Jak Google Workspace może wesprzeć rozwój Twojej firmy? 

Google Workspace to zestaw narzędzi, który wspiera w rozwoju zarówno małe, lokalne przedsiębiorstwa, jak i międzynarodowe korporacje. Niestety wiele firm nie zna wszystkich możliwości, jakie daje im ten pakiet. Dziś przyjrzymy się, w jaki sposób różne działy w organizacji mogą wykorzystywać Google Workspace do tego, aby ich praca stała się wydajniejsza, a wyniki dużo lepsze.

Poniżej znajdziesz 17 sposobów na usprawnienie komunikacji w zespole i podniesienie wydajności pracy. Jeśli interesuje Cię ten temat, zapisz się do naszego newslettera i zyskaj dostęp do bazy wiedzy o aplikacjach Google Workspace.

Kalendarz Google tajną bronią Działu Sprzedaży

Aby móc spotykać się z klientami na żywo, pracownicy Działu Sprzedaży często podróżują. To m.in. dlatego osoby te tak bardzo doceniają, że dzięki Google Workspace do potrzebnych plików mają też dostęp z poziomu urządzeń mobilnych. Narzędziem, które pozwala sprzedawcom zaoszczędzić mnóstwo czasu i o niczym nie zapomnieć, jest Kalendarz Google.

Możliwość rezerwacji terminów w Kalendarzu

W marcu 2022 roku w Google Workspace pojawiła się funkcja, na którą wielu czekało od dawna. Mowa tu o możliwości rezerwacji terminów w Kalendarzu przez osoby spoza organizacji. 

Wystarczy, że użytkownik określi swoją dyspozycyjność, a następnie udostępni swój Kalendarz szerszemu gronu odbiorców (na przykład na stronie internetowej). Potencjalni klienci mogą wówczas sami wybrać dogodny termin spotkania i zablokować to okno czasowe w harmonogramie sprzedawcy.

Dzięki temu nie trzeba prowadzić już korespondencji potrzebnej do ustalenia terminu rozmowy, który byłby dogodny dla obydwóch stron.

Przypomnienia o spotkaniach

Często zdarza się tak, że w jednym dniu sprzedawca ma umówionych kilka spotkań. W czasie kiedy terminarz pęka w szwach nietrudno o to, aby zapomnieć o jakiejś rozmowie. I tu z pomocą przychodzi Kalendarz Google, który można ustawić w taki sposób, aby przypominał użytkownikowi, że niedługo czeka go jakieś wydarzenie. Otrzymanie takiego komunikatu na pół godziny przed spotkaniem może uratować sprzedawcę przed wizerunkowym fiaskiem, a – w najgorszym wypadku – utratą lukratywnego kontraktu. 

Ale to nie wszystko! Jeśli użytkownik odpowiednio skonfiguruje swoje urządzenie mobilne, a w Kalendarzu będzie określone miejsce spotkania, narzędzie rozpozna, gdzie obecnie znajduje się sprzedawca i wyśle mu przypomnienie o spotkaniu na tyle wcześnie, aby mógł on dotrzeć na czas do miejsca docelowego. Co więcej, przy podawaniu tej informacji uwzględnione zostaną bieżące warunki drogowe, a w Mapach Google – wyznaczona trasa przejazdu. 

Profesjonalna komunikacja w firmie i poza nią – Sekretariat i Biuro Zarządu

Adresy mailowe w firmowej domenie

Skrzynka pocztowa to jedno z podstawowych narzędzi wykorzystywanych do obsługi sekretariatu. W ramach pakietu Google Workspace dostępna jest rozszerzona wersja Gmaila, w której można tworzyć adresy email w firmowej domenie.

Korzystanie z adresu [email protected] czy [email protected] to obecnie podstawa jeśli chodzi o kreowanie profesjonalnego wizerunku wśród klientów i kontrahentów. W wielu organizacjach przydatną funkcją może okazać się też tworzenie aliasów adresów pocztowych.

Czytaj też: Gmail we własnej domenie – wszystko, co musisz wiedzieć

Czytaj też:  Alias w Gmailu – co to jest i jak go utworzyć

Okresowe prezentowanie wyników podczas spotkań wewnętrznych i konferencji poza organizacją

Z Google Workspace dużo łatwiejsza jest też organizacja okresowych spotkań (w mniejszym lub większym gronie) oraz konferencji, podczas których prezentowane są wyniki przedsiębiorstwa. Oczywiście wiele firm organizuje w tym celu zebrania stacjonarne. Jednak jeśli zespół jest rozproszony, dużo łatwiej będzie zaprezentować raporty podczas wideokonferencji zorganizowanej w komunikatorze Google Meet. 

Narzędzie doskonale sprawdzi się nawet w dużych organizacjach. W wersji Business Plus pakietu (i wyższych) w spotkaniach przez Meet może uczestniczyć jednocześnie nawet 500 osób. Co więcej, jeśli firma ma obowiązek prezentować wyniki na zewnątrz organizacji, z łatwością zorganizuje transmisję na żywo, do której może dołączyć do 100 tysięcy osób. Ta opcja przyda się również w Dziale Marketingu lub PR – to doskonałe narzędzie do organizowania webinarów oraz konferencji prasowych.

Czytaj też: Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?

Przedstawianie wyników i raportów w Prezentacjach

A skoro już jesteśmy przy raportowaniu. Podczas spotkań – czy to stacjonarnych czy to online – wyniki można łatwo przedstawić w aplikacji Prezentacje. O tym, jak wszechstronne jest to rozwiązanie, niech świadczy to, że korzystają z niego zarówno uczniowie podczas wygłaszania szkolnych referatów, jak i prezesi międzynarodowych korporacji do ogłaszania wielomilionowych zysków. 

Przejrzyste slajdy można stworzyć samodzielnie lub skorzystać z jednego z wielu szablonów. Co więcej, aplikacja zintegrowana jest z Meet, dzięki czemu przygotowany pokaz można udostępnić podczas spotkania online za pomocą jednego kliknięcia.

Pobierz ebook: 20 funkcji Google Slides, które musisz znać

Arkusze Google w służbie Działu Księgowości i HR

Chyba żaden współczesny dział księgowości nie wyobraża sobie pracy bez dostępu do arkuszy kalkulacyjnych. Stały się one podstawowym narzędziem dla księgowych, analityków, finansistów i kadrowych. Arkusze pozwalają tworzyć bazy danych, wykresy, analizować wyniki i w szybki sposób dokonywać skomplikowanych wyliczeń.

W każdym planie Google Workspace dostępne są Arkusze Google – aplikacja służąca do edycji arkuszy kalkulacyjnych, która dodatkowo posiada funkcje ułatwiające pracę zespołową. Tym sposobem użytkownicy mogą opracowywać ten sam dokument w czasie rzeczywistym, wspólnie analizować dane czy w mgnieniu oka udostępniać sobie potrzebny plik. 

Pobierz ebook: 101 tricków w Arkuszach Google

Szerokie wykorzystanie narzędzi Google Workspace w Dziale Marketingu

Kompleksowe planowanie kampanii z narzędziami biurowymi Google

Łącząc możliwości programów dostępnych w ramach Google Workspace można w pełni zaplanować, a następnie czuwać nad wdrożeniem nawet największej kampanii marketingowej. Nałożenie na siebie Kalendarzy osób zaangażowanych w projekt znacznie ułatwi rozłożenie w czasie poszczególnych zadań. Na tej podstawie w Arkuszach użytkownicy stworzą wykres Gantta dla całej kampanii. W Prezentacjach przedstawią zaangażowanym osobom główne założenia projektu. Wszelkie potrzebne teksty stworzą w Dokumentach, a pliki niezbędne do wdrożenia i przeprowadzenia kampanii przechowają na Dysku (gdzie można utworzyć też dyski współdzielone). Komunikację w zespole ułatwią im zaś Chat oraz Meet. 

Konstruktywne burze mózgów w Jamboard

Jeszcze kilka lat temu zdalne przeprowadzenie efektywnej burzy mózgów było nie lada wyzwaniem. Dziś wszystkim kreatywnym zespołom z pomocą przychodzi Jamboard. To dostępna w ramach Google Workspace aplikacja, która pozwala na stworzenie wirtualnej, interaktywnej tablicy, którą podczas wideorozmowy uczestnicy zobaczą na swoich ekranach. 

Jamboard pozwala wygodnie tworzyć wspólne notatki za pomocą takich narzędzi jak pióro, gumka, „przyklejanie” wirtualnych karteczek, wstawianie obrazu, kształtów i pól tekstowych. Komunikację ułatwia narzędzie Laser, przy użyciu którego uczestnicy mogą np. wygodnie wskazać, o jakim elemencie na tablicy właśnie się wypowiadają.

Witryny sposobem na szybkie tworzenie stron internetowych

Witryny Google (Google Sites) to kreator stron internetowych, który wchodzi w skład każdej wersji pakietu Google Workspace. Dzięki temu narzędziu stworzenie prostej, w pełni responsywnej strony www to kwestia kilku godzin. Projektowanie witryny użytkownik może zacząć od podstaw, ale wygodniej będzie, jeśli skorzysta z jednej z przygotowanych wcześniej makiet.

Oczywiście tworzenie strony www w kreatorze, który nie wymaga znajomości żadnego języka programowania, niesie za sobą wiele ograniczeń. Jednak jeśli komuś potrzebna jest profesjonalnie wyglądająca witryna, która ma jedynie przekazać odbiorcy jakąś treść, to możliwości Google Sites okażą się tu w pełni wystarczające.

Dział Marketingu może z powodzeniem wykorzystać to narzędzie do tworzenia stron landingowych, których głównym zadaniem jest zbieranie leadów czy zapisanie uczestnika na planowane wydarzenie online. Dzięki temu przeprowadzenie lukratywnej kampanii nie będzie wymagało zaangażowania pracowników Działu IT, którym obowiązków i tak pewnie nie brakuje.

Czytaj też: Jak zrobić prostą stronę internetową w Witrynach Google?

Badanie zadowolenia klientów przy użyciu Formularzy

Działania marketingowe sens mają jedynie wtedy, kiedy są tworzone z myślą o kliencie. A żeby dobrze znać potrzeby i oczekiwania tego ostatniego, warto go o nie zapytać. Formularze to intuicyjny program służący do tworzenia ankiet. Można z niego korzystać na przykład przy przeprowadzaniu okresowych badań satysfakcji klienta. Co ważne, program umożliwia wstawianie różnych rodzajów pytań – od otwartych po prośbę o zaznaczenie odpowiedzi na skali.

Aby przeprowadzić badanie w Google Forms, wystarczy przesłać klientom link do ankiety. Po otrzymaniu odpowiedzi, przesłane dane są gromadzone w aplikacji i można je analizować w ujęciu ogólnym, w kontekście każdego pytania z osobna lub konkretnego użytkownika.

Pobierz ebook: Jak zaprojektować dobry Formularz Google?

Automatyzacja i zarządzanie bezpieczeństwem instancji w Dziale IT

Łatwe zarządzanie uprawnieniami użytkowników

Po utworzeniu kont użytkowników w nowej instancji Google Workspace należy przypisać je do odpowiednich jednostek struktury organizacyjnej. Pozwala to na zbiorowe nadawanie uprawnień użytkownikom, co z kolei oszczędza administratorom mnóstwo czasu. 

Przykładowo wszystkim pracownikom w firmie można zablokować dostęp do mediów społecznościowych, a następnie za pomocą kilku kliknięć uczynić wyjątek dla kont użytkowników przypisanych do Działu Marketingu. W przypadku przyjęcia do zespołu nowej osoby, wystarczy przypisać jej konto do odpowiedniego działu, a automatycznie zyska wszystkie uprawnienia, które zostały zdefiniowane dla jej jednostki organizacyjnej.

Ograniczenia można też wprowadzać z poziomu aplikacji. Na przykład wejść w ustawienia Google Drive i uniemożliwić użytkownikom niebędącymi administratorami na tworzenie dysków współdzielonych.

Czytaj też: 5 najważniejszych zadań administratora Google Workspace

Narzędzia zwiększające bezpieczeństwo danych

Jednym z głównych zadań każdego administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w obrębie organizacji. Jednak obecnie potencjalnych punktów wycieku informacji jest tyle, że nawet najzdolniejszy administrator nie poradzi sobie bez odpowiednich narzędzi.

Na szczęście konsola Google Workspace posiada mnóstwo funkcji wspomagających pracę Działu IT. W swojej najbardziej rozbudowanej odsłonie (a więc w ramach planu Enterprise), konsola daje możliwość ustawienia dostępu zależnego od kontekstu, reguł DLP dla Dysku, czy wyświetlania zaawansowanych raportów bezpieczeństwa. 

Pobierz nagranie: Checklista zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa w konsoli administracyjnej

Sprawna komunikacja i wygodne przechowywanie danych w całej organizacji

Dyski współdzielone 

Dyski współdzielone to wyodrębnione przestrzenie na dane, do których dostęp ma kilka osób. W ten sposób każdy członek zespołu projektowego czy całego działu w organizacji zawsze ma pod ręką wszystkie pliki, które zostały zapisane na wspólnym dysku. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy nie muszą tracić czasu na prośby o udostępnienie pliku. Problemem przestają być też sytuacje, w których właściciel potrzebnego dokumentu ma właśnie urlop lub z innego powodu nie może połączyć się ze swoim kontem Google.

Współpraca z podmiotami zewnętrznymi na konkretnym pliku 

W wielu działach przydatna będzie też możliwość udostępniania plików poza organizację i omawiania ich treści w czasie rzeczywistym. Wystarczy że w wybranej aplikacji użytkownik kliknie przycisk Udostępnij, a następnie wpisze adresy mailowe osób, którym chce pokazać treść wybranego dokumentu. W zależności od uprawnień nadanych przez właściciela pliku, osoby te będą mogły edytować, komentować lub wyświetlać dany plik i pracować nad nim w kilka osób w czasie rzeczywistym.

Czytaj też: Jak udostępniać pliki Google?

Funkcja ta dostępna jest między innymi w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach. Wykorzystać można ją przy negocjowaniu warunków umowy z klientem (Dział Sprzedaży), ustalaniu treści artykułu sponsorowanego (Dział PR), przygotowywaniu raportów (Dział Finansów) itp. 

Oczywiście takie rozwiązanie świetnie sprawdza się również w codziennej pracy, do komunikacji wewnętrznej zespołu w każdej jednostce organizacyjnej firmy. 

Spotkania w Meet 

Wiele firm pracuje obecnie zdalnie lub hybrydowo. Dzięki Meet pracownicy w kilka sekund mogą połączyć się ze sobą i wygodnie porozmawiać na temat zadania, nad którym właśnie pracują. Wideokonferencje doskonale sprawdzą się też do omówienia spraw w większym gronie czy okresowych spotkań podsumowujących pracę zespołu. 

Czytaj też: 10 sposobów na to, aby Twoje spotkanie online było efektywne

Co ważne, Google wprowadziło ostatnio usprawnienie, w ramach którego pracownicy mogą łączyć się przez Meet z poziomu Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji. Więcej na ten temat pisaliśmy w naszym przeglądzie nowości z kwietnia 2022. 

Rozmowy w aplikacji Chat

W przypadku kiedy wideorozmowa nie jest potrzebna, użytkownicy Google Workspace mogą łatwo komunikować się ze sobą za pośrednictwem Chatu. Komunikator tekstowy umożliwia rozmowy prywatne oraz grupowe (Pokoje). Niedawno aplikacja została zintegrowana z Gmailem, dzięki czemu korzystanie z niej jest teraz jeszcze wygodniejsze.

Czytaj też: Udostępnianie rozmów w Pokojach za pomocą łącza

Czytaj też: Nowy Gmail? Znamy wszystkie szczegóły odświeżonego wyglądu usługi

Grupy dyskusyjne w Gmailu 

Dobrym sposobem na szybszą i bardziej wydajną komunikację w zespole jest stosowanie grup mailowych, które przekierowują wiadomości do wszystkich połączonych z nimi skrzynek. 

Stworzenie takich grup ułatwia komunikację wewnątrz organizacji. Można w ten sposób zwrócić się z jakąś sprawą do pracowników całego działu, bez konieczności wpisywania każdego adresu z osobna. Przykładowo wiadomość wysłana na adres [email protected] trafi do skrzynek wszystkich pracowników Działu HR.

Czytaj też: Czym są Grupy dyskusyjne Google i jak je utworzyć? 

Pomoc w migracji i dłuższe testowanie usługi z FOTC

Oczywiście to tylko niewielki wycinek możliwości, jakie dają przedsiębiorcom narzędzia Google Workspace. Jeśli chcesz poznać ich działania w praktyce, koniecznie daj nam znać. Przechodząc do Google Workspace z FOTC zyskasz możliwość testowania usługi przez 30 dni za darmo (dla porównania – bezpośrednio w Google okres próbny trwa 14 dni). Technicy FOTC pomogą Ci też z migracją danych z innego narzędzia, a później będą służyć wsparciem w języku polskim, dostępnym przez 24 godziny na dobę i siedem dni w tygodniu.