O kliencie
Docplanner dostarcza aplikacje i rozwiązania systemowe dla lekarzy, placówek medycznych, szpitali oraz pacjentów w 13 krajach na 3 kontynentach, a polska odsłona tej platformy funkcjonuje pod domeną ZnanyLekarz.pl. Firma zdobyła pozycję lidera w branży healthtech dzięki konsekwentnej realizacji swojej misji „Making the healthcare experience more human”.
Platforma Docplanner w każdym miesiącu pozwala pacjentom znaleźć informacje o dwóch milionach lekarzy w wygodny, bezpieczny i szybki sposób. Wybór odpowiedniego specjalisty i umówienie się na wizytę to kwestia kilku kliknięć – ale na samej wizycie podróż pacjenta się nie kończy. Platforma ułatwia też kontynuowanie leczenia oraz zapewnia funkcje społecznościowe, takie jak opinie, oceny i wiadomości. Dzięki nim użytkownicy mają kontakt z lekarzami i możliwość pozostawienia informacji zwrotnej, która będzie cenną wskazówką dla przyszłych pacjentów.
Docplanner Group zatrudnia ponad 2200 pracowników – od osób odpowiedzialnych za dewelopment platformy i techniczne utrzymanie systemów, poprzez administrację oraz przedstawicieli biznesowych, którzy nawiązują kontakty z lekarzami, aż po moderatorów treści publikowanych przez pacjentów. Każdy członek zespołu tej firmy ma konto Gmail w ramach usługi Google Workspace Enterprise.
Jak zespół Docplannera wykorzystuje Google Workspace?
Minęło już 10 lat odkąd zarząd spółki Docplanner wyposażył pracowników w pakiet narzędzi Google Workspace, wówczas jeszcze funkcjonujący pod nazwą G Suite. Od 2012 roku międzynarodowa załoga tej firmy zdążyła wypracować wiele nawyków, które przyspieszają codzienną pracę w aplikacjach Google.
Indywidualny dobór narzędzi w mniejszych zespołach
Ze względu na niejednakowy charakter pracy przy projektach, zespoły w Docplanner Group pracują w sposób zróżnicowany w oparciu o pakiet Google Workspace. Te lokalne, takie jak sprzedaż czy obsługa klienta, miały przed pandemią zwyczaj codziennego widywania się w biurze, natomiast członkowie technicznych drużyn są rozsiani po całym świecie, przez co zawsze opierali się oni na komunikacji online. Narzędzia pracy są dobierane na poziomie zespołów w sposób, który wszystkim umożliwia maksymalną produktywność.
Ten zróżnicowany styl współpracy odciąża administratorów Google Workspace. Wciąż są oni odpowiedzialni za najważniejsze, globalne ustawienia, uprawnienia i integracje, ale wiele decyzji związanych z codzienną pracą w chmurze pozostaje w gestii team leaderów. Każdy zespół może skonfigurować własne dyski współdzielone, grupy mailowe czy dodatki, a także wdrożyć dla siebie specjalistyczne usługi spoza ekosystemu Google.
Sprawna komunikacja
Docplanner Group korzysta z wielu nowoczesnych kanałów komunikacji znanych również innym firmom z branży tech.
Do wideokonferencji każdy zespół wybiera platformę, która jest dopasowana do przyzwyczajeń pracowników. Spotkania wideo odbywają się nie tylko w Google Meet, ale także na Zoomie.
Praktyczne integracje aplikacji
Łączenie funkcji poszczególnych aplikacji z wewnątrz i spoza ekosystemu Google to jeden z wielu sposobów na personalizację stylu pracy w zespołach. Przykładowo, sprzedaż intensywnie korzysta z integracji Gmaila z produktami CRM, a techniczne zespoły tworzą własne automatyzacje procesów dzięki Google Apps Script.
Gdy współpracownik przebywa na spotkaniu, to w oknie rozmowy tekstowej wyświetla się informacja o jego niedostępności zaczerpnięta prosto z Kalendarza Google. Kalendarz jest także zintegrowany z Zoomem, dlatego pracownicy mogą zaznaczyć preferowaną platformę wideokonferencyjną podczas planowania wydarzenia.
Zarządzanie ponad 60 domenami w mailach
Każdy pracownik ma konto mailowe w podstawowej domenie @docplanner.com, ale firma wykorzystuje jeszcze wieleinnych domen, takich jak @znanylekarz.pl, @doctoralia.com czy @miodottore.it. Aliasy domenowe przypisywane są osobom pracującym na lokalnych rynkach lub przy wybranych projektach. Często dzieje się to automatycznie – przy tworzeniu konta pracownika od razu dodawany jest alias w regionalnej domenie.
Korespondencyjny onboarding
Jednym z elementów procesu wdrażania nowego pracownika w społeczność firmy jest przekazanie mu podstawowych informacji w usystematyzowany i wygodny sposób. Docplanner wykorzystuje do tego skrzynkę Gmail. W pierwszym dniu pracy użytkownik loguje się na swoje konto i od razu otrzymuje maile z bazą wiedzy na temat firmy. W tych wstępnych wiadomościach jest lista najważniejszych osób do kontaktu, zestaw linków, a także opisy benefitów pracowniczych, codziennych procesów i ważnych narzędzi. Dzięki niezawodnej wyszukiwarce w skrzynce Gmail pracownik ma wszystkie istotne informacje ze swojego pierwszego dnia w Docplannerze zawsze pod ręką.
Onboarding nie musi uwzględniać szkoleń z obsługi programów biurowych, bo dotąd żaden pracownik nie miał problemu z korzystaniem z aplikacji Google. Nawet osoby, które w poprzednich miejscach zatrudnienia przyzwyczaiły się do narzędzi iCloud czy Microsoftu, szybko przestawiają się na pracę w ekosystemie Google.
Jakie korzyści Docplanner czerpie ze współpracy z FOTC?
Kontakt między dyrektorem IT w Docplannerze a kierownikiem marketingu w FOTC nawiązał się podczas dyskusji w grupie dla użytkowników Google Workspace na Facebooku. Partner Google Cloud mógł zagwarantować lepsze warunki współpracy niż sam producent, dlatego Docplanner w 2019 dołączył do grona klientów FOTC.
Optymalizacja kosztów usługi
FOTC zapewniło Docplannerowi korzystne zniżki w czasie, gdy firma Google podnosiła ceny swoich usług. Obniżenie kosztów licencji za konta pracowników motywuje wiele przedsiębiorstw do przeniesienia swoich instancji pod opiekę FOTC, ponieważ doświadczona firma partnerska jest w stanie wynegocjować na rzecz klienta długoterminowe rabaty, które nie są dostępne nigdzie indziej. Kolejną korzyścią, która utwierdza przedsiębiorców w tym, że podjęli dobrą decyzję, jest niezawodne wsparcie techniczne – tak też było w przypadku Docplannera.
Szybka i skuteczna reakcja na zgłoszenia
Z przyzwyczajenia pracownicy Docplannera odruchowo kontaktują się z supportem Google. Gdy pomoc producenta się przedłuża lub jest niewystarczająca, administrator zwraca się do zespołu specjalistów FOTC, którzy zapewniają polskojęzyczną obsługę i traktują każdy problem indywidualnie.
Już dwa razy zdarzyło się, że to, co według supportu Google było niemożliwe, okazywało się bez problemu osiągalne z pomocą FOTC. W najtrudniejszym przypadku utknęliśmy podczas skomplikowanej migracji danych między dwiema chmurowymi usługami. W Google powstała pętla, która uniemożliwiała znalezienie odpowiedniej osoby – nasza sprawa była przekazywana dalej, aż zrobiliśmy pełne koło. Na szczęście zespół FOTC pomógł nam szybciej. Zamiast czekać na rozwiązanie ponad 40 dni, udało się to zrobić w 4 dni.
Upgrade z G Suite Basic do Google Workspace Enterprise
Niedawno FOTC towarzyszyło zespołowi Docplanner w przejściu na wyższy pakiet Google Workspace. Nowe opcje, które pojawiły się w konsoli Google Admin, dały specjalistom ds. bezpieczeństwa duże pole do rozwoju systemu ochrony danych firmy. Dzięki upgrade’owi usługi nie zabrakło także usprawnień dla użytkowników. Z zaawansowanych funkcji aplikacji Google najchętniej korzystają lokalne zespoły helpdeskowe – pracownicy sami odkrywają nowe możliwości i spontanicznie znajdują dla nich zastosowanie.
Gdy przeszliśmy z G Suite Basic do Google Workspace Enterprise, to zespoły same zaczęły tworzyć dyski współdzielone i na nich pracować. To rozwiązanie zaczęło u nas działać samoczynnie i naturalnie.
Administratorzy Google Workspace w Docplannerze planują w najbliższych miesiącach przejść szkolenia z zarządzania instancją w pakiecie Enterprise, aby poznać sposoby na wykorzystywanie pełnego potencjału tej usługi.