O Kliencie
Tutore Poland od 2017 roku dzieli się wiedzą z innymi. Organizację tę tworzą pasjonaci edukacji, którzy opracowują autorskie kursy i docierają z nimi do dziesiątek tysięcy osób rocznie, inspirując je do rozwoju i wzmacniając ich pewność siebie.
Firma ma w swojej ofercie szkolenia z takich dziedzin jak programowanie, matematyka, rysunek, grafika, gra na instrumentach czy szachy. Przy wsparciu Tutore kursanci mogą przygotowywać się również do testów państwowych, takich jak egzamin ósmoklasisty czy matura.
W 2022 roku Tutore Poland przejęło ProfiLingua. To największa szkoła językowa w Polsce, która prowadzi kursy z zakresu 23 języków obcych. Na terenie całej Polski posiada ona 29 placówek edukacyjnych i obsługuje 30 000 kursantów rocznie.
W wyniku połączenia obu przedsiębiorstw powstała duża organizacja, w której pracuje łącznie ponad 2600 osób, w tym około 2000 nauczycieli. Członkowie zespołu realizują swoje zadania z różnych zakątków Polski, a specyfika ich pracy często bardzo się od siebie różni.
Wyzwanie
Kiedy doszło do połączenia obu firm, Tutore działało w środowisku Google Workspace, natomiast pracownicy ProfiLingua od wielu lat korzystali z produktów Microsoft. Działanie na dwóch różnych pakietach narzędzi biurowych znacząco utrudniało współpracę i uniemożliwiało pełną integrację organizacji.
Zarządowi Tutore Poland zależało na tym, aby pracownicy mogli z łatwością współtworzyć nowe treści, dzielić się informacjami i dokumentami. Zdecydowano więc o przeniesieniu kont wszystkich użytkowników Microsoft 365 do Google Workspace.
Zależało nam na tym, aby pracownicy mieli dostęp do swoich skrzynek i wszystkich dokumentów z dowolnego miejsca, z poziomu przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowych aplikacji na swoich urządzeniach. Google Workspace lepiej pasowało do dynamicznego sposobu działania naszej firmy.
Migracja
Dużym wyzwaniem, związanym z migracją kont pocztowych, kalendarzy oraz kontaktów pracowników ProfiLingua było to, że firma ta należała wcześniej do innej organizacji – Wydawnictw Szkolnych i Pedagogicznych (WSiP). Pliki, które należało przenieść, znajdowały się na serwerach WSiP i nie były wyodrębnione spośród innych danych należących do tego przedsiębiorstwa.
Dodatkowe utrudnienie polegało na tym, że informacje miały zostać przeniesione ze środowiska rozproszonego. Konta pocztowe działały w usłudze Microsoft Exchange 2010, chmurowe dyski zostały zaś wykupione w innym pakiecie Microsoft 365.
Jednocześnie Tutore zależało na tym, aby migracja nie była przeprowadzana ręcznie, gdyż rodzi to duże ryzyko błędów i utraty danych. Firma zwróciła się z tym problemem bezpośrednio do Google, które przekazało sprawę FOTC, jako zaufanemu partnerowi posiadającemu wiedzę, umiejętności i narzędzia pozwalające na sprawne przeprowadzenie takiego procesu.
Kiedy dostaliśmy od Google kontakt do FOTC, sprawy dość mocno przyspieszyły.
Wsparcie pracowników
Kadra zarządzająca Tutore zdawała sobie sprawę z tego, że dla wielu pracowników ProfiLingua zmiana środowiska informatycznego mogła stanowić duży stres. Jednym z priorytetów stało się więc to, aby odpowiednio przygotować zespoły do zmiany.
Pamiętajmy, że łączyły się ze sobą dwie organizacje, które działały na rynku już od dawna. Obie pracowały hybrydowo – obsługując klientów zarówno przez Internet, jak i stacjonarnie. Zapewnienie pracownikom komfortowego środowiska pracy, w którym wszyscy mogą sprawnie działać, było w tym kontekście nie lada wyzwaniem.
Rozwiązanie
Pracownicy działu technicznego FOTC nawiązali ścisłą współpracę z osobami odpowiedzialnymi za integrację środowisk po stronie Tutore. Przez cały proces migracji obie firmy pozostawały ze sobą w bliskim kontakcie – połączony zespół pracował na współdzielonych plikach, a także kontaktował się ze sobą na chacie i telefonicznie.
Zaplanowano też szkolenia dla pracowników oraz podjęto decyzję o zapewnieniu im rozszerzonego wsparcia powdrożeniowego.
Migracja
Największym wyzwaniem było dla nas ustanowienie połączenia z serwerem WSiP za pomocą narzędzia CloudM, które wykorzystywaliśmy do migracji. Standardowo proces ten polega na utworzeniu roli administratora, która ma prawo do przekopiowania danych z serwera źródłowego. Niestety dane pracowników ProfiLingua stanowiły część danych WSiP-u, co rodziło problemy związane z bezpieczeństwem. Konieczne było więc znalezienie innego, niestandardowego rozwiązania.
FOTC zarekomendowało administratorom odpowiedzialnym za serwery WSiP-u wydzielenie specjalnej jednostki administracyjnej, na której zgromadzone zostały dane do przeniesienia. Następnie utworzono spersonalizowaną rolę, za pośrednictwem której zyskano dostęp do tej części serwera.
Jako że było to niekonwencjonalne rozwiązanie, konieczne stało się też przeprowadzenie konsultacji z dostawcą oprogramowania do migracji. Rozmowy te sprawiły, że producent narzędzia CloudM autoryzował zaproponowany przez FOTC, niestandardowy proces migracji.
Musieliśmy znaleźć rozwiązanie, które omijało typową procedurę, a jednocześnie pozostawało bezpieczne dla wszystkich zaangażowanych podmiotów. Ostatecznie połączyliśmy się tylko z częścią danych. Mieliśmy też ograniczone informacje dotyczące tego, co konkretnie wykorzystywało tak wielu użytkowników – część danych znajdowała się na OneDrive’ach, część w chmurze, część na prywatnych dyskach. Mimo tych uwarunkowań zmigrowaliśmy zdecydowaną większość potrzebnych danych. Pozostałą – przenieśliśmy już jednostkowo.
Jako że przenoszonych było ok. 230 kont użytkowników i ok. 100 grup, zespół FOTC pracował w niestandardowych godzinach, aby nie spowodować przeciążenia serwerów WSiP. Programiści FOTC wykorzystali w migracji również Google App Script, za pomocą którego stworzyli kilka skryptów automatyzujących wybrane procesy.
Kiedy wszystko było gotowe, inżynierowie FOTC pomogli Tutore w skonfigurowaniu środowiska dla nowych użytkowników. Tu również wsparli się napisanym przez siebie skryptem – opracowane przez nich API zbiorczo nadawało konkretne ustawienia zespołom przeniesionym do Grup Dyskusyjnych.
Standardowo uprawnień tych nie da się nadać w konsoli administracyjnej Google Workspace. Można to zrobić jedynie z poziomu konkretnej grupy (wtedy ustawienie konfiguruje menadżer) lub właśnie za pośrednictwem API. Ręczne przeniesienie 100 grup byłoby bardzo czasochłonnym zadaniem. To właśnie dlatego programiści FOTC stworzyli rozwiązanie, które przeprowadziło ten proces automatycznie.
Drugim narzędziem, powstałym na potrzeby usprawnienia procesu migracji, był skrypt, który wysłał wszystkim przenoszonym użytkownikom dane do logowania w Google Workspace. Dzięki temu administrator instancji po stronie Tutore nie musiał robić tego ręcznie.
Warto tu również podkreślić, że pracownicy ProfiLingua nie odczuwali przenoszenia swoich skrzynek pocztowych do środowiska Google Workspace, a migracja nie zakłócała ich codziennej pracy.
Wsparcie pracowników
Kiedy wszystkie konta zostały przeniesione, zaplanowano szkolenia wprowadzające pracowników ProfiLingua w nowe narzędzie pracy. W tym czasie odbyły się dwa spotkania online, do których mógł dołączyć każdy użytkownik, którego konto było przenoszone.
Podczas szkoleń specjalista FOTC w prosty sposób przedstawił uczestnikom, jakie narzędzia są dostępne w ramach pakietu Google Workspace i jak można wykorzystać je w codziennej pracy. Każda z osób biorących udział w spotkaniu mogła zadawać pytania, a samo szkolenie było nagrywane, dzięki czemu każdy mógł w dowolnym momencie do niego wrócić i odświeżyć sobie prezentowaną tam wiedzę.
Widziałem, jak ważne dla Łukasza Korczyńskiego – odpowiedzialnego za proces migracji po stronie Tutore Poland – było to, aby dla pracowników ProfiLingua zmiana środowiska pracy była jak najbardziej komfortowa i aby każdy czuł pomoc organizacji. Dlatego wsparliśmy proces komunikacji tej zmiany i przygotowaliśmy szkolenia dla wszystkich przenoszonych osób. Jak się okazało, spotkania te były bardzo potrzebne, a uczestnicy docenili tę dodatkową pomoc.
Po przeniesieniu użytkowników ProfiLingua do nowego środowiska, administrator Google Workspace w Tutore cały czas był dostępny dla pracowników – zarówno mailowo jak i telefonicznie. Pojawiły się zgłoszenia, które są w takich sytuacjach typowe. Aby wszystkie zostały rozwiązywane natychmiast, w proces włączyło się wsparcie techniczne FOTC. Nasi specjaliści przejęli część zgłoszeń, dzięki czemu wszelkie problemy obsługiwane były od ręki.
Rezultaty
Ujednolicenie środowiska zostało powiązane z przejściem na wyższy plan subskrypcyjny, Google Workspace Enterprise Standard, co pozytywnie odczuwają zarówno użytkownicy, jak i administratorzy instancji.
Często zdarza się tak, że organizacje rosną szybko, a technologia, która je wspiera, zostaje w miejscu. To z czasem rodzi wiele problemów. Tutore Poland nie popełniło tego błędu. Przechodząc na wyższy plan Google Workspace, administratorzy zyskali rozbudowane narzędzia, pozwalające zadbać o bezpieczeństwo firmowych danych i wygodnie zarządzać użytkownikami. Zmiana jest też odczuwalna przez pracowników, którzy mają teraz do dyspozycji rozbudowane wersje używanych aplikacji.
Administrowanie kontami
Administratorzy instancji w Tutore podkreślają, że zarządzanie kontami za pośrednictwem konsoli jest intuicyjne, a dostęp do niej z poziomu urządzeń mobilnych dodatkowo ułatwia pracę.
Często otrzymuję zgłoszenia z prośbą o dodanie kogoś do grupy dyskusyjnej czy stworzenie nowego konta. W Google Workspace mogę to zrobić bezpośrednio z każdego mobilnego urządzenia podłączonego do sieci. Nie muszę instalować dodatkowych narzędzi, dzięki czemu mogę obsłużyć zgłoszenie z dowolnego miejsca.
Użytkowanie Google Workspace w organizacji
Zespół każdej jednostki operacyjnej w ramach Tutore, samodzielnie decyduje o tym, w jakim zakresie chce korzystać z narzędzi do pracy biurowej. Na poziomie ogólnym wszyscy korzystają z Google Workspace do tworzenia, komunikacji oraz przechowywania danych.
Do codziennego porozumiewania się wewnątrz zespołów i pomiędzy nimi wykorzystywane są takie narzędzia jak Meet, Chat oraz Grupy dyskusyjne. Jak deklarują pracownicy Tutore, są to narzędzia, bez których praca w rozproszonym zespole byłaby praktycznie niemożliwa.
Na Dysku Google przechowywane są wszystkie tworzone przez pracowników pliki. Dwoma najczęściej wykorzystywanymi funkcjami tego narzędzia są wyszukiwarka oraz możliwość udostępniania dokumentu. Ta pierwsza ułatwia natychmiastowe przeszukanie zasobów organizacji i łatwe znalezienie potrzebnego pliku. Ta druga – pozwala na swobodne przepływy pracy, wygodną współpracę przy tworzeniu konkretnych treści oraz wspólne analizowanie raportów. Nie bez znaczenia jest też to, że w przypadku odejścia któregoś z pracowników, wszelkie stworzone przez niego zasoby są przypisywane managerowi. Eliminuje to konieczność kopiowania plików z fizycznego urządzenia.
Członkowie zespołu Tutore intensywnie korzystają też z narzędzi biurowych pakietu. Dokumenty i Prezentacje stanowią podstawę ich codziennej pracy, w tym służą do przygotowania materiałów edukacyjnych dla uczestników kursów. Formularze wykorzystywane są zarówno do działań administracyjnych (np. pracownicy mogą w nich zgłaszać chęć skorzystania z określonych benefitów) jak i do ewaluacji szkoleń – za ich pośrednictwem uczestnicy zajęć wypełniają ankiety sprawdzające zadowolenie z oferowanych usług. Do tworzenia raportów oraz prowadzenia analiz w organizacji wykorzystywane są Arkusze Google oraz Looker Studio.
Ujednolicenie środowiska pracy w całej organizacji daje Tutore możliwości dalszego rozwoju. Już dziś zespół rozważa wykorzystanie Witryn Google do stworzenia intranetu, który wsparłby pracę Działu HR.