Nowości w Google Workspace z lutego 2022

W tym miesiącu musimy pożegnać się z dwiema aplikacjami Google, ale w zamian dostajemy nowe funkcje innych narzędzi, a nawet jedną zupełnie nową usługę, której Google wcześniej nie oferowało. Przedstawiamy osiem najważniejszych aktualizacji Google Workspace, które zostały ogłoszone w lutym 2022.

Google Workspace Migrate – narządzie do migracji danych wychodzi z fazy testów

Po niemal trzech latach beta-testów wśród chętnych klientów, pierwszy produkt do migracji danych stworzony bezpośrednio przez Google zostaje udostępniony szerszemu gronu klientów. Skorzystają z niego subskrybenci pakietów Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, i G Suite Business.

Google Workspace Migrate przyda się szczególnie administratorom instancji z dużą liczbą użytkowników. To narzędzie sprawia, że migracja obszernych wolumenów danych i konfiguracja infrastruktury będzie odbywać się bezpiecznie i pod kontrolą. Migrate ułatwia m.in.:

• Planowanie projektów migracji, 
• Ocenę poziomu skomplikowania projektu dzięki skanowaniu środowisk źródłowych, identyfikacji etapów i punktów kluczowych,
• Śledzenie postępów realizacji migracji dzięki dostępowi do zbiorczych i szczegółowych rejestrów procesu.

To narzędzie obsługuje Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, udostępnianie plików, migracje Box, G Suite Business i Google Workspace, umożliwiając: 

• Selektywną migrację danych z Gmaila, Kalendarza, Dysku i innych narzędzi między środowiskami Google Workspace,
• Migrację wszystkich użytkowników z jednego środowiska do drugiego, 
• Migrację określonych danych użytkowników (jednostek organizacyjnych, użytkowników lub podzbiorów danych) między środowiskami Google Workspace.

Nowe inteligentne funkcje w Dokumentach Google

Google stale rozwija edytory dokumentów w myśl ogłoszonego w ubiegłym roku projektu „smart canvas”, który ma stopniowo ulepszać możliwości aplikacji Google, by napędzać erę hybrydowej współpracy. Kolejne inteligentne funkcje, które pojawią się w Google Docs, to podsumowania treści dokumentu oraz tryb widoku bez podziału na strony.

Podsumowanie pojawi się nad konspektem po lewej stronie przestrzeni roboczej w dokumencie. Ta funkcja pozwoli osobom odwiedzającym plik szybciej zrozumieć jego przeznaczenie, ocenić jego przydatność i lepiej odnaleźć się w treści. Podsumowania można wpisać ręcznie lub zdać się na sugestię algorytmu. W większości edycji Google Workspace (we wszystkich poza Education Fundamentals i Non-profits) podsumowanie będą automatycznie sugerowane, ale użytkownicy zawsze mogą je edytować.

Widok bez podziału na strony to funkcja zaprojektowana z myślą o osobach, które często tworzą pliki do użytku online i chcą jak najlepiej wykorzystać przestrzeń dokumentu. Ten tryb edycji pozwala twórcom zachować większą kontrolę nad umiejscowieniem akapitów, tabel i obrazów, a osoby przeglądające dokument będą mogły przyswajać wszystkie informacje bez zakłóceń. 

Zawężanie wyników wyszukiwania na Dysku Google

Search chips w Google Drive, pozwolą Ci zwiększyć precyzję wyszukiwania plików, gdy pierwsze wyniki po wpisaniu ogólnego słowa kluczowego okazują się zbyt obszerne. Od zeszłego roku ta funkcja była testowana przez część użytkowników, a teraz wychodzi z testów beta i trafi do wszystkich klientów Google Workspace. Gdy już pojawi się w na Twoim koncie, to po wprowadzeniu zapytania w wyszukiwarce Dysku zauważysz przyciski rozwijające listę atrybutów, dzięki którym lepiej scharakteryzujesz szukany plik. Cechy, które możesz wybrać, to m.in.:

• Typ pliku (PDF, dokument, obraz itp.),
• Powiązani użytkownicy, 
• Lokalizacja (np. folder lub dysk współdzielony),
• Data modyfikacji,
• Etykiety, 
• Zadania, 

Jest także przycisk, który sprawia, że pod kątem wpisanej frazy przeszukiwane są tylko tytuły plików. Chipy wyszukiwania pomogą użytkownikom jeszcze szybciej odnajdywać ważne pliki. 

Podgląd dokumentów w Cloud Search

Cloud Search to wyszukiwarka, która pozwala odnajdywać zasoby wewnątrz całej chmury Google Workspace w organizacji. Od teraz będzie można podejrzeć zawartość dokumentów na liście wyników wyszukiwania w Cloud Search, aby zidentyfikować plik przed otworzeniem linku. Użytkownik może przeglądać tylko te pliki, do których ma uprawnienia dostępu. Podglądy są dostępne dla plików z Arkuszy, Dokumentów, Prezentacji Google, a także dla innych popularnych formatów, w tym PDF i Microsoft Word.  Ta funkcja przyda się szczególnie wtedy, gdy w wynikach pojawią się dokumenty o podobnych tytułach. 

Zarządzanie niewykonanymi zadaniami w Kalendarzu

Jeśli korzystasz z Google My Tasks do planowania swojej pracy, to od teraz w Kalendarzu Google możesz zobaczyć przypomnienie ze zbiorczą listą wszystkich niewykonanych zadań z ostatnich 30 dni. Takie podsumowanie się pojawi się u góry jako wydarzenie całodniowe. Na liście możesz przejrzeć zaległe zadania, edytować je lub zaznaczyć, że zostały ukończone. Ta funkcja pomoże użytkownikom Google Workspace wygodniej śledzić terminy i zarządzać swoim czasem.

Google Chat ostatecznie zastępuje Hangouts Chat 

Google wprowadzało swoją nową, ulepszoną wersję czatu stopniowo i z szacunkiem dla przyzwyczajeń użytkowników. Migracja klientów z klasycznego Hangouts Chat, do Google Chat trwa już ponad dwa lata i wkrótce ostatecznie się zakończy. Od 22 marca 2022 rozpocznie się proces aktualizowania aplikacji czatu w domenach wszystkich klientów. Ustawienia preferowanego czatu zostaną zmienione na kontach użytkowników, którzy nie zrobili tego dotąd samodzielnie – Google Chat stanie się domyślnym komunikatorem tekstowym w Google Workspace.

Wiadomości z Hangouts będą nadal archiwizowane w Google Vault zgodnie z ustawieniami obowiązującymi w organizacji, a cała historia konwersacji z Hangouts będzie dostępna w Google Chat.

Wygodniejsze przeszukiwanie konwersacji w Google Chat

Skoro Google Chat ma wkrótce zostać głównym kanałem synchronicznej komunikacji tekstowej w wielu firmach, to nic dziwnego, że deweloperzy Google poświęcają mu dużo uwagi w ostatnich miesiącach. W lutym wyposażyli tę aplikację w funkcje lepszego sugerowania wyników wyszukiwania. Sugestie skrócą czas spędzany na odnajdywaniu ważnych treści i kontaktów. Ta aktualizacja obejmuje:

• Sugestie osób oparte na niedawnej aktywności użytkownika, pojawiające się od razu po kliknięciu paska wyszukiwania,
• Inteligentne sugestie pokojów, wiadomości grupowych i osób, gdy użytkownik zaczyna wpisywać swoje zapytanie w wyszukiwarce, 
• Ujednolicenie wyszukiwarki Chatu w przeglądarce, w wersji mobilnej i w innych aplikacjach.

Google zamyka platformę Currents na rzecz rozwijania Spaces

Platforma Currents miała premierę w połowie 2020 roku (o czym pisaliśmy tutaj), a już musimy zacząć się z nią żegnać. Choć decyzja o likwidacji tej usługi zapadła bardzo szybko, to chyba nikt nie jest nią zaskoczony. Ta wewnętrzna platforma społecznościowa dla firm nigdy nie rozwinęła skrzydeł, bo użytkownicy Google Workspace w czasie społecznej izolacji wybrali komunikację w Gmailu zintegrowanym z Chatem, Dyskiem, Kalendarzem i Meetem – czyli w Spaces. Google zauważyło tę preferencję klientów, dlatego planuje przenieść do Spaces treści i społeczności z Currents, a samą platformę zamknąć.

Nie wiemy jeszcze, jak dokładnie będzie przebiegała ta zmiana i kiedy ostatecznie się zakończy, ale Google zapowiada, że będzie to łagodny i stopniowy proces. Spaces to usługa, która stale jest rozwijana, więc w najbliższych miesiącach poza datą zamknięcia Currents poznamy pewnie jeszcze wiele nowości.