Filtry w Gmailu – jak je ustawić? Tworzenie reguł, filtrowanie wiadomości

Etykiety pomagają Ci zachować kontrolę nad mailami, ale każdą nową wiadomość musisz sortować ręcznie? Mało ważne maile co rusz odrywają Cię od pracy? A może cały czas przesyłasz do innego użytkownika wiadomości na temat oddelegowanego mu projektu? Wszystkie te sytuacje stanowią przykład niepotrzebnego marnowania czasu. Proces zarządzania korespondencją możesz bowiem częściowo zautomatyzować. Wystarczy, że zaczniesz używać funkcji, jaką są filtry w Gmailu.

Czym są filtry w Gmailu?

Filtry w poczcie Gmail pomagają zachować porządek w skrzynce odbiorczej bez konieczności każdorazowego decydowania o tym, co zrobić z przychodzącym mailem. 

Działanie tej funkcji można wyjaśnić następująco: W pierwszym kroku użytkownik określa reguły postępowania dla wiadomości o ustalonych cechach, a następnie – kiedy do skrzynki trafiają kolejne maile – są one przetwarzane przez ustawione filtry. Inaczej mówiąc, filtry „sprawdzają”, czy dana wiadomość spełnia określone wcześniej kryteria. Jeśli okaże się, że tak, Gmail automatycznie wykonuje działanie wskazane w regule.

Żeby być jeszcze bardziej obrazowym, posłużmy się przykładem. Powiedzmy, że chcesz, aby wiadomości od jakiejś osoby zawsze trafiały do folderu Ważne. W takim przypadku możesz stworzyć w Gmailu filtr, w którym określisz adres takiego nadawcy (np. [email protected]), a jako sposób postępowania z mailem spełniającym ten warunek wskażesz „Zawsze oznaczaj jako ważne”. Po utworzeniu filtra, każda wiadomość, która trafi do Twojej skrzynki ze wskazanego adresu (w naszym przypadku [email protected]) zostanie przez filtry na Gmailu automatycznie oznaczona jako ważna, dzięki czemu żaden mail nie umknie Twojej uwadze.

Do czego można wykorzystać filtry wiadomości w Gmailu?

Filtry w Gmailu możesz wykorzystać też na wiele innych sposobów.  Między innymi pozwalają one automatycznie:

• Przypisywać mailom etykiety i sortować wiadomości – jeśli na przykład pracujesz w branży ecommerce i często otrzymujesz maile dotyczące konkretnych produktów, możesz przypisywać im etykiety na podstawie nazwy przedmiotu i dzięki temu automatycznie je segregować (bez konieczności śledzenia każdej wiadomości osobno). 
• Przesyłać mniej ważne wiadomości do archiwum – Twoja rola w jakimś projekcie się zakończyła, ale wciąż otrzymujesz na jego temat wiadomości od innych członków zespołu? Możesz automatycznie przekierować je do archiwum (z pominięciem skrzynki odbiorczej). Dzięki temu nie będa one rozpraszać Twojej uwagi, zaś jeśli zajdzie taka potrzeba – zawsze będziesz mieć wgląd do ich treści. Archiwum to bowiem wygodne miejsce do przechowywania maili, do których może w przyszłości trzeba będzie jeszcze wrócić.
• Odpowiadać na określone maile za pomocą zdefiniowanego wcześniej szablonu – ta opcja może przydać się na przykład osobom, które obsługują zamówienia. Jeśli jesteś jednym z takich użytkowników, możesz ustawić filtr zgodnie z którym na wszystkie maile zawierające frazę “zapytanie ofertowe” Gmail będzie odpowiadał automatycznie. Na przykład informując, że dziękujesz za wiadomość i że zajmiesz się sprawą w ciągu 24 godzin.
• Przekazywać maile do innego odbiorcy – jeśli oddelegowałeś jakiś projekt innej osobie, ale wciąż zdarza Ci się otrzymywać maile na temat poszczególnych zadań, możesz ustawić ich automatyczne przekierowanie do innego odbiorcy.
• Oznaczać gwiazdką wskazane informacje – negocjujesz ważną umowę i nie chcesz, aby cokolwiek umknęło Twojej uwadze? Zdefiniuj filtr, dzięki któremu wszystkie maile od wskazanych odbiorców, czy zawierające określone słowo (np. nazwę firmy kontrahenta) będą oznaczane gwiazdką.

Co więcej, omawiana funkcja może podnosić na jeszcze wyższy poziom skuteczności wbudowane w Gmail filtry spamu, tzn. pomagać w identyfikacji niechcianych wiadomości i na przykład automatycznie je usuwać.

Filtry wiadomości Gmail – tworzenie, edytowanie i usuwanie filtrów

Skoro już wiesz, czym są filtry w Gmailu i jak możesz wykorzystać je w praktyce, czas dowiedzieć się, w jaki sposób można je zdefiniować. Warto też pamiętać, że możesz edytować parametry już stworzonego filtra, a jeśli przestanie być Ci potrzebny – w każdej chwili możesz go usunąć.

Tworzenie filtrów w Gmailu

Aby stworzyć nowy filtr w Gmailu:

1. Zaloguj się na swojej poczcie Gmail.

2. W pasku wyszukiwarki u góry strony kliknij ikonę Pokaż opcje wyszukiwania.

3. Wyświetli się formularz, w którym możesz określić kryteria wyszukiwania, takie jak nadawca i odbiorca wiadomości, temat wiadomości, zawarta w mailu fraza czy rozmiar wiadomości. 

4. Kiedy określisz wszystkie potrzebne cechy, w dolnej części okna kliknij Utwórz filtr.

5. Zdefiniuj regułę postępowania z wiadomościami. W tym celu wybierz jedną opcję z dostępnej listy:

• Pomiń folder Odebrane (Archiwizuj)
• Oznacz jako przeczytane
• Oznacz gwiazdką
• Zastosuj etykietę (+ możliwość wyboru etykiety)
• Przekaż dalej (+ opcja dodania adresów, na które ma zostać przesłany mail)
• Usuń
• Nigdy nie wysyłaj do spamu
• Wyślij szablon (+ możliwość wyboru szablonu)
• Zawsze oznaczaj jako ważne
• Nigdy nie oznaczaj jako ważne
• Przypisz kategorię (+ możliwość wyboru kategorii)
• Zastosuj filtr także do zera pasujących wątków.

6. Kiedy wszystko będzie gotowe, kliknij przycisk Utwórz filtr.

Utworzony w ten sposób filtr zadziała zarówno dla nowych, jak i już odebranych wiadomości. Wyjątek stanowi przesyłanie maila do innego nadawcy – ten filtr będzie działał tylko dla dopiero nadesłanych wiadomości.

Filtry możesz też tworzyć na podstawie konkretnej wiadomości. W tym celu:

1. Zaloguj się do swojego Gmaila. 

2. Obok wybranej wiadomości, zaznacz pole wyboru.

3. W menu u góry kliknij ikonę Więcej (trzech kropek).

4. Wybierz opcję Filtruj wiadomości tego typu.

5. Podaj kryteria filtrowania i kliknij Utwórz filtr.

6. Zdefiniuj regułę postępowania z wiadomościami. 

7. Kiedy wszystko będzie gotowe, kliknij przycisk Utwórz filtr.

Edytowanie filtrów w Gmailu

Jeśli chcesz zmienić ustawienia już istniejącego filtra:

1. Zaloguj się do swojego Gmaila.

2. W prawym górnym rogu ekranu kliknij ikonę Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.

3. W ustawieniach Gmail wybierz zakładkę Filtry i zablokowane adresy.

4. Znajdź filtr, którego parametry chcesz zmienić.

5. W polu filtra kliknij Edytuj, a po wprowadzeniu zmian kliknij Dalej. 

6. Kliknij przycisk Aktualizuj filtr.

Usuwanie filtrów w Gmailu

Aby usunąć filtr w Gmailu:

1. Zaloguj się do swojego Gmaila.

2. W prawym górnym rogu ekranu kliknij ikonę Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.

3. W ustawieniach Gmail wybierz zakładkę Filtry i zablokowane adresy.

4. Znajdź filtr, który chcesz usunąć.

5. W polu filtra kliknij Usuń.

6. W wyskakującym okienku potwierdź chęć usunięcia filtra, klikając przycisk OK.

Importowanie i eksportowanie filtrów w Gmailu

Choć filtry Gmail nie działają na zasadzie programu do zarządzania projektami, to istnieją osoby, które używają ich właśnie w taki sposób. W Internecie z powodzeniem można znaleźć instrukcje, jak wykorzystać dostępne w poczcie Gmail filtry, aby stworzyć zaawansowane mechanizmy segregowania zadań. 

Jeśli Ty również masz już swoją sprawdzoną metodę zarządzania mailami, zapewne ucieszysz się na wieść, że Gmail dla firm pozwala na przesłanie filtrów na inne konto. Zaoszczędzi Ci to konieczności opracowywania całego systemu od nowa, a w razie potrzeby – pozwoli na udostępnianie filtrów innym użytkownikom.

Czytaj też: Jak uporządkować swoją pocztę Gmail?

Filtry wiadomości Gmail – eksportowanie 

Jeśli chcesz wyeksportować filtr, z którego korzystasz w Gmailu:

1. Zaloguj się na poczcie Gmail.

2. W prawym górnym rogu kliknij ikonę Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.

3. W ustawieniach Gmail wybierz zakładkę Filtry i zablokowane adresy.

4. Obok wybranego filtra zaznacz pole wyboru. 

5. Kliknij przycisk Eksportuj, który znajduje się poniżej. 

6. Zostanie utworzony plik .xml, który możesz zapisać na dysku i którego zawartość możesz zmieniać w edytorze tekstu.

Filtry wiadomości Gmail – importowanie 

Jeśli posiadasz plik .xml z zapisanymi ustawieniami filtra, możesz zaimportować go na swoją skrzynkę. W tym celu:

1. Zaloguj się na poczcie Gmail.

2. W prawym górnym rogu kliknij ikonę Ustawienia, a następnie Zobacz wszystkie ustawienia.

3. W ustawieniach Gmail wybierz zakładkę Filtry i zablokowane adresy.

4. U dołu strony kliknij opcję Importuj filtry, a następnie Wybierz plik.

5. W wyskakującym oknie wskaż plik, który chcesz przesłać do Gmaila i kliknij przycisk Otwórz.

6. Obok nazwy pliku kliknij Otwórz plik, a następnie Utwórz filtry.

Mamy nadzieję, że filtry w Gmailu pomogą Ci utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej i usprawnią wiele działań, które dotychczas musiałeś wykonywać ręcznie. Na naszym blogu znajdziesz też wiele innych artykułów na temat przydatnych funkcji programów wchodzących w skład Google Workspace. Jeśli zaś chcesz zacząć korzystać z pakietu narzędzi od Google w swojej firmie lub szukasz sposobu na obniżenie kosztów już wykupionej licencji, skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.