10 trucuri Documente Google (Google Docs) datorită cărora scrierea va deveni o plăcere

Scrierea este un element inseparabil al muncii de birou, de aceea cunoașterea funcțiilor avansate ale editorului de text va fi utilă oricui mai devreme sau mai târziu. Utilizatorii Google Docs dobândesc acces la funcții noi în fiecare lună. Prin urmare, merită să vă reîmprospătați frecvent cunoștințele despre această aplicație cu un manual dedicat Google Docs pentru a fi mereu la curent cu cele mai recente funcții care susțin productivitatea.

Bazele utilizării Google Docs

Google Docs este disponibil gratuit pentru oricine are adresa de e-mail pe Gmail, în cadrul Google Drive, dar și pentru utilizatorii Microsoft Office. Pentru profesioniștii independenți și companiile care doresc să utilizeze aplicațiile Google pentru colaborare profesională, a fost creat pachetul Google Workspace (cunoscut anterior sub numele de G Suite), care oferă:

• Conturi Gmail cu domeniul firmei,
• Un set de aplicații pentru comunicații interne și externe (Google Chat, conferințe video cu Google Meet și platforma socială internă Google Currents)
• Opțiuni avansate de control administrativ pentru documente,
• Spațiu mare pentru stocarea fișierelor în cloud pe Google Drive.

Implementările Google Workspace sunt efectuate de FOTC – partenerul polonez Google Cloud. Datorită colaborării cu noi, veți obține nu numai acces la serviciile Google, dar și consultări cu specialiști, asistență tehnică în limba română, materiale de instruire și educație pentru angajați și administratorii de sistem.

Dacă sunteți deja conectat la un cont Google privat sau de firmă, introduceți următoarea adresă în bara de browser: doc.new – este cel mai rapid mod de a crea un fișier nou în Google Docs. Să trecem la o prezentare generală a funcțiilor care vor face ca scrierea de texte să devină îndatorirea dvs. preferată.

10 trucuri pentru utilizatorii avansați Google Docs

1. Răsfoiți fișierele și căutați pe internet în fereastra Google Docs

Pentru început vom vorbi despre o funcție care va accelera semnificativ căutarea. Pregătirea atentă a materialelor și a surselor reprezintă baza unui text bine scris. Cu toate acestea, utilizând o fereastră separată a motorului de căutare și zeci de file deschise în același timp, riști întotdeauna ca abundența de informații să-ți distragă atenția de la creare timp de multe ore. Vrei doar să verifici data înființării firmei Facebook, iar după un timp, îți dai seama că citești despre viața personală a lui Ivan IV cel Groaznic. Cine nu s-a pierdut niciodată în articolele de pe Wikipedia, să ridice mâna.

Cu toate acestea, dacă îți editezi articolul, lucrarea de cercetare sau scrisoarea de intenție în Google Docs, poți să elimini toate distracțiile cu funcția Explore. Mulți utilizatori ignoră direct pictograma mică gri din colțul din dreapta jos al documentului, deoarece nu își dau seama că este cheia pentru o productivitate crescută.

Când lansezi Explorare, vei vedea o fereastră îngustă în partea dreaptă a spațiului de lucru în Google Docs. Acest lucru îți permite să cauți pe web și în propriile resurse fără să pierzi din vedere textul sau să ieși din documente. Adesea se întâmplă că algoritmul Explore știe exact ce cauți – analizează conținutul documentului și sugerează automat subiecte similare din fișierele stocate în contul Google Drive.

Cu toate acestea, pentru a afla adevărata utilitate a acestui instrument, încearcă să utilizezi căutarea în documente. Caută o expresie, un nume sau o dată – exact așa cum faci acum în bara de căutare Google.

Explore va căuta rezultate în trei domenii:

• Cloud Search – dacă serviciul Cloud Search face parte din pachetul Google Workspace pe care îl folosește organizația ta, atunci prima filă Explore îți va afișa toate fișierele și contactele din domeniu, de pe Drive și de pe discurile partajate care corespund criteriilor tale de căutare.
• Web – a doua filă prezintă rezultatele tradiționale ale motorului de căutare Google. Aici putem vedea o previzualizare a cărții de vizită a unei companii sau a unei persoane, precum și o fereastră de traducere sau convertire a valutelor. Derularea în jos îți va permite să vezi linkuri către alte site-uri web.
• Imagini – dacă dorești să adaugi la text o ilustrație, o imagine grafică sau o fotografie care este disponibilă public pe internet, selectează a treia filă. Când găsești imaginea dorită, prinde-o cu cursorul și trage-o pe suprafața de lucru a documentului – este cel mai simplu mod de a plasa imagini grafice în text.

2. Administrarea bibliografiei în Google Docs

Plagiatul este o sursă de probleme pentru școlari, studenți și copywriteri, de aceea aceștia citează întotdeauna sursele. Cu toate acestea, inserarea și formatarea notelor de subsol în texte lungi este o sarcină plictisitoare care trebuie repetată des, fie că redactezi fișiere în Drive sau Microsoft Office. Google Docs a introdus recent un instrument care te va ajuta să procesezi titlurile din bibliografie mai ușor. Îl puteți porni din fila Tools> Footnotes.

La fel ca în Explore, această funcție va apărea ca o fereastră în partea dreaptă a documentului. Prima decizie pe care creatorul unui text trebuie să o ia este să aleagă un stil bibliografic. Avem la dispoziție:

• MLA (eng. Modern Language Association) – cel mai simplu și mai concis stil de citare.
• APA (eng. American Psychological Assiciation) – caracteristic pentru textele din domeniul științelor umaniste.
• Chicago – adnotări bibliografice cu numele autorului și data publicării.

Următorul pas este alegerea tipului de sursă. Trebuie să decizi dacă dorești să faci referire la întreaga carte, un capitol, un site web, un articol de cercetare sau un articol de ziar.

Apoi va apărea un formular pentru completarea informațiilor despre autori, titlul cărții, editura și orice altceva ai dori să incluzi în nota de subsol. Formularul este lung și detaliat, dar nu toate câmpurile sunt obligatorii. Cu toate acestea, dacă îl completați o dată, atunci nota de subsol va fi salvată în biblioteca ta și o vei putea folosi de multe ori – în conținut, în bibliografia finală și în alte documente.

3. Istoricul modificărilor în Google Docs

Chiar dacă mai mulți oameni editează un document în timp real, nu trebuie să vă faceți griji că părți importante din conținut vor fi iremediabil pierdute din cauza unei erori. Aplicația Google Docs salvează întregul istoric al modificărilor din documente în mod continuu și permite restabilirea versiunilor anterioare ale unui fișier și modificările, dacă este necesar.

4. Jurnalul de activități din Google Docs

Istoricul modificărilor oferă siguranța că proprietarul fișierului are întotdeauna control deplin asupra modificărilor textului. Cu toate acestea, este posibil să verificăm câte persoane au vizionat fișierul nostru, chiar dacă nu au modificat nimic în acesta? Desigur – trebuie doar să știți unde să căutați această informație. Aplicația Google Docs vine cu un instrument de analiză a vizualizărilor, comentariilor și partajării denumit Tabloul de bord cu activități – îl puteți lansa prin deschiderea opțiunii Tools și făcând clic pe ultimul element din listă.

Lista de activitate este o fereastră separată care ajută la estimarea implicării generate de documentul dvs. în cadrul grupului de destinatari. Poți vedea aici:

• Lista persoanelor cu care a fost partajat documentul în Google Drive și, dacă este necesar, modificări de acces,
• Tendințele de afișare, adică un grafic convenabil care arată când și de câte ori a fost deschis un document de către alți editori,
• Tendințele de comentare care vor arăta dacă conținutul documentului a declanșat o discuție între utilizatori (chiar și atunci când comentariile au fost deja eliminate)
• Istoricul distribuirii de fișiere– aici veți găsi informații despre faptul dacă persoanele cu care folosiți fișierul, l-au transmis altora.
• Setări de confidențialitate – această filă permite selectarea opțiunii de a fi inclus în statisticile de afișare din acest document și din alte fișiere Google și Google Docs.

5. Compararea conținutului între două documente Google Docs

Ți se întâmplă uneori să faci o copie a unui document pentru a introduce modificări ca apoi să ai probleme cu determinarea versiunii actuale? Mie nu mi se mai întâmplă, pentru că folosesc în principal istoricul editării și rareori fac duplicate. Cu toate acestea, există cu siguranță multe persoane care au avut de a face cu sarcina plictisitoare de a compara două documente paragraf cu paragraf. Google a introdus o soluție care elimină această problemă, ușor de realizat tot din Google Drive. Un modul de comparație convenabil poate fi găsit în fila Tools> Comparați documentele.

În noua fereastră, poți selecta din Google Drive documentul care va fi comparat cu documentul sursă (adică cel deschis). Comparația poate include nu numai conținutul, ci și comentariile. Pentru a afla de unde provin diferențele, selectează autorul modificărilor.

După configurarea corectă a parametrilor de comparație, apasă butonul Comparați. Google Docs va genera automat un fișier nou care va include conținutul ambelor fișiere sursă. În acesta, fiecare diferență va fi marcată într-o culoare, drept sugestie făcută de persoana selectată. Poți accepta, respinge sau edita aceste sugestii, iar la sfârșit vei obține un document care conține doar informațiile necesare.

6. Calendar, notițe și activități în Google Docs

În timp ce lucrezi în Documente Google, poți administra convenabil conținutul listelor de sarcini și aplicațiile de asistență Google – Calendar și Keep. Vei găsi pictogramele pentru aceste instrumente în bara îngustă din partea dreaptă a ferestrei documentului pe care le poți completa online și accesa mai târziu offline.

Compunerea de texte este o muncă mentală creativă. Este firesc ca mintea ta să genereze simultan alte idei interesante pe măsură ce reflectezi la ceea ce merită descris în paragraful următor. Uneori, apar noi concluzii care trebuie notate imediat sau într-un calendar pentru a le discuta mai târziu cu echipa. Cu Google Docs poți face următoarele lucruri fără a trece de la o filă la alta:

• Adaugă sau bifează activități din lista de făcut,
• Salvează un citat util, un link sau o imagine grafică în aplicația Google Keep,
• Vezi ce ai planificat pentru astăzi într-un comentariu și adaugă o nouă intrare sau o întâlnire.

7. Generează automat un cuprins

Merită să ai grijă de ierarhia corectă a informațiilor din document și să utilizezi stiluri de antet corespunzătoare, deoarece Documente Google arată automat conspectul fișierului text în partea stângă. Conspectul este foarte util în faza de editare, dar dacă exporți documentul în format PDF, cititorii acestuia nu vor putea naviga confortabil prin el. Cu toate acestea, poți remedia acest lucru – găsește Cuprins în fila Inserează. Alege dacă dorești sau nu să generezi o numerotare, apoi plasează-l la începutul documentului – acest lucru va permite cititorilor să găsească conținutul de care sunt interesați.

Cuprinsul va apărea ca o listă de linkuri create pe baza tuturor denumirilor secțiunilor, cu excepția titlului. Poți să le formatezi după cum dorești și să le actualizezi dacă există modificări ulterioare.

8. Funcția Găsește și înlocuiește

Găsește și înlocuiește este una dintre funcțiile preferate ale persoanelor care lucrează cu baze de calcul extinse în Google Sheets, aplicație din Google Drive. Cu toate acestea, nu toată lumea știe că funcția este disponibilă și online în Documente, asemenea ca în varianta de Microsoft Word. O poți rula cu comandă rapidă din tastatură [CTRL]+[H] sau manual prin Edit> Find and replace.

Această opțiune va fi utilă, de exemplu, atunci când un produs pe care îl vinde compania ta își schimbă brusc numele cu unul complet diferit și ești în curs de a scrie un articol lung în care vechiul nume a apărut deja de 10 ori. Această funcție te scutește de nevoia de a căuta fiecare „Google Workspace și de a-l înlocui manual cu „Google Workspace”.

Vezi și:

• G Suite este acum Google Workspace – rebranding și modificări în pachete

9. Traducerea întregului document Google

Prezentăm acum un truc pentru persoanele care lucrează în mai multe limbi și care folosesc adesea serviciile sistemelor de traducere online. Unul dintre cele mai bune este Google Translate, dar cel disponibil în fereastra motorului de căutare are un anumit dezavantaj. Acesta este limitat la 5000 de caractere.

Dacă dorești să utilizezi potențialul acestui instrument de traducere și nu vrei să-ți împarți textul în bucăți mai mici și să le traduci separat, tot ce trebuie să faci este să utilizezi opțiunea de traducere a întregului document din Google Docs. Intră în Instrumente> Traduceți documentul.

Denumește copia tradusă a fișierului, alege una dintre multele limbi disponibile și fă clic pe Traduceți. După un timp, într-o fereastră nouă Google Drive va apărea un document cu același conținut, dar în limba selectată.

Instrumentul de traducere automată nu este un instrument ideal. De multe ori, nu abordează corect toate frazele care trebuie convertite în expresii străine. Cu toate acestea, dacă cunoști limba suficient de bine pentru a identifica și a corecta înainte aceste erori minore, instrumentul de traducere va accelera semnificativ orice sarcină legată de traducerea și editarea unui text.

10. Dictarea textului în Google Docs

Știai că poți să scrii și să mângâi simultan câinele cu o mână și pisica cu cealaltă mână? Acest lucru este posibil, atâta timp cât stai într-o cameră în liniște și poți articula clar ceea ce dorești să vezi în conținutul documentului. Documente Google are încorporată o funcție de dictare care transcrie textul pe măsură ce îl rostești: https://support.google.com/docs/answer/4492226?hl=en