Gmail dla firm – wszystko, co musisz wiedzieć przed jego wdrożeniem

Gmail dla firm to bezpieczna skrzynka pocztowa, której cechami rozpoznawczymi są wygoda użytkowania, brak spamu oraz zastosowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa. Usługa dostępna jest w ramach pakietu Google Workspace (znanego wcześniej jako G Suite), czyli zestawu narzędzi zwiększających produktywność i ułatwiających współpracę, takich jak Kalendarz, Dysk, programy biurowe (Dokumenty, Arkusze, Prezentacje), Chat czy Meet.

Czym Gmail dla firm różni się od darmowego Gmaila?

Choć poczty od Google nie trzeba chyba nikomu przedstawiać – to najpopularniejsza skrzynka e-mailowa na świecie, z której korzystają już prawie dwa miliardy użytkowników – to wiele osób wciąż nie wie, jakich cech nie znajdzie w darmowym Gmailu, mimo że wyposażona jest w nie pełna wersja usługi, dostępna w ramach Google Workspace.

Otóż firmowa poczta rozszerzona jest o dodatkowe funkcje, których próżno szukać na bezpłatnym koncie Gmail.  A mowa tu o takich elementach, jak m.in.:

• Adresy we własnej domenie (np. [email protected], [email protected]).
• Nieograniczona liczba adresów w grupie mailowej.
• Gwarantowana dostępność na poziomie 99,9% czasu.
• Więcej miejsca na dysku w chmurze. W zależności od pakietu, użytkownicy Google Workspace mają do dyspozycji 30 GB, 2 TB, 5 TB lub nielimitowaną ilość miejsca na Dysku Google. Darmowy Gmail udostępnia tylko 15 GB przestrzeni.
• Możliwość ustawienia do 30 aliasów adresu e-mail.
• Całodobowa pomoc techniczna.
• Brak reklam.
• Systemy uczące, które blokują ponad 99,9% spamu.
• Narzędzie Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.

Jeśli chcesz wnikliwiej zagłębić się w te różnice, to zapoznaj się z artykułem starającym się odpowiedzieć na pytanie, co lepiej sprawdzi się w Twojej firmie – darmowy Gmail czy Google Workspace. Pamiętaj też, że zanim zdecydujesz, czy Gmail to najlepsza poczta e-mail dla Twojej firmy, warto przeanalizować możliwości skrzynek innych producentów. Na naszym blogu znajdziesz na przykład tekst, w którym podpowiadamy, jak zadecydować o tym, czy wybrać do organizacji pocztę Gmail czy Outlook.

Tymczasem, przyjrzyjmy się najważniejszym cechom rozszerzonej wersji skrzynki mailowej od Google.

Pełna integracja z innymi aplikacjami Google Workspace

Firmowa poczta Gmail jest częścią większego pakietu aplikacji – Google Workspace, który łączy w sobie wszystkie narzędzia, jakie członkowie zespołów potrzebują do tworzenia treści, wygodnej współpracy i komunikacji. Co ważne, firmowa poczta od Google jest ściśle zintegrowana z pozostałymi programami wchodzącymi w skład pakietu.

Wprowadzony niedawno nowy wygląd Gmaila sprawia, że użytkownicy mogą kontaktować się ze sobą na Chacie, w Pokojach czy przez Meet bez konieczności otwierania nowej karty przeglądarki. Z poziomu skrzynki mailowej mogą też dodawać działania do swojej listy zadań czy wysyłać zaproszenia w Kalendarzu.

Wygodny i funkcjonalny interfejs

Google daje też użytkownikom możliwość spersonalizowania wyglądu swojej poczty. Jeśli wolisz, aby nieprzeczytana korespondencja pojawiała się zawsze na górze, a okienko z podglądem wiadomości wyświetlało się po prawej stronie lub u dołu ekranu, to możesz zmienić ten układ zaledwie dwoma kliknięciami.

Opcje konfiguracji wszystkich tych (i wielu innych) elementów, znajdziesz po kliknięciu ikony Ustawienia w prawym górnym rogu konta Gmail.

Ochrona przed spamem i zaawansowane zabezpieczenia

Gmail słynie z doskonałych systemów uczących się,  które – jak w 2023 roku deklarował sam producent – co minutę blokują prawie 10 milionów e-maili ze spamem, phishingiem i złośliwym oprogramowaniem. Znacząco podnosi to zarówno bezpieczeństwo, jak i komfort obsługi firmowej poczty. Warto pamiętać, że jako administrator Google Workspace możesz skonfigurować w konsoli filtry spamu i dostosować proces skanowania do potrzeb Twojej organizacji.   

Jednak na tym ochrona Twojej poczty się nie kończy. Gmail stosuje najlepsze w branży szyfrowanie wszystkich przesyłanych wiadomości i nie wykorzystuje zawartości Twojej skrzynki do celów reklamowych. 

Użytkownicy tej aplikacji mają też do dyspozycji szereg narzędzi podnoszących bezpieczeństwo poczty w ich organizacjach, takich jak piaskownica, ochrona przed phishingiem i malware czy wysyłanie załączników w trybie poufnym. 

Tworzenie i wysyłanie maili wspomagane przez sztuczną inteligencję

Gmail został również wyposażony w szereg funkcji ułatwiających tworzenie e-maili. Efektywność pracy w tym zakresie pozwolą Ci zwiększyć takie elementy jak na przykład:

• inteligentne podpowiedzi podczas pisania;
• tworzenie szablonów wiadomości, dzięki którym nie trzeba za każdym razem od nowa opracowywać często wysyłanych maili;
• prośba o potwierdzenie odbioru;
• wysyłanie maila z opóźnieniem;
• stopka, którą można ustawić w kilku wersjach;
• kreator e-maili, pozwalający wysłać wiadomość nawet do 1500 osób jednocześnie;
• przygotowane wstępne szablony układów graficznych.

Pod koniec sierpnia 2023 roku do Google Workspace został wprowadzony dodatek oparty na sztucznej inteligencji. Duet AI, bo o nim mowa, pomoże Ci w Gmailu stworzyć pierwszą wersję wiadomości. Wystarczy, że określisz temat maila, a narzędzie zajmie się resztą. Obecnie podpowiedzi sztucznej inteligencji działają jedynie w języku angielskim, ale Duet AI cały czas się rozwija. Po pewnym czasie na pewno doczekamy się też polskiej wersji tego narzędzia.

Jeśli chodzi o przesyłane dokumenty, to maksymalna wielkość załącznika w Gmailu wynosi 25 MB, ale duże pliki możesz dołączać do wiadomości poprzez wstawienie w treść maila linku do Dysku Google. 

Obsługa poczty przychodzącej

A jeśli chcesz wdrożyć w swojej pracy inbox zero lub po prostu zastanawiasz się, jak uporządkować swoją pocztę Gmail, to jedną z pierwszych funkcji, jakie powinieneś poznać, są etykiety. Służą one do przechowywania maili w różnych kategoriach. Przydają się na przykład do rozdzielenia korespondencji prowadzonej z różnymi klientami lub dotyczącej różnych projektów. Jednej wiadomości można przypisać nieograniczoną liczbę etykiet.

Zaś gdy napływających wiadomości jest zbyt wiele, aby komfortowo przeglądać skrzynkę odbiorczą, niezbędne staje się wprowadzenie reguł, które pozwolą zapanować nad chaosem. W Gmailu służą do tego filtry, dzięki którym zautomatyzujesz ustawianie etykiet, archiwizowanie czy oznaczanie gwiazdką.

Oprócz tego, zarządzanie pocztą przychodzącą zostało tu ułatwione dzięki zastosowaniu takich funkcji jak m.in. automatyczna odpowiedź na e-mail; typowe dla Gmaila funkcje archiwizuj, odłóż, ignoruj czy przekierowanie maila na inny adres.

Jeszcze więcej możliwości Gmaila

To oczywiście tylko wybrane funkcje Gmaila, które pokrywają podstawową obsługę poczty. Możliwości tego narzędzia są naprawdę spore, więc nic dziwnego w tym, że w Internecie aż roi się od artykułów i filmików przedstawiających różne triki w Gmailu. W FOTC lubimy dzielić się wiedzą, więc my również postanowiliśmy stworzyć materiał na ten temat:

Może zdarzyć się też tak, że wbudowane funkcje Gmaila będą dla Ciebie w jakimś zakresie niewystarczające. Na szczęście to nic straconego! W Google Workspace Marketplace dostępne są dziesiątki dodatków do Gmaila, które rozszerzą możliwości Twojej poczty.

Aplikacja mobilna

Z firmowego Gmaila możesz korzystać z poziomu przeglądarki internetowej oraz aplikacji mobilnej. W tym drugim przypadku interfejs narzędzia został uproszczony w taki sposób, aby korzystanie z poczty na mniejszych ekranach wciąż pozostawało wygodne. Użytkownicy mogą też ustawić tu ciemny motyw, który jest bardziej przyjazny dla wzroku i nie zużywa w tak dużym stopniu baterii telefonu.

Gmail dla firm – cena

Jak wspomnieliśmy już wcześniej, konto firmowe Google jest płatne. Dla małych i średnich firm polecamy następujące licencje Google Workspace:

• podstawowy pakiet Google Workspace Business Starter to koszt 24,30 PLN za użytkownika miesięcznie,
• najpopularniejszy pakiet Google Workspace Business Standard to koszt 48,60 PLN za użytkownika miesięcznie,
• rozbudowany pakiet Google Workspace Business Plus to koszt 72,9 PLN użytkownika miesięcznie.

Duże firmy, czyli te zatrudniające więcej niż 300 pracowników, mogą wybierać spośród trzech pakietów Google Workspace Enterprise.

Gmail – konto firmowe za darmo – czy to możliwe?

Google Workspace dla organizacji non-profit oraz szkół i uczelni

Choć odpowiedź na pytanie „Czy Gmail dla firm jest darmowy?” brzmi „Nie”, to nie dla każdego poczta firmowa Gmail jest płatna. Producent stworzył darmowy pakiet Google Workspace dla organizacji pozarządowych. Jest on przydatny, ponieważ pozwala na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie coraz większej ilości wolontariuszy.

Aby skorzystać z darmowej wersji Google Workspace (dawniej Google Workspace), organizacja powinna:

• mieć status jednostki charytatywnej;
• być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup;
• być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.

Z darmowej wersji pakietu mogą korzystać również szkoły i uczelnie wyższe. Aby zostać odbiorcą Google Workspace Enterprise dla Edukacji, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

• instytucja musi mieć zweryfikowany status organizacji non-profit;
• instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa;
• instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.

Darmowy okres próbny

W FOTC każda firma, bez względu na branżę, ma możliwość przetestowania pakietu Google Workspace za darmo przez 30 dni (w Google tylko przez 14 dni). Aby rozpocząć bezpłatny okres próbny, wystarczy skontaktować się z nami przez formularz na naszej stronie.

Inne aplikacje wchodzące w skład Google Workspace

Na zakończenie jeszcze raz podkreślmy, że wybierając Gmaila dla firm, decydujesz się na kompleksowy pakiet usług, jakim jest Google Workspace. Pakiet ten został zaprojektowany z myślą o nowoczesnych firmach i doskonale sprawdzi się zarówno w jednoosobowej działalności, małym startupie, jak również w dużych korporacjach. W ramach jednej licencji, oprócz poczty, Twoi pracownicy otrzymają do dyspozycji szeroki wachlarz innych aplikacji do przechowywania, tworzenia i komunikacji.

Komunikacja

Korzystanie z pakietu pozwala na sprawną współpracę między wszystkimi pracownikami firmy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Sprawną komunikację umożliwiają tu m.in.:

• Szeroko opisany w tym artykule Gmail we własnej domenie.
• Kalendarz – aplikacja umożliwiająca sprawne zarządzanie czasem poprzez tworzenie spotkań, dodawanie współpracowników oraz zasobów firmy.
• Google Chat – komunikator umożliwiający wygodne rozmowy ze współpracownikami i klientami przy pomocy wiadomości tekstowych (indywidualnych oraz grupowych).
• Google Meet – program do prowadzenia wideokonferencji.

Tworzenie

Pakiet biurowy od Google pozwala współpracować na plikach w czasie rzeczywistym. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz realizować projekty bez pobierania niezliczonych wersji pliku.

Pomagają w tym takie aplikacje jak:

• Google Docs (Dokumenty) – aplikacja do tworzenia dokumentów online
• Google Sheets (Arkusze) – aplikacja do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych online
• Google Slides (Prezenteacje) – aplikacja umożliwiająca tworzenie prezentacji online
• Google Forms (Formularze) – aplikacja do tworzenia ankiet online
• Google Keep – aplikacja umożliwiająca tworzenie notatek

Dostęp do plików

Dzięki temu, że Dysk Google oparty jest na chmurze, każdy korzystający z niego użytkownik ma dostęp do swoich plików z dowolnego urządzenia mobilnego (takiego jak tablet czy telefon), na którym może zalogować się swoim koncie. Wyszukiwarka Google Cloud Search pozwala zaś na natychmiastowe odnalezienie potrzebnych firmowych treści.

Kontrola bezpieczeństwa

Z wszystkich opisanych wyżej narzędzi możesz korzystać, mając pewność, że Twoja instancja została odpowiednio zabezpieczona. Aplikacje takie jak Vault umożliwiają archiwizację danych oraz zabezpieczenie ich na przykład na potrzeby postępowań sądowych. Panel administratora pozwala na tworzenie kont, konfigurowanie urządzeń i zarządzanie wszystkimi usługami.

Zawsze aktualna wersja wszystkich aplikacji

Dzięki temu, że wymienione wyżej, bardziej i mniej znane narzędzia Google Workspace dostępne są w przeglądarce za pośrednictwem Internetu, wszystkie usprawnienia pojawiają się na kontach użytkowników od razu po ich wprowadzeniu. Nie ma potrzeby aktualizowania narzędzi, tak jak w przypadku programów zainstalowanych lokalnie na komputerach użytkowników indywidualnych.

Wdrożenie profesjonalnej poczty Gmail rozwiązało różnorodne problemy wielu firm. Usprawniło ich komunikację oraz pozwoliło na szybsze i bardziej sprawne wykonywanie codziennej pracy.

Jeśli rozważasz przeniesienie swojej firmy do Gmaila, skontaktuj się z nami i sprawdź, czy możemy zaoferować Ci lepsze ceny niż te, które przygotował dla Ciebie producent. Specjaliści FOTC pomogą Ci też z migracją kont i zapewnią Twojej firmie całodobowe wsparcie techniczne.