O instytucji
Teatr Komedia działa na warszawskim Żoliborzu od 1957 roku. Instytucja powstała z potrzeby lokalnej społeczności i do dziś służy mieszkańcom tej dzielnicy. Obecnie, mając tylko jedną scenę, teatr gości na swojej widowni ponad 80 000 widzów rocznie.
Od początku Komedia grała repertuar wierny nazwie. W ostatnich latach instytucję kojarzono głównie z repertuarem farsowym. Ale rok 2022 przyniósł w tym zakresie zmiany. Nowa dyrekcja teatru – czerpiąc z jego historii – wróciła do budowania programu opartego na połączonych ideach dystansu, humoru i inteligentnej rozrywki, co wyraża się w haśle „niepoważni na serio”, towarzyszącym działaniom zaplanowanym na lata 2022-2027. Komedia ma być otwarta na różnorodność oraz pokazywać, że śmiech nie zawsze musi być pusty i że może pomagać oswajać trudy rzeczywistości.
Proces zmiany w teatrze dotyczy też języka komunikacji z publicznością (w ostatnich miesiącach powstała nowa strona internetowa Komedii i system identyfikacji wizualnej) oraz samej kultury organizacji.
Instytucja zatrudnia nieco ponad 30 osób – pracowników administracyjnych, obsługę sceny, pracowników technicznych, działy produkcji oraz komunikacji, marketingu i sprzedaży. Komedia jest teatrem impresaryjnym, co oznacza, że nie posiada swojego zespołu aktorskiego. Ostatni element bywa wielkim wyzwaniem w kontekście planowania.
Wyzwanie
W momencie objęcia Teatru Komedia przez nową dyrekcję, działał on według utartego schematu, który w kontekście zmiany repertuarowej okazał się niewystarczający. Instytucja wystawiała spektakle (najczęściej licencjonowane), które były do siebie podobne – także pod względem produkcyjnym. Od 2022 roku zaczęło się to zmieniać – nowemu kierownictwu zależało na tym, aby powrócić do korzeni, aby zapraszać do współpracy uznanych twórców, aby tworzyć teatr bardziej autorski.
Jeśli chodzi o organizację pracy to dotychczas zespół administracyjny i techniczny pracował w środowisku lokalnym – na stacjonarnych komputerach i zainstalowanych tam programach Microsoft Office. Część pracowników miała dostęp do swoich skrzynek mailowych jedynie z poziomu służbowego komputera. Planowanie często odbywało na papierze, z pominięciem możliwości, jakie dają produkty cyfrowe.
Aby w pełni wykorzystać zasoby i dostosować sposób działania instytucji do nadchodzących zmian, potrzebne były bardziej elastyczne narzędzia, które umożliwiałyby wygodną pracę w dynamicznym środowisku zespołu rozproszonego.
Rozwiązanie
Dla dyrekcji stało się jasne, że potrzebne jest rozwiązanie chmurowe. Choć rozważano też wprowadzenie narzędzi Microsoft 365, ostateczny wybór padł na Google Workspace. Teatr Komedia potrzebował jednak pomocy przy wyborze planu, a także konsultacji związanych z migracją kont pocztowych ze środowiska Microsoftu do Google Workspace. Z kwestiami tymi zwrócił się do FOTC.
Od początku czuliśmy się bezpiecznie prowadzeni za rękę. Kiedy opowiadałem, co chcemy osiągnąć – czy to na etapie wdrażania, czy dobierania dla nas oferty – ze strony FOTC pojawiały się bardzo rozsądne głosy, że coś możemy zrobić w określony sposób, a do osiągnięcia danego celu nie potrzebujemy wyższego planu. W ten sposób w kolejnych krokach upewniałem się, że jesteśmy pod dobrą opieką.
Początkowo teatr planował wykupić licencje Google Workspace Business Standard. Po konsultacjach ze specjalistą FOTC okazało się, że optymalnym rozwiązaniem dla osiągnięcia konkretnych celów tej instytucji będzie połączenie dwóch planów – Business Standard oraz Business Starter.
Kluczowe było zbudowanie w nas większej świadomości – miałem poczucie, że wiem, co wybieramy, a czego wybierać na tym etapie nie musimy lub nawet nie powinniśmy. Przy wsparciu FOTC przeszliśmy – w szybkim tempie – drogę od naszych początkowych wyobrażeń i zakładanych wewnątrz zespołu rozwiązań, do realnego dostosowania ich do obecnych potrzeb. Ostatecznie pozwoliło to stworzyć elastyczną ofertę skrojoną pod teatr i sytuację, w której w danej chwili znajduje się instytucja – z możliwością dalszego modyfikowania usług w przyszłości, wraz z pojawieniem się nowych wyzwań.
Ważną kwestią okazało się też przygotowanie odpowiedniej umowy. Choć potrzeby formalne Teatru Komedia nie były standardowe, FOTC dostosowało zapisy umowy w taki sposób, aby zaspokoić wszelkie wymogi prawne, jakie są stawiane przed instytucją publiczną.
W kwestii przygotowania umowy FOTC również wykazało się elastycznym podejściem, co nie jest wcale oczywiste w przypadku relacji publiczno-prywatnych, zwłaszcza wśród większych podmiotów. Mimo że nie było gotowego modelu działania i gotowego produktu, FOTC wsłuchało się w nasz głos i – we współpracy z radczynią prawną teatru – stworzyło umowę, która zaspokajała potrzeby formalne obu stron.
Rezultaty
W Teatrze Komedia zupełnie zmienił się sposób planowania i wykonywania pracy – teraz pracownicy mają dostęp do narzędzi i danych organizacji niezależnie od tego, gdzie się znajdują i na jakim komputerze pracują.
Choć aplikacje Google Workspace wykorzystywane są w różnym stopniu przez osoby pracujące na różnych stanowiskach, zespół jest zgodny, że w największym zakresie na jego pracę wpłynęły takie narzędzia jak Gmail, Dysk Google wraz z odpowiednio przygotowanymi dyskami współdzielonymi, Google Meet, Kalendarz oraz możliwość wspólnej pracy nad plikami w Dokumentach i Arkuszach.
Kalendarze pomagają wygodnie planować
Jedna z najważniejszych zmian dokonała się w kontekście osadzenia pracy w czasie i teatralnej przestrzeni. W sekretariacie harmonogramy spotkań nie są już tworzone na papierze, zminimalizowano też problem z planowaniem wydarzeń na dużej scenie (spektakle, próby, wynajmy). Odkąd pracownicy zaczęli korzystać z Kalendarza Google, planowanie stało się o wiele prostsze, a wiedza o tym, co dzieje się w teatrze, jest ogólnodostępna.
W codziennej pracy nieocenione są kalendarze poświęcone poszczególnym projektom, scenom i wydarzeniom w teatrze. Znacznie ułatwiają komunikację między pracownikami i działami. Dają możliwość bezproblemowego i szybkiego zarezerwowania terminu i miejsca próby; zorganizowania spotkania; sprawdzenia, co dzieje się za miesiąc na małej scenie, czy kiedy kończą się prawa do muzyki do konkretnego spektaklu. Dzięki wspólnym kalendarzom możemy łatwiej koordynować działania bez konieczności organizowania spotkań czy pisania maili.
Dysk zwiększył dostępność do informacji
Pracę zespołu Teatru Komedia na inny poziom wniósł też Dysk Google i wyodrębnione w organizacji dyski współdzielone. Stworzono na przykład dysk, na którym pracownicy mogą znaleźć dokumenty związane z organizacją pracy w instytucji oraz z jej identyfikacją wizualną. Zostały tam umieszczone regulaminy i obowiązujące w teatrze procedury. Jest też papier firmowy, zdjęcia, logo teatru, wzory umów i innych dokumentów, które są kluczowe dla wielu pracowników. W ten sposób wszyscy mają dostęp do najbardziej aktualnych danych i mogą po nie sięgać zawsze wtedy, kiedy tylko tego potrzebują.
Niezwykle ważnym aspektem jest możliwość umieszczania na Dysku dużych plików i ich udostępniania. Nie mamy już kłopotu z tym, aby przesłać współpracownikom spoza organizacji plany scenograficzne, nagrania spektakli czy zdjęcia. Do tej pory odbywało się to poprzez maile i zgranie projektów scenograficznych z naszego komputera na zewnętrzne dyski (np. WeTransfer). Teraz jest to dużo szybsze, prostsze i – co bardzo ważne – bezpieczniejsze.
Dokumenty przyspieszyły wspólną pracę
Google Workspace daje zespołowi Teatru Komedia możliwość wspólnej pracy nad jednym dokumentem. Pracownicy nie muszą już przesyłać sobie kolejnych wersji pliku mailowo, więc droga do wypracowania wspólnego brzmienia zapisów stała się prostsza. Dużym ułatwieniem w tym zakresie jest też możliwość zostawiania komentarzy oraz pracy nad dokumentami z zewnętrznymi współpracownikami – również z twórczyniami i twórcami.
Gmail usprawnił komunikację
Gmail świetnie sprawdził się m.in. w zakresie prowadzenia sekretariatu. Za pośrednictwem poczty pracownicy komunikują się zarówno ze sobą, jak i z osobami spoza organizacji.
Pierwszy raz w pracy korzystam ze skrzynki w tak dużym zakresie. Gmail jest wygodny i intuicyjny, choć czasem chwilę zajmuje mi odnalezienie się w mailach, które system łączy w wątki. Co dla mnie bardzo ważne, wszystko działa bez zarzutu – nawet po migracji danych z Outlooka. Dzięki intuicyjności narzędzia, praca oraz komunikacja – nie tylko zewnętrzna, ale i wewnętrzna – odbywa się w sposób płynny i niezakłócany problemami technicznymi. Na lepszy przepływ informacji wielki wpływ ma także możliwość tworzenia odrębnych wątków, pokojów i czatów skierowanych do osób zaangażowanych w dane działanie.
Wielu pracowników ceni też dobre filtry antyspamowe i to, że mogą się logować na konto pocztowe na urządzeniach mobilnych, a powiadomienia automatycznie informują ich, że coś ważnego dla nich dzieje się w mailach.
A to dopiero początek zmian
Jak deklaruje dyrekcja teatru, przejście na Google Workspace i przeniesienie pracy do chmury to pierwszy krok w stronę wprowadzenia w instytucji elektronicznego obiegu dokumentów. Już niedługo zaproponowane zostaną konkretne, skrojone na miarę, rozwiązania, które pozwolą na sprawny i bezpieczny obieg plików, w tym dokumentów formalno-księgowych.