Aplicații integrate, conectivitate și productivitate sunt subiecte importante pentru orice business modern, dar de ce sunt importante pentru angajații tăi? Managementul unei afaceri implică luare de decizii importante, printre ele și alegerea instrumentelor de lucru și susținerea comunicării interne.
Cu numeroase sisteme care susțin diferite funcționalități în organizație, este crucial să alegeți o soluție software care să vă ajute să reduceți eforturile de muncă, să creșteți productivitatea în rândul echipei și să garantați o și mai bună securitate. Economisiți timp la selectarea, implementarea și plata serviciilor individuale cu un ecosistem cloud Google care să răspundă tuturor nevoilor echipei dvs – Google Workspace.
Ce este mai exact Google Workspace?
Google Workspace este o suită de aplicații pentru mediul office, construită în jurul unui serviciul Gmail de încredere. Ecosistemul include conturi de e-mail, aplicație de mesagerie, software de videoconferințe, calendar, editor de texte, de foi de calcul sau prezentări, aplicații de formulare sau site-uri web și o unitate Drive de stocare pentru datele companiei în cloud.
Ce face Google Workspace o soluție pentru antreprenori, startup-uri sau corporații este scalarea ușoară a acestui serviciu. Puteți ajusta perfect costurile și funcționalitățile necesare afacerii:
- Dacă vă aflați la conducerea unei întreprinderi individuale sau unei afaceri locale, aveți nevoie doar de un singur cont în planul de bază pentru a transmite ideea unor servicii profesioniste, cont pentru care veți plăti doar 4,68 EUR/lună.
- Pentru startup-urile în creștere – acestea beneficiază de ajustarea dinamică a serviciului în funcție de numărul de angajați, mărind numărul de conturi și spațiul în cloud atunci când este necesar.
- Sau pentru companiile mari care își creează propriile abonamente personalizate și păstrează cu ușurință controlul asupra datelor stocate în conturile a sute de angajați.
Cu FOTC, ai perioadă extinsă de testare, prețuri mai avantajoase și supor 24/7
Un pachet scalabil, 100% personalizabil, costuri reduse și perioadă gratuită de testare, acestea sunt doar câteva dintre beneficiile de care se poate bucura organizația dvs. În materialul de mai jos, am cumulat 12 dintre motivele pentru care Google Workspace este o alegere pentru companiile moderne și de succes.
1. Adrese de e-mail de afaceri cu domeniul propriu
Pentru spațiul virtual, o adresă de e-mail este echivalentul unei cărți de vizită. Astfel că un email provenit de la [email protected] va beneficia de mult mai multă încredere și validare față de un email direcționat de pe o adresă de email personală, fie ea chiar și Gmail.
Prin abonarea la ecosistemul Google, fiecare cont Workspace are atașat o căsuță poștală Gmail de afaceri, dar nu și o singură adresă de e-mail. Acest serviciu oferă antreprenorilor multe posibilități de a conecta adresele de e-mail cu nevoile individuale ale unui angajat sau ale unui proiect.
Adrese de e-mail alternative
Fiecare utilizator poate folosi până la 30 de aliasuri sau adrese alternative conectate la o cutie poștală. De exemplu: un contabil a cărui adresă principală este [email protected] poate folosi și următoarele adrese: [email protected], [email protected] sau [email protected].
Citește și:
Suport pentru mai multe domenii
Dacă gestionați mai multe companii sau mărci, puteți configura aliasuri specifice pentru un domeniu sau domenii suplimentare. În cel de-al doilea caz, fiecare angajat va putea folosi următoarele adrese în mod interschimbabil: [email protected] și [email protected]. Pe de altă parte, domenii suplimentare vă vor permite să împărțiți angajații în echipe în funcție de de proiect. În acest caz, puteți crea conturi în domenii diferite într-o instanță Google Workspace.
Adrese dedicate corespondenței de grup
Un grup de e-mail are în spate o adresă partajată cu mai mulți utilizatori care redirecționează mesajele către toate căsuțele poștale conectate. De exemplu, un e-mail trimis la [email protected] este trimis tuturor membrilor departamentului de marketing în același timp.
2. Cel mai bun și mai popular e-mail corporativ
Gmail este cea mai populară căsuță de e-mail din lume, cu peste 1,8 miliarde de utilizatori în 2020. Un serviciu atât de popular încât probabil cei mai mulți dintre angajații dvs. probabil sunt familiarizați cu conturile personale Gmail. Implementarea conturilor business Workspace le va fi firească celor mai mulți dintre aceștia
Care este motivul pentru care acest serviciu de mail este atât de popular în ciuda faptului că există atât de multe alternative pe piață? Câteva dintre motive ar fi:
- O aplicația mobilă robustă care face gestionarea convenabilă a corespondenței pe smartphone-uri
- Zero reclame și spam – Gmail, în versiunea sa pentru afaceri, oferă filtre anti-spam fiabile, care le vor permite angajaților să-și gestioneze corespondența zilnică fără distrageri inutile.
- Protecție anti-phishing – Gmail ca parte din Google Workspace acceptă verificarea avansată a expeditorului cu înregistrări DMARC și SPF și chei DKIM. Fiecare mesaj suspect din cutia poștală este marcat clar, reducând astfel riscul de phishing la nivelul angajaților.
- Sugestiile Smart Compose bazate pe inteligența artificială vă ajută să scrieți e-mailuri mai rapid și, ca urmare, să lucrați mai eficient.
- Un motor de căutare precis pentru corespondență și atașamente, care vă permite să restrângeți rezultate, precum și să găsiți fișiere și mesaje în arhiva Google Chat.
- Integrare cu alte aplicații Google – Doar accesând Gmail, aveți acces la Chat, videoapeluri Meet, aplicația Keep pentru note, calendar și liste de activități. Fereastra Gmail devine astfel un centru de comunicare internă și externă pentru angajații din companiile care folosesc Google Workspace.
Marele avantaj al Gmail este că oferă instrumente de organizare a corespondenței pentru utilizatorii de toate nivelurile de avansare. Este o căsuță Inbox ideală atât pentru utilizatorul obișnuit de Internet care primește notificări despre cumpărările sale online, cât și pentru specialistul în customer service care gestionează sute de e-mail-uri pe zi.
Nu ratați ebook-ul FOTC despre cele mai interesante funcții Gmail care vă vor crește productivitatea în echipă. Îl puteți descărca din caseta de mai jos.
3. Spațiu amplu pentru stocarea fișierelor
Stocarea fișierelor pe un hard fizic vine cu riscuri înseamnă riscuri extra de pierdere a datelor sau incapacitatea de a le accesa de altundeva decât de pe dispozitivul respectiv. Google Drive elimină această problemă deoarece salvează toate datele în cloud. Astfel, dvs. și angajații dvs veți puteți accesa fișierele de lucru de pe orice dispozitiv pe care vă conectați folosind contul Google. Această flexibilitate garantată de Google Drive facilitează munca la distanță sau cea hibridă pentru companii. În plus, se păstrează toate fișierele corporative în siguranță – pentru că nimeni nu le poate citi până când nu le distribuiți.
Pe Google Drive nu sunt stocate doar fișierele încărcate de angajați, ci și fișierele provenite din toate aplicațiile Google Workspace. În funcție de planul selectat pentru compania dvs., fiecare angajat va avea la dispoziție de la 30 GB până la 5 TB spațiu de depozitare. Pentru abonamentul Enterprise, nu există limită pentru spațiul cloud de depozitare disponibil.
Control complet asupra permisiunilor și acceselor
Partajarea fișierelor de pe Drive permite o cooperare convenabilă în cadrul echipei, precum și cu contractori sau clienți din afara organizației dumneavoastră. Distribuirea fișierelor prin Drive este o alternativă modernă la atașamentele mari din trecut. În plus, din Drive puteți acorda altor utilizatori permisiuni de editare, comentare sau doar vizualizare – și, dacă doriți, să suspendați colaborarea cu o anumită persoană într-un fișier sau folder, revocând la fel de ușor aceste permisiuni.
Un spațiu sigur de cooperare
Cu Drive-urile partajate, veți economisi timp, distribuind automat fișiere cu persoanele cu care colaborați în mod regulat. Dacă doriți să aveți toate fișierele relevante pentru un anumit proiect sau departament al companiei într-un singur loc, creați un Drive în comun și adăugați membrii echipei la acesta. Oricare dintre membrii echipei va avea avea acces automat la aceste fișiere. În plus, dacă unul dintre membri părăsește echipa, toate fișierele create de acesta vor rămâne neatinse.
Suport pentru toate formatele
Google Drive nu numai că vă permite să stocați fișiere media și documente în orice format, dar vă permite și să editați fișiere create în alte programe. Spre exemplu, fișiere din Microsoft Word sau Excel pot fi accesate și editate în aplicațiile corespondente Google. Astfel veți putea colabora fără probleme în Google chiar dacă clienții sau contractorii dvs. folosesc editori de la alt producător.
4. Videoconferințe fără limită în Google Meet
Apelurile video au devenit parte din rutina zilnică a tuturor angajaților corporate – și puțini vor să renunțe la asta. Deși nu există un substitut perfect pentru o întâlnire față în față, videoconferința este a doua modalitate cea mai bună de a intra în contact și de a discuta problemele actuale cu echipa ta. Multe companii au adoptat și obiceiul de a desfășura interviuri de recrutare online. Practica a devenit o comoditate atât pentru candidat, cât și pentru recrutor.
Prin achiziționarea de conturi Google Workspace, le oferiți angajaților dvs. acces la software-ul avansat de videoconferință Google Meet. Este una dintre aplicațiile cu cea mai rapidă creștere din portofoliul Google, iar astăzi cele mai importante funcții ale sale sunt:
- Integrare completă cu Gmail, Chat și Calendar – fiecare întâlnire programată în Google Calendar include un link către o sală de videoconferință creată automat. De asemenea, puteți crea întâlniri din Gmail sau direct în fereastra de conversație Google Chat.
- Acces pentru toată lumea – Orice persoană pe care o invitați se poate alătura la videoconferință, indiferent dacă folosește Google Workspace, Gmail gratuit sau are un cont de e-mail din terță parte.
- Participarea offline la întâlniri – se generează un număr de telefon unic pentru fiecare conferință, prin intermediul căruia puteți rămâne conectat chiar și fără acces la Internet.
- Până la 250 de participanți simultan la conferință – până la 250 de persoane pot participa activ la conversație.
- Streaming live într-un domeniu pentru până la 100.000 de participanți – transmisiunea live este o modalitate de a împărtăși cunoștințe cu un public larg; această caracteristică Meet este utilă în special pentru comunicarea verticală în organizațiile mari și foarte mari.
- Anularea zgomotului – un algoritm inteligent reduce zgomotul de fundal captat inutil de microfon, astfel încât ceilalți participanți să vă poată auzi mereu tare și clar.
- Ridicați mâna – butonul de solicitare a vorbirii vă permite să vă organizați cu ușurință întâlnirile.
- Chat, sondaje și sesiuni de întrebări și răspunsuri – În timpul videoconferinței, puteți în continuare să contactați participanții în scris pentru a le trimite un link sau pentru a vă exprima opinia fără a întrerupe persoana care vorbește. Organizatorul întâlnirii poate crea, de asemenea, sondaje și sesiuni de întrebări și răspunsuri în fereastra Meet.
- Panouri de note colective – Lansați Jamboard în sala de întâlniri pentru a oferi tuturor participanților un spațiu virtual pentru a-și nota ideile.
- Mascarea fundalului – dacă vă pasă de confidențialitate și nu doriți să arătați interiorul spațiului în care vă aflați, puteți utiliza opțiunea de estompare a fundalului, înlocuindu-l cu orice imagine sau clip video animat.
- Înregistrarea întâlnirilor – Fiecare conferință Meet poate fi înregistrată și salvată automat în Google Drive ca fișier video.
- Partajarea ecranului – Nu toate ședințele se rezumă la feed-urile participanților, așa că în Meet puteți partaja fișiere de pe desktop sau din fereastra browserului pentru a le arăta celorlalți participanți despre ce vorbiți.
5. Rămâneți conectați cu programul echipei prin Google Calendar
O altă aplicație esențială pentru orice companie este calendarul – iar cel disponibil în Google Workspace susține perfect nu doar organizarea propriei activități, ci și cooperarea în echipă.
În calitate de utilizator Google Calendar, puteți vizualiza calendare individuale ale altor angajați, precum și al altor departamente sau alt tip de informații și resurse întregi. În calendarele colegilor dvs. puteți găsi informații despre:
- Orele de lucru,
- Sărbători naționale și zile libere,
- Zile de naștere,
- Locația din care utilizatorii lucrează într-o anumită zi (la birou, acasă sau alt loc),
- Întâlniri programate – puteți partaja informații complete despre evenimente sau puteți ascunde detalii pentru a arăta altora doar un bloc de timp “ocupat”.
Invitarea cuiva la o întâlnire în Calendar creează automat o sală pentru o videoconferință în Google Meet și trimite participanților o notificare prin e-mail în care își pot declara participarea cu un singur clic.
Google Calendar permite și ”programarea unei întâlniri”, funcție prin care puteți oferi celorlalți interlocutori acces la blocurile dvs. de timp disponibil pentru a putea stabili o ședință împreună.
Datorită Google Calendar, toată lumea economisește timp în căutarea datei potrivite pentru o întâlnire și rezervarea resurselor companiei, iar cooperarea de zi cu zi este mai transparentă.
6. Aplicații web și mobile de editare a fișierelor
Un element inerent al muncii de birou este crearea de documente electronice. Conturile Google Workspace au toate editorii de fișiere de care au nevoie angajații dvs.:
- Google Docs
- Google Sheets
- Google Slides
- Google Forms
- Google Sites
Fiecare dintre aceste programe funcționează la fel de bine din browserul desktop, precum și în varianta mobilă. Toate operațiunile pe care le faceți cu fișierele sunt procesate în cloud, fără să fie nevoie de copii fizice ale acestora. Cu toate acestea, dacă doriți să lucrați fără acces la internet, activați sincronizarea offline pe computerul dvs. de lucru.
Am compilat câteva tutoriale despre cele mai utile funcții ale editorilor de fișiere Google sub forma unor cărți electronice pe care le puteți descărca gratuit:
7. Opțiuni avansate și flexibilitate în colaborare
Deși fiecare aplicație de editare de fișiere Google are propria sa utilizare specializată, toate au un singur lucru în comun. Fiecare permite mai multor utilizatori să colaboreze în timp real și oferă o mulțime de funcții care facilitează comunicarea. Unele dintre aceste caracteristici sunt:
- Vizualizare cursor colaborator – Într-un fișier deschis de mai multe persoane în același timp, puteți vedea nu numai o listă de vizitatori, ci și un anumit loc în text sau un câmp de pe foaia pe care ceilalți o editează. Marcatoarele de culoare poartă numele colegilor tăi, astfel încât să poți să fii cu ochii pe cine, unde și ce editează.
- Comentarii – făcând clic dreapta sau selectând orice fragment de text sau celulă de tabel vă permite să lăsați comentariul dvs. la care alți colaboratori se pot referi mai târziu.
- Modul de sugestie de modificări – sugerarea este modul de adăugare a comentariilor specifice în Google Docs. Cu acesta, puteți schimba o bucată de text fără a elimina conținutul original, iar proprietarul fișierului poate decide dacă vă păstrează sau respinge propunerea.
- Notificări despre comentarii și sugestii – veți primi o notificare prin e-mail pentru fiecare comentariu lăsat în fișierul pe care îl dețineți. În cazul fișierelor create de altcineva, se va trimite o notificare doar dacă cineva vă etichetează în comentariu.
- Atribuirea sarcinilor pentru colegil – dacă marcați pe cineva într-un comentariu, transformați acest marcator într-o sarcină pentru un coleg.
- Tabloul de bord pentru activități – Această funcție vă permite să urmăriți activitatea fișierelor, chiar și după ce îl închideți. În panoul de activitate, veți vedea o listă de vizitatori, tendințele de navigare, comentarii și istoricul de partajare.
- Etichetarea persoanelor și a fișierelor în text – Introducerea simbolului „@” în Google Docs deschide un dialog în care puteți selecta fișierul sau persoana pe care doriți să o etichetați. Această caracteristică este utilă în special atunci când creați planuri de acțiune pentru echipă și liste de activități.
- Prezentarea unui fișier într-o întâlnire – fiecare editor de fișiere este echipat cu un buton folosit pentru a îl partaja imediat într-o videoconferință Google Meet.
- Chat în fișier – atunci când multe persoane vizitează un fișier simultan, în loc să discutați în firele de comentarii, puteți lansa o fereastră de chat în interiorul documentului pentru a discuta convenabil problemele curente.
- Fișiere în chat – dacă cineva partajează un fișier într-o cameră de chat Google, puteți începe o previzualizare cu opțiuni de editare de bază direct în fereastra de chat, fără a schimba ferestrele browserului.
- Istoricul modificărilor – nu trebuie să vă faceți griji că cineva va șterge din neatenție un fragment important din document, deoarece aplicațiile Google păstrează istoricul complet al modificărilor. Puteți oricând să restaurați o versiune mai veche a fișierului.
8. Personalizarea serviciului cu suplimente
Datorită faptului că toate aplicațiile Google Workspace rulează online, dezvoltatorii de integrare terți au o gamă largă de posibilități. Aceștia pot crea extensii care adaugă funcții specializate instrumentelor Google. Toate suplimentele verificate de Google sunt colectate pe platforma Google Workspace Marketplace, de unde utilizatorul le poate descărca cu un singur clic. Cele mai multe dintre ele sunt complet gratuite, deși unele oferă și funcții premium contracost.
Disponibilitatea suplimentelor înseamnă că puteți extinde funcționalitatea aplicațiilor Google din contul dvs. în orice direcție doriți. Fiecare dintre angajații dumneavoastră poate alege aplicații externe care le facilitează îndeplinirea sarcinilor profesionale zilnice, ceea ce se va traduce în creșterea productivității lor.
9. Dezvoltarea de aplicații personalizate
Companiile care așteaptă de la software-ul lor de birou chiar mai mult decât le pot oferi dezvoltatorii Google și dezvoltatorii de suplimente pot folosi instrumentele de dezvoltare de aplicații Google Workspace. Cu ajutorul acestora, puteți dezvolta aplicații sau extensii pentru companie fără să aveți nevoie de ajutorul unui developer.
AppSheet – Crearea unei aplicații fără cod
AppSheet nu necesită experiență de programare pentru a crea o aplicație sau pentru a extinde capabilitățile Google Workspace. Puteți crea toate funcțiile aplicației dvs. folosind o interfață care utilizează tehnologia NLP alimentată de învățarea automată. Codul complicat este astfel tradus în formule ușor de înțeles, similare cu cele pe care le cunoașteți din foile de calcul.
Aplicațiile integrate în AppSheet vă permit să utilizați o gamă largă de surse și funcții de date – de la date din aplicații externe și baze de date SQL la alte surse, inclusiv aplicații Google Maps și Google Workspace, cum ar fi Sheets, Drive, Documents, Calendar și Meet.
AppSheet oferă nenumărate oportunități de a crea soluții de afaceri și de a îmbunătăți munca de zi cu zi, iar aplicațiile construite pe această platformă pot fi implementate ca aplicații web (pentru browser) și mobile (pentru Android sau iOS).
Citiți mai multe despre AppSheet:
App Script – Crearea unei aplicații cu un cod mic.
Apps Script este o platformă de dezvoltare inclusă în Google Workspace, care necesită abilități de codare de bază. Apps Script utilizează limbajul de programare JavaScript și se integrează nativ cu API-urile Google Workspace. Este folosit pentru a crea rapid soluții personalizate care se integrează cu aplicații de birou, cum ar fi Gmail, Docs, Drive și Sheets. De asemenea, ajută la automatizarea proceselor efectuate în aplicațiile Google pentru a accelera munca de zi cu zi.
10. Control asupra datelor companiei
În calitate de proprietar al unei companii care folosește Google Workspace, puteți decide asupra numeroase aspecte legate de prelucrarea datelor generate de angajații tăi.
Alegerea unei regiuni de stocare a datelor
Dacă doriți să vă asigurați că datele companiei dvs. sunt procesate într-o anumită țară, puteți alege locația serverelor acceptată de instanța dvs. Google Workspace în consola de administrare.
Reținerea datelor Google Vault
Google Vault este folosit pentru a arhiva, stoca, căuta și exporta date din alte aplicații Google. Cu Google Vault, un administrator Google Workspace poate defini reguli pentru arhivarea mesajelor Gmail din conturile angajaților – mesajele acoperite de reguli vor fi păstrate chiar dacă cineva le șterge din căsuța poștală. De asemenea, Vault vă permite să căutați în conținutul dvs. Drive și Gmail pe domeniul dvs. și să exportați dovezi precum extrase din e-mail, chat și fișiere.
IRM
Information Rights Management este o funcție administrativă prin care se poate bloca copierea, imprimarea sau descărcarea anumitor fișiere selectate din Google Drive. Această opțiune vă ajută să vă asigurați că cele mai importante date corporative ale dvs. nu sunt procesate sau transmise în afara cloudului Google.
Restricții de partajare
Un administrator poate bloca utilizatorii de la partajarea fișierelor din afara domeniului companiei. Totuși, pentru ca regulile de securitate să nu interfereze cu comunicarea cu contractanții, poți include o „listă albă” de domenii de încredere cu care compania ta lucrează adesea.
11. Gestionarea conturilor și securitatea datelor
Conturile angajaților stochează adesea informații esențiale pentru buna funcționare a companiei. Pentru astfel de informații trebuie atribuită o protecție specială. Din fericire, Google Workspace oferă administratorilor multe instrumente practice pentru a preveni atacurile și scurgerile de date.
Procesul de autorizare a accesului la conturi
Cea mai slabă verigă în securitate este întotdeauna utilizatorul, așa că în serviciul Google Workspace puteți aplica straturi suplimentare de protecție a datelor de conectare pentru conturile angajaților:
- Controlul ”tăriei” parolei – în consola de administrare puteți verifica cât de puternice sunt parolele folosite de angajați și, de asemenea, să stabiliți reguli care impun utilizarea unor parole mai complexe.
- Verificare în doi pași – un element suplimentar în timpul conectării, care protejează contul împotriva interceptării de către terți.
- Chei de securitate – Dispozitivele U2F sunt o variantă avansată a verificării în 2 pași, în care utilizatorul trebuie să aibă o cheie USB fizică pentru a se conecta.
- Conectare unică bazată pe SAML 2.0 –Single Sign-On este un serviciu care vă permite să accesați mai multe aplicații cu contul dvs. Google.
Gestionarea dispozitivelor mobile
Orice dispozitiv mobil sau desktop pe care un utilizator s-a conectat la un Cont Google din domeniul companiei dvs. este vizibil în consola de administrare. Datorită acestui fapt, administratorul poate reacționa rapid la activitățile suspecte deconectarea angajatului și, în cazuri speciale, prin resetarea completă a telefonului la setările din fabrică.
Criptarea datelor
Datele utilizatorilor Google Workspace sunt criptate atât în repaus, cât și în tranzit. Fișierele, mesajele de e-mail, istoricul conversațiilor prin chat și alte date legate de activitatea din aplicațiile Google sunt protejate de cele mai recente tehnologii criptografice.
12. Reduceri și suport complet din partea unui partener Google
În momentul în care ați setat fie și câteva dintre aceste aplicații în același ecosistem Google, ați asigurat sinergii importante în cadrul organizației dvs.
Dacă utilizați Google Workspace, puteți conta oricând pe ajutorul unui partener Google precum FOTC. Beneficiați de sprijinul unei echipe de specialiști certificați din ecosistemul Google, vorbitori de limba română, specialiști care cunosc realitățile piețelor locale și vă pot răspunde rapid la întrebările dvs. Toate acestea în timp ce reduceți costurile pentru compania dvs.
Alegând să vă dezvoltați compania în Google Workspace cu ajutorul FOTC, obțineți:
- Implementarea rapidă a serviciului,
- Migrarea completă a datelor de la conturile vechi la Google Workspace,
- Posibilitatea de a desfășura instruire pentru administratori și utilizatori,
- Asistență tehnică în limba română,
- Consultanță în domeniul extinderii profitabile a ecosistemului Google,
- Facturi în moneda locală cu termene de plată până la data de 21 a lunii,
- 30 de zile de testare gratuită Google Workspace.
Scrieți-ne și provocați-ne să găsim cel mai bun pachet și cele mai profitabile reduceri pentru organzația dvs.
Fii la curent cu cele mai recente știri despre cum poți îmbunătăți productivitatea în cadrul colaborării hibride
