e-mailurile suspecte. Pentru a permite unui mesaj să ajungă la căsuța poștală a unui destinatar, acesta are nevoie de un SPF configurat corect și de preferință o potrivire între acesta și DNS.
Este vital să configurați corect DKIM și DMARC. Astfel, creșteți securitatea domeniului dvs. și câștigați credibilitatea altor servere. Aceste înregistrări și protocoale îmbunătățesc șansele ca corespondența dvs. să fie livrată fără obstacole.
Cum vă pot ajuta Gmail și Gmail cu Google Workspace să scăpați de amenințarea etichetelor spam?
Gmail și Gmail ca parte din pachetul Google Workspace oferă o serie de funcții care vă pot ajuta să evitați să ajungeți în dosarul de spam.
Printre acestea, includem și:
Filtrare spam încorporată: Gmail și Google Workspace au filtre de spam puternice care împiedică milioane de e-mailuri spam să ajungă în Inbox-ul dvs. în fiecare zi.
Autentificarea domeniului: Gmail și Google Workspace acceptă toate protocoalele majore de autentificare a e-mailului, ceea ce ajută la verificarea identității expeditorului unui e-mail.
Instrumente postmaster: Aplicația oferă instrumente postmaster care vă oferă informații despre performanța livrării e-mailurilor și vă ajută să remediați problemele legate de spam.
Ați verificat pas cu pas lista erorilor enumerate mai sus? Ajung totuși e-mailurile dvs. în dosarul de spam? Puteți contacta asistența FOTC, companie partener Google, certificată Google Cloud, pentru asistență suplimentară. Avem o echipă de peste 80 de specialiști și experiență în lucrul cu peste 3.000 de companii pe care le-am ghidat pas cu pas în drumul spre cloud și spre companii digitale sigure.
