Na czym polega praca w chmurze?

O chmurze słyszy się coraz częściej – nie tylko w kontekście pracy, ale też nauczania zdalnego. Z chmury korzystają organizacje z różnych segmentów – nie tylko te związane ściśle ze szkolnictwem czy pracą biurową, gdzie pracownicy lawirują wśród segregatorów, dokumentów i komputerów. Dostawcy usług chmurowych tworzą też rozwiązania dla pracowników pierwszoliniowych, by dać możliwość podniesienia poziomu współpracy i komunikacji w firmach o różnym profilu.

Żeby wyjaśnić, na czym polega praca w chmurze, najpierw odpowiedzmy na pytanie czym jest chmura dla firm?

Co to jest chmura?

Chmura to sieć połączonych ze sobą serwerów – maszyn, na których można przechowywać pliki, przetwarzać dane czy korzystać z aplikacji. Serwery mogą znajdować się w różnych miejscach na świecie, a przesyłanie danych między nimi odbywa się niemal natychmiast. Do chmury można wejść przez internet (w przypadku chmury publicznej) lub przez prywatną sieć (w przypadku chmury prywatnej).

Serwery należą do dostawcy usług chmurowych – na przykład do Google czy Microsoftu. To oni dbają, by maszyny działały 24/7 i miały ku temu właściwe warunki. Zapewniają stałe łącze internetowe i dostawy prądu, dbają o właściwy poziom wilgotności i temperaturę powietrza w serwerowni, zabezpieczają maszyny przed zniszczeniem czy dostępem osób trzecich.

Chmura to miejsce, w którym można przechowywać pliki, ale też korzystać z aplikacji biurowych – na przykład z edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych czy narzędzi do prowadzenia wideokonferencji. 

Więcej o tym, czym jest chmura, jakie są jej rodzaje i modele przeczytasz w artykule: Co to jest chmura? Wprowadzenie i podstawowe pojęcia.

Przykłady chmur dla firm

Najpopularniejsze rozwiązania chmurowe dla biznesu to Google Workspace oraz Microsoft 365. Na oba pakiety składają się narzędzia i aplikacje dedykowane współpracy i komunikacji, między innymi:

• profesjonalna skrzynka mailowa,
• przestrzeń na dysku w chmurze,
• współdzielony kalendarz,
• edytor dokumentów tekstowych online,
• arkusze kalkulacyjne w chmurze,
• narzędzie do tworzenia prezentacji,
• aplikacja do zapisywania i udostępniania notatek,
• narzędzia do komunikacji, takie jak czat i platforma do prowadzenia wideokonferencji.

Tutaj przeczytasz, czym charakteryzują się oba narzędzia oraz jak wypadają w porównaniu: Google Workspace vs. Microsoft 365 – którą usługę wybrać?

W przypadku obu pakietów pracownicy mają dostęp do plików, dokumentów i aplikacji z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Mogą wspólnie prowadzić edycję jednego pliku – wprowadzone zmiany natychmiast pokażą się u współpracowników, a nowa wersja zapisze automatycznie w chmurze. Dzięki temu nie ma potrzeby co chwilę wciskać Ctrl+S ani przesyłać piąty raz poprawionej wersji dokumentu.

Więcej o chmurze dla firm – również w kontekście prawa i płatności – przeczytasz w artykule Chmura dla firm – wszystko, co powinieneś wiedzieć przed wdrożeniem.

Google Workspace

Google Workspace to pakiet narzędzi chmurowych od Google. Zawiera aplikacje, których celem jest zwiększenie produktywności użytkowników, a także podniesienie jakości pracy zdalnej oraz komunikacji. Usługa jest udostępniana w modelu subskrypcyjnym, a cena jest uzależniona od liczby kupionych licencji.

Na Google Workspace składają się następujące aplikacje i narzędzia do pracy zdalnej:

• Gmail – firmowa skrzynka w domenie @NazwaTwojejFirmy,
• Kalendarz Google – kalendarz online uwzględniający wszystkich członków zespołu (i w razie potrzeby osoby spoza organizacji),
• Dysk Google – dysk w chmurze,
• Dokumenty Google – edytor dokumentów tekstowych online,
• Arkusze Google – arkusze kalkulacyjne,
• Prezentacje Google– aplikacja pozwalająca tworzyć, edytować i prowadzić prezentacje multimedialne,
• Formularze Google – narzędzie tworzenia ankiet i prowadzenia analizy wyników,
• Google Keep – aplikacja do zapisywania notatek,
• Witryny Google – edytor stron internetowych,
• Google Chat – komunikator współpracujący z innymi aplikacjami Google,
• Google Meet – narzędzie do prowadzenia wideokonferencji, zdalnych lekcji czy burz mózgów.

Microsoft 365

Nazwa Microsoft 365 (tak jak Office 356) pewnie jest znana każdemu, kto kiedykolwiek pracował przy komputerze. To usługi Microsoft dostępne w chmurze, poszerzone o narzędzia do współpracy i komunikacji. Na Microsoft 365 składają się:

• Outlook – firmowa skrzynka ze współdzielonym kalendarzem,
• OneDrive – dysk w chmurze,
• Word – edytor plików tekstowych,
• Excel – arkusze kalkulacyjne,
• PowerPoint – narzędzie do przygotowania i prowadzenia prezentacji,
• OneNote – aplikacja do zapisywania notatek,
• Teams – platforma do komunikacji, zawierająca czat i narzędzie do prowadzenia wideokonferencji.

Porównanie Google Workspace z Microsoft 365 znajdziesz tutaj.

Zobacz również: Jak organizować pracę – 7 sposobów by terminowo realizować zadania

Wiemy już, co to jest chmura. A czym jest praca w chmurze?

Praca w chmurze to model pracy z wykorzystaniem technologii czy aplikacji, które są zainstalowane nie na komputerze osobistym, a na serwerze dostawcy – czyli w chmurze.

W przypadku pracy poza chmurą program – na przykład edytor tekstu czy arkusz kalkulacyjny – jest zainstalowany na komputerze. Plik znajduje się na urządzeniu i dostęp do niego ma tylko właściciel. Żeby udostępnić plik współpracownikowi, musi mu go przesłać, na przykład za pośrednictwem maila.

W przypadku pracy w chmurze, oprogramowanie i pliki są dostępne przez Internet. Nie są zainstalowane na komputerze i dostęp do nich mogą mieć wszyscy upoważnieni współpracownicy. Żeby wprowadzić edycję, nie muszą przesyłać pliku mailem i zapisywać nowej wersji pliku – to dzieje się automatycznie w chmurze, a zamiast pięciu wersji pliku po poprawkach jest jedna, z zapisaną historią edycji. Pliki można edytować też z tabletu czy smartfona z zainstalowaną odpowiednią aplikacją. Takie podejście do tworzenia i edycji dokumentów, daje użytkownikom niezwykłą wygodę – mogą oni pracować z dowolnego miejsca i urządzenia, jeśli tylko mają dostęp do Internetu.

Jak wejść do chmury?

Każdy użytkownik ma swój kawałek chmury, który jest połączony z kontem. Przykładowo, w przypadku Google będzie to prywatny Gmail lub biznesowe konto Google Workspace. Żeby wejść do chmury, trzeba się zalogować.

Do chmury można wejść z każdego urządzenia, które ma połączenie z internetem. Z komputera można zrobić to przez przeglądarkę, np. Chrome, Firefox czy Safari. Oprogramowanie, specyfikacja czy wolne gigabajty na dysku nie grają roli – na urządzenie nic nie trzeba pobierać, a wszystko dzieje się w obrębie przeglądarki.

Do chmury można wejść z urządzenia mobilnego – smartfona albo tabletu. Również można zrobić to z przeglądarki, ale wygodniej jest korzystać z aplikacji mobilnych. Tutaj znajdziesz listę aplikacji mobilnych dla Google Workspace.

Przykłady, jak można pracować w chmurze

Zestaw narzędzi chmurowych pozwala uporządkować dokumenty, podnieść poziom ich zabezpieczenia oraz ułatwić współpracę w organizacji. Oto, jak firmy mogą wykorzystać chmurę do pracy:

• posiadanie skrzynki mailowej w domenie firmy, co podniesie prestiż marki, ale też zwiększy wygodę zarządzania komunikacją i zapewni wyższy poziom bezpieczeństwa,
• przechowywanie plików firmowych na dysku w chmurze, zamiast na komputerze czy pendrive – co umożliwi wygodny dostęp do materiałów oraz zapewni bezpieczeństwo dokumentów w przypadku kradzieży czy zniszczenia sprzętu,
• zespołowa edycja dokumentów tekstowych, prezentacji czy arkuszy kalkulacyjnych – wprowadzone zmiany zapiszą się automatycznie i pojawią się natychmiast u współpracowników,
• łatwiejsze tworzenie harmonogramów w arkuszach online oraz wygodna delegacja zadań dzięki możliwości oznaczenia współpracownika w pliku,
• wygodne umawianie spotkań w terminie odpowiadającym każdemu pracownikowi, przygotowanie i publikacja agendy czy rezerwacja sal dzięki kalendarzowi,
• prowadzenie wideokonferencji wewnątrz zespołu lub z osobami spoza organizacji – klientami czy partnerami,
• kontrola dostępu do dokumentów dzięki konsoli administracyjnej,
• automatyczne wykonywanie kopii zapasowej i możliwość odzyskania plików.

Z chmury może korzystać właściwie każda firma, niezależnie od branży. Większość przedsiębiorstw posiada dokumenty, musi przesyłać maile czy zapewnić wygodną komunikację między współpracownikami. Z chmury w szczególności skorzystają organizacje, takie jak:

• firmy posiadające kilka oddziałów (np. startup Booksy, który koordynuje współpracę między 5 kontynentami – zobacz case study),
• agencje interaktywne czy działy marketingu, które muszą współpracować w procesie przygotowania kampanii (zobacz: 15 zastosowań aplikacji Google w marketingu),
• przedsiębiorstwa, w których wielu pracowników pracuje “w terenie” i musi mieć ciągły dostęp do materiałów i komunikatorów firmowych (z aplikacji chmurowych można korzystać ze smartfona czy tabletu),
• firmy szkoleniowe lub konsultingowe, które organizują spotkania online (zobacz: Jak prowadzić wideokonferencje w Google Meet?)
• szkoły i uczelnie, które prowadzą nauczanie w trybie zdalnym angażujące platformy do wideokonferencji i wspólnego przygotowania notatek (zobacz: Google Workspace for Education).

Zalety i wady pracy w chmurze

Wszystko ma swoje jasne, jak i ciemne strony – również chmura.

Jakie zalety chmury internetowej wskazują jej użytkownicy?

• Łatwiejsza współpraca – wspólna edycja dokumentów w środowisku chmurowym pozwala współpracować w czasie rzeczywistym i ucina konieczność przesyłania po raz kolejny poprawionej wersji pliku.
• Dostęp z poziomu przeglądarki internetowej – na platformę taką jak Google Workspace można wejść z każdego urządzenia: z komputera z Windowsem, Linuxem, macOS czy ze smartfona.
• Stabilność i bezpieczeństwo – pliki i dane w chmurze są chronione hasłem oraz mogą być wzmocnione przez dodatkowe mechanizmy bezpieczeństwa; w przypadku, gdy firmowy komputer zostanie zniszczony lub skradziony, dane wciąż będą bezpieczne w chmurze.
• Kontrola nad dostępem – administrator może w prosty sposób kontrolować, jakie osoby mają dostęp do firmowych plików i projektów oraz zarządzać poziomem uprawnień.

Przeczytaj także: Czy warto wybrać Google Workspace?

A jakie są wady pracy w chmurze?

• Uzależnienie od dostawcy usług – chmura to model, w którym użytkownik wykupuje dostęp do zasobów należących fizycznie do dostawcy; jeśli dostawca będzie miał awarię, dostęp do danych w chmurze będzie utrudniony albo niemożliwy.
• Bezpieczeństwo – to kwestia, która wzbudza wiele dyskusji; popularni dostawcy usług chmurowych spełniają szereg wymogów bezpieczeństwa, jednak dane w chmurze wciąż znajdują się na rozwiązaniu dostawcy, gdzie trudno jest wprowadzić własne, dodatkowe zabezpieczenia. Jeśli więc nie masz pewności co do tego, czy dane Twojej firmy są odpowiednio chronione, możemy pomóc Ci to zweryfikować. W FOTC oferujemy usługę audytu bezpieczeństwa, który polega na szczegółowym sprawdzeniu ustawień Twojej instancji Google Workspace pod kątem jej zabezpieczenia przed wyciekami danych, cyberatakami oraz nieuczciwymi działaniami pracowników. W ramach usługi szczegółowo analizujemy ponad 150 punktów ryzyka w obrębie ośmiu kluczowych obszarów. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz na naszej stronie dotyczącej audytu bezpieczeństwa.
• Konieczność wprowadzenia zmian w trybie pracy – wdrożenie rozwiązania chmurowego powinno łączyć się z częściową zmianą trybu pracy, zwiększeniem świadomości pracowników w kwestii chmury, niekiedy zdobycia nowych kompetencji, co łączy się z dodatkowymi nakładami finansowymi.

Przeczytaj także: Praca dla ekspertów Google Cloud

Dowiedz się więcej o pracy w chmurze

Więcej informacji znajdziesz w bezpłatnej serii ebooków “ABC pracy zdalnej”. Na serię składają się cztery kompleksowe poradniki:

• Część 1: Zespoły rozproszone w erze cyfryzacji
• Część 2: Selekcja narzędzi, które usprawnią pracę zespołu
• Część 3: Podstawy kontroli bezpieczeństwa danych
• Część 4: Prawa i obowiązki pracownika zdalnego

Możesz też zadać nam pytanie – nasi specjaliści opowiedzą Ci więcej o tym, jak wykorzystać chmurę do pracy.