Spis treści
Wideokonferencja to bezpieczny i wygodny kompromis między spotkaniem twarzą w twarz a pozbawionym personalnego charakteru telefonem czy czatem. Teraz, gdy wielu firmach praca hybrydowa lub zdalna została wdrożona na dobre, program do wideokonferencji stał się jednym z najbardziej potrzebnych narzędzi dla pracowników. Przyjrzyjmy się zatem jakie rozwiązania do rozmów wideo oferują przedsiębiorcom dwaj najwięksi producenci pakietów biurowych – Google i Microsoft – oraz jak ich aplikacje wypadają w zestawieniu.
Google Meet i Microsoft Teams – podobieństwa
To, że dwie najpopularniejsze aplikacje do wideokonferencji mają wiele cech wspólnych, nie powinno nikogo dziwić – istnieje pewien zestaw funkcji obowiązkowych, bez których żadne oprogramowanie do rozmów wideo nie mogłoby spełniać swojej roli w środowisku biznesowym. To, co łączy Microsoft Teams i Google Meet to:
Bezpłatna wersja dla osób prywatnych
Obie aplikacje mają darmowy wariant dla użytkowników indywidualnych, którzy założą skrzynkę Gmail lub Outlook. To ważna cecha również z punktu widzenia właścicieli firm. Podczas kontaktów z klientami, freelancerami czy kandydatami na pracowników nieraz trzeba zorganizować rozmowę wideo. Dlatego ważne, aby wybrać aplikację, która jest znajoma i wygodna dla jak największej liczby osób.
Obsługa wielu platform
Zarówno Google Meet jak i Microsoft Teams możemy uruchamiać w przeglądarce na urządzeniach z systemami Windows, Mac, ChromeOS, Linux oraz w aplikacjach mobilnych na iOS i Android.
Nagrywanie spotkań wideo
Rozpoczęcie nagrywania wideokonferencji jest możliwe w każdym momencie rozmowy w obu tych aplikacjach, o ile wszyscy uczestnicy wyrażą na to zgodę. Nagrania spotkań zapisują się w chmurze (na Dysku Google w przypadku Meet i SharePoint lub OneDrive z Teams), skąd mogą być bezpiecznie udostępnione osobom, które były nieobecne.
Czytaj też:
- Google Workspace vs Microsoft 365
- Nagrywanie spotkań w Google Meet – instrukcja krok po kroku
Udostępnianie ekranu
Google Meet i Microsoft Teams pozwalają dzielić się nie tylko wideo z kamery, ale także przechwyconym obrazem pulpitu czy aplikacji. Opcje udostępniania w obu aplikacjach trochę się różnią, ze względu na inny charakter całego ekosystemu narzędzi biurowych.
Teams działa w środowisku Microsoft 365, które w dużej mierze opiera się na lokalnych programach, dlatego umożliwia udostępnianie całego ekranu, okna konkretnej aplikacji, pliku lub prezentacji bezpośrednio z PowerPoint Live.
Z kolei Google Meet daje użytkownikom odrobinę bardziej uniwersalne możliwości, ponieważ wszystkie aplikacje Google działają w przeglądarce. Możemy pokazać rozmówcom cały ekran, okno przeglądarki lub jej kartę. Dodatkowo każdy plik z Arkuszy, Dokumentów czy Prezentacji Google ma w prawym górnym rogu specjalny przycisk, który pozwala natychmiast udostępnić go w nowej lub trwającej rozmowie.
Wirtualne tablice
Kolejnym ważnym elementem zespołowych spotkań wideo jest możliwość tworzenia wspólnych notatek. Po co organizować burzę mózgów, skoro większość spontanicznych pomysłów miałaby przepaść? Meet i Teams dają użytkownikom wygodne narzędzia do utrwalania najważniejszych ustaleń.
Google połączyło Meet ze swoją wewnętrzną aplikacją Jamboard oraz z zewnętrznym narzędziem Miro. Jamboard jest prosty lekki i intuicyjny. Co ciekawe, to nie tylko nazwa wirtualnej tablicy, ale też fizycznego urządzenia stworzonego z myślą o nowoczesnych biurach i klasach.
Teams również daje Ci wybór – możesz notować w aplikacji Microsoft Whiteboard lub Freehand by InVision. Oba narzędzia umożliwiają zespołowe tworzenie map myśli i notatek przy pomocy kolorowych kształtów, karteczek czy odręcznych rysunków.
Wiadomości tekstowe
Nie wszystko da się wyrazić werbalnie, dlatego na pewno prowadziłeś kiedyś rozmowę telefoniczną, podczas której chciałbyś mieć możliwość przesłania linku lub tekstu. Podczas spotkań w Microsoft Teams i Google Meet zawsze masz do dyspozycji czat, dzięki któremu możesz podzielić się z rozmówcami dowolną treścią. Obsługa i poziom skomplikowania czatu nie są w obu aplikacjach jednakowe. Czat w Teams to rozbudowane narzędzie grupowej komunikacji, które działa niezależnie od wideorozmów, natomiast lekki czat wbudowany w Meet służy do bieżącej wymiany informacji i nie zapisuje się po spotkaniu.
Obrazy i animacje w tle
Podczas pierwszych miesięcy społecznej izolacji w 2020 roku ogromna liczba użytkowników zaczęła brać udział w wideokonferencjach w zaciszu własnego domu. Zdalne lekcje i spotkania zespołów wypadają dużo bardziej naturalnie, gdy wszyscy uczestnicy mają włączoną kamerę i mogą używać do komunikacji gestów czy mimiki twarzy. Pojawił się jednak problem z zachowaniem prywatności. Chcąc nie chcąc musieliśmy zapraszać rozmówców do swoich salonów i dzielić się przez to dodatkowymi informacjami na temat naszego życia.
Wideokonferencyjne aplikacje Google i Microsoftu zaoferowały proste remedium – możliwość ustawienia tła, które dynamicznie dostosowuje się do ruchów sylwetki użytkownika i zawsze ukrywa wszystko, co znajduje się za nim. Algorytmy wspierane sztuczną inteligencją na bieżąco analizują obraz z kamery i w każdym momencie precyzyjnie odróżniają postać od otoczenia.
Bezpieczeństwo danych
Wszystkie dane w Google Meet oraz Microsoft Teams są szyfrowane zarówno podczas przesyłania, jak i w spoczynku. Większość opcji zabezpieczeń jest włączona domyślnie, ale administratorzy mogą dodatkowo je zaostrzyć.
Globalne chmurowe infrastruktury, na których są zbudowane webowe aplikacje Google i Microsoftu, spełniają standardy bezpieczeństwa ISO. Firmy przetwarzające dane pracowników i klientów przy pomocy tych pakietów oprogramowania biurowego są wyposażone we wszystkie narzędzia administracyjne niezbędne do zachowania zgodności z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO). Przejdź do artykułu Google Workspace a zgodność z prawem, by poznać więcej szczegółów.
Czytaj też:
Problemy z porównaniem Google Meet i Microsoft Teams
Wypunktowanie cech wspólnych tych dwóch aplikacji do wideokonferencji jest łatwiejsze, niż wypisanie ich różnic, ale nie pomoże Ci wybrać narzędzia dla swojej firmy. Służy jednak temu, aby zapewnić Cię, że nie zawiedziesz się niezależnie od tego, jaką podejmiesz decyzję. W obu przypadkach zyskasz wszystkie niezbędne funkcje i zabezpieczenia.
Zestawienie Meet z Teams jest trochę jak porównywanie jabłek i pomarańczy. Choć obie aplikacje umożliwiają klientom osiągnięcie tych samych celów, to są fundamentalnie różne pod względem budowy oraz roli, jaką pełnią w ekosystemie programów biurowych.
Microsoft Teams to złożona platforma do współpracy
Microsoft Teams nie służy wyłącznie do wideokonferencji. To znacznie bardziej rozbudowany program, który łączy w sobie funkcjonalności:
- komunikatora wideo,
- pokojów czatu,
- przestrzeni do wymieniania się plikami,
- oraz kalendarza.
Teams nadal funkcjonuje w ramach pakietu Microsoft 365 i nie można wykupić dostępu do tej platformy osobno. Choć synchronizuje się z chmurowym dyskiem OneDrive i Kalendarzem Outlook, to jest odrębną przestrzenią do kolaboracji. Oznacza to, że do zaplanowania, poprowadzenia i podsumowania lekcji online czy spotkania zespołu potrzebujesz tylko tego jednego programu.
Google Meet to prosty element większej układanki
Google Meet to przede wszystkim aplikacja do wideokonferencji – nieskomplikowana, funkcjonalna i wygodna dla każdego. Nawet osoba, która bardzo rzadko bierze udział w rozmowach wideo, nie będzie miała problemu z szybkim zrozumieniem zasad obsługi tej aplikacji.
Planowanie spotkań, rozmowy pisemne i udostępnianie plików odbywa się poza aplikacją Google Meet – w osobnym oknie Kalendarza Google, Google Chat czy Dysku. Wszystkie narzędzia Google Workspace działają w przeglądarce, więc są ze sobą świetnie zintegrowane, a otwieranie ich zajmuje kilka sekund. Dzięki temu każda aplikacja jest maksymalnie prosta i odgrywa ważną rolę w złożonym ekosystemie.
To nie znaczy jednak, że użytkownicy Google Workspace muszą zawsze otwierać pięć okien przeglądarki, aby wziąć udział w spotkaniu. Czat, pliki, skróty i informacje o harmonogramie są zagregowane tam, gdzie każdy pracownik zagląda przynajmniej raz dziennie – w Gmailu. Dzięki temu służbowa skrzynka mailowa staje się centrum komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Google Meet vs Microsoft Teams – limity
Maksymalna długość spotkania w obu aplikacjach to 24 godziny. Po upływie pełnej doby pokój wideokonferencyjny zostaje automatycznie zamknięty, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by uruchomić go ponownie i rozmawiać dalej.
Meet i Teams różnią się przede wszystkim limitem liczby uczestników spotkania. Jeden pokój Microsoft Teams może zmieścić w sobie do 300 osób równocześnie niezależnie od pakietu. W Google Meet pojemność wirtualnej przestrzeni wideokonferencyjnej jest zależna od wariantu usługi:
- Google Workspace Business Starter – maks. 100 uczestników,
- Google Workspace Business Standard – maks. 150 uczestników,
- Google Workspace Business Plus – maks. 500 uczestników,
- Google Wokspace Enterprise – maks. 500 uczestników.
Microsoft Teams vs Google Meet – dostępność
Teams – webowo i lokalnie
Microsoft Teams w klasycznej wersji jest programem instalowanym na dysku twardym komputera. Jeśli chcesz korzystać z pełnej funkcjonalności, to musisz liczyć się z bardziej stacjonarnym trybem pracy. Na szczęście, nawet gdy chwilowo jesteś daleko od swojego komputera, możesz używać Teams w przeglądarce. Wystarczy zalogować się na swoje służbowe konto Outlook, aby zyskać dostęp do webowej wersji tej platformy.
Meet, podobnie jak wszystkie inne aplikacje Google, od początku było projektowane z myślą o działaniu w chmurze i dostępie za pomocą przeglądarki – ze względu na to pełna wersja tego narzędzia jest z Tobą zawsze tam, gdzie masz połączenie z internetem.
Mobilne wideokonferencje
Teraz każdy pracownik biurowy nosi w kieszeni kompaktowe urządzenie z dużą mocą obliczeniową, dlatego może dołączać do spotkań także w ruchu – podczas spaceru czy jazdy autobusem. Zarówno Teams jak i Meet mają swoje wersje mobilne dostępne do pobrania za darmo z App Store i Sklepu Play.
Średnia ocen użytkowników tych aplikacji na Androida, to 3,9 dla Meet oraz 4,2 dla Teams. Na iOS-ie natomiast Google Meet wygrywa ze średnią 4,6, natomiast Teams nie zostaje daleko w tyle, osiągając wynik 4,5 gwiazdki.
Bezpłatne dołączanie do rozmowy przez telefon w Meet
W każdym wariancie Meet użytkownik ma możliwość dołączenia do trwającej rozmowy przy pomocy zwykłej sieci telefonicznej. Unikalny numer telefonu generuje się automatycznie podczas tworzenia spotkania – można z niego korzystać zupełnie bezpłatnie. Dzięki temu nawet brak połączenia z internetem nie przeszkodzi Ci w skontaktowaniu się z zespołem.
Choć Microsoft Teams też oferuje opcję dołączania telefonicznego, to trzeba ją wykupić osobno, a ceny uzależnione są od regionu i rodzaju połączeń.
Google Meet vs Microsoft Teams – łatwość obsługi
Jeśli w większości kluczowych obszarów funkcjonowania dwie popularne aplikacje wypadają bardzo podobnie, to o wyższości jednej nad drugą najczęściej decydują doświadczenia użytkowników. To jedna z bardziej miękkich i indywidualnych kategorii oceny, bo wpływają na nią przyzwyczajenia oraz osobiste preferencje. Nie bez znaczenia jest też poziom skomplikowania aplikacji i drobne szczegóły interfejsu, które ułatwiają bądź utrudniają codzienne korzystanie z danego rozwiązania.
Kompleksowość Teams
Z punktu widzenia użytkowników zaletą Teams jest to, że wszystkie pliki i kanały komunikacyjne są w jednym miejscu. Paradoksalnie, to jest również największa wada tej platformy – przynajmniej dla osób, które stawiają pierwsze kroki w ekosystemie Microsoft 365.
Co sprawia, że niedoświadczeni użytkownicy mają problem z korzystaniem z Microsoft Teams? Kilka przykładów:
- Skomplikowany interfejs składający się zakładek, ustawień profilu, kanałów, pokojów czatu, kalendarza, paska wyszukiwania, dodatkowych aplikacji oraz narzędzi do zarządzania zespołem.
- Nieintuicyjne elementy w pokojach do wideorozmów. Jedną z UX-owych wad jest to, że przycisk zakończenia udostępniania ekranu myli się użytkownikom z przyciskiem do wyłączania rozmowy. Chcąc zakończyć prezentację, możesz przypadkowo opuścić pokój.
- Brak filtrowania w udostępnionych plikach powoduje, że duże grupowe repozytoria dokumentów wygodniej jest obsługiwać gdzie indziej.
- Domyślne uruchamianie linków w Microsoft Edge, nawet jeśli korzystasz z innej przeglądarki. Ten ruch ma w zamierzeniu zachęcać użytkowników Teams do korzystania z przeglądarki, która niedawno zastąpiła Internet Explorer, ale w praktyce powoduje jedynie frustrację.
FOTC to niższe ceny Google Workspace i wsparcie 24/7.
Prostota Meet
Google Meet ma znacznie prostszą budowę, dlatego ta aplikacja jest powszechnie uważana za bardziej przystępną niż Teams. Jeśli członkowie Twojego zespołu nie są już przyzwyczajeni do korzystania z programów Microsoftu, to dużo łatwiej będzie Ci wdrożyć w swojej firmie Google Meet.
Google Meet składa się tylko z poczekalni, w której dostosowujesz ustawienia mikrofonu i kamery oraz właściwego pokoju rozmowy z przejrzystym układem przycisków. Okno czatu z rozmówcami jest domyślnie niewidoczne i pojawia się dopiero wtedy, gdy ktoś wyśle pierwszą wiadomość. Rozmowy pisemne wewnątrz pokoju służą tylko do bieżącej wymiany informacji i nie są zapisywane na stałe. Nic nie odwraca uwagi uczestników spotkania od tego, co najważniejsze, czyli interakcji z rozmówcami.
W związku z tym, że aplikacje Google Woskprace stale działają online, użytkownicy Google Chrome mogą korzystać z wygodnych skrótów do otwierania dokumentów czy rozpoczynania nowych spotkań. Wystarczy wpisać na pasku przeglądarki meet.new (i analogicznie dla innych narzędzi: doc.new, sheet.new, etc.), by błyskawicznie utworzyć nowy pokój czy plik.
Czytaj też:
Co wybrać – Meet czy Teams?
Odpowiedź na to pytanie zależy od stylu pracy Twojego zespołu. Jeśli pracujecie mobilnie, dynamicznie i zależy Wam na prostocie i prędkości, to lepiej sprawdzi się webowa aplikacja Google Meet. Natomiast jeśli prowadzicie bardziej stacjonarną i metodyczną współpracę, która wymaga złożonych rozwiązań, to zdecydowanie bardziej skorzystacie na używaniu platformy Teams.
Niezależnie od tego, ku któremu rozwiązaniu się skłaniasz po przeczytaniu tego artykułu, pamiętaj, że ani Teams, ani Meet nie są zawieszone w próżni. Nie możesz kupić ich osobno. Decydując się na jedno z tych narzędzi, musisz wziąć pod uwagę wygodę korzystania ze wszystkich innych elementów pakietu biurowego Google Workspace lub Microsoft 365.
Pobierz darmowy ebook z porównaniem: Google Workspace czy Microsoft 365?
