Cum se partajează fișierele în Google Drive?

Partajarea de fișiere Google

Tot mai mulți utilizatori folosesc posibilitățile oferite de instrumentele incluse în pachetul Google Workspace (G Suite). Mulți dintre ei stochează diferite tipuri de fișiere și documente într-un cloud virtual, adică pe Google Drive. Unul dintre avantajele pachetului este că mai multe persoane pot lucra la un singur document. În Google Drive puteți partaja fișierele dvs. nu numai cu colegii, ci și cu persoanele din afara companiei. Atâta timp cât aveți stocare în Cloud Google, puteți partaja fișiere cu oricine. Mai departe vă vom vorbi despre partajarea de fișiere Google și diferitele aplicații pe care le puteți folosi.

Partajarea fișierelor Google din Docs, Sheets și Slides dintr-un cont Google

Pentru a partaja fișiere într-un folder din Google Drive, accesați aplicația Google Docs, Sheets sau Slides. Apoi, trebuie doar să deschideți fișierul pe care doriți să îl distribuiți. Din bara de activități faceți clic „Fișier”, după care faceți clic „Partajează…”.

La următorul pas, utilizatorul poate introduce numele sau adresele de e-mail ale persoanelor cărora dorește să le ofere acces la fișierul din Google Drive. Există, de asemenea, posibilitatea generării unui link făcând clic pe “Obține un link de partajare”, care poate fi trimis mai târziu persoanelor selectate.

Atunci când partajați un fișier, puteți alege gama de permisiuni pentru un anumit utilizator. Îi puteți oferi posibilitatea de editare, comentare sau numai de afișare.

Dacă doriți să distribuiți un fișier Google Drive cu o persoană care nu are o adresă de e-mail în domeniul companiei dvs., utilizați setările avansate de partajare făcând clic pe „Avansat” și apoi faceți clic pe „Modificare”. 

Dacă doriți să partajați fișierele Google cu un destinatar care nu are cont Google, puteți fie să le recomandați să își deschidă un cont Google sau puteți porni opțiunea de distribuire link, făcând clic colț dreapta sus ”Obțineți linkul”.

Pentru partajarea de fișiere, documente și foldere din Google Drive cu un anume grup de contacte, salvați timp din a grupa acele contacte în Google Contacts cu ajutorul funcției de Etichete:

• Din contul dvs Google Gmail, apăsați iconița de aplicații Google și selectați butonul de Google Contacts.
• În fereastra nou deschisă, în partea stângă, selectați ”Create label”, alegeți un nume și apăsați pe ”Save”
• În meniul anterior, dați clic deasupra primei persoane pe care vreți să o adăugați în grup, selectați cele trei puncte verticale din colț și apoi alegeți numele grupului creat.
• Repetați acest proces până adăugați în grup toți destinatarii cu care doriți să partajați fișierele Google Drive
• Când doriți să partajați fișiere Google Drive cu acest grup, introduceți în căsuța de distribuire numele grupului în loc de adresele individuale de mail. Aceștia vor primi o confirmare de acces la documentele din folderul respectiv partajat din Google Drive.

Fișierele pot fi distribuite de oriunde puteți accesa contul Google: de pe un computer conectat la aplicația Google Drive, de pe un Chromebook care rulează Android OS și de pe un telefon care poate accesa adresa de e mail aferentă contului.

Partajarea fișierelor Google din Google Forms

În cazul Google Forms procedura de a partaja fișierele este puțin diferită. Dacă doriți să invitați alte persoane să vă ajute la lucru și editarea fișierul, trebuie să faceți următoarele:

• Deschideți fișierul în Google Forms.
• Găsiți în colțul din dreapta sus „Mai multe” și faceți clic pe cele trei puncte din colțul dreapta sus.

• Dvs și oricare alt administrator puteți să selectaţi „Adăugare colaboratori…”.
• Introduceți numele sau e-mailurile utilizatorilor sau generați un link pentru partajare. Dacă doriți să partajați un formular Google cu alți utilizatori, procedați în modul următor:
• Deschideți Formularul pe care doriți să-l trimiteți.
• În colțul din dreapta sus faceți clic pe butonul „Trimite”.
• Selectați dacă doriți să partajați fișiere sub formă de e-mail, link, să încorporați un link HTML pe site sau să îl partajați pe social media.
•  

• Alegeți „Partajare” sau „Obține un link de partajare”.

Partajarea folderelor în întregime pe Google Drive. Pentru a partaja mai multe fișiere direct din Google Drive:

• Conectați-vă la Google Drive.
• Țineți apăsat SHIFT pe tastatura computerului și selectați folderele dorite.
• Faceți clic dreapta pe unul dintre fișierele selectate pe care doriți să le partajați.
• Trebuie să faceți clic pe „Partajare” sau „Obține un link de partajare”.

Cum știți cu cine partajați fișiere în Google Drive?

După ce ați distribuit fișiere în Google Drive cu alți utilizatori, se va modifica pictograma acestor foldere. Acestea vor avea un semn de mai mulți utilizatori, semn că acum distribuiți documente cu alte persoane.

Pentru a vedea care fișier sau folder este distribuit, apăsați fișierul pentru a îl selecta și apoi faceți clic pe butonul de ”Share” din colț dreapta sus. Numele celor cu care partajați fișierul se vor afișa într-un box. Dacă aceste fișiere sunt distribuite cu mai mult de doi utilizatori, apăsați numele unuia dintre aceștia pentru a vedea și selecta întreaga listă.

Există câteva limitări pentru aplicația de partajare a fișierelor în Google Drive pe care trebuie să le cunoașteți:

• Maxim 100 de persoane pot edita simultan un fișier Google partajat
• Nu puteți partaja un fișier cu mai mult de 200 de utilizatori
• O modificare făcută la folderul partajat care conține alte sub-foldere nu se va produce instantaneu
• Linkul partajat cu parolă nu se va putea deschide de către alți utilizatori

Blocarea posibilității de partajare a fișierului

Proprietarii unui anumit fișier pot împiedica partajarea acestuia în Google Drive de către colegi prin bifarea opțiunii „Blocarea posibilității editorilor de a face modificări de acces și de a adăuga persoane noi” în secțiunea de setări avansate ale fișierului.

În firmele care utilizează pachetul Google Workspace în versiunea Business, administratorii pot bloca tuturor utilizatorilor posibilitatea de partajare a fișierelor cu utilizatori din afara organizației.